采購合同管理審批流程標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與典型場景二、審批流程全步驟詳解步驟1：合同發(fā)起與信息錄入操作人：采購專員*操作內(nèi)容：根據(jù)采購需求（附《采購申請(qǐng)單》），收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格書、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）等附件；在合同管理系統(tǒng)（或紙質(zhì)表單）中填寫《合同審批單》，包含合同基本信息（合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、采購方/供應(yīng)商信息、合同金額、合同類型、采購內(nèi)容明細(xì)、合同期限、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等核心條款摘要）；所有附件，保證信息與采購需求一致，無遺漏或矛盾。輸出物：《合同審批單》（含附件清單）步驟2：采購部門內(nèi)部初審操作人：采購部經(jīng)理*操作內(nèi)容：審核合同內(nèi)容是否與《采購申請(qǐng)單》一致，采購需求是否合理（如數(shù)量、規(guī)格是否符合業(yè)務(wù)需要）；核對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍、是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)），保證供應(yīng)商具備履約能力；審查合同條款的完整性（如是否包含價(jià)格、交付、驗(yàn)收、售后等核心條款），初步判斷是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如價(jià)格異常高于市場價(jià)、交付周期過長等）；審核通過后，在審批系統(tǒng)中簽署“同意”意見并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；不通過時(shí)，注明駁回理由退回采購專員修改。輸出物：采購部初審意見（通過/駁回及理由）步驟3：法務(wù)合規(guī)性審核操作人：法務(wù)專員*操作內(nèi)容：重點(diǎn)審核合同法律條款的合法性、合規(guī)性，包括但不限于：主體資格（供應(yīng)商是否為合法注冊(cè)主體，法定代表人授權(quán)是否有效）；權(quán)利義務(wù)條款（雙方權(quán)責(zé)是否明確，是否存在“霸王條款”）；違約責(zé)任（違約金約定是否合理，爭議解決方式是否明確）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款（如涉及）是否完整；檢查合同格式是否符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否存在法律漏洞或潛在糾紛風(fēng)險(xiǎn)；審核通過后，簽署“法務(wù)審核通過”意見；存在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，提出修改建議并退回采購部門與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整。輸出物：法務(wù)審核意見（通過/修改建議及理由）步驟4：財(cái)務(wù)資金與預(yù)算審核操作人：財(cái)務(wù)專員*操作內(nèi)容：審核合同金額的準(zhǔn)確性（是否與報(bào)價(jià)單、采購明細(xì)一致），價(jià)格構(gòu)成是否合理（如是否包含稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)等附加費(fèi)用）；核對(duì)付款方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、尾款支付條件）是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度，資金支付計(jì)劃是否與現(xiàn)金流匹配；檢查采購項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否已履行預(yù)算調(diào)整審批流程；審核通過后，簽署“財(cái)務(wù)審核通過”意見；存在資金或預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，提出調(diào)整建議（如降低預(yù)付款比例、分期付款等）。輸出物：財(cái)務(wù)審核意見（通過/調(diào)整建議及理由）步驟5：管理層最終審批操作人：根據(jù)合同金額分級(jí)審批，如：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*審批；5萬元＜金額≤20萬元：分管副總*審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理*審批。操作內(nèi)容：綜合審核采購業(yè)務(wù)的必要性、合同條款的合理性、審批流程的完整性；重點(diǎn)審批大額采購、戰(zhàn)略供應(yīng)商合作、關(guān)鍵設(shè)備采購等重大事項(xiàng)；審批通過后，簽署“同意簽訂”意見；未通過時(shí)，說明原因并退回采購部門重新談判或終止流程。輸出物：管理層審批意見（批準(zhǔn)/不批準(zhǔn)及理由）步驟6：合同簽署與用印操作人：采購專員、行政專員操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)審批通過的《合同審批單》，與供應(yīng)商最終確認(rèn)合同文本，雙方簽字蓋章（企業(yè)章需為合同專用章或公章）；行政專員核對(duì)合同審批流程是否完整、簽字手續(xù)是否齊全，確認(rèn)無誤后加蓋企業(yè)公章/合同專用章，保證“騎縫章”完整（多頁合同）；簽署后的合同原件至少一式兩份（企業(yè)與供應(yīng)商各執(zhí)一份），復(fù)印件分發(fā)至財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。輸出物：簽署生效的采購合同原件及復(fù)印件步驟7：合同執(zhí)行與歸檔操作人：采購專員、合同管理員操作內(nèi)容：采購專員負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度（如供應(yīng)商交付時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收），協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問題（如延遲交付、質(zhì)量異議等）；業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收合格單》并反饋至財(cái)務(wù)部；合同管理員將合同原件、審批單、附件、驗(yàn)收單等資料統(tǒng)一整理，編號(hào)歸檔（電子檔存入合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔存入檔案柜），保證檔案可追溯；合同履行完畢后，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)盤，評(píng)估供應(yīng)商履約表現(xiàn)，更新供應(yīng)商檔案。輸出物：合同執(zhí)行記錄、驗(yàn)收單、歸檔檔案三、合同審批單模板采購合同審批單合同基本信息合同編號(hào)（由合同管理系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則編制，如CG-YYYY-XXX）合同名稱（例：XX公司2024年度辦公設(shè)備采購合同）采購方XX公司供應(yīng)商（供應(yīng)商全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致）合同類型□原材料采購□設(shè)備采購□服務(wù)采購□其他合同金額大寫：_________________________小寫：￥_________________合同期限自_年_月_日起至_年__月__日止付款方式□一次性付款□分期付款（請(qǐng)注明節(jié)點(diǎn)）□貨到付款□其他____________采購內(nèi)容明細(xì)（可附頁，列明品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等）附件清單□采購申請(qǐng)單□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單□技術(shù)規(guī)格書□供應(yīng)商資質(zhì)文件□其他____審批意見采購部初審經(jīng)辦人：__________日期：__________審核人（采購經(jīng)理）：__________日期：__________意見：_________________________法務(wù)審核經(jīng)辦人：__________日期：__________審核人（法務(wù)專員）：__________日期：__________意見：_________________________財(cái)務(wù)審核經(jīng)辦人：__________日期：__________審核人（財(cái)務(wù)專員）：__________日期：__________意見：_________________________管理層審批（根據(jù)金額填寫相應(yīng)審批人）審批人：__________日期：__________意見：_________________________合同簽署供應(yīng)商簽字蓋章：_________________________（蓋章處）企業(yè)簽字蓋章：_________________________（蓋章處）日期：__________備注（其他需要說明的事項(xiàng)）四、操作關(guān)鍵點(diǎn)提示信息一致性要求：合同內(nèi)容必須與《采購申請(qǐng)單》、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單等附件完全一致，嚴(yán)禁擅自修改核心條款（如價(jià)格、交付標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商信息）或隱瞞關(guān)鍵信息。供應(yīng)商資質(zhì)審核：首次合作的供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證（如ISO體系認(rèn)證）等文件，并納入企業(yè)合格供應(yīng)商名錄；長期合作供應(yīng)商需定期復(fù)核資質(zhì)有效性。審批時(shí)限管理：各環(huán)節(jié)審批人需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急合同可啟動(dòng)“綠色審批通道”，但需注明“急件”并由分管領(lǐng)導(dǎo)提前協(xié)調(diào)。合同原件管理：簽署后的合同原件由合同管理員統(tǒng)一保管，嚴(yán)禁個(gè)人留存；借閱合同需履行登記手續(xù)，保證檔案安全。變更與終止流程：合同