物業(yè)備用金管理操作規(guī)程為規(guī)范物業(yè)項目備用金管理，保障資金安全、提升使用效率，明確備用金申請、使用、核銷及監(jiān)督全流程操作要求，結(jié)合物業(yè)行業(yè)運營特點與公司財務(wù)管理規(guī)范，制定本規(guī)程。一、適用范圍本規(guī)程適用于公司各物業(yè)項目及所屬職能部門（如客服、工程、秩序維護等）的備用金管理，涵蓋備用金申請、審批、使用、核銷、盤點及監(jiān)督各環(huán)節(jié)。二、管理職責（一）財務(wù)部制定備用金管理制度及細則，指導各部門規(guī)范使用；審核申請合理性、合規(guī)性，按權(quán)限辦理資金撥付；定期核對賬務(wù)、監(jiān)督盤點，確保賬實一致；核算、分析使用情況，提出管理優(yōu)化建議。（二）使用部門指定專人（備用金保管人）負責資金領(lǐng)取、保管、使用及報銷；嚴格按規(guī)定用途使用，留存真實合規(guī)的原始憑證；及時辦理報銷或沖銷手續(xù)，避免資金長期占用；配合財務(wù)部盤點及檢查，對問題及時整改。（三）審批人部門負責人/項目經(jīng)理：審核申請必要性、金額合理性；財務(wù)負責人：從合規(guī)性角度審核，監(jiān)督資金使用方向；公司總經(jīng)理（或授權(quán)人）：對超權(quán)限申請進行終審，把控風險。三、備用金申請與審批（一）申請條件因日常零星支出（如小額采購、應急維修、客戶慰問等）或突發(fā)性應急事項，且無法通過常規(guī)對公支付及時結(jié)算時，可申請備用金。（二）金額核定申請金額應結(jié)合部門業(yè)務(wù)需求合理測算，原則上不超過月均零星支出總額的50%（或按項目規(guī)模、業(yè)務(wù)頻次另行核定），單次申請最高不超過[X]元（按公司實際調(diào)整）。長期備用金（如前臺找零）可按固定額度申請，每季度復核調(diào)整。（三）申請流程1.備用金保管人填寫《備用金申請表》，注明部門、用途、金額、使用周期，附相關(guān)說明（如應急事項需說明事由）；2.部門負責人/項目經(jīng)理初審，確認需求真實、金額合理后簽字；3.財務(wù)負責人審核合規(guī)性（如支出范圍、金額限額），簽字確認；4.超財務(wù)負責人權(quán)限的申請，報公司總經(jīng)理（或授權(quán)人）終審；5.審批通過后，保管人憑申請表及審批單到財務(wù)部領(lǐng)款（現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬或指定支付工具均可）。四、備用金使用與報銷（一）使用范圍僅限部門日常零星支出，包括：小額辦公用品、耗材采購（單次金額低于對公支付起付線）；應急維修、零星工程支出（如電梯急修、管道疏通等）；客戶臨時慰問、小額賠償（附情況說明及客戶確認憑證）；其他經(jīng)審批的臨時性支出（如節(jié)日裝飾、臨時活動物料等）。禁止范圍：對外投資、償還債務(wù)、個人借款等非經(jīng)營性支出；與業(yè)務(wù)無關(guān)的支出（如私人消費、禮品贈送等）；超對公支付起付線且可常規(guī)結(jié)算的支出（如大額采購、外包費用等）。（二）使用要求保管人妥善保管資金，建議存放于帶鎖保險柜或指定箱具，避免遺失、挪用；每筆支出需取得合法有效憑證（發(fā)票、收據(jù)、簽收單等），注明事由、金額、日期、經(jīng)辦人及收款人；嚴禁白條抵庫，支出發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)（如5個工作日）完成報銷，長期備用金每月核銷或續(xù)借。（三）報銷流程1.保管人整理憑證，按《費用報銷管理辦法》填寫《費用報銷單》，注明“備用金報銷”，附相關(guān)憑證（粘貼整齊、標注清晰）；2.部門負責人審核支出真實性、合規(guī)性，確認與申請用途一致后簽字；3.財務(wù)人員審核票據(jù)合法性、金額準確性、審批完整性，無誤后辦理報銷（沖減余額、返還現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬補足均可）；4.備用金使用完畢或不再需要時，保管人填寫《備用金核銷單》，附剩余資金（如需退還）及全部憑證，經(jīng)審批后交財務(wù)部注銷賬戶。五、備用金盤點與監(jiān)督（一）定期盤點保管人每月末自查，核對現(xiàn)金與《備用金臺賬》（記錄收支明細），形成《盤點表》并簽字；財務(wù)部每季度抽查盤點，需保管人、部門負責人、財務(wù)人員共同參與，現(xiàn)場核對現(xiàn)金、臺賬與會計賬冊；盤點差異需立即查明原因：記賬錯誤及時調(diào)賬，現(xiàn)金短缺由責任人賠償，挪用侵占按制度嚴肅處理。（二）監(jiān)督檢查財務(wù)部不定期檢查使用情況，重點核查憑證真實性、范圍合規(guī)性、報銷及時性；內(nèi)部審計部門每年至少一次專項審計，評估管理流程、資金安全，提出建議并跟蹤整改；違規(guī)行為（超范圍支出、長期占用、白條抵庫、挪用等）視情節(jié)處理：限期整改、追回資金、通報批評、扣減績效，情節(jié)嚴重移交風控或司法機關(guān)。六、附則1.本規(guī)程由財務(wù)部解釋、修訂，自發(fā)布日起實施；2.各項目可制定實施