適用會議類型會議紀要撰寫全流程指引一、會前準備：明確基礎信息與會議目標收集會議基礎資料提前獲取會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員（含主持人、記錄人）、議程及預期目標。若有會議材料（如項目方案、數據報告），提前熟悉內容，記錄關鍵議題及待討論問題，避免記錄時遺漏重點。確認記錄要素準備會議紀要模板（可參考后文表格版），提前標注需填寫的核心字段（如會議編號、議題編號、行動項責任人等）。對于技術性較強或涉及專業(yè)術語的會議，提前與主持人溝通確認關鍵術語的規(guī)范表述，保證記錄準確性。二、會中記錄：聚焦核心內容與關鍵結論實時捕捉關鍵信息圍繞會議議程，逐項記錄討論要點：包括各議題的背景說明、不同參會人員的核心觀點（標注發(fā)言人，如“經理提出…”“工程師建議…”）、爭議點及最終共識。重點記錄“決議事項”（需明確結論、依據及執(zhí)行要求）和“行動項”（需包含任務描述、負責人、完成時限、交付物），避免模糊表述（如“盡快完成”需改為“2024年X月X日前完成初稿”）。記錄規(guī)范與技巧客觀中立：不記錄個人主觀評價，僅陳述事實和觀點；若需標注待解決問題，明確“未達成共識”或“需進一步調研”等狀態(tài)。簡潔準確：用短句、關鍵詞記錄，避免冗長口語化表達（如將“這個方案我們覺得可能需要再調整一下”簡化為“建議調整方案參數，待*總監(jiān)確認后推進”）。補充說明：對關鍵數據、決策依據或附件內容（如“詳見附件《2024年Q2營銷方案》”）進行簡要標注，便于會后整理時核對。三、會后整理：梳理內容與完善細節(jié)初稿撰寫會后2個工作日內完成初稿，按“會議基本信息-議程討論-決議事項-行動項-附件-其他說明”結構梳理內容。檢查行動項的完整性：保證每個任務均有明確負責人、時限及交付標準，避免出現“待分配”“未明確”等模糊表述。核對與補充與主持人核對會議結論及行動項，保證無遺漏或偏差；對于存疑的討論內容，及時聯系參會人員確認（如“*總關于預算調整的表述，請確認是否為‘上限增加10%’”）。補充會議中的背景信息（如“因市場部新增推廣需求，討論調整Q3預算”），幫助非參會人員快速理解會議context。四、審核與分發(fā)：保證正式性與傳閱范圍審核流程初稿完成后提交主持人審核，重點確認決議的準確性、行動項的可執(zhí)行性及敏感信息（如未公開數據、人事調整）的合規(guī)性。涉及多部門協作的會議，需由各相關部門負責人會簽，避免責任推諉。定稿與分發(fā)審核通過后，按公司規(guī)定編號（如“會議紀要-部門-2024-號”），標注“正式版”及分發(fā)范圍（如“抄送：公司管理層、各參會部門、存檔部門”）。通過企業(yè)內部系統（如OA、釘釘）或郵件分發(fā)，要求接收人員簽收，并明確“如有異議需在X個工作日內反饋”。五、保管與歸檔：規(guī)范留存與后續(xù)調用保管責任會議紀要由行政部或會議發(fā)起部門指定專人保管，電子版存儲于企業(yè)共享服務器（加密文件夾），紙質版裝入檔案盒標注“會議紀要-年份-部門”。歸檔要求電子版：按“年份-月份-會議類型”分類保存，保留期限不少于3年（重大項目會議紀要需長期保存）；紙質版：年終統一整理，移交檔案室歸檔，編號后錄入檔案管理系統，便于檢索。銷毀管理：超過保存期限的紀要，需經部門負責人及行政部審批后，通過碎紙機銷毀（紙質版）或徹底刪除（電子版），并留存銷毀記錄。標準會議紀要模板（表格版）會議基本信息會議名稱例：公司2024年Q3營銷策略研討會會議編號MKT-2024-0825時間2024年8月25日14:00-16:30地點公司3樓會議室A/線上會議（騰訊會議號：*–）主持人*總監(jiān)（市場部）記錄人*專員（行政部）參會人員總監(jiān)、經理（銷售部）、主管（產品部）、專員（設計部）、*助理（財務部）缺席人員及原因*主管（客戶部，因外出拜訪客戶）會議議程1.Q2營銷效果復盤；2.Q3目標分解與策略討論；3.預算調整提案；4.其他事項議題討論記錄議題1：Q2營銷效果復盤-經理：Q2銷售額完成目標的85%，主要受競品促銷影響，線上渠道轉化率下降12%（詳見附件1數據）。-總監(jiān)：需分析競品策略，建議下月增加線上直播投入，預算申請增加5萬元（需財務部確認）。議題2：Q3目標分解-主管：產品部計劃9月上線新功能，預計帶動用戶增長20%，需市場部配合推廣方案（經理負責9月10日前提交初稿）。-總監(jiān)：同意，銷售部需同步調整客戶跟進話術，助理8月30日前完成話術修訂版。議題3：預算調整提案-專員：設計部需新增物料制作費用3萬元（用于Q3展會物料），財務部無異議，總監(jiān)批準追加至Q3預算。議題4：其他事項-總監(jiān)：下次會議增加“客戶反饋”議題，由客戶部主管準備材料。決議事項1.Q3營銷策略：線上直播投入增加5萬元，由經理負責9月5日前提交預算明細，專員同步對接設計部制作直播物料。2.新功能推廣：銷售部話術修訂版由助理負責8月30日前完成，主管審核后9月5日前全員培訓。3.預算調整：設計部展會物料制作費3萬元納入Q3預算，財務部*專員9月1日前更新預算表。行動項清單任務描述負責人完成時限交付物備注1Q3線上直播預算明細提交*經理2024-09-05預算明細表（含明細）需包含直播平臺、場次、費用構成2銷售部話術修訂版完成與審核助理→主管2024-08-30話術修訂版（V1.0）*主管9月3日前反饋意見3Q3預算表更新（含新增3萬元物料費）*專員（財務）2024-09-01更新后預算表抄送總監(jiān)、經理附件說明1.Q2營銷效果數據報告（附件1）；2.Q3新功能推廣需求文檔（附件2）會議總結本次會議明確Q3營銷策略重點為“線上直播+新功能推廣”，各項行動項已責任到人，需按計劃推進，9月10日再次復盤進展。關鍵注意事項與規(guī)范要求內容準確性決議事項和行動項需經主持人確認，避免因記錄偏差導致執(zhí)行錯誤；涉及數據、時間、數字等關鍵信息需反復核對，保證無誤。表述客觀性禁止記錄個人情緒化語言（如“經理的方案不切實際”），改為“經理對方案可行性提出疑問，建議補充市場調研數據”。保密管理涉及公司戰(zhàn)略、財務數據、人事調整等敏感信息的會議紀要，需標注“內部機密”，限制傳閱范圍，電子版禁止外發(fā)，紙質版存放在帶鎖檔案柜。時效性要求會議紀需在會后2個工作日內完成初稿，3個工作日內定稿分發(fā)；緊急會議（如項目突發(fā)問題協調會）需24小時內完成并分發(fā)。格式統一性全公司使用統一模板，字體