行政辦公事務(wù)處理流程模板庫一、會(huì)議組織全流程管理模板適用業(yè)務(wù)范圍適用于公司各類內(nèi)部會(huì)議（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、專題研討會(huì)）及外部會(huì)議（如客戶洽談會(huì)、行業(yè)交流會(huì)）的組織與實(shí)施，涵蓋會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后跟蹤全環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備階段明確會(huì)議需求：由發(fā)起部門（如市場(chǎng)部、運(yùn)營(yíng)部）填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議主題、目的、預(yù)計(jì)時(shí)間、參會(huì)人員（含職務(wù)）、所需物料（投影儀、白板、文具等）及特殊需求（如茶歇、同聲傳譯）。擬定會(huì)議議程：發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核會(huì)議需求后，組織制定詳細(xì)議程，明確各環(huán)節(jié)時(shí)間分配（如開場(chǎng)10分鐘、議題討論40分鐘、總結(jié)10分鐘）及主講人。發(fā)布會(huì)議通知：通過OA系統(tǒng)或郵件提前2個(gè)工作日發(fā)送通知，包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及需提前準(zhǔn)備的資料（如項(xiàng)目方案PPT），并提醒準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。準(zhǔn)備會(huì)議物料：行政部根據(jù)申請(qǐng)表提前1天布置會(huì)場(chǎng)，調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)），擺放席卡、文具、飲用水，如需茶歇?jiǎng)t提前聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)。（二）會(huì)中服務(wù)階段簽到與引導(dǎo)：參會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)，行政部人員在入口處核對(duì)身份并簽到（電子簽到或紙質(zhì)簽到表），引導(dǎo)至指定座位，協(xié)助調(diào)試個(gè)人設(shè)備。會(huì)議紀(jì)律維護(hù)：主持人開場(chǎng)前宣布會(huì)議紀(jì)律（如關(guān)閉手機(jī)靜音、禁止隨意走動(dòng)），行政部負(fù)責(zé)記錄遲到、早退人員，會(huì)后同步至人力資源部。過程服務(wù)與記錄：安排專人記錄會(huì)議內(nèi)容（重點(diǎn)記錄決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限），如遇設(shè)備故障立即協(xié)調(diào)技術(shù)人員處理；需茶歇的會(huì)議，在指定時(shí)間及時(shí)提供服務(wù)。（三）會(huì)后整理階段整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)，由記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門抄送。決議事項(xiàng)跟蹤：行政部建立《會(huì)議決議跟蹤表》，明確各事項(xiàng)的責(zé)任部門、完成時(shí)限，每周更新進(jìn)度，對(duì)逾期未完成的及時(shí)提醒。物料歸檔與場(chǎng)地復(fù)原：將會(huì)議簽到表、紀(jì)要、原始記錄等資料分類歸檔（電子檔存OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔存行政部檔案柜），清理會(huì)場(chǎng)，恢復(fù)場(chǎng)地原狀。配套表單模板表1：會(huì)議申請(qǐng)表申請(qǐng)部門會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員（職務(wù)）會(huì)議目的所需物料特殊需求申請(qǐng)人聯(lián)系方式表2：會(huì)議簽到表會(huì)議名稱：__________時(shí)間：__________地點(diǎn)：__________

序號(hào)|姓名|部門|職務(wù)|簽到時(shí)間|備注||——|——–|——–|——|———-|——|

|1||||||

|2||||||表3：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議主題：__________時(shí)間：__________地點(diǎn)：__________主持人：__________記錄人：__________參會(huì)人員：__________缺席人員：__________（原因：__________）會(huì)議議程及主要內(nèi)容：議題一：__________主講人：__________內(nèi)容摘要：__________議題二：__________主講人：__________內(nèi)容摘要：__________決議事項(xiàng)：序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時(shí)限備注12下一步計(jì)劃：__________執(zhí)行要點(diǎn)提示會(huì)議通知需明確“無故缺席者將納入部門績(jī)效考核”，減少臨時(shí)請(qǐng)假情況；涉密會(huì)議需單獨(dú)申請(qǐng)加密會(huì)議室，參會(huì)人員禁止攜帶手機(jī)等電子設(shè)備，會(huì)后資料統(tǒng)一回收銷毀；會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人最終確認(rèn)，保證決議事項(xiàng)表述準(zhǔn)確、無歧義。二、文件收發(fā)管理流程模板適用業(yè)務(wù)范圍適用于公司內(nèi)外部各類文件（如通知、函件、報(bào)告、合同）的接收、登記、流轉(zhuǎn)、歸檔管理，保證文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、可追溯。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件接收階段簽收登記：行政部收到文件（快遞、郵件、現(xiàn)場(chǎng)送達(dá)）后，核對(duì)文件名稱、份數(shù)、發(fā)文單位，在《文件收發(fā)登記表》中記錄“收文日期、來源、標(biāo)題、密級(jí)、簽收人”，并粘貼“文件流轉(zhuǎn)標(biāo)簽”（含唯一編號(hào)）。初步審核：檢查文件是否完整（如缺頁、破損）、是否符合公文規(guī)范（如是否有公章、文號(hào)），對(duì)不符合要求的及時(shí)聯(lián)系發(fā)文單位補(bǔ)正。（二）文件流轉(zhuǎn)階段擬辦意見：行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見（如“請(qǐng)*經(jīng)理審閱”“請(qǐng)財(cái)務(wù)部復(fù)核”），標(biāo)注“緊急程度”（特急、加急、普通）。領(lǐng)導(dǎo)批辦：將文件呈報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)（如*總）批示，領(lǐng)導(dǎo)明確“閱知、傳閱、承辦”等意見并簽字。分發(fā)承辦：閱知類：直接送至指定人員，閱后由行政部收回歸檔；承辦類：根據(jù)批示轉(zhuǎn)至責(zé)任部門（如合同轉(zhuǎn)法務(wù)部、費(fèi)用報(bào)告轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部），要求承辦人在《文件承辦單》上簽署接收時(shí)間及預(yù)計(jì)辦結(jié)時(shí)限；傳閱類：按領(lǐng)導(dǎo)排序依次傳閱，每環(huán)節(jié)不超過1個(gè)工作日，傳閱人簽字確認(rèn)。（三）文件歸檔階段辦結(jié)回收：承辦部門辦結(jié)文件后，將原件（含領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦意見）反饋至行政部，核對(duì)文件完整性。分類歸檔：按“年度-部門-文種”分類（如“2024-行政部-通知”），電子檔存入指定文件夾（命名規(guī)則：編號(hào)+標(biāo)題+日期），紙質(zhì)檔裝入檔案盒，粘貼《檔案標(biāo)簽》。借閱管理：如需借閱檔案，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，借閱期限不超過3個(gè)工作日，到期歸還并檢查檔案完好性。配套表單模板表4：文件收發(fā)登記表收文日期文件編號(hào)標(biāo)題發(fā)文單位密級(jí)份數(shù)簽收人流轉(zhuǎn)狀態(tài)待擬辦已批辦表5：文件承辦單文件__________編號(hào)：__________收文日期：__________

承辦部門|經(jīng)辦人|聯(lián)系方式|預(yù)計(jì)辦結(jié)時(shí)限||———-|——–|———-|————–|

|||||

|領(lǐng)導(dǎo)批示：____________________簽字：__________日期：__________

|承辦意見：____________________簽字：__________日期：__________

|歸檔備注：____________________歸檔人：__________日期：__________執(zhí)行要點(diǎn)提示涉密文件需單獨(dú)登記、專夾保管，禁止通過非加密渠道（如普通）傳遞；緊急文件需在登記后30分鐘內(nèi)完成擬辦并呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，標(biāo)注“特急”標(biāo)識(shí)；年末對(duì)檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，保證電子檔與紙質(zhì)檔一致，無遺漏、無損壞。三、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放流程模板適用業(yè)務(wù)范圍適用于公司員工日常辦公所需物品（如文具、耗材、勞保用品）的申領(lǐng)、審核、發(fā)放及庫存管理，保障辦公需求的同時(shí)控制成本。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）申領(lǐng)申請(qǐng)階段提交需求：?jiǎn)T工通過OA系統(tǒng)“辦公用品申領(lǐng)”模塊提交申請(qǐng)，選擇物品名稱、規(guī)格、數(shù)量，注明申領(lǐng)事由（如“新入職員工配置”“日常消耗補(bǔ)充”），部門負(fù)責(zé)人審批截圖。庫存核對(duì)：系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)庫存數(shù)量，若庫存充足則進(jìn)入審核環(huán)節(jié)；若庫存不足，提示“暫不可申領(lǐng)”，行政部及時(shí)補(bǔ)充采購(gòu)。（二）審核發(fā)放階段部門審批：部門負(fù)責(zé)人（如*主管）在OA系統(tǒng)中審核申領(lǐng)合理性（如是否符合部門編制、是否為重復(fù)申領(lǐng)），審批通過后流轉(zhuǎn)至行政部。發(fā)放登記：行政部員工核對(duì)審批通過的申領(lǐng)單，按“按需發(fā)放、杜絕浪費(fèi)”原則發(fā)放物品，要求申領(lǐng)人在《辦公用品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)（含物品名稱、數(shù)量、發(fā)放日期）。（三）庫存管理階段定期盤點(diǎn)：每月末行政部對(duì)庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際庫存，編制《庫存盤點(diǎn)表》，對(duì)盤盈、盤虧情況分析原因（如損耗、遺失）并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。采購(gòu)補(bǔ)充：根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果及歷史消耗數(shù)據(jù)，制定《月度采購(gòu)計(jì)劃》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及*總審批后，聯(lián)系供應(yīng)商采購(gòu)，保證常用物品（如A4紙、簽字筆）庫存不低于安全庫存量（如1個(gè)月用量）。配套表單模板表6：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量部門審批：____________________簽字：__________日期：__________行政部審核：__________________簽字：__________日期：__________表7：辦公用品發(fā)放登記表日期部門申領(lǐng)人物品名稱規(guī)格數(shù)量發(fā)放人領(lǐng)取人簽字執(zhí)行要點(diǎn)提示申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，如簽字筆、筆記本等消耗品每月申領(lǐng)不超過2次；高價(jià)值物品（如U盤、移動(dòng)硬盤）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及*總雙審批，發(fā)放時(shí)記錄設(shè)備序列號(hào)；新員工入職辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)：文件夾5個(gè)、簽字筆2支、筆記本1本、便利貼1本，由行政部統(tǒng)一發(fā)放。四、訪客接待流程模板適用業(yè)務(wù)范圍適用于外部訪客（如客戶、合作伙伴、部門人員）的預(yù)約、接待、送別全流程，展現(xiàn)公司專業(yè)形象，保證接待規(guī)范有序。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）訪客預(yù)約階段接收預(yù)約：行政部通過電話、OA系統(tǒng)或郵件接收訪客預(yù)約信息，記錄訪客姓名、單位、職務(wù)、來訪人數(shù)、來訪目的、預(yù)計(jì)到訪及離開時(shí)間、對(duì)接部門及人員（如*經(jīng)理）。確認(rèn)與備案：與對(duì)接部門（如市場(chǎng)部）核實(shí)訪客信息，確認(rèn)接待規(guī)格（如普通接待、高規(guī)格接待），在《訪客預(yù)約登記表》中備案，并提前1天向訪客發(fā)送《接待確認(rèn)函》（含地址、聯(lián)系人、交通指引）。（二）訪客接待階段迎接與引導(dǎo)：訪客到訪時(shí)，行政部前臺(tái)人員主動(dòng)起身迎接（“您好，歡迎來到XX公司，請(qǐng)問您預(yù)約了哪位部門？”），核對(duì)身份信息后，引導(dǎo)至接待區(qū)（如前臺(tái)沙發(fā)區(qū)），提供飲用水、公司宣傳冊(cè)。會(huì)面與溝通：引導(dǎo)訪客至?xí)h室（提前調(diào)試設(shè)備、擺放席卡），對(duì)接人員到達(dá)后，介紹雙方身份（“這是我們市場(chǎng)部的經(jīng)理，這是XX公司的總”），協(xié)助交換名片，全程保持專業(yè)禮儀（如坐姿端正、認(rèn)真傾聽）。服務(wù)與記錄：接待過程中，行政部人員根據(jù)需要提供茶水、咖啡等服務(wù)，重要會(huì)談需提前準(zhǔn)備《訪客溝通記錄表》，記錄會(huì)談要點(diǎn)、達(dá)成的共識(shí)及待辦事項(xiàng)。（三）訪客送別階段送離指引：會(huì)談結(jié)束后，行政部人員引導(dǎo)訪客至電梯口，禮貌送別（“感謝您的來訪，期待下次合作，路上注意安全”），如訪客需車輛接送，提前協(xié)調(diào)行政部門安排車輛。信息歸檔：將《訪客預(yù)約登記表》《訪客溝通記錄表》整理歸檔，電子檔存入“訪客管理”文件夾，紙質(zhì)檔存行政部檔案柜，重要訪客信息同步至對(duì)接部門。配套表單模板表8：訪客預(yù)約登記表預(yù)約日期到訪時(shí)間離開時(shí)間訪客姓名單位職務(wù)到訪人數(shù)接待部門對(duì)接人聯(lián)系方式來訪目的接待規(guī)格預(yù)約人備注表9：訪客溝通記錄表訪客信息：?jiǎn)挝唬篲_________姓名：__________職務(wù)：__________日期：__________

對(duì)接部門：__________對(duì)接人：__________

溝通主題：__________溝通地點(diǎn)：__________

溝通要點(diǎn)：達(dá)成共識(shí)：

待辦事項(xiàng)：

記錄人：__________審核人：__________執(zhí)行要點(diǎn)提示重要訪客（如高層領(lǐng)導(dǎo)、大客戶）需提前30分鐘檢查會(huì)議室環(huán)境、設(shè)備完好性，對(duì)接人員需提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)；涉密會(huì)談需安排獨(dú)立會(huì)議室，禁止無關(guān)人員進(jìn)入，會(huì)談資料由對(duì)接人員負(fù)責(zé)回收；定期對(duì)接待情況進(jìn)行復(fù)盤，優(yōu)化服務(wù)流程（如增加訪客停車指引、提供多語種服務(wù)）。五、辦公設(shè)備報(bào)修處理流程模板適用業(yè)務(wù)范圍適用于公司各類辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、投影儀）故障的報(bào)修、受理、維修、驗(yàn)收管理，保證設(shè)備快速恢復(fù)正常使用。標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）故障報(bào)修階段提交報(bào)修申請(qǐng)：?jiǎn)T工發(fā)覺設(shè)備故障后，通過OA系統(tǒng)“設(shè)備報(bào)修”模塊提交申請(qǐng)，填寫《設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單》，注明設(shè)備名稱、編號(hào)、故障現(xiàn)象（如“打印機(jī)無法打印”“電腦藍(lán)屏”）、使用位置（如“市場(chǎng)部-工位3”）、緊急程度（一般/緊急）。行政部受理：行政部員工在30分鐘內(nèi)查看報(bào)修申請(qǐng)，與報(bào)修人核實(shí)故障細(xì)節(jié)，確認(rèn)受理后“報(bào)修編號(hào)”，同步至維修工程師。（二）維修處理階段現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)：維修工程師攜帶工具在1小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)（緊急故障30分鐘內(nèi)），檢測(cè)故障原因，判斷是否為硬件損壞（如打印機(jī)硒鼓老化）或軟件問題（如系統(tǒng)卡頓）。維修與反饋：簡(jiǎn)單故障（如卡紙、系統(tǒng)重啟）：現(xiàn)場(chǎng)維修，完成后在OA系統(tǒng)中更新“維修狀態(tài)”為“已完成”；復(fù)雜故障（如硬件損壞、需更換配件）：告知報(bào)修人預(yù)估維修時(shí)間及費(fèi)用（如需更換主板，費(fèi)用約500元），經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后聯(lián)系供應(yīng)商采購(gòu)配件，維修完成后向報(bào)修人說明故障原因及處理結(jié)果。（三）驗(yàn)收與歸檔階段功能驗(yàn)收：報(bào)修人確認(rèn)設(shè)備恢復(fù)正常使用，在《設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單》上簽字驗(yàn)收，維修工程師在系統(tǒng)中《維修記錄》（含故障原因、維修措施、更換配件清單）。設(shè)備維護(hù)：行政部每季度對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)（如清潔打印機(jī)內(nèi)部、檢查電腦散熱系統(tǒng)），編制《設(shè)備維護(hù)記錄表》，降低故障發(fā)生率。配套表單模板表10：設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單報(bào)修部門報(bào)修人聯(lián)系方式報(bào)修日期設(shè)備名稱設(shè)備編號(hào)使用位置故障現(xiàn)象緊急程度報(bào)修編號(hào)預(yù)約時(shí)間備注行政部受理：__________________受理人：__________受理時(shí)間：__________維修記錄：故障原因：_____