行政事務(wù)處理及文件歸檔模板一、適用范圍與情境說(shuō)明二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）行政事務(wù)處理流程事務(wù)發(fā)起與申請(qǐng)申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需求（如辦公設(shè)備申領(lǐng)、會(huì)議室預(yù)訂、用車(chē)申請(qǐng)等），填寫(xiě)《行政事務(wù)申請(qǐng)表》（見(jiàn)表1），明確事務(wù)類(lèi)型、具體內(nèi)容、需求時(shí)間、緊急程度及預(yù)算說(shuō)明（如涉及費(fèi)用）。提交申請(qǐng)至本部門(mén)負(fù)責(zé)人初審，確認(rèn)事務(wù)合理性與部門(mén)資源匹配度。跨部門(mén)協(xié)調(diào)與審批涉及多部門(mén)協(xié)作的事務(wù)（如大型會(huì)議籌備、跨部門(mén)項(xiàng)目支持），需由部門(mén)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)簽署意見(jiàn)，保證各方資源與時(shí)間安排一致。根據(jù)事務(wù)權(quán)限，提交至行政部或分管領(lǐng)導(dǎo)審批：常規(guī)事務(wù)由行政部經(jīng)理審批；重大事務(wù)（如年度采購(gòu)、大型活動(dòng)）需報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人審批。執(zhí)行與反饋審批通過(guò)后，行政部根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容統(tǒng)籌安排（如協(xié)調(diào)設(shè)備、場(chǎng)地或人員），并在1個(gè)工作日內(nèi)反饋執(zhí)行結(jié)果給申請(qǐng)人。事務(wù)執(zhí)行過(guò)程中如遇變更（如時(shí)間調(diào)整、需求增減），申請(qǐng)人需及時(shí)提交變更申請(qǐng)，重新履行審批流程。結(jié)果記錄與歸檔事務(wù)完成后，申請(qǐng)人配合行政部整理相關(guān)材料（如會(huì)議簽到表、采購(gòu)合同副本、活動(dòng)照片等），并在3個(gè)工作日內(nèi)提交至行政部歸檔。（二）文件歸檔管理流程文件收集與整理各部門(mén)于每月最后一個(gè)工作日，將本月需歸檔的行政文件（紙質(zhì)版及電子版）統(tǒng)一收集，按“年度-部門(mén)-文件類(lèi)型”分類(lèi)整理。文件整理要求：去除釘書(shū)針、夾子等金屬物，破損文件需修補(bǔ)，電子文件命名格式為“YYYY-MM-DD_部門(mén)_文件名稱(chēng)_版本號(hào)”（如“2024-03-15_行政部_年度工作計(jì)劃_V1.0”）。文件分類(lèi)與編碼參照《行政文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)》（見(jiàn)表2），將文件分為綜合管理、人事行政、財(cái)務(wù)行政、后勤保障、會(huì)議活動(dòng)5大類(lèi)，每類(lèi)下設(shè)子類(lèi)（如綜合管理類(lèi)下設(shè)“通知”“制度”“報(bào)告”等）。每份文件賦予唯一編碼，規(guī)則為“大類(lèi)代碼-子類(lèi)代碼-年份-流水號(hào)”（如“ZG-XT-2024-001”代表“綜合管理-制度-2024年-第1號(hào)”）。登記與存儲(chǔ)填寫(xiě)《文件歸檔登記表》（見(jiàn)表3），登記文件名稱(chēng)、編碼、形成部門(mén)、形成日期、密級(jí)、歸檔日期、存放位置（如檔案柜編號(hào)、電子文件夾路徑）等信息。紙質(zhì)文件存入專(zhuān)用檔案盒，盒面標(biāo)注“年度-部門(mén)-文件類(lèi)別-起止編碼”，按編碼順序排列；電子文件存儲(chǔ)至單位服務(wù)器指定文件夾，定期備份（每周1次）。檢索與利用員工因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，至行政部辦理查閱手續(xù)（涉密文件需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批）。查閱后需在《檔案查閱記錄表》登記，歸還時(shí)檢查文件完整性，電子文件查閱后禁止私自復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。定期檢查與銷(xiāo)毀行政部每半年對(duì)檔案進(jìn)行1次清點(diǎn)，檢查文件是否缺失、損壞，及時(shí)補(bǔ)充或修復(fù)。對(duì)超過(guò)保存期限的文件（如會(huì)議紀(jì)要保存3年、制度文件長(zhǎng)期保存），由行政部編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，由2人以上監(jiān)督銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀記錄保存2年。三、配套表單模板表1：行政事務(wù)申請(qǐng)表申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式事務(wù)類(lèi)型□辦公設(shè)備□會(huì)議室預(yù)訂□用車(chē)申請(qǐng)□其他______緊急程度□緊急□一般□不急事務(wù)內(nèi)容（詳細(xì)說(shuō)明需求、用途、時(shí)間等，可附頁(yè)）部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_______行政部意見(jiàn)經(jīng)理簽字：_________日期：_______審批意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)/單位負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：______執(zhí)行結(jié)果□已完成□已取消□延期完成（說(shuō)明：_________）表2：行政文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)大類(lèi)代碼大類(lèi)名稱(chēng)子類(lèi)代碼子類(lèi)名稱(chēng)包含文件示例ZG綜合管理TZ通知單位發(fā)文、會(huì)議通知、放假通知ZD制度管理辦法、規(guī)定、細(xì)則BG報(bào)告年度工作總結(jié)、專(zhuān)項(xiàng)工作報(bào)告RZ人事行政ZP招聘招聘簡(jiǎn)章、面試記錄、錄用通知XL培訓(xùn)培訓(xùn)計(jì)劃、簽到表、考核結(jié)果CW財(cái)務(wù)行政YS預(yù)算年度預(yù)算表、調(diào)整預(yù)算申請(qǐng)F(tuán)K報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單、付款憑證HQ后勤保障SB設(shè)備設(shè)備采購(gòu)合同、維護(hù)記錄WL物資辦公用品申領(lǐng)單、庫(kù)存清單HY會(huì)議活動(dòng)HY會(huì)議會(huì)議方案、紀(jì)要、簽到表HD活動(dòng)活動(dòng)策劃、總結(jié)、照片資料表3：文件歸檔登記表歸檔日期年月日歸檔部門(mén)序號(hào)文件名稱(chēng)文件編碼形成日期12…………四、操作要點(diǎn)與特別提示信息準(zhǔn)確性：申請(qǐng)表與歸檔登記表中的信息（如申請(qǐng)人、文件編碼、存放位置）需真實(shí)、完整，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致事務(wù)延誤或檔案丟失。流程規(guī)范性：嚴(yán)格按審批權(quán)限履行流程，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化手續(xù)；涉及跨部門(mén)事務(wù)需提前溝通，保證資源協(xié)同。文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)一采用《行政文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)》，各部門(mén)不得擅自調(diào)整編碼規(guī)則，保證檔案檢索的一致性。保密管理：涉密文件（如未公開(kāi)制度、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨(dú)存放，查閱時(shí)需遵守保密規(guī)定，嚴(yán)