采購流程管理范本一、適用范圍與背景本采購流程管理范本適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡稱“單位”）的日常采購活動(dòng)，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、服務(wù)外包、固定資產(chǎn)等各類采購場景。旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購行為，保證采購活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率性，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，保障物資供應(yīng)及時(shí)性與質(zhì)量穩(wěn)定性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)采購過程的透明化管理。二、采購流程全步驟操作指南（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)操作目標(biāo)：明確采購需求，保證需求合理、依據(jù)充分。責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人、部門主管操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公消耗、項(xiàng)目實(shí)施等），填寫《采購申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說明、期望交付時(shí)間等信息。采購申請(qǐng)需附相關(guān)支撐材料，如《物料需求計(jì)劃》《項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)》《成本測算表》等，保證需求與單位業(yè)務(wù)目標(biāo)一致?！恫少徤暾?qǐng)單》經(jīng)需求部門經(jīng)辦人簽字后，提交至部門主管進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性。輸出物：《采購申請(qǐng)單》（含附件）（二）需求審批與預(yù)算確認(rèn)操作目標(biāo)：審批采購權(quán)限，鎖定采購預(yù)算，避免超預(yù)算采購。責(zé)任人：部門主管、財(cái)務(wù)專員、分管領(lǐng)導(dǎo)、采購總監(jiān)（根據(jù)采購金額分級(jí)審批）操作內(nèi)容：分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)（單位可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：金額≤5000元：部門主管審批；5000元＜金額≤20000元：部門主管+財(cái)務(wù)專員（預(yù)算復(fù)核）審批；20000元＜金額≤100000元：部門主管+財(cái)務(wù)專員+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞100000元：部門主管+財(cái)務(wù)專員+分管領(lǐng)導(dǎo)+采購總監(jiān)+總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)專員需在審批環(huán)節(jié)核對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算科目、金額是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，對(duì)超預(yù)算申請(qǐng)需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》并說明理由。審批通過后，《采購申請(qǐng)單》流轉(zhuǎn)至采購部門；審批不通過的，由需求部門根據(jù)意見修改后重新發(fā)起。輸出物：審批通過的《采購申請(qǐng)單》、預(yù)算確認(rèn)文件（三）供應(yīng)商尋源與評(píng)估操作目標(biāo)：篩選合格供應(yīng)商，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、報(bào)價(jià)合理。責(zé)任人：采購專員、采購經(jīng)理、技術(shù)專家（必要時(shí)）操作內(nèi)容：尋源方式：根據(jù)采購金額及物資特性選擇合適方式，包括：公開招標(biāo)（適用于金額大、標(biāo)準(zhǔn)化的采購項(xiàng)目）；邀請(qǐng)招標(biāo)（適用于3家及以上合格供應(yīng)商參與的競爭性采購）；詢比價(jià)（適用于金額較小、供應(yīng)商資源充足的常規(guī)采購）；單一來源采購（僅唯一供應(yīng)商可滿足需求時(shí)，需提交《單一來源采購說明》并審批）。供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供《營業(yè)執(zhí)照》《相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書》（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證等）、《經(jīng)營業(yè)績證明》等材料，采購專員核實(shí)其真實(shí)性及有效性。供應(yīng)商評(píng)估：組織相關(guān)部門（技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，評(píng)估維度包括：價(jià)格（權(quán)重30%）、質(zhì)量（權(quán)重25%）、交付能力（權(quán)重20%）、服務(wù)水平（權(quán)重15%）、合作信用（權(quán)重10%），形成《供應(yīng)商評(píng)估表》。確定候選供應(yīng)商后，向其發(fā)出《詢價(jià)單》，要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)及交貨方案。輸出物：《供應(yīng)商評(píng)估表》《詢價(jià)記錄表》、候選供應(yīng)商名單（四）采購訂單執(zhí)行操作目標(biāo)：明確采購雙方權(quán)責(zé)，鎖定采購細(xì)節(jié)。責(zé)任人：采購專員、采購經(jīng)理、法務(wù)專員（必要時(shí)）、供應(yīng)商操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)候選供應(yīng)商報(bào)價(jià)及評(píng)估結(jié)果，擬定《采購合同》，明確以下條款：采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等?！恫少徍贤方?jīng)采購經(jīng)理審核，必要時(shí)由法務(wù)專員審核法律條款，保證合同合規(guī)無誤。合同簽訂后，采購專員向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，同步抄送倉庫、財(cái)務(wù)及需求部門，訂單信息需與合同一致。供應(yīng)商需在訂單確認(rèn)后3個(gè)工作日內(nèi)反饋交貨計(jì)劃，采購專員跟蹤備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付。輸出物：《采購合同》（簽字蓋章版）、《采購訂單》（五）物料/服務(wù)交付與驗(yàn)收操作目標(biāo)：核對(duì)交付物資數(shù)量、質(zhì)量，保證符合采購要求。責(zé)任人：倉管員、需求部門代表、質(zhì)檢專員（必要時(shí)）、供應(yīng)商操作內(nèi)容：供應(yīng)商按《采購訂單》約定時(shí)間交付物資，倉管員核對(duì)送貨單信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量）與訂單是否一致，確認(rèn)無誤后簽收并填寫《到貨登記表》。質(zhì)量驗(yàn)收：常規(guī)物資（如辦公用品）：由需求部門代表核對(duì)外觀、數(shù)量，確認(rèn)無誤后在《驗(yàn)收單》上簽字；重要物資/服務(wù)（如生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)外包）：需質(zhì)檢專員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢測，出具《質(zhì)量檢測報(bào)告》，合格后方可驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中發(fā)覺數(shù)量不符、質(zhì)量問題或交付延遲的，采購專員需在24小時(shí)內(nèi)與供應(yīng)商溝通，根據(jù)合同約定處理（如補(bǔ)貨、退貨、扣款等），形成《異常處理記錄表》。驗(yàn)收合格后，《驗(yàn)收單》需由需求部門代表、倉管員、采購專員三方簽字確認(rèn)，原件交財(cái)務(wù)部門留存。輸出物：《到貨登記表》《驗(yàn)收單》《質(zhì)量檢測報(bào)告》（如有）、《異常處理記錄表》（如有）（六）費(fèi)用結(jié)算與付款操作目標(biāo)：完成采購費(fèi)用結(jié)算，保證付款合規(guī)、及時(shí)。責(zé)任人：財(cái)務(wù)專員、采購經(jīng)理、總經(jīng)理（大額付款）、供應(yīng)商操作內(nèi)容：供應(yīng)商在驗(yàn)收合格后10個(gè)工作日內(nèi)，向財(cái)務(wù)部門提交《結(jié)算申請(qǐng)單》及合規(guī)票據(jù)（如增值稅專用發(fā)票等），財(cái)務(wù)專員核對(duì)票據(jù)信息與《采購合同》《驗(yàn)收單》是否一致。核對(duì)無誤后，財(cái)務(wù)專員填寫《付款申請(qǐng)單》，注明付款金額、供應(yīng)商信息、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等），按審批權(quán)限報(bào)批：金額≤50000元：財(cái)務(wù)經(jīng)理+采購經(jīng)理審批；金額＞50000元：財(cái)務(wù)經(jīng)理+采購經(jīng)理+總經(jīng)理審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門在5個(gè)工作日內(nèi)安排付款，并在《付款登記表》中記錄付款時(shí)間、金額、流水號(hào)等信息。付款完成后，《付款申請(qǐng)單》《結(jié)算申請(qǐng)單》《驗(yàn)收單》《合同》等資料由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一歸檔。輸出物：《結(jié)算申請(qǐng)單》《付款申請(qǐng)單》《付款登記表》、付款憑證三、核心工具表格模板（一）采購申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)預(yù)算科目用途說明期望交付時(shí)間交付地點(diǎn)附件清單（如物料計(jì)劃、項(xiàng)目批復(fù)等）部門主管審核意見簽字：日期：財(cái)務(wù)專員預(yù)算復(fù)核簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：備注（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式地址評(píng)估項(xiàng)目評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（100分制）得分權(quán)重價(jià)格合理性價(jià)格低于市場均價(jià)10%得30分，持平得20分，高于5%得10分，高于10%不得分30%質(zhì)量保障有ISO9001認(rèn)證且近3年無質(zhì)量投訴得25分，無認(rèn)證但有良好口碑得15分，有投訴記錄得5分25%交付能力100%按時(shí)交付得20分，延遲率≤5%得15分，延遲率＞5%得5分20%服務(wù)水平售后響應(yīng)≤24小時(shí)得15分，≤48小時(shí)得10分，＞48小時(shí)得5分15%合作信用近3年無違約記錄得10分，有1次違約得5分，多次違約不得分10%總分100%評(píng)估結(jié)論□推薦采用□備選□淘汰評(píng)估小組簽字采購專員：技術(shù)專家：采購經(jīng)理：日期：（三）采購訂單訂單編號(hào)簽訂日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量交付時(shí)間交付地點(diǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收方式付款條件備注采購部門采購專員：采購經(jīng)理：供應(yīng)商確認(rèn)簽字：（蓋章）日期：（四）驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)驗(yàn)收日期采購訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量質(zhì)量描述需求部門驗(yàn)收意見□合格□不合格（不合格原因：）簽字：日期：質(zhì)檢部門意見（如有）□合格□不合格（不合格原因：）簽字：日期：倉管員確認(rèn)簽字：日期：異常處理記錄（五）付款申請(qǐng)單申請(qǐng)部門采購部門申請(qǐng)日期付款編號(hào)供應(yīng)商名稱采購合同編號(hào)采購訂單編號(hào)付款金額大寫：小寫：付款方式付款事由附件清單□《驗(yàn)收單》□《發(fā)票》□《合同》□其他：財(cái)務(wù)經(jīng)理審核簽字：日期：采購經(jīng)理審批簽字：日期：總經(jīng)理審批簽字：日期：付款記錄付款日期：流水號(hào)：財(cái)務(wù)專員：四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算控制優(yōu)先采購前需嚴(yán)格核對(duì)年度預(yù)算，超預(yù)算采購必須履行預(yù)算調(diào)整審批流程，避免資金風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期反饋預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)臨近預(yù)算上限的采購項(xiàng)目提前預(yù)警。（二）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立合格供應(yīng)商名錄，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，淘汰評(píng)分不達(dá)標(biāo)或出現(xiàn)質(zhì)量、交付問題的供應(yīng)商。同時(shí)積極開發(fā)新供應(yīng)商，保證采購渠道多元化，降低單一供應(yīng)商依賴風(fēng)險(xiǎn)。（三）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)明確需求部門需在采購前制定詳細(xì)的《質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)關(guān)鍵物資（如生產(chǎn)設(shè)備、原材料）可約定“試用期”或“質(zhì)保期”，驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，杜絕“模糊驗(yàn)收”。（四）文檔全程留痕采購全流程的各類表單（申請(qǐng)單、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）需統(tǒng)一編號(hào)、分類歸檔，保存期限不少于3年（重要項(xiàng)目建議保存5年以上），保證可追溯、可審計(jì)。（五）廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控采購人員需簽訂《廉潔承諾書》，嚴(yán)禁收受供應(yīng)商回扣、禮