影視協(xié)會(huì)印章保管管理實(shí)施辦法第一章總則第一條為規(guī)范XX影視協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“協(xié)會(huì)”）各類印章管理，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)協(xié)會(huì)合法權(quán)益，保障日常工作高效、規(guī)范運(yùn)行，根據(jù)《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》《民辦非企業(yè)單位印章管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合協(xié)會(huì)實(shí)際情況，制定本實(shí)施辦法。第二條本辦法所稱“印章”，指協(xié)會(huì)依法刻制并經(jīng)備案的各類正式印章，包括但不限于：（一）協(xié)會(huì)公章（含鋼?。唬ǘ┴?cái)務(wù)專用章；（三）合同專用章；（四）法定代表人姓名章（含電子簽名章）；（五）分支機(jī)構(gòu)、專項(xiàng)工作委員會(huì)等下屬機(jī)構(gòu)印章；（六）其他經(jīng)協(xié)會(huì)理事會(huì)批準(zhǔn)刻制的專用印章（如會(huì)議專用章、資料專用章等）。第三條印章管理遵循“分級(jí)負(fù)責(zé)、專人保管、嚴(yán)格審批、全程留痕”原則，確保印章使用的合法性、準(zhǔn)確性和可追溯性，切實(shí)服務(wù)于協(xié)會(huì)會(huì)員服務(wù)、行業(yè)發(fā)展、政策落實(shí)等核心職能。第二章管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)第四條協(xié)會(huì)秘書處為印章管理的統(tǒng)籌責(zé)任部門，負(fù)責(zé)印章刻制、啟用、保管、使用、停用及銷毀的全流程監(jiān)督；各分支機(jī)構(gòu)、專項(xiàng)工作委員會(huì)的印章管理接受秘書處指導(dǎo)，納入?yún)f(xié)會(huì)整體管理體系。第五條協(xié)會(huì)設(shè)專職印章管理員（以下簡(jiǎn)稱“管理員”），由秘書處提名、分管副秘書長(zhǎng)審批后上崗。管理員應(yīng)具備以下條件：（一）政治素質(zhì)過(guò)硬，無(wú)違法違規(guī)記錄；（二）熟悉協(xié)會(huì)章程、管理制度及行業(yè)規(guī)范；（三）工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，責(zé)任心強(qiáng)；（四）原則性強(qiáng)，能嚴(yán)格執(zhí)行用印審批程序。第六條管理員主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)印章日常保管，確保存放安全；（二）嚴(yán)格執(zhí)行用印審批制度，核對(duì)用印文件與審批內(nèi)容一致性；（三）登記用印臺(tái)賬，留存用印憑證；（四）定期檢查印章使用情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)向秘書處報(bào)告；（五）配合監(jiān)督部門開(kāi)展印章管理專項(xiàng)檢查。第七條分支機(jī)構(gòu)、專項(xiàng)工作委員會(huì)需指定1名負(fù)責(zé)人（或?qū)Ｂ毴藛T）作為本機(jī)構(gòu)印章管理員，報(bào)秘書處備案，其職責(zé)參照本條第六款執(zhí)行。第三章印章刻制與啟用第八條印章刻制實(shí)行“一事一申請(qǐng)”制度，未經(jīng)審批不得擅自刻制。需刻制新印章的，由需求部門提交《印章刻制申請(qǐng)表》（附件1），注明刻制原因、印章類型、規(guī)格（含電子印章參數(shù)）等信息，按以下流程審批：（一）分支機(jī)構(gòu)、專項(xiàng)工作委員會(huì)印章：經(jīng)所在機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字→秘書處審核→分管副秘書長(zhǎng)審批→會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)；（二）協(xié)會(huì)公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等核心印章：經(jīng)秘書處審核→分管副秘書長(zhǎng)復(fù)核→理事會(huì)審議通過(guò)→會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)。第九條經(jīng)批準(zhǔn)刻制的印章，由秘書處統(tǒng)一委托公安機(jī)關(guān)備案的正規(guī)刻章單位制作?？讨仆瓿珊螅芾韱T需當(dāng)場(chǎng)核驗(yàn)印章規(guī)格、字體、圖案等是否符合審批要求，并留存刻章單位出具的《刻章回執(zhí)》及印章印模。第十條新印章啟用前，秘書處應(yīng)通過(guò)協(xié)會(huì)官網(wǎng)、工作群等渠道發(fā)布《印章啟用公告》（附件2），明確印章名稱、樣式、啟用日期及原同類印章（如有）的停用安排。公告發(fā)布后3個(gè)工作日內(nèi)，管理員需將印模存檔至協(xié)會(huì)檔案管理系統(tǒng)。第四章印章保管規(guī)范第十一條協(xié)會(huì)核心印章（公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人姓名章）由秘書處專職管理員保管；分支機(jī)構(gòu)、專項(xiàng)工作委員會(huì)印章由本機(jī)構(gòu)指定管理員保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)交非指定人員代管。第十二條印章存放需滿足以下安全要求：（一）實(shí)體印章須存放于帶鎖的專用保險(xiǎn)柜（柜密碼由管理員單獨(dú)保管），保險(xiǎn)柜放置于監(jiān)控全覆蓋、24小時(shí)專人值守的辦公區(qū)域；（二）電子印章需存儲(chǔ)于協(xié)會(huì)加密服務(wù)器或安全云平臺(tái)，密鑰由管理員與技術(shù)部門負(fù)責(zé)人雙重管理，禁止通過(guò)非加密渠道傳輸；（三）臨時(shí)離開(kāi)辦公場(chǎng)所時(shí)，印章必須入柜上鎖；非工作時(shí)間，印章存放區(qū)域需加貼封條并開(kāi)啟安防警報(bào)。第十三條管理員因出差、休假等原因需臨時(shí)移交印章的，須填寫《印章移交登記表》（附件3），經(jīng)秘書處批準(zhǔn)后，移交至秘書處指定的臨時(shí)保管人。移交時(shí)雙方需當(dāng)面核驗(yàn)印章完整性，記錄移交時(shí)間、狀態(tài)及注意事項(xiàng)；返崗后應(yīng)及時(shí)辦理收回手續(xù)，確保交接全程可追溯。第十四條嚴(yán)禁將印章帶離協(xié)會(huì)辦公場(chǎng)所（含分支機(jī)構(gòu)辦公地）存放；因特殊情況需異地臨時(shí)存放的，須經(jīng)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)，并采取等同于辦公場(chǎng)所的安全防護(hù)措施。第五章印章使用管理第十五條印章使用實(shí)行“先審批、后用印”制度，未經(jīng)審批不得用印。用印申請(qǐng)人需填寫《用印審批單》（附件4），注明用印事由、文件名稱（或合同編號(hào)）、用印數(shù)量、涉及金額（如適用）等信息，按以下權(quán)限審批：（一）一般性文件（如通知、函件、證明等）：申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人→分管副秘書長(zhǎng)審批；（二）經(jīng)濟(jì)類文件（如合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等）：申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→分管副秘書長(zhǎng)→會(huì)長(zhǎng)審批；（三）重大事項(xiàng)文件（如理事會(huì)決議、行業(yè)認(rèn)證文件、對(duì)外合作框架協(xié)議等）：需經(jīng)理事會(huì)審議通過(guò)，由會(huì)長(zhǎng)簽批；（四）分支機(jī)構(gòu)、專項(xiàng)工作委員會(huì)印章：由本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批，涉及重大合作或資金往來(lái)的，需報(bào)秘書處備案。第十六條管理員用印前須嚴(yán)格核對(duì)以下內(nèi)容：（一）《用印審批單》審批流程是否完整，簽字、日期是否齊全；（二）用印文件內(nèi)容與審批事項(xiàng)是否一致，正文與落款是否匹配；（三）文件份數(shù)、用印位置（如騎縫章、落款章）是否符合要求；（四）經(jīng)濟(jì)類文件需核對(duì)是否加蓋財(cái)務(wù)審核章（如有），合同類文件需核對(duì)是否經(jīng)法務(wù)審查。第十七條用印操作規(guī)范：（一）實(shí)體印章：用印時(shí)需確保印面清潔，用力均勻，印跡清晰完整，避免模糊、重疊；（二）電子印章：需通過(guò)協(xié)會(huì)指定的電子簽章系統(tǒng)操作，生成含時(shí)間戳、數(shù)字簽名的用印記錄；（三）騎縫章：多頁(yè)文件需逐頁(yè)加蓋騎縫章，確保每一頁(yè)均有部分印跡；（四）作廢文件：已用印但需作廢的文件，應(yīng)在文件上標(biāo)注“作廢”字樣并由管理員收回，與《用印審批單》一并存檔。第十八條特殊情況處理：（一）緊急用?。阂蛲话l(fā)事項(xiàng)（如搶險(xiǎn)救災(zāi)、應(yīng)急合作等）無(wú)法及時(shí)完成書面審批的，申請(qǐng)人需電話向分管副秘書長(zhǎng)或會(huì)長(zhǎng)說(shuō)明情況，經(jīng)口頭同意后，管理員可先行用印，但須在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全《用印審批單》并由審批人補(bǔ)簽；（二）外帶用?。阂颥F(xiàn)場(chǎng)簽約、資質(zhì)申報(bào)等需將印章帶離辦公場(chǎng)所的，申請(qǐng)人需填寫《外帶用印申請(qǐng)表》（附件5），注明外帶時(shí)間、地點(diǎn)、用途及陪同人員（至少1名協(xié)會(huì)正式員工），經(jīng)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由管理員與陪同人員共同攜帶，用印過(guò)程全程錄像留存；（三）重復(fù)用?。和晃募柚貜?fù)用印的，需重新提交《用印審批單》，注明“重復(fù)用印”及原用印記錄編號(hào)，經(jīng)原審批人確認(rèn)后辦理。第十九條用印臺(tái)賬登記：每次用印后，管理員需在《印章使用臺(tái)賬》（附件6）中記錄以下信息：用印時(shí)間、文件名稱（或合同編號(hào)）、用印數(shù)量、審批人、經(jīng)辦人及備注（如外帶情況、緊急用印等）。臺(tái)賬需按月整理歸檔，保存期限不少于10年。第六章印章停用與作廢第二十條印章出現(xiàn)以下情形之一的，應(yīng)當(dāng)停用：（一）協(xié)會(huì)名稱變更、分支機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е掠≌旅Q與當(dāng)前機(jī)構(gòu)不符；（二）印章磨損、損壞，無(wú)法正常使用；（三）因管理需要，原印章功能由新印章替代；（四）其他經(jīng)協(xié)會(huì)理事會(huì)認(rèn)定需停用的情形。第二十一條停用流程：（一）需求部門提交《印章停用申請(qǐng)表》（附件7），說(shuō)明停用原因及后續(xù)處理建議；（二）秘書處審核后，報(bào)分管副秘書長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)審批；（三）審批通過(guò)后，秘書處發(fā)布《印章停用公告》，明確停用日期及替代印章（如有）；（四）管理員在停用當(dāng)日將印章封存，與《停用申請(qǐng)表》《公告》一并存檔。第二十二條作廢印章處理：（一）停用滿3個(gè)月且無(wú)后續(xù)使用需求的印章，由秘書處組織銷毀；（二）銷毀前需填寫《印章銷毀記錄表》（附件8），注明印章名稱、數(shù)量、銷毀方式（粉碎、熔毀等）、時(shí)間及地點(diǎn)，經(jīng)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)；（三）銷毀現(xiàn)場(chǎng)需由秘書處、監(jiān)事會(huì)各派1名代表監(jiān)督，全程錄像并留存記錄；（四）銷毀完成后，監(jiān)督人員、管理員共同在《銷毀記錄表》簽字確認(rèn)，相關(guān)影像資料存檔。第七章監(jiān)督與責(zé)任第二十三條協(xié)會(huì)監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)印章管理工作進(jìn)行定期檢查（每季度至少1次）與不定期抽查，重點(diǎn)檢查內(nèi)容包括：（一）印章保管安全措施落實(shí)情況；（二）用印審批流程合規(guī)性；（三）臺(tái)賬登記完整性與準(zhǔn)確性；（四）停用、作廢印章處理規(guī)范性。第二十四條檢查結(jié)果需形成《印章管理檢查報(bào)告》，經(jīng)監(jiān)事會(huì)審議后提交理事會(huì)。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門需在10個(gè)工作日內(nèi)完成整改并提交書面報(bào)告。第二十五條違反本辦法規(guī)定的行為，按以下方式處理：（一）因保管不當(dāng)導(dǎo)致印章丟失、損毀的，管理員需立即報(bào)告秘書處并報(bào)警，由責(zé)任人承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用及可能產(chǎn)生的損失；（二）未經(jīng)審批擅自用印或偽造審批手續(xù)的，視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)、暫停職務(wù)等處分；造成經(jīng)濟(jì)損失或名譽(yù)損害的，依法追究賠償責(zé)任；（三）利用印章謀取私利、違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理