淺議企業(yè)行政管理現(xiàn)狀與改革12808一、引言 摘要行政管理的好壞，直接影響著企業(yè)生存與發(fā)展，是競爭力的重要源泉，也是競爭優(yōu)勢的主要依據(jù)，可見市場競爭的邊界已經從根本上改變。企業(yè)行政管理對企業(yè)管理具有舉足輕重的影響，對于企業(yè)正常經營來說是必不可少的。而東吳物業(yè)管理有限公司對公司行政管理工作并不是十分關注，使公司行政管理工作效率始終不高。鑒于此，本研究將通過文獻資料法、案例研究法等，剖析了東吳物業(yè)管理有限公司行政管理現(xiàn)狀，找到了其行政管理效率不高的原因，并且根據(jù)公司實際情況，提出一些針對性對策，包括采用高效行政管理模式、精簡企業(yè)機構、強化行政管理人員素質培訓、完善企業(yè)行政管理制度，希望能夠推動公司行政管理水平的提高，以及促進其在本行業(yè)內的可持續(xù)發(fā)展。關鍵詞：民營企業(yè)；行政管理；優(yōu)化策略一、引言企業(yè)行政管理就是將企業(yè)管理和行政相互結合起來，對企業(yè)起到穩(wěn)定內部運營的作用，既可相應地提出企業(yè)管理要求，還推動了企業(yè)管理效率的提高。也能促使企業(yè)提高經濟利益，這對于企業(yè)正常經營均具有非常重要的作用。然而，東吳物業(yè)管理公司是一家涂料生產企業(yè)，不太重視公司的行政管理工作，使公司行政管理工作效率始終不高。對此，本研究將通過文獻資料法、案例研究法等，剖析了東吳物業(yè)管理公司行政管理現(xiàn)狀，找到了其行政管理效率不高的原因，并且根據(jù)公司實際情況，提出一些針對性對策，包括采用高效行政管理模式、精簡企業(yè)機構、強化行政管理人員素質培訓、完善企業(yè)行政管理制度等等，希望能夠推動公司行政管理水平的提高，以及促進其在本行業(yè)內的健康發(fā)展。二、行政管理規(guī)范化的重要性（一）行政管理規(guī)范化有助于提高經濟效益行政管理的好壞，直接影響著企業(yè)生存與發(fā)展，其不但是競爭力的重要源泉，也是競爭優(yōu)勢的依據(jù)，可見，市場競爭的邊界已經從根本上改變?，F(xiàn)階段，唯有對現(xiàn)行的行政管理制度進行調整與優(yōu)化，企業(yè)才有可能迎接史無前例的挑戰(zhàn)。在新經濟時代下,隨著信息技術的飛速發(fā)展和全球信息化浪潮的推動,世界各國都面臨著產業(yè)轉型升級、結構調整的巨大壓力新時代背景下，特別是移動互聯(lián)網，就拿我國來說，電信行業(yè)正在經歷著一個至關重要的戰(zhàn)略轉變。每個企業(yè)都要不斷地對自己的發(fā)展戰(zhàn)略進行調整，旨在順應市場、科技、政策等方面的轉變，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展過程。所以，企業(yè)在行政管理中，企業(yè)行政部門可依據(jù)相關規(guī)章制度進行指導，保證對企業(yè)本身人力、物力、財力進行合理配置，來保證戰(zhàn)略目標的順利實現(xiàn)。另外企業(yè)還能通過管理，對自身的企業(yè)文化進行有效的塑造。在企業(yè)文化的作用下，企業(yè)管理人員的積極性將會越來越高，企業(yè)運作也越為高效。（二）行政管理規(guī)范化有利于規(guī)范管理企業(yè)中行政部門一般分上下兩部分：管理決策層與執(zhí)行層。在管理決策層面，主要任務就是確立戰(zhàn)略目標，政策準則和企業(yè)發(fā)展的相關內容；企業(yè)行政管理部門處在決策層和執(zhí)行層，主要是對具體工作過程起中介作用。中間的管理決策層把決策轉到執(zhí)行層，具體實施部門，以及實施結果向管理決策層的遷移，這樣就造成信息傳輸上的麻煩。只有做好行政管理，才能夠保證有效分工與人員協(xié)調。解決矛盾，對于提高信息傳輸效率是十分重要的，在此背景下，企業(yè)管理也會逐漸規(guī)范起來。當然，這樣也便于各部門間的交流和協(xié)調。企業(yè)是個龐大的群體，就企業(yè)生產和管理而言，由于所面向的任務各不相同，因此，各部門采取了不同工作方法與舉措，因此，實際運行過程中，有必要運用一些行政管理手段，針對各部門間的協(xié)調與管理，增強對各個部門的交流，從而促進了企業(yè)工作效率，推動企業(yè)高效運行。對企業(yè)而言，有必要采取這種辦法，把各部門聯(lián)系在一起，減少潛在的錯誤和麻煩，加強企業(yè)團隊協(xié)作能力的建設。（三）有利于提高管理效率一個企業(yè)要想正常經營，就必須依靠企業(yè)管理層對其進行管理與調節(jié)，因此，行政管理工作執(zhí)行層在企業(yè)經營中起著根本作用。當行政執(zhí)行層進行行政介入工作的時候，遇有異常，向管理層報告對應問題，由管理層進行相應調整，從而促進了企業(yè)總體運作效率，繼而確保企業(yè)員工工作積極性以及各部門的協(xié)調性。三、民營企業(yè)行政管理現(xiàn)狀——以蘇州市東吳物業(yè)管理有限公司為例（一）東吳物業(yè)管理公司發(fā)展概況蘇州東吳物業(yè)管理有限公司成立于2000年11月，隸屬于蘇州大學教育服務集團。公司經營范圍涉及物業(yè)管理服務、安全服務、清潔服務、工程維護服務、綠化設計及施工、場地服務等。通過幾年來不斷地探索、開發(fā)，東吳物業(yè)公司已在蘇州及江蘇省物業(yè)服務市場有較大發(fā)展，為社會塑造了一個完美、完整的資產管理形象，并且建立起一套比較完善的高校物業(yè)管理體系。（二）公司行政管理現(xiàn)狀歷經十五年，東吳物業(yè)管理公司已成長為擁有200人的公司，企業(yè)為進一步提高人員管理水平，特設行政管理部門，部門包括行政經理、行政主管、行政專員和其他人員的組成，這些人分工明確，負責公司各個部門之間關系的協(xié)調，以及解決職工間矛盾的職責，從而確保組織的和諧發(fā)展。該公司行政部門現(xiàn)有9人，其中行政經理一人，行政主管一人，七個行政助理，但是在這些人當中，除行政主管、經理為本科畢業(yè)的，其他專員多為大專學歷。根據(jù)東吳物業(yè)管理公司目前行政管理情況，東吳物業(yè)管理公司的行政管理以有關制度為指導，從而可以高效地使用相關人力資源和物力資源，提高資源利用率。由此推動東吳物業(yè)管理公司不斷實現(xiàn)目標，企業(yè)已形成獨具特色的文化，推動了企業(yè)經濟效益提高。東吳物業(yè)管理公司行政管理分為兩大板塊，管理決策和實施兩部門，對管理決策部門而言，他們必須先進行企業(yè)發(fā)展目標的確定，接著直接向執(zhí)行層發(fā)出指令，對行政管理部門而言，可以對信息進行高效的傳遞，但到下級部門卻不能及時傳遞信息。東吳物業(yè)管理公司在行政管理工作上已逐步形成完整有序的局面，確立了制度，并且可以針對行政管理工作的內容向下級部門進行調配，推動了自身的進步。（三）目前行政管理存在的問題1.行政管理效率低下當前由于一些行政部門人員不足，由此造成許多企業(yè)行政部門效率低下，人員素質低，缺乏工作技能，使公司行政效率大打折扣。與此同時，在企業(yè)行政部分，也出現(xiàn)了企業(yè)設置不合理、企業(yè)臃腫等問題，它既影響著行政部門和企業(yè)上下級傳遞信息的效率，并造成人員辦事效率不高。盡管企業(yè)已建立行政部門，但最后，部門權力仍集中于少數(shù)高層領導，一開始就造成官僚主義的困擾，由此造成了行政管理效率無法得到有效的提升。2.行政管理不被重視在東吳物業(yè)管理公司看來，公司管理人員不太注重行政管理工作，盡管企業(yè)成立行政部，在企業(yè)中，行政部不處于較高水平[10]。行政部的工作人員處理有關事務，要和別的部門交流。而且這些合作還需要較高一級管理人員加以協(xié)調，加強上述部門之間的交流與協(xié)作。然而，因公司的管理人員對于行政管理缺乏足夠的了解，思想觀念仍然滯后，無視行政管理，所以很少和別的部門交流，導致公司不能順利進行行政管理。3.行政管理人才欠缺這一階段，我國有不少中小企業(yè)成立行政部門，自身不但對行政管理人員的安排存在一定的不足，同時行政管理人員素質要求較低，為節(jié)約薪酬成本，甚至把素質較低的人招進企業(yè)行政部門，這就直接關系著企業(yè)行政部門各項工作能否卓有成效地進行。此外，東吳物業(yè)管理公司雖已建立起相對正式的行政部門，但是部門里的人都有冗余，多數(shù)人員的素質不高，不僅僅是行政管理專業(yè)知識的欠缺，且多數(shù)只具有大專以下文化程度，直接關系到企業(yè)行政管理的效率。（四）目前行政管理問題存在的原因1.缺乏完整的工作計劃東吳物業(yè)管理公司行政管理部門工作規(guī)劃不全，具體行政工作無法進行執(zhí)行，與此同時，高層管理人員對行政管理的態(tài)度也不夠相應，解決行政問題缺少恰當辦法，導致企業(yè)出現(xiàn)了資源嚴重浪費。與此同時，東吳物業(yè)管理公司的一些部門也與其他部門存在著內部矛盾，甚至有一些部門運用其部門權力，對公司資源進行管理，給自己帶來方便，獲取個人利益，這不僅關系到企業(yè)的效益，還會影響到企業(yè)其他職工的權益，和企業(yè)的正常經營。由于沒有一個完整的工作計劃，公司行政管理工作定位不清，目標不明，行政管理工作極易處于一團亂麻的局面，但是即使如此，行政主管們仍然沒有找到能夠促進行政管理效率提高的范本，公司日常行政管理只做一些日常事務的簡單注冊。不但沒有現(xiàn)代管理這個工具，更談不上現(xiàn)代管理，因而使企業(yè)始終在這低效狀態(tài)下運行。2.行政管理機構不合理企業(yè)的成長已經達到了一定的水平，行政工作人員需求數(shù)量。近幾年東吳物業(yè)管理公司不斷壯大，在強化銷售人員的同時，除汽車維修技術人員招聘以外，增加行政管理人員征聘。但東吳物業(yè)管理公司組織結構設計中仍存在著一些問題，因而機構臃腫，有些職位實際上是不需要設立，這導致了這些職位上人員過剩，同時還會使組織之間傳遞信息的效率下降，企業(yè)出現(xiàn)了人浮于事現(xiàn)象，不但使公司行政管理成本上升，還影響著行政管理的效率。可見，該公司的行政工作自身既煩瑣，又繁雜。比如人員過多配置不當，那么，管理工作也就處于一種無序的狀態(tài)，降低管理工作效率。目前，公司組織結構比較單一。行政部門主管主要負責人力資源主管、行政主管、物流主管的管理，也包括前臺主管等人員。行政部門的職能存在一定程度的重疊，造成企業(yè)能效不高，也易發(fā)生責任落實不力等情況。另外，員工過多的話，出現(xiàn)問題，就會逃避責任，使行政管理更加低效。3.行政管理人員的素質有待提升在企業(yè)的行政管理部門，人員素質的高低，決定著企業(yè)行政管理是否高效。但是縱觀東吳物業(yè)管理公司的發(fā)展，其行政管理人員素質亟待提高當前，公司行政管理部門主要有16名職工，行政專員多為大專以上學歷，僅有經理及少數(shù)主管為本科畢業(yè)或碩士，特別是后勤專員，基本都是中學學歷，這些人對行政管理理論知識掌握不夠，亦沒有深入了解，同時也沒有太多的工作經驗，處理部門間沖突經驗不足，技術不熟練，服務意識不強，定位不精準，公司的管理工作無法有效地執(zhí)行許多條款，甚至被別的部門的職工拒之門外，挫傷了工作積極性，工作效率自然也就不高，自然也不能有效地解決其他各部門之間的沖突。有時還會發(fā)生矛盾激化，影響部門間分工協(xié)調與組織效率。簡單地說，盡管企業(yè)已經建立起行政管理部門，但是人員素質較低，影響著行政管理工作能否有效進行。公司行政管理制度亦沒有得到有效執(zhí)行，在形同虛設中，企業(yè)的行政管理部門與業(yè)務部門缺乏往來，很少有工作接觸，對其認識愈不深刻，管理工作就愈脫離現(xiàn)實，故而造成一種惡性循環(huán)。四、企業(yè)行政管理規(guī)范化的優(yōu)化策略（一）采取高效的行政管理模式為了提升企業(yè)管理效率，管理模型的優(yōu)化與更新是十分必要的。東吳物業(yè)管理公司現(xiàn)行的管理工作計劃欠缺，因此，各管理部門并不清楚地界定自己的責任與目標，首席執(zhí)行官同樣沒有起到領導作用，公司行政工作混亂。所以，企業(yè)需要制定明確的工作計劃，明確目標管理的內容及實現(xiàn)目標的途徑。公司治理方面，采取有效治理模型和對公司運營機構進行有效整合的前提。另外，公司還可借助計算機技術，利用辦公自動化，ERP等網上辦公軟件，克服時空的局限性，提升運營效率。前提是網絡信號的覆蓋范圍較大，員工們便能用筆記本電腦及智能設備。通過移動電話和其他方式辦公，該管理模式能夠幫助企業(yè)把行政管理延伸到每個角落，無論何時何地，都能達到管理目標，使企業(yè)管理向真正意義上的現(xiàn)代化管理過渡，并且提高了管理效率與效果。（二）精簡管理機構，合理配置人員針對東吳物業(yè)管理公司行政管理機構尚存機構臃腫、人浮于事，在這方面，東吳物業(yè)管理公司可簡化行政管理機構，健全企業(yè)的行政管理構架體系，確立自上而下的原則、傳達政令暢通、貫徹和落實機制，保證人崗相匹配。此外，企業(yè)也需面對行政管理所扮演之角色，承認行政管理部門，從而合理地配置行政管理人員，讓他們清楚地了解崗位職責，通過對工作流程的優(yōu)化，精簡工作審批程序，確保工作進度，進一步改善提公司行政效率。從實踐角度來看，企業(yè)可整合行政事務主管和人事主管，這樣才能更好的對行政專員、文字專員進行管理，企業(yè)的員工數(shù)量較少，不需要另設行政事務主管一職?？v觀公司管理，行政部門須全面行使其指導職能，開展企業(yè)組織與實施工作，并給予保障，從而推動企業(yè)健康發(fā)展?？傊枰凑諏嵱眯?、科學性原則對管理中組織參數(shù)進行調整，構建合理管理體系并取得成效，將公司其他部門的職能智能導入行政管理部門，強化相應行政管理職能等。在建立組織的過程中，需要建立起制定并實施決策的可靠組織，才能保證它的合理性。行政機構合理化要適應經濟發(fā)展，并充分考慮到行政機構在其中所扮演的重要角色。（三）加強人員素質的培養(yǎng)作為現(xiàn)代化企業(yè)行政管理人員，應具備以下這些基本素質：心態(tài)良好，擇優(yōu)決斷能力強，統(tǒng)籌全局，知人善任，臨危不亂。然而，縱觀東吳物業(yè)管理公司的發(fā)展，人員學歷較低，行政管理理論知識欠缺，且對其他部門的工作情況也知之甚少，素質亟待提高，主要是因為企業(yè)對于行政管理人員的素質培訓較少，使得他們的素質不能得到切實的提高，影響了行政管理效率。基于此，東吳物業(yè)管理公司首先需把住選賢任能關口，在選賢任能的過程中嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，層層考核和選拔人才，為企業(yè)發(fā)展儲備人才。所以在錄用前，企業(yè)要有一個周密的招聘計劃，使招聘工作有規(guī)律可循，有效地選賢任能，對于提高整個公司行政管理人員素質具有十分重要的作用。另外，為保證人員持續(xù)提高質量，企業(yè)也可建立完善競爭與激勵體系，把績效考核和薪酬管理結合起來，從而促進了人員在通告時的積極性。當然，企業(yè)也不可忽視對行政管理人員素質的培養(yǎng)，在對他們進行行政管理理論知識培訓的同時，也有必要介紹一下其他部門的工作，只有對其他部門有足夠的了解，才能有助于各部門之間的沖突，使組織保持正常運轉。五、結論當前我國經濟仍在高速發(fā)展中，企業(yè)發(fā)展歷程充滿著機遇和挑戰(zhàn)，如今，隨著市場競爭的加劇，企業(yè)唯有持續(xù)的創(chuàng)新，并且不斷地完善行政管理制度在企業(yè)當中，才能夠基于現(xiàn)階段中國經濟市場環(huán)境下。并且，在企業(yè)發(fā)展的構成中，行政管理在企業(yè)的日常運行中發(fā)揮著舉足輕重的作用，更是企業(yè)內部管理中至關重要的一環(huán)，強化企業(yè)行政管理，不僅對企業(yè)生產經營，長期發(fā)展將起到巨大推動作用，也可以調動企業(yè)員工凝聚力，增強職工對公司的忠誠度等方面進行實踐，尤其應重視企業(yè)行政管理水平。文章以民營企業(yè)的行政管理現(xiàn)狀為研究對象，以蘇州市東吳物業(yè)管理公司為案例進行了研究，對企業(yè)行政管理中出現(xiàn)的問題及其成因進行了剖析，從整體上看，當前企業(yè)在行政管理上仍然存在著缺少完