行政公文寫作與審核規(guī)范指南一、適用情境本指南適用于各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常行政管理中需擬制、審核的各類行政公文，包括但不限于：傳達(dá)上級重要決策部署、部署具體工作任務(wù)、請示事項批準(zhǔn)、通報工作進(jìn)展與情況、協(xié)調(diào)跨部門事務(wù)、回復(fù)來函詢問等正式書面文件。無論是日常辦公中的常規(guī)發(fā)文，還是涉及重要事項的專項公文，均可參照本規(guī)范保證公文的規(guī)范性、嚴(yán)肅性與有效性。二、規(guī)范操作流程（一）準(zhǔn)備階段：明確需求與基礎(chǔ)要素明確發(fā)文目的與文種根據(jù)需解決的核心問題確定文種，如“請示”適用于向上級請求指示批準(zhǔn)，“通知”適用于發(fā)布規(guī)章、部署工作，“函”適用于不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作等。避免文種混用（如“請示”與“報告”不得混用，“報告”中不得夾帶請示事項）。收集整理基礎(chǔ)材料收集與公文內(nèi)容相關(guān)的政策依據(jù)、數(shù)據(jù)事實、背景資料等，保證信息準(zhǔn)確、來源可靠。例如部署工作的通知需附上級文件原文或相關(guān)會議決議；請示事項需附可行性分析報告或初步方案。確定受眾與主送機(jī)關(guān)明確公文的發(fā)送對象（主送機(jī)關(guān)），保證主送機(jī)關(guān)唯一或明確（如“請示”一般只寫一個主送機(jī)關(guān)）。若需知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)在“抄送機(jī)關(guān)”中列明，避免主送過多導(dǎo)致責(zé)任不清。（二）起草階段：規(guī)范結(jié)構(gòu)與內(nèi)容表達(dá)規(guī)范標(biāo)題格式標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文主要內(nèi)容，一般采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”格式（如“公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”）。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，字?jǐn)?shù)一般不超過50字，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，不使用標(biāo)點符號。構(gòu)建邏輯框架開頭：簡明說明發(fā)文依據(jù)或目的，如“根據(jù)會議精神”“為做好工作，現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下”。主體：內(nèi)容需條理清晰，采用“一、（一）、1.、（1）”層級序號分點表述；每部分內(nèi)容聚焦單一主題，避免交叉重復(fù)；涉及具體措施或要求的，需明確責(zé)任主體、完成時限、標(biāo)準(zhǔn)（如“各部門需于X月X日前完成工作，保證指標(biāo)達(dá)標(biāo)”）。結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范表述，如“請遵照執(zhí)行”“特此請示”“妥否，請批示”等，避免使用模糊用語（如“大概”“可能”）。規(guī)范語言表達(dá)與標(biāo)點使用語言應(yīng)莊重、準(zhǔn)確、簡潔，使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語或歧義表述；數(shù)字用法應(yīng)符合《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》（如“2024年”不寫“二零二四年”，“10%”不寫“百分之十”）；標(biāo)點符號使用規(guī)范，除引號、書名號外，標(biāo)題內(nèi)一般不使用標(biāo)點，中的分項之間用分號隔開。統(tǒng)一格式排版采用A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；一般用3號仿宋_GB2312字體，一級標(biāo)題用3號黑體，二級標(biāo)題用3號楷體_GB2312，行距設(shè)置為28磅；頁碼位于頁腳居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“-1-”）。（三）審核階段：多級把關(guān)保證質(zhì)量起草人自審?fù)瓿沙醺搴?，起草人需對照以下?nèi)容自查：內(nèi)容是否符合發(fā)文目的，是否覆蓋所有必要信息；政策依據(jù)是否準(zhǔn)確，與上級文件是否存在沖突；語言是否規(guī)范，有無錯別字、標(biāo)點錯誤；格式是否符合本指南要求，層級序號是否正確。部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人重點審核：內(nèi)容與本部門職責(zé)的匹配性，是否存在越權(quán)或推諉情況；業(yè)務(wù)邏輯是否清晰，措施是否可行；涉及其他部門的事項是否已充分溝通并達(dá)成一致（如需聯(lián)合發(fā)文，需附會簽記錄）。分管領(lǐng)導(dǎo)審核分管領(lǐng)導(dǎo)重點審核：事項是否符合單位整體戰(zhàn)略或年度工作計劃；涉及重大決策、資金安排、人事調(diào)整等事項的程序是否合規(guī)（如是否經(jīng)集體研究討論）；風(fēng)險評估是否充分（如政策風(fēng)險、輿情風(fēng)險等）。最終校對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，由辦公室（或綜合管理部門）對公文進(jìn)行最終校對，重點檢查：文稿與領(lǐng)導(dǎo)審批意見是否一致；格式、排版、頁碼等細(xì)節(jié)是否規(guī)范；印章使用是否符合規(guī)定（如聯(lián)合發(fā)文需所有發(fā)文機(jī)關(guān)印章齊全）。（四）定稿與印發(fā)階段：規(guī)范管理與存檔編號與登記公文定稿后，由辦公室統(tǒng)一編號（如“辦發(fā)〔2024〕X號”），并錄入公文管理系統(tǒng)，記錄發(fā)文日期、文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、印發(fā)范圍等信息。印發(fā)與分發(fā)根據(jù)公文密級和印發(fā)范圍，通過機(jī)要渠道、內(nèi)部辦公系統(tǒng)或書面形式分發(fā)；涉密公文需嚴(yán)格按照保密規(guī)定登記、傳遞，嚴(yán)禁通過普通郵件、社交軟件發(fā)送。歸檔管理公文印發(fā)后，原件（含領(lǐng)導(dǎo)審批簽批頁、修改痕跡稿）由辦公室按照“一文一檔”原則整理，定期移交檔案部門歸檔；電子公文需同步備份至單位檔案管理系統(tǒng)，保證長期可讀。三、模板與工具清單（一）行政公文通用格式模板要素格式要求示例標(biāo)題2號小標(biāo)宋體字，居中編排公司關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知主送機(jī)關(guān)3號仿宋_GB2312字體，頂格編排，后加冒號各部門、各子公司：3號仿宋_GB2312字體，首行縮進(jìn)2字符，行距28磅為深入貫徹落實上級關(guān)于安全生產(chǎn)工作的決策部署，切實消除安全隱患，現(xiàn)就開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查有關(guān)事項通知一、檢查時間2024年X月X日至X月X日。二、檢查內(nèi)容……附件說明如有附件，在下空一行左空2字符編排“附件：”，后標(biāo)附件名稱全稱附件：1.2024年度安全生產(chǎn)大檢查評分表2.檢查組名單發(fā)文機(jī)關(guān)署名聯(lián)合發(fā)文時，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按順序編排，一般主辦機(jī)關(guān)在前公司辦公室（印章）成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（如“2024年5月1日”）2024年5月1日印章單一機(jī)關(guān)發(fā)文時，印章用紅色，不得出現(xiàn)“印章”“印鑒”等字樣；聯(lián)合發(fā)文時，印章依次排列（加蓋在成文日期上，騎年蓋月）抄送機(jī)關(guān)如需抄送，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下一行標(biāo)注“抄送：”，后列抄送機(jī)關(guān)名稱抄送：集團(tuán)辦公室，市應(yīng)急管理局（二）公文審核流程表審核環(huán)節(jié)審核內(nèi)容審核人審核時限備注起草人自審內(nèi)容完整性、政策合規(guī)性、文字準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性起草人*1個工作日內(nèi)修改后標(biāo)注“已自審”部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)邏輯、職責(zé)匹配性、跨部門溝通情況部門負(fù)責(zé)人*1個工作日內(nèi)涉及多部門事項需附會簽單分管領(lǐng)導(dǎo)審核戰(zhàn)略符合性、程序合規(guī)性、風(fēng)險評估分管領(lǐng)導(dǎo)*2個工作日內(nèi)重大事項需附集體研究記錄辦公室終審格式統(tǒng)一性、文種準(zhǔn)確性、印發(fā)范圍合理性辦公室主任*1個工作日內(nèi)涉密公文需保密部門會簽最終校對文稿與審批意見一致性、細(xì)節(jié)規(guī)范性辦公室文秘*半個工作日內(nèi)定稿前完成，保證無錯漏四、關(guān)鍵注意事項（一）寫作規(guī)范內(nèi)容務(wù)實：避免空話、套話，公文內(nèi)容需具體明確，具有可操作性。如“加強(qiáng)安全管理”應(yīng)細(xì)化為“每月開展1次安全培訓(xùn)，每季度組織1次應(yīng)急演練”。邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：部分需遵循“提出問題—分析問題—解決問題”或“依據(jù)—措施—要求”的邏輯順序，避免內(nèi)容跳躍或前后矛盾。引用規(guī)范：引用上級文件或政策時，需注明文件名稱、文號和具體條款（如“根據(jù)《公司財務(wù)管理辦法》（財字〔2023〕X號）第十條規(guī)定”）。（二）審核要點政策合規(guī)性：保證公文內(nèi)容符合國家法律法規(guī)、上級政策要求及單位內(nèi)部規(guī)章制度，避免出現(xiàn)與現(xiàn)行政策相抵觸的表述。程序規(guī)范：涉及重大事項、敏感問題或需多個部門協(xié)同的工作，需履行集體研究、會簽等程序，杜絕“一言堂”或程序倒置。信息準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)、名稱、日期等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證與原始資料一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致工作失誤。（三）常見問題規(guī)避文種混淆：如“請示”需一事一請，不得在報告中夾帶請示事項；“函”僅用于不相隸屬機(jī)關(guān)間溝通，不得向上級機(jī)關(guān)使用“函”。多頭主送：請示類公文只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需其他機(jī)關(guān)知曉，應(yīng)在抄送機(jī)關(guān)中列明，避免因多頭主送導(dǎo)致責(zé)任推諉。表述模糊：避免使用“盡快”“適當(dāng)”等模糊詞匯，需明確具體時限、標(biāo)準(zhǔn)或數(shù)量（如“盡快完成”改為“于X月X日前完成”）。（四）歸檔要求及時歸檔：公文印發(fā)后1個月內(nèi)，由辦