勞動(dòng)合同管理操作規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)勞動(dòng)合同管理，維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系雙方合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，制定本操作規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)與全體員工（含全日制用工、非全日制用工及勞務(wù)派遣人員）的勞動(dòng)合同管理，涵蓋合同訂立、履行、變更、解除、終止及檔案管理全流程。（三）管理職責(zé)人力資源部門(mén)（HR部門(mén)）：統(tǒng)籌勞動(dòng)合同管理工作，負(fù)責(zé)合同文本擬定、簽訂流程組織、檔案保管及勞動(dòng)爭(zhēng)議應(yīng)對(duì)；用人部門(mén)：配合HR部門(mén)完成員工入職審查、崗位調(diào)整溝通及離職事由核實(shí)，確保用工管理與合同約定一致；法務(wù)部門(mén)：提供法律合規(guī)支持，審核合同條款合法性，指導(dǎo)重大勞動(dòng)糾紛的處置。二、勞動(dòng)合同訂立管理（一）入職審查與告知1.背景調(diào)查：用人部門(mén)應(yīng)核實(shí)應(yīng)聘者身份信息、學(xué)歷資質(zhì)、工作履歷的真實(shí)性，必要時(shí)通過(guò)背調(diào)機(jī)構(gòu)或原單位確認(rèn)；2.義務(wù)告知：HR部門(mén)需以書(shū)面形式向勞動(dòng)者說(shuō)明工作內(nèi)容、工作條件、勞動(dòng)報(bào)酬、職業(yè)危害等核心信息，留存勞動(dòng)者簽字確認(rèn)的《告知書(shū)》。（二）合同文本與條款1.文本選擇：以當(dāng)?shù)厝松绮块T(mén)推薦的示范文本為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)特性補(bǔ)充“崗位職責(zé)”“績(jī)效考核”“保密條款”等個(gè)性化內(nèi)容，經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核后使用；2.條款合規(guī)性：禁止約定“違約金（服務(wù)期、競(jìng)業(yè)限制除外）”“強(qiáng)制調(diào)崗”等違法條款，試用期期限、工資標(biāo)準(zhǔn)需符合法律規(guī)定（如試用期工資不低于同崗位80%且不低于最低工資）。（三）簽訂流程與期限1.簽訂時(shí)間：自員工入職之日起30日內(nèi)完成勞動(dòng)合同簽訂，逾期未簽的，HR部門(mén)需每日跟進(jìn)并留存催簽記錄；2.簽訂要求：合同一式兩份，雙方簽字（或蓋章）后各執(zhí)一份，HR部門(mén)需在合同首頁(yè)注明簽訂日期及合同期限類型（固定期限、無(wú)固定期限、以完成一定任務(wù)為期限）。三、勞動(dòng)合同履行與變更（一）日常履行管理1.考勤與薪酬：用人部門(mén)應(yīng)按合同約定執(zhí)行考勤制度，HR部門(mén)確保工資發(fā)放時(shí)間、金額與合同一致，遇法定情形（如病假、產(chǎn)假）需依法調(diào)整薪酬；2.崗位管理：?jiǎn)T工崗位調(diào)整需符合“協(xié)商一致”或“勞動(dòng)合同約定的合理調(diào)崗情形”（如客觀情況變化、員工不勝任工作），調(diào)整后需簽訂《崗位變更協(xié)議》。（二）合同變更流程1.協(xié)商啟動(dòng)：因企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、員工個(gè)人情況變化等需變更合同的，由HR部門(mén)或用人部門(mén)發(fā)起協(xié)商，以書(shū)面形式說(shuō)明變更事由；2.協(xié)議簽訂：雙方就變更內(nèi)容達(dá)成一致后，簽訂《勞動(dòng)合同變更協(xié)議書(shū)》，明確變更條款、生效時(shí)間，協(xié)議與原合同具有同等效力。四、勞動(dòng)合同解除與終止（一）協(xié)商解除企業(yè)與員工協(xié)商一致解除合同的，需簽訂《解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)》，明確經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（若有）的金額、支付時(shí)間，協(xié)議簽訂后3日內(nèi)完成離職手續(xù)辦理。（二）法定解除情形1.員工解除：?jiǎn)T工提前30日（試用期提前3日）以書(shū)面形式通知企業(yè)即可解除合同；若企業(yè)存在“未繳社?！薄巴锨饭べY”等違法情形，員工可即時(shí)解除并主張經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；2.企業(yè)解除：試用期內(nèi)證明員工不符合錄用條件的，需提供考核記錄、錄用條件說(shuō)明等證據(jù)；員工嚴(yán)重違反規(guī)章制度的，需確保制度經(jīng)民主程序制定且已公示，解除前履行通知工會(huì)程序；員工醫(yī)療期滿或不勝任工作的，需先調(diào)崗或培訓(xùn)，仍無(wú)法勝任的方可解除，且需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。（三）合同終止1.終止情形：合同期滿、員工退休、企業(yè)破產(chǎn)等法定情形出現(xiàn)時(shí)，HR部門(mén)需提前30日向員工發(fā)出《終止勞動(dòng)合同通知書(shū)》；2.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：除“員工不續(xù)簽”或“企業(yè)維持/提高條件員工拒簽”外，合同終止需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)為“每滿1年支付1個(gè)月工資”。五、勞動(dòng)合同檔案管理（一）存檔要求1.紙質(zhì)檔案：勞動(dòng)合同、變更協(xié)議、解除/終止協(xié)議等文件需按員工姓名建檔，存放于HR部門(mén)專用檔案柜，防潮、防火、防盜；2.電子檔案：同步掃描合同關(guān)鍵頁(yè)（簽字頁(yè)、期限頁(yè)），加密存儲(chǔ)于企業(yè)云盤(pán)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅限HR、法務(wù)部門(mén)查閱）。（二）保管期限在職期間：勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議永久保管；離職后：解除/終止協(xié)議及工資、考勤記錄保管至少2年（以備勞動(dòng)監(jiān)察部門(mén)檢查）。（三）查閱流程內(nèi)部部門(mén)因?qū)徲?jì)、糾紛處理需查閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)HR部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，在指定場(chǎng)所查閱，禁止涂改、抽取檔案材料。六、風(fēng)險(xiǎn)防控與應(yīng)對(duì)（一）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)未簽合同風(fēng)險(xiǎn)：入職超1個(gè)月未簽合同，需支付雙倍工資（最長(zhǎng)11個(gè)月）；解除違法風(fēng)險(xiǎn)：未履行法定程序（如未通知工會(huì)、證據(jù)不足）解除合同，員工可主張繼續(xù)履行或賠償金（經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)?倍）。（二）防控措施1.制度完善：定期修訂《員工手冊(cè)》《考勤制度》等，確保與勞動(dòng)合同法同步；2.培訓(xùn)與督導(dǎo)：每季度組織HR、用人部門(mén)開(kāi)展勞動(dòng)法培訓(xùn)，督導(dǎo)合同簽訂、解除流程的合規(guī)性；3.糾紛