原材料采購招標管理流程說明書一、目的為規(guī)范企業(yè)原材料采購招標活動，保障采購過程公平、公正、公開，有效控制采購成本并確保原材料質(zhì)量符合生產(chǎn)需求，結(jié)合企業(yè)實際運營需求制定本管理流程。二、適用范圍本流程適用于企業(yè)生產(chǎn)運營所需各類原材料的采購招標活動（單項采購預(yù)算達到規(guī)定限額的項目）。未達限額的采購項目可參照本流程核心原則執(zhí)行。三、職責分工（一）采購部牽頭組織招標全流程，包括需求對接、文件編制、公告發(fā)布、投標組織、合同洽談等工作，確保流程合規(guī)推進；負責協(xié)調(diào)各部門間的工作銜接，跟蹤招標進度與履約情況。（二）需求部門提供原材料的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、交付周期等需求信息，參與評標環(huán)節(jié)的技術(shù)評審，對招標結(jié)果的技術(shù)符合性負責；配合采購部完成原材料到貨后的驗收工作。（三）財務(wù)部門審核采購預(yù)算的合理性，參與投標單位的財務(wù)狀況評估（如資產(chǎn)負債率、信用記錄等），保障招標資金的合規(guī)使用及合同款項的支付管理；監(jiān)督招標過程中的費用支出（如公告發(fā)布費、專家評審費等）。（四）法務(wù)部門審核招標文件、投標文件及采購合同的法律合規(guī)性，規(guī)避合同風險與法律糾紛；對招標過程中的法律疑問提供專業(yè)支持，如資格條件設(shè)置的合法性、評標規(guī)則的合規(guī)性等。（五）招標小組由采購、需求、財務(wù)、法務(wù)人員及外部行業(yè)專家組成（成員數(shù)量根據(jù)項目規(guī)模確定），負責投標單位的資格審查、投標文件評審及中標候選人推薦；評審過程需獨立、客觀，確保結(jié)果公平公正。四、流程步驟（一）招標策劃采購部聯(lián)合需求部門梳理采購需求，明確原材料的規(guī)格參數(shù)（如材質(zhì)、型號、精度等）、采購數(shù)量、質(zhì)量標準（如行業(yè)標準、企業(yè)內(nèi)控標準）、交付要求（如交貨地點、周期、包裝規(guī)范）及預(yù)算范圍等核心要素；結(jié)合項目特點（如采購規(guī)模、技術(shù)復雜程度）確定招標方式（公開招標、邀請招標等），制定《招標工作計劃表》，明確各環(huán)節(jié)時間節(jié)點（如公告發(fā)布時間、投標截止時間、開標時間等）。（二）招標文件編制采購部主導，聯(lián)合需求、財務(wù)、法務(wù)部門共同編制招標文件。文件內(nèi)容需包含：項目概況：原材料采購的背景、用途、數(shù)量等；技術(shù)要求：詳細的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、驗收方法；商務(wù)條款：付款方式（如預(yù)付款比例、付款節(jié)點）、交貨期、違約責任、爭議解決方式；評標標準：明確技術(shù)分、商務(wù)分、價格分的權(quán)重及評分細則（如技術(shù)方案合理性占比、類似項目業(yè)績加分規(guī)則、報價偏離扣分標準）；投標文件要求：格式模板、簽署要求、密封要求及遞交截止時間、地點。法務(wù)部門需對合同條款部分進行合規(guī)性審核，確保無法律漏洞（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力條款的合理性）。（三）招標公告發(fā)布若采用邀請招標，采購部向3家及以上符合資質(zhì)的潛在供應(yīng)商發(fā)送《投標邀請書》，邀請書內(nèi)容與公告一致，需留存邀請記錄（如郵件回執(zhí)、快遞簽收單）。（四）資格預(yù)審與投標報名潛在供應(yīng)商按要求提交報名資料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、近3年類似項目業(yè)績證明等），采購部會同招標小組對報名單位進行資格預(yù)審：核查資質(zhì)合規(guī)性（如營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書有效期）；評估生產(chǎn)能力（如產(chǎn)能規(guī)模、設(shè)備配置）；驗證類似項目經(jīng)驗（如合同復印件、用戶反饋）。確定合格投標人名單后，通過郵件或公告形式公示（公示期不少于3個工作日），接受社會監(jiān)督。（五）招標文件發(fā)售與答疑向通過資格預(yù)審的投標人發(fā)售招標文件（可收取工本費，金額不超過成本價），同時開通答疑通道（線上答疑平臺或線下答疑會），集中解答投標人對文件的疑問。答疑結(jié)果以《答疑紀要》形式書面反饋給所有投標人，確保信息對稱（答疑紀要需由采購部蓋章確認，作為招標文件的補充文件）。（六）投標文件編制與遞交投標人按招標文件要求編制投標文件，需包含技術(shù)方案（如生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制措施）、商務(wù)響應(yīng)（如付款方式承諾、交貨期承諾）、報價單（需加蓋公章、法人章）等內(nèi)容。投標文件需在規(guī)定截止時間前密封遞交至指定地點，采購部需做好接收登記（記錄遞交時間、投標人名稱、文件密封情況），確保遞交過程可追溯。（七）開標與唱標在招標文件規(guī)定的時間、地點組織開標，邀請所有投標人（或其授權(quán)代表）、監(jiān)督人員（如法務(wù)、審計人員）到場。開標現(xiàn)場流程：1.檢查投標文件的密封情況，確認無誤后拆封；2.宣讀投標報價、交貨期、質(zhì)量承諾等關(guān)鍵信息，全程錄音錄像留存證據(jù)；3.唱標結(jié)果由投標人代表簽字確認，若有異議需當場提出，采購部負責記錄并核實。（八）評標與定標招標小組依據(jù)招標文件的評標標準，對投標文件進行技術(shù)、商務(wù)、價格的綜合評審：技術(shù)評審：需求部門主導，評估技術(shù)方案的合理性、質(zhì)量標準的符合性；商務(wù)評審：財務(wù)、法務(wù)部門主導，核查商務(wù)條款的響應(yīng)度（如付款方式、違約責任）；價格評審：采購部主導，分析報價的合理性（如是否低于成本價、是否存在惡意低價）。評審可采用打分法（按權(quán)重計算總分）或綜合評議法（集體討論確定優(yōu)劣），必要時可要求投標人進行現(xiàn)場答疑（答疑內(nèi)容需形成書面記錄）。評審結(jié)束后，招標小組推薦1-3名中標候選人，報企業(yè)決策層（如總經(jīng)理辦公會）審批確定中標單位。（九）中標通知與合同簽訂向中標單位發(fā)出《中標通知書》，同時以書面形式通知未中標單位（說明未中標原因，如報價偏高、技術(shù)方案不符合要求等）；中標單位需在規(guī)定時間內(nèi)（如10個工作日）與采購部簽訂采購合同，合同條款需與招標文件、投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容一致（如價格、質(zhì)量標準、交貨期）。法務(wù)部門再次審核合同文本的合規(guī)性，確保無歧義、無漏洞。（十）履約管理與驗收履約跟蹤：采購部跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、物流安排，定期與供應(yīng)商溝通，確保按約交付；若遇不可抗力或生產(chǎn)異常，需及時協(xié)調(diào)解決方案（如調(diào)整交貨期、更換原材料批次）。到貨驗收：需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部門對到貨原材料進行驗收，對照合同要求核查質(zhì)量（如抽樣檢測）、數(shù)量、規(guī)格等，驗收合格后辦理入庫手續(xù)；若驗收不合格，需出具《驗收不合格報告》，由采購部牽頭與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠。付款管理：財務(wù)部門根據(jù)合同約定及驗收結(jié)果，辦理款項支付（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金），確保資金合規(guī)使用。五、關(guān)鍵控制點（一）資格預(yù)審環(huán)節(jié)嚴禁“圍標串標”，需通過實地考察（如參觀生產(chǎn)車間）、第三方征信查詢（如天眼查、企查查）等方式驗證投標單位資質(zhì)的真實性；對關(guān)聯(lián)企業(yè)（如母子公司、同一實際控制人企業(yè)）參與投標的情況，需嚴格核查是否存在利益輸送風險，必要時限制其同時入圍。（二）評標環(huán)節(jié)評標標準需在招標文件中明確且量化，避免模糊表述（如“技術(shù)先進”需細化為“符合XX行業(yè)標準且具備XX專利技術(shù)”）；評審人員需簽署《保密及廉潔承諾書》，杜絕人為干預(yù)評審結(jié)果；若發(fā)現(xiàn)評審人員與投標人存在利益關(guān)聯(lián)，需立即更換并追究責任。（三）合同簽訂環(huán)節(jié)嚴格遵循“招標結(jié)果與合同條款一致”原則，禁止中標后擅自變更核心條款（如價格、質(zhì)量標準、交貨期）；合同中需明確違約責任（如逾期交貨的違約金計算方式、質(zhì)量不合格的賠償標準），保障雙方權(quán)益。（四）履約驗收環(huán)節(jié)建立《原材料驗收臺賬》，留存驗收記錄