機(jī)關(guān)單位文件資料管理規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)機(jī)關(guān)單位文件資料作為政務(wù)運(yùn)行、決策部署、業(yè)務(wù)開展的核心載體，其規(guī)范管理直接關(guān)系行政效能提升、信息安全保障與歷史資料傳承。為強(qiáng)化文件資料全生命周期管理，提升管理精細(xì)化水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》及保密法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于本機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位的文件資料（含紙質(zhì)、電子、聲像等載體）管理，涵蓋形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等全流程。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理：辦公室統(tǒng)籌全局，各科室協(xié)同配合，確保管理標(biāo)準(zhǔn)一致；2.分級(jí)負(fù)責(zé)：科室負(fù)責(zé)人對(duì)本科室資料管理負(fù)直接責(zé)任，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；3.安全保密：嚴(yán)守保密紀(jì)律，落實(shí)人防、物防、技防措施，杜絕失泄密或損毀；4.方便利用：優(yōu)化流程，在合規(guī)前提下為業(yè)務(wù)開展、決策參考提供高效支撐。二、管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.制定完善管理制度，指導(dǎo)各科室開展工作；2.統(tǒng)籌檔案庫房（或存儲(chǔ)場所）建設(shè)，配置保管設(shè)備；3.組織集中歸檔、鑒定與銷毀，建立電子檔案系統(tǒng)；4.監(jiān)督管理情況，定期檢查與培訓(xùn)。（二）科室職責(zé)1.指定專人（資料管理員）負(fù)責(zé)日常收集、整理與移交；2.按要求分類、編號(hào)，確保資料完整準(zhǔn)確；3.嚴(yán)格執(zhí)行借閱、使用審批流程，做好利用登記；4.配合辦公室開展歸檔、檢查及保密工作，及時(shí)整改問題。（三）人員職責(zé)1.資料管理員：熟悉規(guī)范，做好接收、登記、保管，及時(shí)移交歸檔資料；2.經(jīng)辦人員：確保資料真實(shí)完整，及時(shí)交管理員管理；3.審批人員：嚴(yán)格把關(guān)借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，確保合規(guī)。三、文件資料分類與歸檔（一）分類標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合機(jī)關(guān)職能，文件資料按以下方式分類：1.性質(zhì)分類：公文類（收文、發(fā)文、簽報(bào)）、業(yè)務(wù)類（調(diào)研、報(bào)表、項(xiàng)目檔案）、會(huì)議類（紀(jì)要、議程、講話稿）、聲像類（照片、視頻、錄音）等；3.年度分類：以形成年度為基準(zhǔn)，跨年度項(xiàng)目資料歸入項(xiàng)目結(jié)束年度。（二）歸檔范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)需貫徹或備查的文件；2.本機(jī)關(guān)制發(fā)的公文、會(huì)議材料、工作部署文件；3.業(yè)務(wù)工作形成的調(diào)研、總結(jié)、報(bào)告、合同、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等；4.重要會(huì)議、活動(dòng)的聲像、實(shí)物檔案；5.干部人事、財(cái)務(wù)審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等專項(xiàng)資料；6.其他具有查考、憑證價(jià)值的資料。（三）歸檔要求1.紙質(zhì)資料：須為原件（無原件附說明），字跡清晰、頁碼完整，修改處經(jīng)辦人簽字；按“分類—排序—編號(hào)—編目”整理，編制《歸檔目錄》；2.電子資料：采用通用格式（PDF、DOC、JPG等），命名規(guī)范（含年度、科室、主題），存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或介質(zhì)，必要時(shí)備份紙質(zhì)版；3.歸檔時(shí)間：年度資料次年3月底前歸檔；項(xiàng)目資料驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔；專項(xiàng)工作資料結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。四、日常管理（一）收集與整理1.科室管理員及時(shí)收集本科室文件資料，每周整理一次，確保無遺漏；2.整理時(shí)修復(fù)破損資料、標(biāo)注模糊字跡，電子資料定期刪除重復(fù)、無效文件，優(yōu)化文件夾層級(jí)；（二）保管與維護(hù)1.場所要求：檔案庫房干燥通風(fēng)，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防磁設(shè)備，溫度14-24℃、濕度45%-60%；2.存放規(guī)范：紙質(zhì)資料分類上架、設(shè)標(biāo)識(shí)牌，重要資料專柜存放；電子資料加密存儲(chǔ)，定期病毒查殺與系統(tǒng)維護(hù)；3.定期檢查：辦公室每季度檢查保管狀況，重點(diǎn)排查完整性、存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行問題，及時(shí)整改。（三）借閱與利用1.借閱流程：內(nèi)部人員填《借閱申請表》，科室負(fù)責(zé)人審批（涉密資料需辦公室及分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；外部單位持公函，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；2.利用要求：借閱資料僅限工作使用，不得涂改、拆頁、轉(zhuǎn)借；涉密資料指定場所查閱，嚴(yán)禁復(fù)制、拍攝；電子資料通過權(quán)限系統(tǒng)利用，記錄操作痕跡；3.歸還管理：借閱期限不超過15個(gè)工作日，逾期續(xù)借；歸還時(shí)檢查完整性，無誤后注銷記錄。五、安全與保密管理（一）密級(jí)管理1.定密責(zé)任人依據(jù)規(guī)定定密、變更或解密，密級(jí)標(biāo)識(shí)清晰標(biāo)注于資料首頁；2.涉密資料單獨(dú)登記、專柜存放，借閱、復(fù)制嚴(yán)格審批并全程記錄；3.每年復(fù)查密級(jí)，解密或調(diào)整密級(jí)的資料及時(shí)更新標(biāo)識(shí)、調(diào)整保管方式。（二）載體安全1.紙質(zhì)涉密資料專人保管、密碼柜存放，交接簽字；2.電子涉密資料加密存儲(chǔ)、設(shè)訪問密碼，定期異地備份（備份介質(zhì)與原介質(zhì)分開）；3.移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備“一人一卡一設(shè)備”管理，嚴(yán)禁交叉使用，使用后歸還指定點(diǎn)。（三）人員管理1.全體人員簽訂《保密責(zé)任書》，明確責(zé)任義務(wù)；2.每年組織保密培訓(xùn)，涵蓋法規(guī)、案例、操作規(guī)范；3.離職人員移交全部資料及介質(zhì)，簽訂《離崗保密承諾書》，辦公室核查經(jīng)手資料。六、鑒定與銷毀（一）鑒定小組由辦公室、業(yè)務(wù)科室、紀(jì)檢部門組成，組長分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，每5年開展一次鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.無保存價(jià)值：內(nèi)容重復(fù)、失效，或?qū)ぷ鳠o查考、憑證價(jià)值的一般性資料；2.涉密資料：解密后無保存價(jià)值，或載體損壞無法修復(fù)且內(nèi)容可替代的涉密資料。（三）銷毀流程1.鑒定小組提銷毀意見，填《銷毀清單》（列明名稱、數(shù)量、密級(jí)、時(shí)間），單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批；2.涉密資料送指定機(jī)構(gòu)銷毀，或兩人監(jiān)銷、碎紙機(jī)銷毀并記錄；3.電子資料徹底刪除（專業(yè)軟件清除數(shù)據(jù)），銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)（如硬盤粉碎）；4.銷毀后監(jiān)銷人簽字，辦公室留存清單存檔。七、監(jiān)督與考核（一）檢查機(jī)制1.辦公室每月科室自查，每季度交叉檢查，每年全面檢查；2.檢查內(nèi)容含完整性、歸檔及時(shí)性、保管規(guī)范性、保密措施，形成報(bào)告通報(bào)。（二）考核指標(biāo)1.歸檔率：年度應(yīng)歸檔資料實(shí)際歸檔比例≥98%；2.完整率：歸檔資料完整度（無缺失、破損、字跡模糊）≥95%；3.安全事故率：全年資料丟失、泄密、損毀事故為0。（三）獎(jiǎng)懲措施1.管理規(guī)范、成效突出的科室和個(gè)人，年度考核加分、優(yōu)先評(píng)優(yōu)；2.未按要求歸檔、保管不善或泄密的，視情節(jié)批評(píng)教育、扣減績效、問責(zé)，涉嫌違法移交司法。八、附則1.本規(guī)范由辦公室解釋，自發(fā)布之日起