工程項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)記錄格式及填寫規(guī)范在工程項(xiàng)目全周期管理中，溝通聯(lián)絡(luò)是串聯(lián)設(shè)計、施工、監(jiān)理、業(yè)主等多方協(xié)作的核心紐帶。聯(lián)絡(luò)記錄作為溝通成果的書面載體，既是解決爭議的證據(jù)鏈，也是優(yōu)化管理的決策依據(jù)。規(guī)范的記錄格式與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶顚懸?，能有效避免信息失真、?zé)任推諉，提升項(xiàng)目協(xié)同效率。本文結(jié)合工程管理實(shí)踐，從格式架構(gòu)、填寫要點(diǎn)到實(shí)操細(xì)節(jié)，系統(tǒng)梳理聯(lián)絡(luò)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化要求，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供可落地的操作指引。一、聯(lián)絡(luò)記錄的標(biāo)準(zhǔn)格式架構(gòu)工程項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)記錄需兼顧信息完整性與檢索便捷性，核心格式包含五大模塊，各模塊功能與內(nèi)容如下：（一）基本信息模塊記錄項(xiàng)目與聯(lián)絡(luò)的基礎(chǔ)標(biāo)識，確保記錄可追溯：項(xiàng)目名稱：與立項(xiàng)文件、合同或項(xiàng)目備案名稱完全一致（如“XX市軌道交通3號線一期工程”）。聯(lián)絡(luò)編號：采用“項(xiàng)目簡稱-年份-流水號”格式（如“GD-____”），便于分類歸檔。聯(lián)絡(luò)日期：精確至具體日期及時段（如“2024年5月12日14:30-16:00”），若為持續(xù)溝通（如郵件往來），可標(biāo)注“2024年5月12日-15日（郵件溝通）”。聯(lián)絡(luò)方式：明確溝通形式及場景，如“現(xiàn)場會議（A2施工區(qū)會議室）”“郵件（主題：基坑支護(hù)方案優(yōu)化）”“電話（聯(lián)系人：張工13XX）”（注：手機(jī)號僅保留前3位與后2位，中間用\*替代）。（二）事項(xiàng)與溝通模塊聚焦需協(xié)調(diào)的核心問題及溝通過程，是記錄的核心內(nèi)容：聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)：用簡潔語言概括溝通主題，需包含“對象+問題+訴求”三要素（如“施工單位就雨季施工排水方案向監(jiān)理方申請技術(shù)支持”）。溝通內(nèi)容：客觀呈現(xiàn)雙方觀點(diǎn)、共識或爭議點(diǎn)，采用“誰提出+內(nèi)容+依據(jù)”的邏輯（如“施工方：因連續(xù)降雨導(dǎo)致基坑積水，現(xiàn)有水泵排水量不足，需增配2臺大功率水泵（依據(jù)：現(xiàn)場實(shí)測積水速率20m3/h）；監(jiān)理方：同意增配，但需提供水泵參數(shù)及布置方案，確保不影響邊坡穩(wěn)定性”）。（三）處置與跟蹤模塊明確問題的解決路徑與責(zé)任分工，體現(xiàn)閉環(huán)管理：處理結(jié)果：分“已解決”“待跟進(jìn)”“需協(xié)調(diào)”三類：已解決：說明結(jié)論（如“雙方確認(rèn)增配2臺型號XX的水泵，3日內(nèi)進(jìn)場，施工方負(fù)責(zé)安裝調(diào)試”）。待跟進(jìn)：明確責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)（如“設(shè)計方于5月15日前出具排水方案優(yōu)化圖紙，監(jiān)理方5月16日組織會審”）。需協(xié)調(diào)：標(biāo)注需升級溝通的層級或方（如“爭議焦點(diǎn)：排水方案成本分?jǐn)?，需業(yè)主方介入?yún)f(xié)商，計劃5月18日召開專題會”）。跟蹤狀態(tài)：記錄后續(xù)進(jìn)展（如“5月14日：水泵已進(jìn)場，施工方開始安裝”），可隨進(jìn)展補(bǔ)充更新。（四）參與方與附件模塊厘清參與主體與補(bǔ)充資料，強(qiáng)化證據(jù)效力：參與人員：按“單位+姓名+職務(wù)”格式記錄（如“施工方：李XX（項(xiàng)目經(jīng)理）、王XX（技術(shù)負(fù)責(zé)人）；監(jiān)理方：張XX（總監(jiān)理工程師）”）。附件清單：列舉溝通中涉及的文件（如“附件1：現(xiàn)場積水照片（2張）；附件2：水泵參數(shù)表（型號XX）”），若為電子記錄，需注明附件存儲路徑或編號。二、填寫規(guī)范與實(shí)操要點(diǎn)（一）填寫原則1.真實(shí)準(zhǔn)確：記錄需與實(shí)際溝通100%對應(yīng)，嚴(yán)禁主觀臆斷或選擇性記錄。例如，若溝通中存在分歧，需完整呈現(xiàn)雙方立場，而非僅寫“達(dá)成一致”。2.及時完整：聯(lián)絡(luò)結(jié)束后24小時內(nèi)完成記錄（重大事項(xiàng)需即時記錄），確保細(xì)節(jié)清晰。若為多輪溝通，需在“跟蹤狀態(tài)”中補(bǔ)充后續(xù)進(jìn)展。3.簡潔規(guī)范：語言采用工程術(shù)語（如“鋼筋綁扎”“混凝土養(yǎng)護(hù)”），避免口語化（如不說“弄一下”，而說“組織施工”）；涉及數(shù)據(jù)需標(biāo)注單位（如“3天”“20立方米”）。（二）各模塊填寫禁忌基本信息：項(xiàng)目名稱不得簡寫（如“XX地鐵3號線”需寫全稱）；聯(lián)絡(luò)日期不得模糊（如“5月中旬”需精確到日）。溝通內(nèi)容：避免情緒化表述（如“施工方態(tài)度強(qiáng)硬”改為“施工方堅持要求……”）；禁止省略關(guān)鍵依據(jù)（如“監(jiān)理方反對”需補(bǔ)充反對理由）。處理結(jié)果：責(zé)任人需明確到個人（如“施工方負(fù)責(zé)”改為“施工方李XX（項(xiàng)目經(jīng)理）負(fù)責(zé)”）；時間節(jié)點(diǎn)需具體（如“盡快”改為“5月15日前”）。（三）形式規(guī)范（手寫/電子填寫）手寫記錄：使用黑色中性筆，字跡工整，不得涂改（如需修改，需在錯處劃兩道橫線，旁注修改內(nèi)容并簽字）。電子記錄：采用項(xiàng)目統(tǒng)一模板（如Excel或文檔模板），字體為宋體小四，行間距1.5倍；重要記錄需加密存儲，權(quán)限僅限項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)。三、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）保密性管理涉及商業(yè)秘密（如成本報價）、技術(shù)專利（如特殊施工工藝）的記錄，需標(biāo)注“機(jī)密”并加密，僅限授權(quán)人員查閱。電子記錄需設(shè)置訪問密碼，紙質(zhì)記錄需存入密碼柜。（二）審核與歸檔審核：記錄完成后，需由聯(lián)絡(luò)發(fā)起方或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字（電子記錄需留痕審核意見），確保內(nèi)容合規(guī)。歸檔：紙質(zhì)記錄按“項(xiàng)目-年份-類別”編號存檔（如“GD-2024-LL-015”），電子記錄同步上傳至項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)，保存至項(xiàng)目竣工后5年。（三）爭議處理若因記錄引發(fā)爭議，以“原始溝通憑證（如郵件、錄音、會議簽到表）”為最終依據(jù)。因此，重大聯(lián)絡(luò)（如合同變更、費(fèi)用調(diào)整）需同步留存佐證資料。四、應(yīng)用示例XX產(chǎn)業(yè)園一期工程鋼筋綁扎方案協(xié)調(diào)會聯(lián)絡(luò)記錄模塊內(nèi)容-------------------------------------------------------------------------------------基本信息項(xiàng)目名稱：XX產(chǎn)業(yè)園一期工程（1#-5#廠房）

聯(lián)絡(luò)編號：CY-____

聯(lián)絡(luò)日期：2024年6月8日9:00-11:00

聯(lián)絡(luò)方式：現(xiàn)場會議（2#廠房施工現(xiàn)場會議室）聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)施工方（XX建筑）就1#廠房三層鋼筋綁扎方案向設(shè)計方（XX設(shè)計院）、監(jiān)理方（XX監(jiān)理）申請優(yōu)化建議溝通內(nèi)容施工方：三層梁跨度18m，原方案采用傳統(tǒng)綁扎，工期預(yù)計15天，成本較高；

設(shè)計方：可嘗試預(yù)應(yīng)力鋼筋+預(yù)制梁結(jié)合工藝，需驗(yàn)算承重；

監(jiān)理方：新工藝需提供第三方檢測報告，確保安全。處理結(jié)果待跟進(jìn)：

1.設(shè)計方6月12日前出具新工藝驗(yàn)算報告；

2.施工方6月13日提供第三方檢測機(jī)構(gòu)名單，監(jiān)理方審核。參與人員施工方：趙XX（項(xiàng)目經(jīng)理）、孫XX（技術(shù)總監(jiān)）；

設(shè)計方：周XX（結(jié)構(gòu)設(shè)計師）；

監(jiān)理方：吳XX（總監(jiān)代表）附件清單附件1：原鋼筋綁扎方案圖紙（編號：CY-SJ-003）；

附件2：預(yù)應(yīng)力工藝參考案例（XX項(xiàng)目資料）跟蹤狀態(tài)6月11日：設(shè)計方提交驗(yàn)算報告，結(jié)論為“工藝可行，需增加2道支撐”。五