企業(yè)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊一、引言人事檔案是企業(yè)人力資源管理的核心基礎(chǔ)資料，記錄員工的職業(yè)發(fā)展歷程、履職表現(xiàn)及個人基本信息，為人才選拔、培養(yǎng)、薪酬調(diào)整、勞動關(guān)系管理等提供重要依據(jù)。為規(guī)范人事檔案的建立、更新、保管及利用流程，保證檔案信息的真實性、完整性和安全性，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊，旨在實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和高效化。二、適用范圍與管理目標(biāo)（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)全體在職員工、離職員工的人事檔案管理工作，涵蓋從員工入職到檔案最終處置的全流程管理。（二）管理目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化：統(tǒng)一檔案內(nèi)容、格式及管理流程，保證不同部門、不同時期的檔案管理規(guī)范一致。動態(tài)化：及時更新員工信息，保證檔案內(nèi)容與員工實際情況實時同步。安全化：保障檔案實體與信息的安全，防止遺失、損壞、泄露等風(fēng)險。高效化：優(yōu)化檔案查閱、流轉(zhuǎn)流程，提升人力資源管理工作效率。三、人事檔案全生命周期管理流程（一）入職建檔階段目標(biāo)：為新員工建立完整、準(zhǔn)確的人事檔案，作為后續(xù)管理的基礎(chǔ)。步驟1：材料收集與初審責(zé)任主體：招聘專員、人力資源專員操作說明：員工入職時，需提交以下材料（原件核對，復(fù)印件留存）：證件號碼復(fù)印件（正反面）；學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件（需提供學(xué)信網(wǎng)驗證報告）；職業(yè)資格證書、技能等級證書復(fù)印件（如適用）；與原單位解除/終止勞動合同證明（離職員工適用）；近期體檢報告（半年內(nèi)有效）；一寸免冠照片2張（底色按企業(yè)統(tǒng)一要求）；銀行卡復(fù)印件（用于薪資發(fā)放）。招聘專員初步核對材料是否齊全、有效，對缺失或無效材料及時告知員工補充。步驟2：信息錄入與檔案編號責(zé)任主體：人力資源專員操作說明：員工材料齊全后，人力資源專員在“人事檔案管理系統(tǒng)”中錄入員工基本信息（姓名、性別、出生日期、證件號碼號、學(xué)歷、崗位、入職日期等），唯一檔案編號（規(guī)則：企業(yè)簡稱+年份+入職月份+4位流水號，如“ABC2024010001”）。檔案編號標(biāo)注于檔案袋封面及所有材料首頁，保證編號唯一、可追溯。步驟3：檔案審核與歸檔責(zé)任主體：人力資源部負責(zé)人操作說明：人力資源部負責(zé)人審核檔案材料完整性、信息準(zhǔn)確性，重點核查證件號碼號、學(xué)歷信息、入職日期等關(guān)鍵字段是否與系統(tǒng)一致。審核通過后，將材料按“基本信息表、學(xué)歷材料、入職材料、其他證明”順序分類整理，裝入統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋（標(biāo)注檔案編號、員工姓名、入職日期），移交檔案管理員保管。（二）在職動態(tài)更新階段目標(biāo)：及時記錄員工在職期間的變動信息，保證檔案內(nèi)容與員工職業(yè)發(fā)展同步。步驟1：變更事件觸發(fā)責(zé)任主體：員工本人、部門負責(zé)人、人力資源專員操作說明：當(dāng)員工發(fā)生以下變動時，需觸發(fā)檔案更新：崗位調(diào)整/晉升/降職；薪資調(diào)整；培訓(xùn)經(jīng)歷（內(nèi)部/外部培訓(xùn)）；獎懲情況（表揚、記功、警告等）；學(xué)歷/技能提升（取得新學(xué)位、證書等）；聯(lián)系方式變更（電話、地址等）。步驟2：材料補充與信息變更申請責(zé)任主體：員工本人、部門負責(zé)人操作說明：員工發(fā)生變動后，需填寫《人事檔案信息變更申請表》（見模板4），附相關(guān)證明材料（如崗位調(diào)整通知、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獲獎證書等），經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至人力資源部。人力資源專員核對變更信息與證明材料的一致性，確認無誤后受理申請。步驟3：檔案更新與系統(tǒng)同步責(zé)任主體：人力資源專員操作說明：人力資源專員將新補充材料插入檔案對應(yīng)分類（如“培訓(xùn)材料”插入“培訓(xùn)與技能認證表”后），并在材料上標(biāo)注變更日期及變更內(nèi)容。在“人事檔案管理系統(tǒng)”中更新員工信息，保存變更記錄，保證系統(tǒng)信息與紙質(zhì)檔案一致。（三）離職轉(zhuǎn)檔階段目標(biāo)：規(guī)范離職員工檔案的整理、交接與轉(zhuǎn)遞，保障員工檔案的連續(xù)性和安全性。步驟1：離職確認與檔案梳理責(zé)任主體：人力資源專員、離職員工所在部門負責(zé)人操作說明：員工辦理離職手續(xù)時，人力資源專員確認離職類型（主動離職/被動離職）、離職日期及檔案是否完整（核對檔案材料清單）。對檔案中缺失的材料（如離職證明），需聯(lián)系員工補充；無法補充的，在檔案中注明情況并由部門負責(zé)人簽字確認。步驟2：檔案封存與交接責(zé)任主體：人力資源專員、檔案管理員、離職員工操作說明：檔案管理員將離職員工檔案從“在職檔案柜”轉(zhuǎn)移至“離職檔案柜”，檔案袋標(biāo)注“離職”字樣及離職日期。人力資源專員與離職員工辦理檔案交接：若員工要求提取檔案，需提供證件號碼原件及《檔案提取申請表》，核對無誤后簽字確認；若檔案需轉(zhuǎn)遞至新單位，由人力資源專員通過機要渠道轉(zhuǎn)遞，留存回執(zhí)。步驟3：留存管理責(zé)任主體：檔案管理員操作說明：離職員工檔案在企業(yè)保存期限按國家規(guī)定執(zhí)行（一般離職后保存2年），到期后按規(guī)定銷毀，銷毀前需經(jīng)人力資源部負責(zé)人審批并記錄銷毀清單。（四）檔案保管與利用階段目標(biāo)：保證檔案實體與信息安全，規(guī)范檔案查閱流程，保障檔案合理利用。步驟1：存放管理責(zé)任主體：檔案管理員操作說明：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，檔案柜上鎖，鑰匙由檔案管理員專人保管。電子檔案存儲于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限（僅人力資源專員及授權(quán)人員可查看），定期備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)異地保存。步驟2：查閱流程責(zé)任主體：申請人、人力資源專員、檔案管理員操作說明：內(nèi)部查閱：企業(yè)內(nèi)部因工作需要查閱檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及人力資源部負責(zé)人審批后，由檔案管理員陪同查閱，查閱后查閱人及檔案管理員簽字確認。外部查閱：司法機關(guān)、審計部門等外部機構(gòu)查閱檔案，需出具單位介紹信及工作人員證件號碼件，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人力資源專員陪同查閱，復(fù)印檔案需加蓋企業(yè)公章。步驟3：保密管理責(zé)任主體：所有接觸檔案人員操作說明：嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄、拍攝檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將檔案信息泄露給無關(guān)人員。檔案管理人員離職時，需辦理檔案交接手續(xù)，簽署《保密承諾書》。四、人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化模板模板1：員工基本信息表項目內(nèi)容項目內(nèi)容檔案編號ABC2024010001政治面貌群眾姓名*某三婚姻狀況未婚性別男聯(lián)系方式出生日期1990-05-15緊急聯(lián)系人*某四證件號碼號11010119900515緊急聯(lián)系人電話139戶籍地址北京市區(qū)路號現(xiàn)居住地址北京市區(qū)小區(qū)棟號學(xué)歷大學(xué)本科畢業(yè)院校大學(xué)學(xué)位學(xué)士專業(yè)人力資源管理入職日期2024-01-01崗位招聘專員部門人力資源部直接上級*某五（人力資源部經(jīng)理）薪資等級L-3勞動合同期限2024-01-01至2026-12-31備注無模板2：學(xué)歷學(xué)位信息表學(xué)歷層次畢業(yè)院校專業(yè)學(xué)制畢業(yè)時間證書編號驗證碼備注大學(xué)本科大學(xué)人力資源管理4年2012-06102100201205000ABCDEF無碩士研究生財經(jīng)大學(xué)企業(yè)管理2年2015-061021002015050056780987654321FEDCBA無模板3：工作經(jīng)歷記錄表工作單位崗位入職時間離職時間工作職責(zé)證明人聯(lián)系方式科技有限公司人事專員2015-072023-12負責(zé)招聘、員工入離職辦理、檔案管理*某六137YY咨詢有限公司招聘助理2013-062015-06協(xié)助進行簡歷篩選、面試安排*某七136模板4：人事檔案信息變更申請表員工姓名*某三檔案編號ABC2024010001申請日期2024-06-15變更事項□崗位調(diào)整□薪資調(diào)整□培訓(xùn)經(jīng)歷□獎懲情況□聯(lián)系方式□其他：學(xué)歷提升變更前信息原崗位：招聘專員；原學(xué)歷：大學(xué)本科變更后信息新崗位：招聘主管；新學(xué)歷：碩士研究生（2024年6月取得大學(xué)企業(yè)管理碩士學(xué)位）變更原因說明內(nèi)部競聘成功，晉升為招聘主管；同時完成在職碩士研究生學(xué)習(xí)證明材料1.崗位調(diào)整通知書（編號：ZP20240601）；2.碩士畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件部門負責(zé)人意見簽字：*某五日期：2024-06-15人力資源部意見簽字：*某八日期：2024-06-16模板5：獎懲情況記錄表日期獎懲類型獎懲原因獎懲內(nèi)容證明材料審批人2023-10-01表揚第三季度招聘任務(wù)完成率120%，候選人通過率85%全公司通報表揚，獎勵獎金500元表揚通知書（編號：BJ20231001）*某五2024-03-15警告未按規(guī)定及時更新員工培訓(xùn)檔案口頭警告，扣減當(dāng)月績效10%處罰通知書（編號：CF20240301）*某八五、管理規(guī)范與風(fēng)險控制（一）檔案真實性管理員入職時提供的材料必須真實有效，人力資源專員需通過“學(xué)信網(wǎng)”、“職業(yè)資格查詢網(wǎng)”等官方渠道驗證學(xué)歷、證書信息。對虛假材料，一經(jīng)查實，企業(yè)有權(quán)不予錄用或解除勞動合同，并追究相關(guān)責(zé)任。（二）動態(tài)化管理要求員工信息變更后，需在10個工作日內(nèi)完成檔案更新，保證信息滯后性不超過1個月。人力資源專員每月對在職員工檔案進行抽查，核對系統(tǒng)信息與紙質(zhì)檔案一致性，發(fā)覺問題及時整改。（三）保密性管理要求檔案查閱僅限與工作相關(guān)的必要信息，嚴(yán)禁查閱無關(guān)內(nèi)容（如員工家庭背景、宗教信仰等）。電子檔案設(shè)置“查看、修改、導(dǎo)出”三級權(quán)限，不同崗位人員權(quán)限分離，避免權(quán)限集中。（四）合規(guī)性管理要求人事檔案管理需遵守《_________檔案法》《_________勞動合同法》等法律法規(guī)，保證檔案收集、利用、銷毀等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。檔案保存期限到期銷毀時，需由人力資源部、法務(wù)部共同監(jiān)督，銷毀記錄保存10年以上。