行政管理標準化手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政管理流程，提升工作效率，保障各項工作有序開展，實現(xiàn)管理標準化、規(guī)范化，特編制本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于公司各部門及全體員工的日常行政管理工作，涵蓋辦公環(huán)境、會議組織、文件處理、資產(chǎn)使用、印章管理等核心環(huán)節(jié)。（三）基本原則規(guī)范有序：嚴格按照流程執(zhí)行，保證管理環(huán)節(jié)清晰、責任明確。高效務實：簡化冗余環(huán)節(jié)，優(yōu)化操作路徑，提升行政服務效率。安全保密：嚴格遵守保密規(guī)定，防范信息泄露與資產(chǎn)安全風險。協(xié)同配合：加強部門間溝通協(xié)作，保證行政資源合理調(diào)配。二、辦公環(huán)境管理規(guī)范（一）區(qū)域維護標準個人工位：員工每日到崗后需整理工位，保持桌面物品擺放整齊（文件、文具分類歸位），下班前關閉電腦、照明及個人用電設備電源。公共區(qū)域：會議室、茶水間、走廊等公共區(qū)域由各部門輪流打掃，每日下班前30分鐘完成清潔，垃圾需分類投放至指定垃圾桶。綠植管理：行政部統(tǒng)一采購辦公綠植，各部門指定專人負責日常澆水、修剪，枯死綠植及時報行政部更換。（二）操作步驟：工位標準化整理清理雜物：移除與工作無關的物品（如個人零食、生活用品），保留必要文具、當前文件及設備。定位擺放：文件資料：按“待處理”“已處理”“歸檔”分類放入文件架，標簽朝外；辦公設備：顯示器居中，鍵盤、鼠標置于桌面固定位置，線纜用扎帶整理束齊；個人物品：水杯、包類統(tǒng)一置于工位左側(cè)或右側(cè)指定區(qū)域。清潔檢查：用微濕抹布擦拭桌面、設備表面，保證無灰塵、污漬，地面無紙屑。（三）模板表格：辦公環(huán)境檢查表檢查區(qū)域檢查項目標準檢查結(jié)果（合格/不合格）整改人檢查日期個人工位桌面整潔無雜物、物品擺放有序□合格□不合格*某某2023–設備電源下班前關閉所有用電設備□合格□不合格*某某2023–公共區(qū)域地面清潔無垃圾、無積水□合格□不合格*某某2023–垃圾分類垃圾投放至指定容器□合格□不合格*某某2023–（四）注意事項嚴禁在工位內(nèi)存放易燃、易爆等危險物品；公共區(qū)域物品不得隨意挪用，損壞需按流程報修；行政部每周五下午組織聯(lián)合檢查，結(jié)果納入部門月度考核。三、會議組織管理規(guī)范（一）會議分類及要求例會：部門周會、月度總結(jié)會，固定時間、地點，參會人員需提前準備匯報材料。專題會：針對具體問題（如項目推進、制度修訂）召開，需明確議題及目標。臨時會：緊急事項需臨時召集，至少提前2小時通知參會人員。（二）操作步驟：會議全流程管理1.會前籌備確定會議信息：由發(fā)起人填寫《會議申請表》，明確會議名稱、主題、時間（建議不超過1.5小時）、地點、參會人員（含主持人、記錄人）、議程及所需設備（投影儀、麥克風等）。審批與通知：部門負責人審批后，提前1個工作日通過OA系統(tǒng)發(fā)送會議通知，注明“需回復確認”及會議材料（如有）。準備物料：行政部根據(jù)申請準備會議名牌、簽到表、文具、飲用水等，調(diào)試設備并測試功能。2.會中執(zhí)行簽到與就座：參會人員提前5分鐘入場，在《會議簽到表》簽字后按名牌就座，手機調(diào)至靜音或關閉。議程控制：主持人按議程主持，嚴格控制各環(huán)節(jié)時間，避免偏離主題；記錄人詳細記錄討論要點、決議事項及責任人、完成時限。突發(fā)情況處理：設備故障時，行政部立即啟用備用設備；遲到超15分鐘者需在會后向主持人說明原因。3.會后跟進紀要整理：記錄人會后24小時內(nèi)整理《會議紀要》，經(jīng)主持人審核無誤后，于次日12:前發(fā)送至參會人員及相關部門。決議跟蹤：各責任人按紀要要求推進工作，行政部每周跟蹤進度，未按時完成需提交書面說明。（三）模板表格1.會議申請表會議名稱會議類型□例會□專題會□臨時會會議主題時間YYYY-MM-DDHH:MM地點參會人員議程（含時間分配）1.主持人開場（5分鐘）2.部門A匯報（20分鐘）3.討論決議（15分鐘）所需設備□投影儀□麥克風□白板□其他：申請人*某某審批人*某某申請日期YYYY-MM-DD2.會議紀要模板會議名稱：項目推進會時間：2023–14:00-15:30地點：301會議室參會人員：某某、某某、*某某（共5人）主持人：*某某記錄人：*某某一、會議議題：1.項目當前進度匯報；2.下階段工作計劃及資源需求。二、討論要點：*某某匯報：已完成需求調(diào)研，技術方案初稿已完成，需協(xié)調(diào)開發(fā)組3名工程師支持。*某某反饋：市場部需在日前提供競品分析報告，作為方案優(yōu)化依據(jù)。三、決議事項：序號決議內(nèi)容責任人完成時限1提交技術方案終稿*某某2023–2提供競品分析報告*某某2023–四、下一步行動：行政部跟蹤決議完成情況，下周一匯總進度。（四）注意事項會議材料需提前準備，避免現(xiàn)場臨時打印造成延誤；參會人員需提前閱讀材料，會上聚焦議題高效討論；紀要需客觀準確，不得遺漏決議事項及責任人。四、文件管理規(guī)范（一）文件分類與編碼分類標準：按文件性質(zhì)分為“制度類”“合同類”“通知類”“報告類”“檔案類”；按密級分為“公開”“內(nèi)部”“秘密”（秘密文件需標注密級及保密期限）。編碼規(guī)則：部門代碼（2位）-文件類別代碼（2位）-年份（4位）-流水號（3位），例如“HR-01-2023-001”表示人力資源部制度類2023年第1號文件。（二）操作步驟：文件全生命周期管理1.文件起草起草人需明確文件目的、適用范圍及具體條款，內(nèi)容需符合公司制度及相關法律法規(guī)；涉及跨部門內(nèi)容的，需提前征求相關部門意見并記錄反饋情況。2.審核與審批初審：部門負責人審核文件內(nèi)容完整性、與實際工作的匹配性；復審：行政部審核格式規(guī)范性（字體、字號、頁碼、編碼）、流程合規(guī)性；終審：分管領導或總經(jīng)理審批（根據(jù)文件重要性確定審批層級）。3.印發(fā)與歸檔印發(fā)：審批通過后，行政部按份數(shù)打印、蓋章（紅章），通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)形式分發(fā)至各部門，填寫《文件發(fā)放登記表》；歸檔：紙質(zhì)文件按“一檔一盒”原則存入文件柜，標注“編碼-名稱-年份”；電子文件至公司服務器指定文件夾，定期備份（每月1次）。4.借閱與銷毀借閱：員工因工作需借閱文件，填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，行政部登記借閱時間、歸還期限（一般不超過3個工作日）；秘密文件需經(jīng)分管領導審批。銷毀：超過保存期限的文件，由行政部列出《文件銷毀清單》，經(jīng)行政部經(jīng)理及分管領導審批后，由2人共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復。（三）模板表格1.文件發(fā)放登記表文件編碼文件名稱密級發(fā)放部門份數(shù)領取人簽收日期備注HR-01-2023-001員工考勤管理制度內(nèi)部各部門20*某某2023–CW-02-2023-0052023年預算方案秘密總經(jīng)辦、財務部5*某某2023–限內(nèi)部傳閱2.文件借閱申請表借閱人*某某所屬部門行政部借閱日期2023–文件編碼HR-01-2023-001文件名稱員工考勤管理制度密級內(nèi)部借閱原因部門新員工培訓使用歸還期限2023–部門負責人審批行政部審批*某某（簽字）*某某（簽字）（四）注意事項文件內(nèi)容不得與公司現(xiàn)行制度沖突，如需修訂需按原流程審批；秘密文件嚴禁復印、拍照，電子版需加密存儲；員工離職時需歸還所借全部文件，行政部確認后辦理離職手續(xù)。五、資產(chǎn)管理規(guī)范（一）資產(chǎn)分類與范圍固定資產(chǎn)：單位價值2000元以上，使用年限1年以上的資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具）；低值易耗品：單位價值不足2000元或使用年限不足1年的資產(chǎn)（如文具、U盤、打印紙）。（二）操作步驟：資產(chǎn)全流程管理1.申購與采購申購：部門因工作需要新增資產(chǎn)，填寫《資產(chǎn)申購表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估單價、用途及預算來源，部門負責人審批后提交行政部。采購：行政部匯總申購需求，審核預算合理性后，按公司采購流程（比價、招標或定點采購）執(zhí)行，保證質(zhì)優(yōu)價廉。2.驗收入庫資產(chǎn)到貨后，行政部、申購部門共同驗收，核對資產(chǎn)型號、數(shù)量、質(zhì)量是否與申購一致，填寫《資產(chǎn)驗收單》；驗收合格后，行政部建立《資產(chǎn)臺賬》，錄入資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、使用部門、責任人、購置日期等信息，粘貼資產(chǎn)標簽（標簽包含編號及部門）。3.領用與調(diào)撥領用人填寫《資產(chǎn)領用表》，經(jīng)部門負責人審批后，行政部發(fā)放資產(chǎn)并更新臺賬；部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門負責人及行政部審批后，臺賬同步更新。4.維護與報廢維護：使用人負責日常清潔與簡單維護，故障時填寫《資產(chǎn)維修申請表》，行政部聯(lián)系維修并記錄費用；報廢：資產(chǎn)達到使用年限或損壞無法修復時，由使用部門提出報廢申請，行政部鑒定后填寫《資產(chǎn)報廢清單》，經(jīng)財務部審核、總經(jīng)理審批后，統(tǒng)一處置（殘值收入交財務部）。（三）模板表格1.資產(chǎn)臺賬（部分示例）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格單位數(shù)量使用部門責任人購置日期原值（元）狀態(tài)BG-2023-001辦公桌1.2m*0.6m張5市場部*某某2023-01-15500在用IT-2023-015筆記本電腦聯(lián)想小新Pro14臺2行政部某某、某某2023-03-204500在用2.資產(chǎn)領用表領用部門市場部領用人*某某領用日期2023–資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格數(shù)量用途BG-2023-005辦公椅人體工學款1新員工入職使用部門負責人審批行政部審批*某某（簽字）*某某（簽字）（四）注意事項資產(chǎn)標簽不得私自撕毀，遺失需及時報行政部補辦；員工離職時需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，未歸還資產(chǎn)不予辦理離職；行政部每季度盤點一次資產(chǎn)，保證賬實相符，盤盈盤虧需查明原因并報備。六、印章管理規(guī)范（一）印章種類與保管種類：公章、財務專用章、合同專用章、法人章、發(fā)票專用章（根據(jù)實際業(yè)務調(diào)整）；保管：公章、合同專用章由行政部指定專人保管（*某某），財務專用章、發(fā)票專用章由財務部指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權人保管，人章分離、專柜存放（帶密碼鎖）。（二）操作步驟：印章使用流程1.用印申請申請人填寫《印章使用申請表》，注明用印單位、文件名稱、用印次數(shù)、用途，并粘貼需用印文件復印件（關鍵內(nèi)容清晰）；涉及合同、協(xié)議的，需附法務部審核意見及相關部門會簽記錄。2.審核與登記審核：部門負責人審核用印必要性，行政部（或財務部）審核文件內(nèi)容合規(guī)性、審批流程完整性；登記：審核通過后，保管人核對文件與申請表信息一致，在《印章使用登記表》中記錄用印日期、用印人、文件編號、份數(shù)，并在申請人監(jiān)督下加蓋印章。3.用印后管理加蓋印章的文件需加蓋“騎縫章”或“騎縫簽名”，保證文件完整性；涉外或重要文件用印后，原件由行政部（或財務部）存檔，復印件需注明“復印件與原件一致”并加蓋印章。（三）模板表格印章使用登記表用印日期用印部門文件名稱文件編號用印次數(shù)用印人保管人審批人備注2023–市場部與公司合作協(xié)議HT-2023-0083*某某*某某*某某涉及合同，附法務審核意見2023–行政部關于2023年放假的通知TZ-2023-01