2026年塑料制品公司會計檔案管理規(guī)范管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司會計檔案管理工作，保障會計檔案的真實、完整、安全和可追溯，提升會計檔案利用效率，防范檔案丟失、損毀、泄露等風(fēng)險，依據(jù)《會計法》《會計檔案管理辦法》《中小企業(yè)財務(wù)管理制度》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司注塑、吹塑、擠出等生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的財務(wù)核算特點，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有會計檔案的歸集、整理、裝訂、保管、借閱、移交、銷毀等全流程管理，涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、稅務(wù)資料、銀行結(jié)算資料、合同協(xié)議、財務(wù)審計資料等各類會計檔案，涉及公司財務(wù)部全體人員及檔案借閱、使用、管理相關(guān)主體。第三條基本原則會計檔案管理遵循以下原則：真實完整原則：會計檔案需如實反映公司財務(wù)收支和經(jīng)營狀況，歸檔資料無缺失、無篡改，確保檔案原始性；安全保密原則：采取有效防護措施保障檔案安全，嚴(yán)禁泄露公司財務(wù)機密，涉密檔案專人專管；分類管理原則：按檔案類型、保管期限分類歸檔，標(biāo)注清晰，便于檢索和使用；依法保管原則：嚴(yán)格按國家規(guī)定的保管期限存放檔案，到期銷毀需履行法定程序；責(zé)任到人原則：明確檔案收集、整理、保管、借閱各環(huán)節(jié)責(zé)任人，檔案問題可追溯至具體人員。第四條管理職責(zé)分工財務(wù)部是會計檔案管理的核心責(zé)任部門，部門負責(zé)人為第一責(zé)任人，負責(zé)制定檔案管理細則、審批檔案借閱和銷毀申請、監(jiān)督檔案管理全流程；會計檔案專員負責(zé)具體落實檔案歸集、整理、裝訂、保管、盤點工作，建立檔案管理臺賬，記錄檔案變動情況。財務(wù)核算人員負責(zé)及時收集本崗位產(chǎn)生的會計資料，按要求整理后移交檔案專員，確保資料完整無遺漏；稅務(wù)專員負責(zé)稅務(wù)類檔案的歸集和整理，確保稅務(wù)檔案符合稅務(wù)監(jiān)管要求；公司行政部門負責(zé)檔案存放場所的安全保障（防火、防潮、防蟲、防盜），配備必要的檔案管理設(shè)施。公司管理層負責(zé)審批會計檔案銷毀方案，保障檔案管理工作經(jīng)費投入，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題。第二章會計檔案歸集與整理第五條檔案歸集范圍憑證類檔案：包括原始憑證（發(fā)票、收據(jù)、銀行回單、出入庫單等）、記賬憑證、憑證附件等，涵蓋公司采購、銷售、生產(chǎn)、費用支出等所有經(jīng)營活動產(chǎn)生的會計憑證；賬簿類檔案：包括總賬、明細賬、日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)臺賬、存貨明細賬等各類會計賬簿；報告類檔案：包括月度/季度/年度財務(wù)報表、財務(wù)分析報告、審計報告、匯算清繳報告等；其他類檔案：包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、稅務(wù)申報表、完稅憑證、財務(wù)合同（采購合同、銷售合同、借款合同等）、財務(wù)制度文件等。第六條檔案整理規(guī)范會計憑證整理：每月結(jié)束后10個工作日內(nèi)，財務(wù)核算人員將當(dāng)月記賬憑證及附件按憑證號順序整理，剔除廢票、重復(fù)票據(jù)，檢查票據(jù)完整性和合規(guī)性，粘貼整齊后移交檔案專員；檔案專員核對無誤后裝訂成冊，標(biāo)注憑證所屬月份、憑證起止號、裝訂人、裝訂日期，每本憑證厚度不超過2厘米，裝訂牢固無松動。會計賬簿整理：年度結(jié)束后30個工作日內(nèi)，財務(wù)人員將全年賬簿打印裝訂，賬簿封面標(biāo)注公司名稱、賬簿名稱、所屬年度，扉頁附賬簿啟用表，列明賬簿頁數(shù)、記賬人員、審核人員、負責(zé)人信息并簽字確認(rèn)；電子賬簿需同步備份，存儲至專用硬盤。財務(wù)報告及其他檔案整理：月度/季度報告按月歸集，年度報告按年裝訂，稅務(wù)資料按納稅期整理，合同協(xié)議按簽訂日期分類，所有檔案均需編制歸檔編號，編號包含檔案類型、年度、順序號，便于檢索。第三章會計檔案保管與存放第七條檔案保管期限會計憑證類、會計賬簿類檔案保管期限為30年；月度/季度財務(wù)報告、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等檔案保管期限為10年；年度財務(wù)報告、審計報告、涉及重大經(jīng)濟事項的合同協(xié)議等檔案永久保管；稅務(wù)檔案保管期限按稅務(wù)機關(guān)要求執(zhí)行，最短不低于10年。檔案專員需在檔案封面和臺賬中明確標(biāo)注保管期限，臨近保管期限的檔案提前6個月梳理，形成到期檔案清單報財務(wù)部負責(zé)人審核。第八條檔案存放要求會計檔案存放于專用檔案柜，檔案柜需放置在干燥、通風(fēng)、避光的場所，遠離火源、水源和腐蝕性物品；檔案柜加鎖管理，鑰匙由檔案專員專人保管，非檔案專員嚴(yán)禁擅自開啟檔案柜；紙質(zhì)檔案存放時需加裝防蟲劑、干燥劑，定期更換，防止檔案霉變、蟲蛀。電子會計檔案存儲至專用加密硬盤，每月備份一次，備份介質(zhì)異地存放，防止因硬件故障導(dǎo)致檔案丟失；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅限財務(wù)相關(guān)人員查閱，操作記錄留存?zhèn)洳?。檔案專員每月對庫存檔案進行一次盤點，核對檔案臺賬與實際庫存一致性，每季度開展一次全面清查，形成盤點記錄，發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損毀的立即上報財務(wù)部負責(zé)人處理。第四章會計檔案借閱與移交第九條檔案借閱管理公司內(nèi)部人員借閱會計檔案，需填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、用途、借閱期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核、財務(wù)部負責(zé)人審批后，到檔案專員處辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過5個工作日，特殊情況需延長的，需重新申請審批。借閱人員需當(dāng)面核對檔案完整性，嚴(yán)禁涂改、勾畫、撕毀檔案，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容；檔案復(fù)印件需經(jīng)檔案專員核對并加蓋“與原件一致”印章后方可借出，原件原則上不外借，確需外借的需公司管理層審批。外部單位（稅務(wù)機關(guān)、審計機構(gòu)、司法機關(guān)等）借閱檔案，需出具正式公函，經(jīng)公司管理層審批后，由檔案專員陪同查閱，嚴(yán)禁外部人員單獨接觸檔案，查閱過程全程記錄。檔案歸還時，檔案專員需檢查檔案完整性，核對無誤后在借閱臺賬中記錄歸還日期，檔案如有損毀、缺失的，立即上報財務(wù)部負責(zé)人追究借閱人責(zé)任。第十條檔案移交管理檔案專員崗位變動時，需辦理檔案移交手續(xù)，編制《會計檔案移交清冊》，列明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、存放位置等內(nèi)容，移交人、接收人、監(jiān)交人（財務(wù)部負責(zé)人）簽字確認(rèn)，移交清冊一式三份，移交人、接收人、財務(wù)部各留存一份。公司因合并、分立等原因需移交檔案的，按國家規(guī)定編制移交清冊，辦理移交手續(xù)，確保檔案完整移交；移交過程需有專人監(jiān)交，移交完成后雙方簽字確認(rèn)。第五章會計檔案銷毀管理第十一條銷毀條件與流程達到法定保管期限且無保存價值的會計檔案，可申請銷毀；涉及未了事項的檔案，需延長保管期限至事項完結(jié)。檔案銷毀需履行以下流程：檔案專員梳理到期檔案，形成《會計檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因；財務(wù)部組織財務(wù)、審計、法務(wù)相關(guān)人員組成鑒定小組，對銷毀檔案進行審核鑒定；鑒定通過后，銷毀清冊報公司管理層審批；審批通過后，由財務(wù)部指定兩名以上監(jiān)銷人，按規(guī)定程序銷毀檔案；銷毀完成后，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，銷毀清冊永久保存。第十二條銷毀要求紙質(zhì)檔案銷毀需委托具備資質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)進行，嚴(yán)禁自行焚燒、丟棄；電子檔案銷毀需徹底刪除，確保無法恢復(fù)；銷毀過程中，監(jiān)銷人需全程監(jiān)督，嚴(yán)禁截留、倒賣檔案，銷毀情況需詳細記錄。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十三條監(jiān)督檢查機制財務(wù)部每月核查檔案歸集、整理、保管情況，重點檢查檔案完整性、臺賬記錄準(zhǔn)確性；公司每季度開展一次會計檔案專項檢查，覆蓋檔案存放安全、借閱合規(guī)性、銷毀程序規(guī)范性等內(nèi)容，檢查結(jié)果納入財務(wù)部績效考核。接受財政、稅務(wù)等監(jiān)管部門檢查時，按要求提供會計檔案，如實說明檔案管理情況，不得隱瞞、拒絕提供相關(guān)檔案。第十四條違規(guī)責(zé)任追究對違反本制度規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重予以處理：情節(jié)輕微的（如檔案整理不規(guī)范、借閱記錄不全），給予通報批評、檔案管理知識再培訓(xùn)；情節(jié)較重的（如檔案丟失、損毀，違規(guī)借閱檔案），給予經(jīng)濟處罰（扣減1-2個月績效獎金）、崗位調(diào)整；情節(jié)嚴(yán)重的（如泄露財務(wù)機密、偽造篡改檔案、違規(guī)銷毀檔案），給予降職或解除勞動合同處理，造成公司經(jīng)濟損失的追究賠償責(zé)任，涉嫌違法犯罪的移交司法機關(guān)處理。財務(wù)部負責(zé)人未履行監(jiān)督責(zé)任導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)重大問題的，與直接責(zé)任人承擔(dān)同等責(zé)任。第七章附則第十五條制度解釋權(quán)本制度由