企業(yè)采購(gòu)申請(qǐng)審批及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化模板適用于企業(yè)各類采購(gòu)活動(dòng)的全流程管理，涵蓋日常運(yùn)營(yíng)所需物料（如辦公用品、生產(chǎn)原材料）、服務(wù)類采購(gòu)（如咨詢、維修、外包服務(wù)）、固定資產(chǎn)采購(gòu)（如設(shè)備、儀器）等場(chǎng)景。無(wú)論是常規(guī)計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)，還是臨時(shí)緊急需求（如突發(fā)故障修復(fù)），均需遵循本模板規(guī)范，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效、可控，同時(shí)滿足成本控制、質(zhì)量保障及流程可追溯的管理目標(biāo)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求提出與申請(qǐng)操作主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）。操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)模板一），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途、期望交付時(shí)間及供應(yīng)商建議（如有）。附件需包含：需求說(shuō)明（如項(xiàng)目需求文檔、部門領(lǐng)用計(jì)劃）、成本測(cè)算依據(jù)（如市場(chǎng)價(jià)格調(diào)研記錄）、特殊資質(zhì)要求（如行業(yè)許可證、質(zhì)量認(rèn)證文件）等。申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。輸出要求：《采購(gòu)申請(qǐng)單》及附件內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，無(wú)涂改或遺漏。（二）部門初審操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人*。操作內(nèi)容：審核采購(gòu)需求的必要性：是否符合部門工作計(jì)劃、是否屬于重復(fù)采購(gòu)、是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配）。審核預(yù)算匹配度：預(yù)估總價(jià)是否在部門年度/月度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需說(shuō)明原因并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。審核附件完整性：關(guān)鍵依據(jù)文件（如項(xiàng)目批復(fù)、需求清單）是否齊全。處理結(jié)果：符合要求：簽署“同意”意見(jiàn)，轉(zhuǎn)交采購(gòu)部；不符合要求：簽署“退回”意見(jiàn)并注明原因，反饋需求部門修改后重新提交。（三）采購(gòu)部審核操作主體：采購(gòu)部采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理。操作內(nèi)容：合規(guī)性審核：采購(gòu)類型是否符合企業(yè)采購(gòu)政策（如是否適用招標(biāo)、詢價(jià)或單一來(lái)源采購(gòu)），是否涉及需特殊審批的品類（如特種設(shè)備、進(jìn)口商品）。市場(chǎng)調(diào)研：對(duì)常規(guī)采購(gòu)，需收集至少3家合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)（緊急采購(gòu)可適當(dāng)減少數(shù)量，但需留存比價(jià)記錄）；對(duì)大額/復(fù)雜采購(gòu)，組織技術(shù)部門共同參與供應(yīng)商評(píng)估（資質(zhì)、產(chǎn)能、服務(wù)能力等）。方案優(yōu)化：根據(jù)市場(chǎng)情況提出采購(gòu)建議（如調(diào)整規(guī)格以降低成本、選擇更優(yōu)供應(yīng)商），反饋需求部門確認(rèn)。處理結(jié)果：合規(guī)且方案可行：簽署“審核通過(guò)”意見(jiàn)，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部復(fù)核；需調(diào)整：與需求部門溝通修改采購(gòu)方案，重新提交審核；不合規(guī)（如規(guī)避招標(biāo)、預(yù)算不足）：駁回申請(qǐng)并說(shuō)明理由。（四）財(cái)務(wù)部復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)部主管會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)經(jīng)理。操作內(nèi)容：預(yù)算復(fù)核：采購(gòu)預(yù)算是否已納入年度預(yù)算計(jì)劃，資金來(lái)源是否落實(shí)（如專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、流動(dòng)資金）。成本合理性：預(yù)估單價(jià)、總價(jià)是否與市場(chǎng)價(jià)格、歷史采購(gòu)價(jià)格、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)一致，異常波動(dòng)需核實(shí)原因。資金支付風(fēng)險(xiǎn)：評(píng)估企業(yè)當(dāng)前資金狀況，對(duì)大額采購(gòu)提出支付節(jié)奏建議（如分期付款）。處理結(jié)果：預(yù)算及成本合理：簽署“復(fù)核通過(guò)”意見(jiàn)，轉(zhuǎn)交管理層審批；超預(yù)算或成本異常：要求需求部門或采購(gòu)部補(bǔ)充說(shuō)明，調(diào)整方案后重新復(fù)核。（五）管理層審批操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)經(jīng)理+財(cái)務(wù)經(jīng)理*聯(lián)合審批；5000元＜金額≤5萬(wàn)元：分管副總*審批；金額＞5萬(wàn)元：總經(jīng)理*審批（重大采購(gòu)需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議）。操作內(nèi)容：審批采購(gòu)事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配度（是否符合企業(yè)年度目標(biāo)、業(yè)務(wù)發(fā)展方向）。審批采購(gòu)方案的經(jīng)濟(jì)性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)可控性。處理結(jié)果：批準(zhǔn)：簽署“同意采購(gòu)”意見(jiàn)，返回采購(gòu)部執(zhí)行；駁回：簽署“不同意”意見(jiàn)并說(shuō)明理由，流程終止。（六）采購(gòu)執(zhí)行操作主體：采購(gòu)部。操作內(nèi)容：訂單：根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，與選定供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同/訂單（模板二），明確標(biāo)的物信息、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款。訂單跟蹤：實(shí)時(shí)監(jiān)控供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，提前與物流方對(duì)接，保證按時(shí)交付；若遇延期風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)通知需求部門并協(xié)調(diào)解決方案。特殊處理：緊急采購(gòu)可先電話溝通確認(rèn)，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)簽書(shū)面訂單；進(jìn)口采購(gòu)需提前辦理報(bào)關(guān)、檢疫等手續(xù)。輸出要求：采購(gòu)合同/訂單、供應(yīng)商確認(rèn)函、物流跟蹤記錄等資料齊全。（七）驗(yàn)收入庫(kù)操作主體：需求部門（使用部門）、倉(cāng)儲(chǔ)部（如涉及實(shí)物）。操作內(nèi)容：實(shí)物驗(yàn)收：需求部門根據(jù)采購(gòu)合同約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)（如設(shè)備需測(cè)試功能、物料需檢查合格證），填寫(xiě)《驗(yàn)收入庫(kù)單》（模板三），注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格及具體問(wèn)題）。服務(wù)驗(yàn)收：服務(wù)類采購(gòu)需由需求部門對(duì)照服務(wù)合同條款（如響應(yīng)時(shí)間、交付成果）進(jìn)行驗(yàn)收，出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。入庫(kù)管理：實(shí)物驗(yàn)收合格后，倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)，登記庫(kù)存臺(tái)賬；不合格物資由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠，同步更新《采購(gòu)異常處理記錄》。輸出要求：《驗(yàn)收入庫(kù)單》或《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》需需求部門負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收人簽字確認(rèn)。（八）付款結(jié)算操作主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部。操作內(nèi)容：發(fā)票審核：供應(yīng)商開(kāi)具合規(guī)發(fā)票（品名、金額、稅號(hào)等與合同一致），采購(gòu)部核對(duì)發(fā)票信息與訂單、驗(yàn)收單是否一致，財(cái)務(wù)部查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)渭岸悇?wù)合規(guī)性。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部根據(jù)合同約定付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金），填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》（模板四），附合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，按審批流程報(bào)批。資金支付：財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯款等方式完成支付，同步更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬，留存付款憑證。輸出要求：付款憑證、發(fā)票、合同等資料歸檔完整，付款記錄與賬務(wù)一致。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板文件及表格示例模板一：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)類型□物料□服務(wù)□工程□其他項(xiàng)目名稱（如有）采購(gòu)需求詳情序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量12供應(yīng)商建議（如有）名稱：聯(lián)系人：附件清單□需求說(shuō)明□成本測(cè)算□資質(zhì)文件□其他：審批意見(jiàn)部門負(fù)責(zé)人*：日期：采購(gòu)部*：日期：財(cái)務(wù)部*：日期：管理層*：日期：備注模板二：采購(gòu)合同（關(guān)鍵條款節(jié)選）合同編號(hào)：________甲方（采購(gòu)方）：________公司乙方（供應(yīng)商）：________公司簽訂日期：____年__月__日采購(gòu)標(biāo)的：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（詳見(jiàn)附件清單）。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國(guó)家________標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)要求，提供________質(zhì)量保證書(shū)。交付要求：交付時(shí)間_年_月_日前，交付地點(diǎn)_____，運(yùn)輸方式________，費(fèi)用承擔(dān)________。驗(yàn)收：到貨后__日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收入庫(kù)單》；不合格乙方__日內(nèi)更換。付款方式：預(yù)付款__%（合同簽訂后日內(nèi)），到貨款%（驗(yàn)收合格后日內(nèi)），質(zhì)保金%（質(zhì)保期滿后__日內(nèi)）。違約責(zé)任：逾期交付每日按合同總額__%支付違約金；質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致甲方損失，乙方全額賠償。模板三：驗(yàn)收入庫(kù)單入庫(kù)單編號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)供應(yīng)商名稱交付日期驗(yàn)收部門驗(yàn)收人驗(yàn)收日期倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收明細(xì)序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位12驗(yàn)收結(jié)論□合格，準(zhǔn)予入庫(kù)□不合格，作退換貨處理□其他：需求部門負(fù)責(zé)人：倉(cāng)庫(kù)管理員：日期：模板四：付款申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)采購(gòu)合同編號(hào)供應(yīng)商名稱申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期付款階段付款明細(xì)合同總金額（元）已付款金額（元）本次申請(qǐng)金額（元）剩余應(yīng)付金額（元）付款依據(jù)□采購(gòu)合同□發(fā)票（號(hào)碼：________）□《驗(yàn)收入庫(kù)單》□《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》審批意見(jiàn)采購(gòu)部*：日期：財(cái)務(wù)部*：日期：分管副總/總經(jīng)理：日期：備注四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”。審批時(shí)限：各部門需在收到申請(qǐng)后__個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)可縮短至__小時(shí)），避免流程延誤影響業(yè)務(wù)開(kāi)展。供應(yīng)商管理：優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審查（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用記錄等）；長(zhǎng)期合作供應(yīng)商定期進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。資料存檔：采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）需按“一單一檔”原則歸檔，保存期限不少于__年，保證可追溯。廉潔要求：采購(gòu)人員嚴(yán)禁收受供應(yīng)商回扣、禮品或接受不正當(dāng)利益，所有采購(gòu)過(guò)程