采購合同審核與供應(yīng)商管理工具模板一、適用工作場景新供應(yīng)商準(zhǔn)入評估：首次合作供應(yīng)商的資質(zhì)審核、現(xiàn)場考察及綜合能力評定；采購合同標(biāo)準(zhǔn)化審核：從合同起草到簽訂前的條款合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及商務(wù)條款校驗(yàn)；供應(yīng)商履約跟蹤：合作過程中供應(yīng)商交付質(zhì)量、時(shí)效、服務(wù)表現(xiàn)的動(dòng)態(tài)監(jiān)控；供應(yīng)商績效評級：基于合作數(shù)據(jù)的定期復(fù)盤，為后續(xù)合作決策（如續(xù)約、淘汰）提供依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理流程步驟1：供應(yīng)商資質(zhì)收集采購專員向申請供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商信息征集函》，要求提供以下基礎(chǔ)材料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一復(fù)印件）；行業(yè)經(jīng)營許可證（如食品行業(yè)需《食品生產(chǎn)許可證》、建筑行業(yè)需《施工資質(zhì)證》等）；法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（如委托他人辦理）；近3年類似合作項(xiàng)目業(yè)績（提供合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）；質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、環(huán)境/職業(yè)健康安全認(rèn)證（如適用）。步驟2：資質(zhì)初審與篩選采購部對供應(yīng)商提交材料的完整性、真實(shí)性進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核查：營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍是否與采購需求匹配；行業(yè)許可證是否在有效期內(nèi)及許可范圍；業(yè)績證明中項(xiàng)目規(guī)模、合作方與本企業(yè)需求的相似度。初審不通過的供應(yīng)商，需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充材料，逾期未補(bǔ)充則終止流程。步驟3：現(xiàn)場考察（必要時(shí)）對關(guān)鍵物料或高金額采購項(xiàng)目（如年采購額超50萬元），組織跨部門考察小組（采購部、品管部、使用部門代表*）赴供應(yīng)商現(xiàn)場，重點(diǎn)核查：生產(chǎn)/經(jīng)營場所是否與申報(bào)信息一致；生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程是否滿足質(zhì)量要求；質(zhì)量控制體系（如檢驗(yàn)流程、不合格品處理機(jī)制）運(yùn)行情況；供應(yīng)鏈穩(wěn)定性（如原材料來源、產(chǎn)能儲備）。考察后3個(gè)工作日內(nèi)形成《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報(bào)告》，明確考察結(jié)論（推薦/不推薦）。步驟4：綜合評審與準(zhǔn)入決策采購部匯總資質(zhì)初審、現(xiàn)場考察（如有）結(jié)果，組織供應(yīng)商評審會（參與人員：采購部經(jīng)理、品管部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部代表、使用部門負(fù)責(zé)人），從“資質(zhì)合規(guī)性（30%）、履約能力（25%）、質(zhì)量保障（25%）、價(jià)格競爭力（15%）、服務(wù)響應(yīng)（5%）”五個(gè)維度進(jìn)行評分（滿分100分）。評分標(biāo)準(zhǔn)：≥90分（優(yōu)秀）、80-89分（良好）、70-79分（合格）、＜70分（不合格）。評審?fù)ㄟ^且評分≥70分的供應(yīng)商，錄入《合格供應(yīng)商名錄》，明確合作范圍（如物料類別、最高采購金額）。2.采購合同審核流程步驟1：合同起草采購專員根據(jù)采購需求（如《采購訂單》）及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，起草采購合同，核心條款需包含：合同主體（供應(yīng)商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、采購方信息）；標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)）；價(jià)格條款（單價(jià)、總價(jià)、是否含稅、價(jià)格有效期）；交付條款（交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)）；驗(yàn)收條款（驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、流程、異議處理期限）；付款條款（付款比例、節(jié)點(diǎn)、結(jié)算方式、賬戶信息）；違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、違約金計(jì)算方式）；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）。步驟2：部門協(xié)同審核采購部初審：核對合同條款與采購需求一致性，保證價(jià)格、交付時(shí)間等商務(wù)條款合理，無遺漏關(guān)鍵信息；品管部審核：核查技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條款是否明確，是否符合質(zhì)量管控要求（如需提供檢測報(bào)告、封樣要求等）；財(cái)務(wù)部審核：檢查付款條款是否符合財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例≤30%）、發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票”）及稅務(wù)合規(guī)性；法務(wù)部（如有）審核：重點(diǎn)審查違約責(zé)任、爭議解決、知識產(chǎn)權(quán)等法律條款的合規(guī)性，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)（如“霸王條款”）。步驟3：修訂與終審各部門審核提出修改意見后，采購專員匯總并與供應(yīng)商溝通修訂，形成《合同修訂記錄表》（注明修改條款、原因、確認(rèn)人）；重大修訂（如核心條款變更）需重新組織相關(guān)部門審核；最終版本經(jīng)采購部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，形成正式合同文本。3.供應(yīng)商履約與績效管理流程步驟1：履約跟蹤采購專員通過ERP系統(tǒng)或臺賬跟蹤供應(yīng)商交付進(jìn)度，對逾期交付、質(zhì)量異常等情況，需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出《履約異常通知單》，要求供應(yīng)商說明原因及改進(jìn)措施，同步品管部、使用部門確認(rèn)影響。步驟2：績效數(shù)據(jù)收集每季度末，采購部聯(lián)合品管部、使用部門從以下維度收集供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)：質(zhì)量：批次合格率、退貨率、質(zhì)量問題整改及時(shí)率；交付：準(zhǔn)時(shí)交付率、訂單滿足率、緊急訂單響應(yīng)速度；服務(wù)：問題響應(yīng)時(shí)間、投訴處理滿意度、配合度（如提供技術(shù)支持）；價(jià)格：價(jià)格穩(wěn)定性、同比降幅、成本優(yōu)化貢獻(xiàn)。步驟3：績效評級與結(jié)果應(yīng)用依據(jù)《供應(yīng)商績效評分表》（見模板三）計(jì)算季度得分，確定評級：優(yōu)秀（≥90分）：優(yōu)先分配訂單、授予“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”稱號；良好（80-89分）：維持現(xiàn)有合作，鼓勵(lì)持續(xù)改進(jìn)；合格（70-79分）：發(fā)出《績效改進(jìn)通知單》，要求30日內(nèi)提交改進(jìn)計(jì)劃；不合格（＜70分）：暫停合作，限期整改（整改后仍不達(dá)標(biāo)則移出《合格供應(yīng)商名錄》）。三、核心模板表格表1：供應(yīng)商基本信息表序號供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊地址主營業(yè)務(wù)合作歷史（起始-終止）備注1科技有限公司91110108張*李*北京市海淀區(qū)路電子元器件生產(chǎn)2023.01-至今重點(diǎn)供應(yīng)商2YY實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司91310300王*趙*139上海市浦東新區(qū)路包裝材料供應(yīng)2022.06-2023.05已終止表2：供應(yīng)商資質(zhì)評審表供應(yīng)商名稱評審日期評審項(xiàng)目評審內(nèi)容（示例）評審結(jié)果（通過/不通過/補(bǔ)充材料）備注科技有限公司2023-03-15營業(yè)執(zhí)照營業(yè)期限至2028年，經(jīng)營范圍含“電子元器件銷售”通過科技有限公司2023-03-15ISO9001認(rèn)證證書編號X，有效期至2025年通過科技有限公司2023-03-15業(yè)績證明提供2022年與A公司合作合同，金額500萬元補(bǔ)充材料（需提供合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）已補(bǔ)充表3：采購合同審核要點(diǎn)表審核模塊審核要點(diǎn)審核標(biāo)準(zhǔn)審核結(jié)果（通過/不通過/修改）審核人日期合同主體供應(yīng)商名稱、信用代碼是否與資質(zhì)一致與《合格供應(yīng)商名錄》一致通過李*（采購部）2023-04-10標(biāo)的物條款規(guī)格型號、數(shù)量是否與《采購訂單》一致無差異，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)引用國標(biāo)GB/T通過王*（品管部）2023-04-11價(jià)格條款單價(jià)、總價(jià)是否明確，含稅標(biāo)識清晰價(jià)格與報(bào)價(jià)單一致，注明“含13%增值稅”修改（原未注明含稅）劉*（財(cái)務(wù)部）2023-04-12違約責(zé)任逾期交付違約金比例是否合理不超過合同總額的5‰/天通過陳*（法務(wù)部）2023-04-12表4：供應(yīng)商季度績效評分表供應(yīng)商名稱評分周期考核維度權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)（示例）得分加權(quán)得分科技有限公司2023-Q1質(zhì)量40%批次合格率≥98%得40分，每降1%扣2分9638.4科技有限公司2023-Q1交付30%準(zhǔn)時(shí)交付率100%得30分，每降1%扣1分9929.7科技有限公司2023-Q1服務(wù)20%投訴處理滿意度≥90%得20分，每降5%扣2分9018.0科技有限公司2023-Q1價(jià)格10%價(jià)格同比降幅≥5%得10分，每降1%扣2分55.0合計(jì)————100%————91.1評級優(yōu)秀（≥90分）——————————四、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)資質(zhì)審核“三性”原則：保證供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件“真實(shí)性”（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗(yàn)）、“有效性”（在有效期內(nèi)）、“匹配性”（經(jīng)營范圍與采購需求一致），留存原件或加蓋公章的復(fù)印件，保存期限≥合作結(jié)束后3年。合同條款“無歧義”原則：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)需明確引用最新國標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)編號，違約責(zé)任需量化（如“逾期交付每1天按合同總額的5‰支付違約金”）。供應(yīng)商管理“動(dòng)態(tài)化”原則：每季度更新《合格供應(yīng)商名錄》，對長期未合作（如超12個(gè)月）的供