辦公室日常行政管理辦法一、總則為規(guī)范辦公室日常行政管理工作，提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量，營造有序、高效、和諧的辦公環(huán)境，結(jié)合本單位實(shí)際運(yùn)營需求，制定本辦法。本辦法適用于辦公室全體工作人員（含合同制、勞務(wù)派遣制人員），涵蓋辦公秩序、會(huì)議組織、文件流轉(zhuǎn)、資產(chǎn)管理、后勤保障等日常管理事項(xiàng)。辦公室行政管理遵循科學(xué)規(guī)范、服務(wù)高效、權(quán)責(zé)明晰、協(xié)同配合的原則，以保障單位各項(xiàng)工作平穩(wěn)有序開展。二、職責(zé)分工（一）行政部門職責(zé)行政部門作為日常管理的統(tǒng)籌主體，主要負(fù)責(zé)：1.制定、修訂行政管理相關(guān)制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；2.統(tǒng)籌辦公資源（如場(chǎng)地、設(shè)備、物資）的調(diào)配與維護(hù)；3.組織開展辦公秩序檢查、會(huì)議服務(wù)、文件歸檔等專項(xiàng)工作；4.協(xié)調(diào)解決各部門在日常管理中遇到的問題，反饋管理優(yōu)化建議。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人為本部門日常管理的第一責(zé)任人，需：1.落實(shí)本辦法要求，結(jié)合部門特點(diǎn)細(xì)化管理措施；2.督促員工遵守辦公規(guī)范，審核本部門請(qǐng)假、物資申請(qǐng)等事項(xiàng)；3.配合行政部門開展檢查、盤點(diǎn)等工作，及時(shí)反饋部門管理需求。（三）員工職責(zé)全體員工應(yīng)自覺遵守本辦法，做到：1.規(guī)范自身辦公行為，維護(hù)辦公環(huán)境與秩序；2.妥善使用單位資產(chǎn)，及時(shí)反饋設(shè)備故障、物資需求等問題；3.積極配合行政部門與部門負(fù)責(zé)人的管理工作，提出合理化建議。三、日常管理事項(xiàng)（一）辦公秩序管理1.考勤管理實(shí)行上下班打卡制，員工需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成打卡（具體時(shí)間以單位考勤制度為準(zhǔn)）；遲到/早退：單次遲到/早退≤30分鐘的，需向部門負(fù)責(zé)人說明情況；月累計(jì)≥3次的，按單位考勤細(xì)則扣減績效；請(qǐng)假流程：員工請(qǐng)假需提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)單》，注明事由、時(shí)長（病假需附醫(yī)療證明）。請(qǐng)假1天以內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人審批，2天及以上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；特殊情況可先電話報(bào)備，后補(bǔ)書面申請(qǐng)；曠工認(rèn)定：無正當(dāng)理由未打卡且未請(qǐng)假，或請(qǐng)假未獲批準(zhǔn)擅自離崗的，按曠工處理，曠工期間無工資，月累計(jì)曠工≥3天的，按單位考勤制度嚴(yán)肅處理。2.辦公行為規(guī)范著裝要求：工作時(shí)間著裝得體、整潔，符合崗位性質(zhì)（如對(duì)外窗口崗位需著正裝，技術(shù)崗位可著便裝但需整潔）；工作紀(jì)律：工作時(shí)間內(nèi)禁止從事與工作無關(guān)的活動(dòng)（如玩游戲、刷短視頻、無關(guān)網(wǎng)購等）；禁止在辦公區(qū)域大聲喧嘩、爭吵，影響他人工作；環(huán)境維護(hù)：個(gè)人辦公區(qū)域需保持整潔，文件、物品擺放有序；公共區(qū)域衛(wèi)生實(shí)行值日輪值制（由行政部門制定輪值表），值日人員需在每日下班前完成垃圾清理、桌面整理、設(shè)備歸位等工作；設(shè)備使用：辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、投影儀等）需按操作規(guī)范使用，禁止私接外接設(shè)備或安裝非工作軟件；設(shè)備故障需及時(shí)報(bào)行政部門維修，禁止擅自拆卸。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議組織流程會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議組織者需提前1-2個(gè)工作日確定議題、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)，通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會(huì)議通知（含議題、材料、注意事項(xiàng)）；需準(zhǔn)備會(huì)議材料的，提前24小時(shí)提交至參會(huì)人員；會(huì)中管理：會(huì)議主持人需把控節(jié)奏，確保議題高效推進(jìn)；會(huì)議記錄人員需準(zhǔn)確記錄決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限；參會(huì)人員需關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，禁止隨意離場(chǎng)、交頭接耳；會(huì)后跟進(jìn)：會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，記錄人員需整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)主持人審核后發(fā)至參會(huì)人員；責(zé)任部門需按紀(jì)要要求推進(jìn)工作，行政部門可跟蹤督辦。2.會(huì)議紀(jì)律要求參會(huì)人員需提前5分鐘到場(chǎng)，無故缺席、遲到的，需向會(huì)議組織者說明原因，部門負(fù)責(zé)人需在月度例會(huì)中通報(bào)；禁止在會(huì)議中討論與議題無關(guān)的內(nèi)容，如需臨時(shí)補(bǔ)充議題，需經(jīng)主持人同意；（三）文件管理1.收文管理行政部門設(shè)專人負(fù)責(zé)收文登記，收到外部文件（含紙質(zhì)、電子）后，需在1個(gè)工作日內(nèi)完成編號(hào)、登記（注明來文單位、文號(hào)、事由、收文時(shí)間）；收文初審：行政部門根據(jù)文件內(nèi)容，提出擬辦意見（如“呈總經(jīng)理閱示”“轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部辦理”等），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；文件傳閱：按審批意見流轉(zhuǎn)文件，傳閱人員需在《文件傳閱單》上簽字并注明閱辦意見，緊急文件需在24小時(shí)內(nèi)反饋，普通文件需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋；文件歸檔：辦結(jié)文件需在5個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔，電子文件同步上傳至單位文檔管理系統(tǒng)。2.發(fā)文管理擬稿：發(fā)文部門需按單位公文格式擬寫文稿，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰；審核簽發(fā)：文稿需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（重要文件需總經(jīng)理簽發(fā)）；編號(hào)印發(fā)：行政部門按發(fā)文類別（如“XX發(fā)〔202X〕X號(hào)”）編號(hào)，印發(fā)紙質(zhì)文件并同步生成電子文件；存檔備案：發(fā)文后，發(fā)文部門需將文稿、簽發(fā)單、印發(fā)件等資料交行政部門存檔，電子文件上傳至文檔管理系統(tǒng)。（四）資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)登記與臺(tái)賬管理行政部門建立《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》《低值易耗品臺(tái)賬》，記錄資產(chǎn)名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、使用部門、責(zé)任人等信息；新購置資產(chǎn)需在到貨后3個(gè)工作日內(nèi)完成登記，移交使用部門時(shí)需辦理交接手續(xù)，責(zé)任人簽字確認(rèn)；資產(chǎn)移交、調(diào)撥時(shí)，需填寫《資產(chǎn)變動(dòng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門審批后更新臺(tái)賬。2.資產(chǎn)使用與維護(hù)資產(chǎn)使用人需妥善保管資產(chǎn)，禁止私自帶離辦公區(qū)域或轉(zhuǎn)借他人；辦公設(shè)備需定期進(jìn)行清潔、殺毒等維護(hù)（行政部門每季度組織一次設(shè)備巡檢）；資產(chǎn)出現(xiàn)故障需及時(shí)報(bào)行政部門維修，維修記錄需同步更新至臺(tái)賬；員工離職時(shí)，需辦理資產(chǎn)移交手續(xù)，經(jīng)行政部門驗(yàn)收確認(rèn)后方可辦理離職流程。3.資產(chǎn)盤點(diǎn)與處置行政部門每半年組織一次資產(chǎn)盤點(diǎn)，各部門需配合提供資產(chǎn)使用情況，盤點(diǎn)結(jié)果需形成《資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；閑置資產(chǎn)由行政部門統(tǒng)籌調(diào)配，確需報(bào)廢的資產(chǎn)，需填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，附報(bào)廢說明、鑒定報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理審批后處置，處置收入上繳單位財(cái)務(wù)。（五）后勤保障管理1.辦公環(huán)境維護(hù)公共區(qū)域（走廊、會(huì)議室、茶水間）衛(wèi)生由行政部門安排保潔人員每日清潔，各部門需監(jiān)督保潔質(zhì)量，反饋問題；辦公區(qū)域綠植實(shí)行“部門包干制”，各部門負(fù)責(zé)本區(qū)域綠植的澆水、養(yǎng)護(hù)，行政部門定期檢查；辦公區(qū)域禁止堆放雜物、私拉電線，消防通道需保持暢通，滅火器、應(yīng)急燈等設(shè)施需定期檢查（行政部門每季度檢查一次）。2.物資管理辦公用品采購：行政部門按“按需申請(qǐng)、批量采購、節(jié)約使用”原則，每月統(tǒng)計(jì)各部門需求，集中采購；部門需提前3個(gè)工作日提交《辦公用品申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)行政部門；物資發(fā)放：行政部門設(shè)專人管理辦公用品，發(fā)放時(shí)登記領(lǐng)用人員、物品、數(shù)量，低值易耗品（如筆、筆記本）按需限量發(fā)放；物資節(jié)約：鼓勵(lì)員工重復(fù)使用紙張（如單面廢紙用于草稿）、節(jié)約用水用電，行政部門定期檢查節(jié)約情況，通報(bào)浪費(fèi)行為。3.安全管理消防安全：員工需掌握滅火器使用方法，下班前需關(guān)閉本區(qū)域電源、門窗；行政部門每季度組織消防培訓(xùn)與演練，檢查消防設(shè)施；信息安全：涉密文件需加密存儲(chǔ)，禁止在公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密信息；員工離職時(shí)需注銷系統(tǒng)賬號(hào)、移交涉密資料；應(yīng)急管理：行政部門制定《辦公場(chǎng)所應(yīng)急預(yù)案》（如火災(zāi)、停電、疫情防控），定期組織演練，確保員工熟悉應(yīng)急流程。四、考核與監(jiān)督（一）檢查與監(jiān)督方式1.日常檢查：行政部門每周抽查辦公秩序、衛(wèi)生環(huán)境、資產(chǎn)使用等情況，記錄問題并反饋至責(zé)任部門；2.月度考評(píng)：各部門負(fù)責(zé)人每月對(duì)本部門管理情況進(jìn)行自評(píng)，行政部門結(jié)合日常檢查結(jié)果，形成《月度管理考評(píng)報(bào)告》；3.專項(xiàng)督查：針對(duì)會(huì)議落實(shí)、文件流轉(zhuǎn)、資產(chǎn)盤點(diǎn)等專項(xiàng)工作，行政部門可組織專項(xiàng)督查，通報(bào)結(jié)果。（二）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制：對(duì)嚴(yán)格遵守本辦法、管理工作突出的部門或個(gè)人，在年度評(píng)優(yōu)、績效獎(jiǎng)金中予以傾斜；對(duì)提出有效管理建議并被采納的，給予表揚(yáng)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；2.處罰機(jī)制：對(duì)違反本辦法的行為，視情節(jié)輕重予以處理：輕微違規(guī)（如遲到、辦公區(qū)域雜亂）：由部門負(fù)責(zé)人批評(píng)教育，責(zé)令限期整改；多次違規(guī)（如月度累計(jì)遲到≥5次、擅自報(bào)廢資產(chǎn)）：扣減績效分?jǐn)?shù)，