2026年體育用品公司HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理工作，保障員工個人信息、人事檔案、薪酬福利、考勤績效等核心數(shù)據(jù)的保密性、完整性、可用性，防范數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等安全風(fēng)險，符合《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》等相關(guān)法律法規(guī)要求，結(jié)合公司HR系統(tǒng)使用及管理實(shí)際，特制定本制度。本制度旨在明確HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理各環(huán)節(jié)要求，厘清相關(guān)部門及人員職責(zé)，推動HR數(shù)據(jù)安全管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保護(hù)公司及員工的合法權(quán)益。第二條適用范圍本制度適用于公司HR系統(tǒng)內(nèi)所有數(shù)據(jù)的安全管理工作，包括但不限于員工基本信息（身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址等）、入職離職檔案、勞動合同信息、薪酬數(shù)據(jù)、考勤記錄、績效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、社保公積金繳納信息等；適用于所有接觸、使用、運(yùn)維HR系統(tǒng)的人員，包括HR部門全體員工、IT部門運(yùn)維人員、各部門負(fù)責(zé)人、有HR系統(tǒng)操作權(quán)限的其他崗位人員等，涵蓋數(shù)據(jù)采集、存儲、使用、傳輸、銷毀等全生命周期。第三條基本原則1.合規(guī)性原則：HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理全過程嚴(yán)格遵守國家個人信息保護(hù)、數(shù)據(jù)安全相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)禁違規(guī)采集、使用、傳輸員工個人信息；2.最小權(quán)限原則：HR系統(tǒng)賬號權(quán)限按“工作必需、最小夠用”原則分配，嚴(yán)禁超權(quán)限分配或使用賬號；3.全程管控原則：對HR數(shù)據(jù)從采集到銷毀的全生命周期進(jìn)行安全管控，每個環(huán)節(jié)均明確安全要求及責(zé)任人；4.責(zé)任到人原則：明確各崗位在HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理中的職責(zé)，出現(xiàn)安全問題可追溯、可問責(zé)；5.主動防護(hù)原則：定期開展數(shù)據(jù)安全風(fēng)險排查，提前防范潛在安全隱患，而非僅事后處置。第二章數(shù)據(jù)安全管理職責(zé)分工第四條HR部門職責(zé)HR部門是HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理的主責(zé)部門，負(fù)責(zé)制定HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用規(guī)范，審核賬號權(quán)限申請，監(jiān)督員工數(shù)據(jù)使用行為，收集并處理數(shù)據(jù)安全相關(guān)問題反饋；負(fù)責(zé)確保數(shù)據(jù)采集的合法性、準(zhǔn)確性，按規(guī)定留存數(shù)據(jù)，及時清理失效數(shù)據(jù)；發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件時，第一時間協(xié)同IT部門開展處置，并按要求上報公司管理層。第五條IT部門職責(zé)IT部門負(fù)責(zé)HR系統(tǒng)的技術(shù)安全防護(hù)，包括系統(tǒng)漏洞修復(fù)、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)措施的實(shí)施與維護(hù)；負(fù)責(zé)HR系統(tǒng)賬號的創(chuàng)建、注銷、權(quán)限調(diào)整等技術(shù)操作，定期核查賬號使用狀態(tài)；負(fù)責(zé)留存HR系統(tǒng)操作日志，配合HR部門開展數(shù)據(jù)安全檢查，在數(shù)據(jù)安全事件發(fā)生時提供技術(shù)支持，排查安全漏洞、定位事件原因。第六條各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人需監(jiān)督本部門有HR系統(tǒng)操作權(quán)限的員工遵守本制度要求，嚴(yán)禁違規(guī)查詢、下載、傳播HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)；發(fā)現(xiàn)本部門員工存在違規(guī)使用HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)行為時，需及時制止并向HR部門及公司合規(guī)部門反饋，配合開展調(diào)查處理。第七條系統(tǒng)使用人員職責(zé)所有HR系統(tǒng)使用人員需嚴(yán)格遵守本制度及賬號使用規(guī)范，妥善保管賬號密碼，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、共用賬號，嚴(yán)禁超權(quán)限操作；僅可查詢、使用與本職工作相關(guān)的HR數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁私自下載、復(fù)制、傳播員工個人信息及薪酬、績效等敏感數(shù)據(jù)；發(fā)現(xiàn)HR系統(tǒng)存在安全漏洞或數(shù)據(jù)異常時，需及時向HR部門或IT部門反饋。第三章數(shù)據(jù)全生命周期安全管控第八條數(shù)據(jù)采集安全要求HR部門采集員工數(shù)據(jù)需遵循“合法、正當(dāng)、必要”原則，僅采集與員工入職、用工管理相關(guān)的必要信息，不得采集與工作無關(guān)的個人信息；采集員工敏感信息（如身份證號、銀行卡號、健康信息等）時，需明確告知員工采集目的、使用范圍及保護(hù)措施，取得員工明示同意；數(shù)據(jù)采集需通過正規(guī)渠道，確保采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，采集完成后及時錄入HR系統(tǒng)，紙質(zhì)采集資料需妥善保管，錄入后按規(guī)定歸檔或銷毀。第九條數(shù)據(jù)存儲安全要求HR系統(tǒng)核心數(shù)據(jù)（薪酬、身份證號等）需采用加密方式存儲，IT部門定期檢查加密措施有效性；HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)需定期備份，備份介質(zhì)需與系統(tǒng)服務(wù)器物理隔離，備份數(shù)據(jù)至少留存2份，分別存放于不同安全區(qū)域，每月開展一次備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份可用；員工離職后，其數(shù)據(jù)按公司檔案管理規(guī)定留存，超出留存期限的，需按本制度第十條要求銷毀，不得隨意刪除或留存。第十條數(shù)據(jù)使用安全要求使用HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，僅可在公司授權(quán)的辦公設(shè)備上操作，嚴(yán)禁在公共設(shè)備、非加密網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄HR系統(tǒng)；查詢、導(dǎo)出數(shù)據(jù)需有合理的工作理由，導(dǎo)出敏感數(shù)據(jù)需經(jīng)HR部門負(fù)責(zé)人審批，導(dǎo)出后的數(shù)據(jù)需加密存儲，使用完畢后及時刪除，不得留存于非授權(quán)設(shè)備；嚴(yán)禁將HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)以任何形式泄露給外部人員，確因工作需要向外部提供（如社保機(jī)構(gòu)、稅務(wù)部門等），需經(jīng)公司合規(guī)部門審核，且僅提供必要數(shù)據(jù)，同時留存提供記錄。第十一條數(shù)據(jù)傳輸安全要求HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)在內(nèi)部傳輸時，需使用公司加密辦公網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)禁通過非加密郵件、即時通訊工具、U盤等方式傳輸敏感數(shù)據(jù)；確需線下傳輸?shù)?，需使用加密存儲介質(zhì)，并由專人交接，留存交接記錄；向外部傳輸數(shù)據(jù)時，需采用安全傳輸通道，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被竊取、篡改，傳輸完成后及時確認(rèn)接收方收到且數(shù)據(jù)完整。第十二條數(shù)據(jù)銷毀安全要求需銷毀的HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)（包括電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)數(shù)據(jù)），需經(jīng)HR部門負(fù)責(zé)人審批；電子數(shù)據(jù)銷毀需采用專業(yè)工具徹底刪除，確保無法恢復(fù)，IT部門留存銷毀記錄；紙質(zhì)數(shù)據(jù)需采用碎紙、焚燒等不可逆方式銷毀，銷毀過程需有2人以上在場監(jiān)督，留存銷毀記錄，嚴(yán)禁隨意丟棄含員工信息的紙質(zhì)資料。第四章系統(tǒng)訪問與運(yùn)維安全第十三條賬號權(quán)限管理HR系統(tǒng)賬號實(shí)行“一人一號”管理，IT部門根據(jù)HR部門出具的權(quán)限申請單創(chuàng)建賬號，權(quán)限僅覆蓋員工本職工作所需范圍；員工崗位調(diào)整或離職時，HR部門需在1個工作日內(nèi)通知IT部門調(diào)整或注銷賬號權(quán)限，IT部門需在收到通知后24小時內(nèi)完成操作；每月末HR部門與IT部門聯(lián)合核查賬號權(quán)限，清理閑置賬號、超權(quán)限賬號，留存核查記錄。第十四條系統(tǒng)登錄安全HR系統(tǒng)登錄需設(shè)置復(fù)雜度符合要求的密碼（包含大小寫字母、數(shù)字、特殊符號，長度不少于8位），且每90天強(qiáng)制更換一次；核心崗位（HR薪酬崗、人事檔案崗）登錄需啟用雙因素認(rèn)證（如短信驗(yàn)證碼、動態(tài)口令）；嚴(yán)禁使用記住密碼、自動登錄功能，離開辦公座位時需及時鎖定電腦或退出HR系統(tǒng)，防止賬號被冒用。第十五條系統(tǒng)運(yùn)維安全I(xiàn)T部門需定期對HR系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全加固，每季度至少開展一次全面安全檢測，發(fā)現(xiàn)漏洞及時修復(fù)；系統(tǒng)運(yùn)維操作需提前報備HR部門，運(yùn)維過程需留存操作日志，嚴(yán)禁在無授權(quán)情況下對HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除；第三方運(yùn)維人員需訪問HR系統(tǒng)時，需經(jīng)公司IT部門及HR部門雙重審批，全程由公司人員陪同，且僅開放臨時、最小權(quán)限，操作完成后立即收回權(quán)限。第五章檢查考核與應(yīng)急處置第十六條安全檢查HR部門聯(lián)合IT部門每季度開展一次HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查賬號權(quán)限、數(shù)據(jù)使用記錄、備份恢復(fù)情況、操作日志等；公司合規(guī)部門每半年開展一次數(shù)據(jù)安全合規(guī)性審計，排查違規(guī)操作行為；檢查發(fā)現(xiàn)的問題需建立整改臺賬，明確整改責(zé)任人及期限，整改完成后進(jìn)行復(fù)查。第十七條考核管理公司將HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理執(zhí)行情況納入相關(guān)部門及人員績效考核，嚴(yán)格遵守制度要求、及時發(fā)現(xiàn)并反饋安全隱患的人員給予績效加分或獎勵；存在違規(guī)查詢、下載、傳播HR數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)借賬號，未及時注銷離職人員賬號等行為的，視情節(jié)輕重給予警告、績效扣減、崗位調(diào)整等處理；造成數(shù)據(jù)泄露、給公司或員工造成損失的，按公司規(guī)定追究責(zé)任，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)處理。第十八條應(yīng)急處置發(fā)生HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等安全事件時，相關(guān)人員需立即向HR部門和IT部門報告，嚴(yán)禁隱瞞；HR部門與IT部門需在1小時內(nèi)啟動應(yīng)急處置流程，采取切斷風(fēng)險源、凍結(jié)相關(guān)賬號、排查影響范圍等措施，防止事態(tài)擴(kuò)大；事件處置完成后，需形成書面報告，分析事件原因，制定整改措施，避免同類事件再次發(fā)生。第六章附則第十九條制度解釋本制度由公司HR部門會同IT