智能化的0A協(xié)同辦公管理系統(tǒng)

1.智能化的0A協(xié)同辦公管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

?辦公自動(dòng)化信息中心，是高效率、低成本、跨區(qū)域管理的辦公自動(dòng)化解決方案，是

以知識(shí)管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件，集中了成熟的數(shù)據(jù)技術(shù)與管理思

想，能有效提高公司的內(nèi)部管理和工作效率，減少經(jīng)營(yíng)成本。

?方案基于Inlemei技術(shù)，完全采用B/S體系構(gòu)造的辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)使得信息在部門內(nèi)

部和部門之間傳遞效率極大提高，信息傳遞過程中耗費(fèi)降到最低。辦公人員得以從

繁雜的平常辦公事務(wù)解決中解放出來，參與更多的富于思考性和發(fā)明性的工作。

?方案開發(fā)費(fèi)用低廉，易于實(shí)行，員工可以在任何地方運(yùn)用任何一臺(tái)可上網(wǎng)的電腦參

與公司工作，突破區(qū)域限制，真正實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公；可根據(jù)公司的行業(yè)特點(diǎn)、管理模

式進(jìn)行定制。

2.0A實(shí)現(xiàn)目的

?提高辦公效率

辦公系統(tǒng)充足運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，變化了老式的辦公方式，將辦公系統(tǒng)建立在互

聯(lián)網(wǎng)上，使辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、高效化、無(wú)紙化，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來

推動(dòng)現(xiàn)代辦公效率的提高。

?文獻(xiàn)管理自動(dòng)化

通過系統(tǒng)，將公司所有文獻(xiàn)發(fā)布到系統(tǒng)中，一方面實(shí)現(xiàn)了文獻(xiàn)的存檔，另一方面以

便了公司員工查詢，可建立多種不同目錄和數(shù)量的文獻(xiàn)柜。文獻(xiàn)管理自動(dòng)化將為貴

公司節(jié)省大量紙張、復(fù)印、文獻(xiàn)柜等辦公費(fèi)用。

?規(guī)范工作流程

可將公司工作流程文獻(xiàn)放入系統(tǒng)，便于各級(jí)部門的審批、杳閱，規(guī)范公司各崗位的

工作規(guī)范。個(gè)人信息和日程管理，協(xié)助員工工作更杰出

?節(jié)省公司的辦公費(fèi)用

節(jié)省支出，特別是長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化

辦公，是公司實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志；

?新的信息交流方式，全面的資源和信息共享

單位各級(jí)部門之間及員工通過電子郵件，BBS、即時(shí)信息、手機(jī)短信息發(fā)送等方式

互相交流，改善了單位的通訊環(huán)境。單位內(nèi)部各部門、員工之間信息和資源的全面

共享，消除信息孤島。

?良好的協(xié)同工作環(huán)境

在網(wǎng)上各部門之間實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效、透明、規(guī)范的數(shù)字化協(xié)同工作環(huán)境，讓工作組

的所有人員都能掌握工作進(jìn)度，發(fā)揮群體工作的威力，讓公司更具活力。

?實(shí)現(xiàn)基于電腦網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)管理和網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)

通過辦公系統(tǒng)提高公司員工的素質(zhì)：運(yùn)用公共信息庫(kù)，共享信息和知識(shí)，將所有員

工的智慧枳累和發(fā)揚(yáng)。

?內(nèi)部網(wǎng)與INTERNET的平滑集成

改善了單位與外部的信息交流方式，提高自身形象，理強(qiáng)公司市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程對(duì)異地子公司的報(bào)表匯總、指令發(fā)布、技術(shù)支持等。

?高效的決策支持

辦公系統(tǒng)為管理層隨時(shí)隨處、以便安全的查詢掌握全局的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人事狀況，

為領(lǐng)導(dǎo)者決策調(diào)節(jié)提供支持。為各機(jī)關(guān)和公司等提供高效、安全、智能化的網(wǎng)絡(luò)辦

公環(huán)境，加強(qiáng)辦公流程的管理，增強(qiáng)辦公的協(xié)調(diào)性，擴(kuò)大信息通道，從而提高單位

的在線管理水平。

3.可實(shí)現(xiàn)特點(diǎn)

?基于瀏覽器界面、安裝以便，客戶端只需安裝大眾的IE瀏覽器，且操作簡(jiǎn)樸、以便，

只要懂上網(wǎng)便能得心應(yīng)手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓(xùn)。

?設(shè)立靈活、完善的安全管理和審批、工作流機(jī)制，可靈活設(shè)立審批途徑、審批權(quán)限

等工作流程。

?具有良好的適應(yīng)性，客戶端零維護(hù)，避免了C/S模式麻煩的系統(tǒng)維護(hù)過程，系統(tǒng)管

理員從此不再需要兩頭奔波。

?以便的系統(tǒng)流程和配備管理。

?提供顧客權(quán)限、數(shù)據(jù)加密、并結(jié)合操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理機(jī)制，為系統(tǒng)正常

運(yùn)轉(zhuǎn)提供安全保障。

?良好的系統(tǒng)開放能力和可擴(kuò)展性，使公司輕松架構(gòu)Internet應(yīng)用。

4.軟件功能

項(xiàng)目描述：0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為提高公司的運(yùn)作效率、節(jié)省公司的辦公費(fèi)用、全面提高公

司的核心競(jìng)爭(zhēng)力而設(shè)計(jì)。該系統(tǒng)通過提供完善的管理與記錄功能，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦

公、節(jié)省資源、優(yōu)化公司管理流程，提高公司的管理水平和決策能力。將人從繁

瑣、無(wú)序、低端的工作中解放出來解決更有價(jià)值、更重要的事務(wù)，整體提高了公

司辦事效率和對(duì)信息的可控性，使公司管理趨于完善。該系統(tǒng)合用于公司、事業(yè)

單位、政府機(jī)關(guān)顧客的辦公管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)涉及：顧客管理、信息管理、郵件

系統(tǒng)、審批流程、表單自定義、智能搜索等管理模塊，涵蓋辦公管理的各項(xiàng)事務(wù),

實(shí)現(xiàn)提高公司的運(yùn)作效率、節(jié)省公司的辦公費(fèi)用，具有功能完善、技術(shù)先進(jìn)、操

作以便、高效安全、易于實(shí)行等特點(diǎn)。該系統(tǒng)構(gòu)建在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)基本上，采用

J2EE體系構(gòu)建應(yīng)用，重要采用B/S模式的多層應(yīng)用構(gòu)造和

Struts2.3+Hibernate3.5+Spring3.2三大開源框架，以模型組建方式開發(fā)、以Web

方式部署，功能強(qiáng)大，維護(hù)以便具有廣泛的合用性、可靠安全性和可擴(kuò)展性。

功能模塊描述:

權(quán)限控制對(duì)需要控制的功能，必須是授權(quán)顧客才干訪問

無(wú)權(quán)訪問時(shí)，跳到提示無(wú)權(quán)限的頁(yè)面

信息交流有信息編輯器（fckeditor）,編輯后的信息可通過新聞、公示、告

知、電子期刊、大事記發(fā)布多種信息文獻(xiàn)，與內(nèi)部成員的溝通交

流、文獻(xiàn)傳遞，也用于系統(tǒng)的事務(wù)消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。

顧客可以根據(jù)自身實(shí)際狀況自定義信息欄目名稱、層次構(gòu)造，可

設(shè)定各欄目有關(guān)的發(fā)布、管理極限，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公示、規(guī)章

制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理

可瀏覽、修改和刪除信息

文章管理、文章的發(fā)布、刪除、下載都可以有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)立。

信

文章支持WORD、EXCEL.POWERPOINT.PDF、圖片等多種文

息

獻(xiàn)格式。

管

欄目可擴(kuò)展欄目，可以在其中設(shè)立多種欄目，并上傳有關(guān)文檔?？勺?/p>

理

自定義管理行對(duì)欄目（涉及一二級(jí)欄目）讓行排序，可修改欄目名稱，可以

指定人員對(duì)欄目進(jìn)行維護(hù)，涉及設(shè)立欄目、訪問權(quán)限，直接上傳、

刪除、保存文檔等，有權(quán)限訪問者可如下載其中文獻(xiàn)。

檔案管理按訪問權(quán)限查閱內(nèi)部公用文檔筆信息?？啥x無(wú)限級(jí)子目錄，嚴(yán)

密的權(quán)限控制，可分別授予顧客添加、查看?、修改、刪除、打印

等權(quán)限

對(duì)圖書資料的登記入庫(kù)、借閱、M還的全面管埋，提供以便的檢

圖書管理索功能

車輛管理對(duì)單位的車輛狀況，修理及使用狀況進(jìn)行登記管理，可完畢用車

中請(qǐng)、審批、調(diào)節(jié)用車時(shí)間、派車、收車的整個(gè)過程

資源管理能定義多種資源條目（如電腦等固定資產(chǎn)），根據(jù)不同的資源制

定資源有關(guān)的字段。實(shí)現(xiàn)對(duì)公司炎源的登記、維護(hù)、外借、歸還、

損壞、報(bào)廢等管理。

會(huì)議管理對(duì)單位內(nèi)的有關(guān)會(huì)議及其內(nèi)容進(jìn)行登記和管理，同步可以查詢顯

示會(huì)議室的有關(guān)信息，完畢多種會(huì)議的申請(qǐng)，向有關(guān)人員發(fā)送會(huì)

議

告知

記錄查詢會(huì)議安排、會(huì)議室查詢、會(huì)議登記、會(huì)議告知、會(huì)議紀(jì)

要、

會(huì)議信息查詢、記錄會(huì)議室狀況

下載中心單位可以將平時(shí)積累的文摘、收集的信息、常常需要使用到的工

具、文獻(xiàn)、客戶資料等多種資源有序的寄存在這里進(jìn)行統(tǒng)一管理.，

便于需要的時(shí)候及時(shí)查閱下載，而不必再東尋西找，揮霍時(shí)間。

系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)中需要下載的0A助手、控件等也在此下載。

工作日程可以按日、周、月籌劃自己的工作內(nèi)容，清晰的查看未完畢、要

完畢、待完畢的各項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容、狀態(tài)和時(shí)間，便于顧客統(tǒng)籌安

排工作，調(diào)節(jié).進(jìn)度，及時(shí)跟進(jìn)，徹底執(zhí)行，保證各項(xiàng)工作的順利

完畢。

工作籌劃做出本周、本月、本季度或本年等的工作籌劃，任務(wù)目的等，在

目的的指引下開展工作。

工作總結(jié)個(gè)人可以增長(zhǎng)自己的工作總結(jié)，并可將個(gè)人工作籌劃轉(zhuǎn)為總結(jié)，

每天增長(zhǎng)的總結(jié)會(huì)立即形成在“周報(bào)”中，部門負(fù)責(zé)人可查看本

部門員工的工作總結(jié)，單位領(lǐng)導(dǎo)可查看整個(gè)單位的工作總結(jié)。

個(gè)人考勤涉及上下班登記、外出登記、請(qǐng)假登記、出差登記、個(gè)人考勤查

詢等內(nèi)容。上下班登記相稱于網(wǎng)上簽到，既以便又避免作假。在

個(gè)人辦公中的“今日外出人員”可以以便顧客查詢當(dāng)天員工外出

.狀況。

智

智能搜索引擎協(xié)助顧客從龐大的資料庫(kù)中.使用搜索的措施迅速獲取有用的信

能

息

搜

把最有關(guān)的成果排在最前面支持有關(guān)度檢索憲法，通過對(duì)全局所

索

有文檔建立索引，使用智能算法，實(shí)既有關(guān)度檢索成果

4.1人力資源管理

>4.1.1、顧客信息管理：顧客列表，錄入顧客信息

>4.1.2、部門管理：

對(duì)公司部門的組織架構(gòu)進(jìn)行劃分和設(shè)定，涉及：設(shè)定部門名稱、部門負(fù)責(zé)人、

以及各部門的層次架構(gòu)，從而建立起各部門之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

部門列表：列表顯示所有部門、上級(jí)部門、負(fù)責(zé)人

新建部門：可以指定上級(jí)部門、該部門有哪些職位和部門經(jīng)理

修改部門：修改頁(yè)面顯示部門信息供修改

部門的上級(jí)部門要在下拉框中默認(rèn)顯示

要顯示該部門的職位、負(fù)責(zé)人，并可以修改

刪除部門：有員工的部門不能刪除，必須先刪除員工

有下級(jí)部門的部門必須先刪除下級(jí)部門

>4.1.3、員工管理：

新建員工：可以在新建員工同步指定賬號(hào)密碼一起保存

口J以同步錄入員工的多種工作經(jīng)歷一起保存

刪除員工：有申請(qǐng)單未審批的具有審批權(quán)限的審批人不能刪除，并列出待審的申

清單，可以同步錄入員工的工作信息并一起保存

員工列表：樹形顯示部門，點(diǎn)擊樹中部門列出部門下員工

可以根據(jù)姓名、部門、職位、學(xué)歷等任意查詢

員工不能真正從數(shù)據(jù)庫(kù)刪除，只能標(biāo)記為不可用

姓名提供輸入建議（SearchSuggest）

員工調(diào)動(dòng)：在員工列表點(diǎn)調(diào)動(dòng)彈出頁(yè)面選擇目的部門、職位

職位通過部門過濾

可在員工列表中點(diǎn)員工查看調(diào)動(dòng)歷史，兀以調(diào)動(dòng)成功

員工離職/復(fù)職：可將員工設(shè)為離職，可將離職的員工改為復(fù)職。

4.1.4、人事檔案管理及勞動(dòng)合同管理：

實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與記錄分析合同到期、員工轉(zhuǎn)正、退休的預(yù)警。

記錄勞動(dòng)合同、技術(shù)合同以及保密合同等的簽訂、續(xù)約、變更、終結(jié)，

并可設(shè)立到期提示功能。建多種不同合同版本，供簽訂、變更、解除、

批轉(zhuǎn)。勞動(dòng)合同分類記錄，并轉(zhuǎn)入檔案等模塊，合同到期自動(dòng)提示。

4.1.5、考勤管理：

對(duì)單位考勤的全面管理，涉及記錄員工的考勤異常狀況，設(shè)立休

息日，衛(wèi)錄請(qǐng)假信息，設(shè)立上下班簽到簽退時(shí)間，生成考勤日?qǐng)?bào)、月

報(bào)，查洵、自定義打印記錄報(bào)表。實(shí)現(xiàn)上下班登記、外出登記、請(qǐng)假

登記、出差登記，支持設(shè)立排版類型、考勤管理人員、免簽人員、上

下班登汜的時(shí)間段、公休日、節(jié)假日，提供考勤數(shù)據(jù)記錄分析與管理

人員考核，支持考核指標(biāo)集定義、考核任務(wù)管理，有助于將員工考核、

管理人員考核平?；?/p>

1）績(jī)效考核系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一種顧客可以自己定義績(jī)效考核的項(xiàng)目和

績(jī)效考核的類別的平臺(tái)：提供了可以滿足核心指標(biāo)KPL平衡枳

分卡BSC、目的管理OPM、經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)值EVA的多種考核方式的

考核設(shè)立模式。

2）考核可按不同的職務(wù)設(shè)立不同的考核原則、考核試卷、考核時(shí)

間。

3）系統(tǒng)提供多種考核方式供顧客根據(jù)實(shí)際狀況選擇。

4）考核的成果可按部門及個(gè)人進(jìn)行查詢，按業(yè)績(jī)態(tài)度，能多種方

面排序。

>4.1.5、勞資管理：

容許設(shè)立工資項(xiàng)目、定義計(jì)算公式，通過管理工資流程，實(shí)現(xiàn)部門效

益工資上報(bào)、財(cái)務(wù)錄入、記錄分析、工資條通過內(nèi)部郵件和手機(jī)短信

發(fā)放

>4.1.6、福利管理：

對(duì)員工各類保險(xiǎn)的投保、退保、月繳納狀;允進(jìn)行登記，打印記錄報(bào)表：

可自定義保險(xiǎn)的名稱以及有關(guān)的參數(shù)

>4.1.7、培訓(xùn)管理：

對(duì)培訓(xùn)籌劃、籌劃審批、培訓(xùn)流程、員工培訓(xùn)記錄等進(jìn)行管理，支持及

時(shí)信息提示

>4.1.8、招聘管理：

1）部門的崗位需求登記、審批流程。時(shí)信息提示

2）發(fā)布招聘信息，以不同職位、人數(shù)而選擇不同招聘方式把信息發(fā)出

去。

3）隨時(shí)顯示職位空缺信息，針對(duì)不同的職位空缺，提供基本信息、職

位闡明、對(duì)職位的具體規(guī)定、申請(qǐng)?jiān)撀毴貍錀l件等的管理。

4）分類建立應(yīng)聘人員檔案庫(kù)，便于查詢檢索。

5）可根據(jù)自定義規(guī)則批量安排面試時(shí)間，有關(guān)人員面試后評(píng)價(jià)自動(dòng)存

儲(chǔ)并匯總到人力資源部門。

6）錄取人員數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)入員工信息庫(kù)。

7）未錄取人員轉(zhuǎn)入后備人才庫(kù)，以備此后查詢。

4.2權(quán)限管理

421、角色管理：可以添加、刪除角色

422、角色成員管理：

角色列表中點(diǎn)成員管理彈出頁(yè)面通過兩個(gè)多選下拉框?qū)崿F(xiàn)選擇成員并能

顯示已有成員，能設(shè)立成功。

雙擊角色，展開顯示成員

4.2.3、角色權(quán)限管理：

角色列表中點(diǎn)權(quán)限設(shè)立彈出頁(yè)面列出所有功能

通過復(fù)選框選擇默認(rèn)已選擇已分派的功能

可以再分派功能并能保存成功

424、權(quán)限控制：

對(duì)不需要進(jìn)行權(quán)限控制的功能，所有顧客均可訪問

對(duì)需要控制的功能，必須是授權(quán)顧客才干訪問

無(wú)權(quán)訪問時(shí)，跳到提示無(wú)權(quán)限的頁(yè)面

4.3信息管理

>4.3.1、信息交流：

有信息編輯器，編輯后的信息可通過新聞、公示、告知、電子期刊、大

事記發(fā)布多種信息文獻(xiàn)，與內(nèi)部成員的溝通交流、文獻(xiàn)傳遞，也用于系

統(tǒng)的事務(wù)消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。

顧客可以根據(jù)自身實(shí)際狀況自定義信息欄目名稱、層次構(gòu)造，可設(shè)定各

欄目有關(guān)的發(fā)布、管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新度、公示、規(guī)章制度等公用信

息的統(tǒng)一上傳管理

可瀏覽、修改和刪除信息

>4.3.3、公司論壇：可以隨時(shí)刊登有關(guān)的意見或針對(duì)某一問題進(jìn)行討論

>4.3.4、文章管理：

>4.3.5、信息交流：

>4.3.6、信息交流：

4.3.7、信息交流:

4.3.8、信息交流:

>4.3.9、信息交流:

>4.3.1、信息交流:

>4.3.1、信息交流:

>4.3.1、信息交流:

>4.3.1、信息交流:

檔案管理模塊基于知識(shí)管理模式，既支持老式以案卷為模式的管理，也支持以知識(shí)庫(kù)為

模式的檔案管理，同步支持最新的單文檔案卷管理模式。多種重要文獻(xiàn)（涉及收文、發(fā)文、

會(huì)議紀(jì)要、刊物信息等等），以及自定義流程生成的文檔資料，都可以匯總到檔案管理模塊，

進(jìn)行統(tǒng)一、高效、原則的管理。該模塊支持三級(jí)目錄管理：檔案種類（全宗）目錄----案卷

級(jí)目錄--文獻(xiàn)級(jí)目錄，可以對(duì)文字、圖片、文獻(xiàn)、實(shí)物等檔案類型進(jìn)行管理。

?檔案管理涉及全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文獻(xiàn)管理、歸檔文獻(xiàn)管理、外來文獻(xiàn)管理

等部分，從檔案著錄、文獻(xiàn)自動(dòng)歸檔到主題詞自動(dòng)標(biāo)引、檔案信息記錄、檔案檢索、

打印輸出等。

?可由檔案管理員在后臺(tái)管理定義基本數(shù)據(jù)，涉及主題詞、檔案密級(jí)。

?檔案管理系統(tǒng)提供了很強(qiáng)的白定義功能，涉及定義檔案的分類、案卷的字段以及字

段的有關(guān)屬性、卷內(nèi)文獻(xiàn)的字段以及字段的有關(guān)屬性.

?在使用檔案前，需要由檔案管理員定義檔案分類以及分類下的案卷字段、文獻(xiàn)字段。

?檔案有二級(jí)分類，兩級(jí)分類下都可定義檔案的案卷字段、文獻(xiàn)字段。如果一級(jí)分類

已經(jīng)定義字段，在這個(gè)一級(jí)分類下不能再增長(zhǎng)二級(jí)分類。

?案卷字段和文獻(xiàn)字段定義涉及了可以增長(zhǎng)字段,指定字段的名稱,指定字段的類型、

長(zhǎng)度：可以指定在編輯時(shí)的控件（涉及文本域、文本簿、下拉列表、日期控件），

如果選擇的是下拉列表則需要相應(yīng)數(shù)據(jù)詞典：可以指定控件的長(zhǎng)度是一行還是半

行：可以指定該字段與否出目前案卷管理或者卷內(nèi)文獻(xiàn)管理的列表中，同步可以指

定寬度以及在列表中的順序，寬度為0時(shí)表達(dá)不指定寬度。字段定義中不能刪除

字段，如果一種字段已經(jīng)不需要，可在“需要”屬性中選擇。

?后臺(tái)管理中的數(shù)據(jù)詞典相應(yīng)字段定義中的數(shù)據(jù)詞典。

?對(duì)于密級(jí)高的保密檔案我們提供了閱讀權(quán)限和借閱審批授權(quán)的功能。

?后臺(tái)管理中的借閱流程提供了借閱審批流程模板。針對(duì)某一密級(jí)下的某一分類可套

用一種審批流程模板。

?在閱讀權(quán)限里可針對(duì)某一密級(jí)下的某一分類指定可以網(wǎng)讀該類檔案的人員、職務(wù)：

如果可以閱讀的不是“全體人員”的選項(xiàng)，則需要選擇“授權(quán)人員”，指定的授權(quán)

人員擁有可以授權(quán)其她人員閱讀本類檔案的權(quán)限，這在檔案借閱審批流程的默認(rèn)流

程中使用。

?指定某類檔案的閱讀權(quán)限后，才可以指定借閱流程。默認(rèn)流程由申請(qǐng)人發(fā)向部級(jí)部

門負(fù)責(zé)人、再發(fā)到授權(quán)人.在系統(tǒng)管理中指定了部門級(jí)別的部門為部級(jí)部門。部級(jí)

部門負(fù)責(zé)人為申請(qǐng)人所在部門及直系上級(jí)部門中是部級(jí)的部門負(fù)責(zé)人；如果有多種

直系上級(jí)部門是部級(jí)部門時(shí)，只選擇最高檔別的部門。如果默認(rèn)流程不能滿足規(guī)定，

則可以使用自定義的審批流程模板。

?檔案管理系統(tǒng)還提供了檔案銷毀管理。檔案管理員在后臺(tái)的銷毀流程中定義檔案銷

毀審批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文獻(xiàn)管理中可進(jìn)行銷毀檔案申請(qǐng)，

可同步選擇多種全宗、案卷或者文獻(xiàn)，在填寫銷毀因素后，可套用審批模板也可以

直接選擇審批人員。有關(guān)檔案的審批、銷毀操作在“銷毀管理”中進(jìn)行。審批辦結(jié)

后，檔案管理人員在銷毀管理的申請(qǐng)列表中點(diǎn)擊“查看”進(jìn)入，可進(jìn)行銷毀操作，

銷毀時(shí)需要填寫銷毀闡明，銷毀操作有記錄。

?檔案管理中全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文獻(xiàn)管理、歸檔文獻(xiàn)管理、收文管理等模塊

均提供了詳盡的記錄、查詢、打印、打印設(shè)立、分頁(yè)、點(diǎn)擊標(biāo)題排序的功能。

?全宗管理提供了全宗的著錄、編制、刪除、銷毀、全宗歷史記錄功能。

?案卷管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、案卷歷史記錄、以及綜合查詢功能?？?/p>

通過選擇不同的分類進(jìn)入案卷。著錄檔案時(shí)可設(shè)定與否提示功能，提示的時(shí)間參照

是“有效期限”，可設(shè)定提前多少天提示。對(duì)于可查看的案卷，提供了“借閱”的

功能：對(duì)于不能查看的案卷，提供了“申請(qǐng)”的功能，申請(qǐng)通過后才有“借閱”功

能。點(diǎn)擊案卷名稱可進(jìn)入該案卷的卷內(nèi)文獻(xiàn)。

?卷內(nèi)文獻(xiàn)管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇案

卷下拉列表進(jìn)入該案卷下的文獻(xiàn)，也可以通過點(diǎn)擊案卷樹進(jìn)入文獻(xiàn)。當(dāng)檔案分類和

案卷眾多時(shí)。

?案卷樹符很實(shí)用。卷內(nèi)文獻(xiàn)有附件、編輯器。

?公文管理、公示等歸檔將進(jìn)入檔案的歸檔文獻(xiàn)管理。歸檔文獻(xiàn)著錄時(shí)，可選擇具體

的案卷，編輯后與卷內(nèi)文獻(xiàn)聯(lián)在一起。著錄后不再出目前歸檔文獻(xiàn)列表中，在查看

有關(guān)的卷內(nèi)文獻(xiàn)時(shí)，可直接查看歸檔文獻(xiàn)信息。歸檔文獻(xiàn)支持附件、正文。

?收文管理可以自行添加，在著錄時(shí)，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內(nèi)文獻(xiàn)聯(lián)在一

起。

?著錄后不再出目前收文管理列表中，在查看有關(guān)的卷內(nèi)文獻(xiàn)時(shí)，可直接查看收文文

獻(xiàn)信息。收文管理支持附件，有記錄功能。在著錄前可進(jìn)行傳閱，可以查看到傳閱

的接受狀況。接受人員在收文管理的接受傳閱中可以接受到傳來的文獻(xiàn)。

?當(dāng)顧客在案卷管理、卷內(nèi)文獻(xiàn)管理針對(duì)具體檔案提出借閱中請(qǐng)或者借閱后，管理人

員在借閱管理中進(jìn)行審批和操作。借閱管理中可以查看到借閱歷史狀況，這里涉及

已經(jīng)取消的、己經(jīng)歸還的以及已經(jīng)否決的：管理人員在借閱辦理中操作借閱狀況，

如取消借閱、借閱登記、歸還登記：在借檔案列出了登陸顧客自身已經(jīng)提出的中請(qǐng)

和在借的檔案，自己可做取消操作。

即時(shí)通訊

以WEB方式向在線顧客和非在線顧客發(fā)送消息。在線顧客會(huì)在瞬間收到提示，離線顧

客在登錄時(shí)會(huì)得到提示。

?將其她模塊與此功能結(jié)合，如果顧客有新的文獻(xiàn)，消息，郵件，待辦事情,系統(tǒng)將

以即時(shí)通訊的方式告知顧客。

?可以用于掌握同事的動(dòng)向，當(dāng)同事外出或離線時(shí)可以在第一時(shí)間懂得她的行蹤。

?并支持信息群發(fā)，可以選擇某個(gè)部門、全體員工或自行選擇多人進(jìn)行群發(fā)。

?可結(jié)合手機(jī)短信模塊，將消息發(fā)送到顧客手機(jī)上。

?信息達(dá)到時(shí)有聲音提示。

日程安排

顧客可以通過查看日歷、選定日程表的不同步段來安排每天的事件，私人約會(huì)和任務(wù)。

?可將公示欄、郵件的有關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)入日程。

?可設(shè)立定期提示。

?可為她人安排日程。

?對(duì)某些不定期的日程，可設(shè)立為全天事件。

?對(duì)于反復(fù)性的R程，如周例會(huì)等，可設(shè)立定期反復(fù)日程安排。

通訊薄

通訊薄協(xié)助顧客對(duì)名片或通訊錄進(jìn)行登記、管理和查詢，可根據(jù)需要將名片設(shè)為共享或

私有。此通訊錄集成了個(gè)人通訊錄、員工通訊錄、公共通訊錄三部分。既可獨(dú)立使用，又可

被電子郵件等模塊調(diào)用。

?通訊錄查詢分為匹配查詢、模糊查詢和全文索引晃，每個(gè)人都能看到自己的名片夾

及共享的名片夾。

?一般顧客可在個(gè)人通訊錄添加通訊信息（可根據(jù)需要設(shè)立為私有或共享）；授權(quán)顧客

可在公共通訊錄添加人員通訊信息。內(nèi)部通訊錄則保存使用本系統(tǒng)的所有顧客通訊

信息（從人事檔案中直接生成）。

?在相應(yīng)的通訊錄中均可實(shí)現(xiàn)對(duì)聯(lián)系組和聯(lián)系人的分類和管現(xiàn)。且每個(gè)通訊錄組可指

定一種或幾種工作人員對(duì)信息進(jìn)行維護(hù)。

?可將OUTLOOK通H錄導(dǎo)人進(jìn)來。通訊錄可實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)功能。

?并可將通訊錄設(shè)立成名片格式。

?可以按字段排序（系統(tǒng)里絕大部分模塊都可以按字段排序）。

手機(jī)短信

完美的集成了手機(jī)短信的服務(wù)及功能，用于系統(tǒng)內(nèi)的信息傳遞與溝通，容許顧客有選擇

的將重要或緊急的內(nèi)容通過該功能告知有關(guān)人員，為移動(dòng)辦公奠定最初的基石。

?實(shí)現(xiàn)與極品協(xié)同辦公系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議告知、郵件系統(tǒng)、工作流等的短信提示。

?可以進(jìn)行短信的群發(fā)，可對(duì)發(fā)送短信數(shù)目控制、發(fā)送狀況記錄。

三、公共信息

公共信息是整個(gè)系統(tǒng)的重要構(gòu)成部分，可以發(fā)布各類信息，是單位信息發(fā)布的平臺(tái)，使

單位的新聞、告知、公示、規(guī)章制度、多種類型文檔等能迅速傳播：收集單位的各類信息資

源，文檔資料，專家技能，形成內(nèi)部的知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的迅運(yùn)傳播與共享，從而提高團(tuán)隊(duì)

的學(xué)習(xí)能力，迅速響應(yīng)能力，提高員工技能素質(zhì)。系統(tǒng)將公共信息分為：公示欄、論壇、知

識(shí)管理、規(guī)章制度、常用電話、郵編區(qū)號(hào)、列車航班、天氣預(yù)農(nóng)、政策法規(guī)、意見箱。

公示欄

公示欄重要用于發(fā)布重要、正式信息，如新聞、重要決策、告知等。公示欄內(nèi)根據(jù)自己的需

要定制多種欄目，授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目或發(fā)布管理文章。

?電子公示支持全文檢索功能，可按標(biāo)題、日期、作者等進(jìn)行檢索、直詢自己感愛好

的公示。

?可以按發(fā)布日期、標(biāo)題、作者等字段進(jìn)行排序。

?能分級(jí)別下發(fā)，可帶附件下載，分級(jí)別查看，可回執(zhí).

?未讀的公示以“new”顯示，井可將重要公示置頂。

論壇

論壇是員工之間互相溝通和協(xié)作的渠道，在這里員工可提廿問題，或答復(fù)她人的問題，

也可以就某個(gè)問題共同參與，展開討論。論壇可設(shè)立多種版而，顧客可在各版面提出話題參

與討論，發(fā)帖子時(shí)采用實(shí)名記錄制。

?論壇功能強(qiáng)大，支持表情、同主題閱讀、精髓區(qū)、被閱讀次數(shù)、回貼數(shù)、檢索（根

據(jù)作者、H期、標(biāo)題檢索）等功能，分類別、分話題地寄存顧客刊登的文章。

論壇區(qū)和版面由論壇管理員管理；每個(gè)版面可由管理員設(shè)立版主，負(fù)責(zé)對(duì)該版文章的管理。

辦公自動(dòng)化信息交流模塊圖

?信息交流用來發(fā)布多種信息文獻(xiàn)，公司可以根據(jù)自己的實(shí)際需要自行進(jìn)行欄目的分級(jí)設(shè)立。

?可設(shè)定各欄目有關(guān)的發(fā)布、管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公示、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管

理。

?可以根據(jù)實(shí)際狀況定義信息欄目名稱（如新聞、公示、規(guī)章制度、通報(bào)…），系統(tǒng)支持多層次目錄

構(gòu)造，同步支持按LI錄授權(quán)訪問。

?文檔的授權(quán)可以按人員、部門、職務(wù)、分組、角色、項(xiàng)目組等多種方式指定，更以便公司管理。

?內(nèi)部消息：與內(nèi)部成員的溝通交流、文獻(xiàn)傳遞，也用于系統(tǒng)的事務(wù)消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。

常用鏈接：可以將單位常常使用的各類有關(guān)站點(diǎn)進(jìn)行設(shè)立。

公司論壇：可以隨時(shí)WJ登有關(guān)的意見或針對(duì)某一問題進(jìn)行討論。

信息交流功能

信息發(fā)布

新聞：有有關(guān)權(quán)限的顧客可以發(fā)送多種業(yè)務(wù)、行政、人事等單位的有關(guān)新聞，被指定接

受的顧客可以隨時(shí)查看，第一時(shí)間理解單位動(dòng)態(tài)。支持新聞評(píng)論，可以直接在新聞及新聞評(píng)

論中上傳文獻(xiàn)和圖片，可以對(duì)重要的新聞進(jìn)行置頂，有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一種閱讀者

的閱讀時(shí)間，在發(fā)布新聞之前，可以設(shè)定審批流程，可以設(shè)定必須通過審批才干發(fā)布有關(guān)新

畫。

公示：有有關(guān)權(quán)限的顧客可以選擇對(duì)某個(gè)人、某些人、某個(gè)部門或全體人員發(fā)送多種告

示、制度、會(huì)議等消息，并可以隨時(shí)查看自己已發(fā)和己收的公示，可以在發(fā)送公示時(shí)設(shè)立自

動(dòng)答復(fù)以確認(rèn)指定接受人員與否收到，雖然一時(shí)沒任網(wǎng)上也不會(huì)錯(cuò)過任何信息,及時(shí)溝通，

協(xié)同工作?？梢詫?duì)重要的公示進(jìn)行置頂。有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一種閱讀者的閱讀時(shí)間。

在發(fā)布公示之前,可以設(shè)定審批流程，可以設(shè)定必須通過審批才干發(fā)布有關(guān)新聞。

告知：有有關(guān)權(quán)限的顧客可以對(duì)指定人員發(fā)送告知，并可以隨時(shí)查閱自己已發(fā)和已收的

告知，對(duì)需要留存的告知進(jìn)行歸檔?？梢栽诎l(fā)送告知時(shí)設(shè)立該告知同步以短信形式發(fā)送給指

定人員,有效結(jié)合目前多種通訊資源，使信息的傳遞更為及時(shí)。可以對(duì)重要的告知進(jìn)行置頂。

有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一種憑讀者的閱讀時(shí)間。在發(fā)布告知之前,可以設(shè)定審批流程，

可以設(shè)定必須通過審批才干發(fā)布有關(guān)告知。

電子期刊：可以在其中設(shè)立多種欄目，并上傳有關(guān)文檔。可以指定人員對(duì)月刊進(jìn)行維護(hù),

涉及設(shè)立欄目、訪問權(quán)限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權(quán)限訪問者可如下載其中文獻(xiàn)。

大事記：可以記錄單位發(fā)展歷程中的重大事件，建立單位的歷史檔案?？梢栽诳谴笫?/p>

記時(shí)直接記錄事件內(nèi)容，也可以上傳有關(guān)文檔。大事記在刊登后所有人員都可以刊登有關(guān)評(píng)

論,有有關(guān)權(quán)限的顧客可以對(duì)事件記錄及評(píng)論進(jìn)行維護(hù)。便于單泣的宣傳和新進(jìn)員工的培訓(xùn)I。

大事記中可以插入圖片及附件。

內(nèi)部公示信息管理

?公示告知為組織機(jī)構(gòu)的信息發(fā)布、交流提供i種有效的場(chǎng)合，使公司的新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、內(nèi)

部公示事項(xiàng)及時(shí)傳播，使機(jī)構(gòu)成員能及時(shí)感知公司發(fā)展動(dòng)態(tài)。

?管理員可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行欄目的分級(jí)設(shè)立，設(shè)定各欄目有美的發(fā)布、管理權(quán)限、顯示模板，

實(shí)現(xiàn)內(nèi)部新聞、公示、規(guī)章制度等公用信息的發(fā)布管理。

?文章支持WORD.FXCFI.POWERPOINT.PDF.圖片等多種直獻(xiàn)格式,并可設(shè)。多種顯示模板

和樣式。

?可設(shè)定有效期限、發(fā)布范疇，重要公示可集成短信告知提示。

內(nèi)部消息

?內(nèi)部消息是實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部短消息，成員間可互相發(fā)送內(nèi)部短消息進(jìn)行溝通或傳遞文獻(xiàn)。

?內(nèi)部消息也用于系統(tǒng)的工作任務(wù)跟蹤、也要審批需要辦理、待辦工作達(dá)到、會(huì)議告知、會(huì)議變更、

重要文檔提示閱讀等消息的告知。

?顧客可以以便地互相發(fā)送短信，可以單發(fā)、群發(fā)短信，并支持郵件副本、手機(jī)短信副本的發(fā)送。

內(nèi)部文章管理

?文章的發(fā)布、閱讀、刪除都可以有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)立。

*文章支持WORD、匚XC匚L、POWERPOINTsPD「、圖片等多種文獻(xiàn)格式，并可設(shè)立多種顯示模板

和樣式。

?文章分類：可以根據(jù)公司的管理規(guī)定，建立不同的文獻(xiàn)類別以寄存有關(guān)的文獻(xiàn)。

?文章上傳：可以單個(gè)文獻(xiàn)上傳，也支持批量文獻(xiàn)硬盤拷貝，以便公司原始海量文獻(xiàn)的上傳。

?文章查閱：顧客可以根據(jù)權(quán)限閱讀或下載有關(guān)文獻(xiàn)。

?文章上傳：可以單個(gè)文獻(xiàn)上傳，也支持批量文獻(xiàn)硬盤拷貝，以便公司原始海量文獻(xiàn)的上傳。

?文章查閱，顧客可以根據(jù)權(quán)限閱讀成下載有關(guān)文獻(xiàn).

公司內(nèi)部論壇

論壇是一種常用的互動(dòng)交流服務(wù)，為顧客、員工、客戶提供討論和交流。

商業(yè)論壇不同r一般性質(zhì)的論壇，相比之下，商業(yè)論壇更安全可靠，界面簡(jiǎn)潔，與一般論壇相比,

商業(yè)論壇有更強(qiáng)大的功能，如可以與電子商務(wù)、內(nèi)容管理、公亙知識(shí)管理、OA、CRM系統(tǒng)集成，

可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)互助、全文檢索、培訓(xùn)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作、客戶服務(wù)、技術(shù)支持等。

?商業(yè)論壇對(duì)客戶可協(xié)助公司增強(qiáng)業(yè)務(wù)的互動(dòng)性，提高客戶滿意限度，及時(shí)反映顧客的信息。

?在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工交流的同步，可以充當(dāng)平常辦公討論的功能，提高內(nèi)部交流的效率。

文童的發(fā)布和編輯

?圖文混排或提供豐富、個(gè)性、潮流的信息元素，因此對(duì)信息進(jìn)行格式化信息高效傳達(dá)的重要方式。

?信息編輯器就可以以便、迅速的對(duì)網(wǎng)站信息內(nèi)容進(jìn)行編輯加工，不需要專業(yè)知識(shí)，也能刊登圖文

并茂的專業(yè)級(jí)的信息內(nèi)容。

?提供類似于word所見即所得的編輯器。

?支持html代碼。

?可插入表情、多圖、flash,可上傳圖片，可鏈接其她網(wǎng)站的圖片。

?可在線排版或者編輯圖片和表格的大小。

?支持上傳附件或批量上傳附件。

?支持草稿功能（即未寫完畢暫存功能）。

RTX即時(shí)消息、視頻會(huì)議

?通過RTX的互聯(lián)方案，可以實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)外的交流。

?支持語(yǔ)音、視頻進(jìn)行即時(shí)對(duì)話。

?可以搭建起了公司之間、公司與個(gè)人之間的溝通的橋梁。

?具有會(huì)議傾定與定期提示，文字、語(yǔ)音、視頻交流，電子白板、遠(yuǎn)程協(xié)作，完整的會(huì)議記錄與回

放。

有關(guān)RTX的具體簡(jiǎn)介‘參閱''系統(tǒng)擴(kuò)展”部分的RTX簡(jiǎn)介,

手機(jī)短信收發(fā)

?手機(jī)短信功能可用于向由系統(tǒng)向成員根據(jù)定義的流程，發(fā)送工作任務(wù)跟蹤、重要審批需要辦理、

待辦工作告知、會(huì)議告知、重要文檔提示閱讀等系統(tǒng)消息。

?短信功能也可以用于內(nèi)部成員