供應(yīng)商管理全流程文件模板（招標(biāo)到收貨全覆蓋）一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景新供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與招標(biāo)引入場(chǎng)景；現(xiàn)有供應(yīng)商的訂單履約跟蹤與到貨驗(yàn)收?qǐng)鼍埃黄髽I(yè)內(nèi)部采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化管理需求，保證采購(gòu)合規(guī)性、效率與成本可控。二、全流程操作步驟詳解步驟1：需求確認(rèn)與采購(gòu)計(jì)劃制定操作內(nèi)容：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、銷(xiāo)售部）提交《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物料/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、期望交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額等核心信息。采購(gòu)部門(mén)聯(lián)合需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)（如需）對(duì)需求進(jìn)行審核，保證技術(shù)參數(shù)清晰、數(shù)量合理、預(yù)算符合公司成本控制要求。審核通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)制定《采購(gòu)計(jì)劃》，明確采購(gòu)方式（公開(kāi)招標(biāo)/邀請(qǐng)招標(biāo)/競(jìng)爭(zhēng)性談判等）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（招標(biāo)截止日、評(píng)審日、合同簽訂日等）及責(zé)任人。責(zé)任部門(mén)/人：需求部門(mén)（發(fā)起）、采購(gòu)部門(mén)（統(tǒng)籌）、技術(shù)部門(mén)（審核）、財(cái)務(wù)部門(mén)（預(yù)算確認(rèn)）輸出成果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《采購(gòu)計(jì)劃審批表》步驟2：招標(biāo)文件編制與供應(yīng)商邀請(qǐng)操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《采購(gòu)計(jì)劃》編制《招標(biāo)文件》，包含以下核心模塊：招標(biāo)公告（采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、供應(yīng)商資格要求、招標(biāo)文件獲取方式、投標(biāo)截止時(shí)間等）；投標(biāo)人須知（投標(biāo)流程、保證金要求、文件格式規(guī)范等）；采購(gòu)需求明細(xì)（技術(shù)參數(shù)、服務(wù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；合同主要條款（付款方式、違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）。根據(jù)采購(gòu)方式選擇供應(yīng)商邀請(qǐng)路徑：公開(kāi)招標(biāo)：通過(guò)公司官網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告；邀請(qǐng)招標(biāo)：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出《投標(biāo)邀請(qǐng)函》（供應(yīng)商需滿(mǎn)足基本資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)認(rèn)證、類(lèi)似項(xiàng)目業(yè)績(jī)等）。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（編制）、法務(wù)部門(mén)（合同條款審核）、需求部門(mén)（技術(shù)參數(shù)確認(rèn)）輸出成果：《招標(biāo)文件》《投標(biāo)邀請(qǐng)函》（邀請(qǐng)招標(biāo)適用）步驟3：投標(biāo)文件接收與資格審查操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)在投標(biāo)截止時(shí)間前接收供應(yīng)商投標(biāo)文件，檢查文件密封性、完整性（如是否包含投標(biāo)函、技術(shù)方案、報(bào)價(jià)明細(xì)、資質(zhì)證明等），并登記《投標(biāo)文件接收記錄表》。組織資格審查小組（由采購(gòu)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)人員組成），對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初審：形式審查：檢查投標(biāo)文件是否按要求簽署、蓋章，是否填寫(xiě)完整；資格審查：驗(yàn)證供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、財(cái)務(wù)狀況（如審計(jì)報(bào)告）、業(yè)績(jī)證明（如合同復(fù)印件）等是否符合招標(biāo)文件要求。資格審查通過(guò)的供應(yīng)商進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，未通過(guò)的需書(shū)面通知供應(yīng)商（注明未通過(guò)原因）。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（文件接收）、資格審查小組（審核）、*經(jīng)理（審批）輸出成果：《投標(biāo)文件接收記錄表》《資格審查報(bào)告》步驟4：投標(biāo)文件評(píng)審與供應(yīng)商選定操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)組織評(píng)審小組（含技術(shù)專(zhuān)家、采購(gòu)負(fù)責(zé)人、需求部門(mén)代表等），采用“綜合評(píng)分法”對(duì)通過(guò)資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，評(píng)分維度包括：技術(shù)方案（40%）：技術(shù)參數(shù)匹配度、方案可行性、服務(wù)保障能力等；價(jià)格（30%）：報(bào)價(jià)合理性、成本構(gòu)成明細(xì)（需提供報(bào)價(jià)清單）；資質(zhì)與業(yè)績(jī)（20%）：供應(yīng)商行業(yè)資質(zhì)、同類(lèi)項(xiàng)目業(yè)績(jī)、客戶(hù)評(píng)價(jià)等；服務(wù)承諾（10%）：交貨期、售后響應(yīng)速度、違約責(zé)任等。評(píng)審小組填寫(xiě)《投標(biāo)文件評(píng)審表》，匯總評(píng)分結(jié)果，推薦1-2家候選供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)將評(píng)審結(jié)果報(bào)請(qǐng)公司管理層（如*總監(jiān)）審批，確定中標(biāo)供應(yīng)商。責(zé)任部門(mén)/人：評(píng)審小組（評(píng)審）、采購(gòu)部門(mén)（結(jié)果匯總）、*總監(jiān)（審批）輸出成果：《投標(biāo)文件評(píng)審表》《中標(biāo)通知書(shū)》步驟5：合同談判與簽訂操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)與中標(biāo)供應(yīng)商就合同細(xì)節(jié)（如技術(shù)參數(shù)微調(diào)、付款周期、違約責(zé)任補(bǔ)充等）進(jìn)行談判，達(dá)成一致后形成《合同文本（草案）》。法務(wù)部門(mén)對(duì)《合同文本》進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)檢查條款是否明確、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否到位。審核通過(guò)后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同正式生效。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（談判）、法務(wù)部門(mén)（審核）、*經(jīng)理（最終審批）輸出成果：《采購(gòu)合同》（正本一式兩份，雙方各執(zhí)一份）步驟6：訂單下達(dá)與履約跟蹤操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《采購(gòu)合同》編制《采購(gòu)訂單》，明確訂單號(hào)、物料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨日期、交貨地點(diǎn)、收貨聯(lián)系人等信息，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批后下達(dá)給供應(yīng)商。采購(gòu)專(zhuān)員定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，通過(guò)電話(huà)、郵件或系統(tǒng)對(duì)接獲取進(jìn)度反饋，填寫(xiě)《訂單履約跟蹤表》，保證供應(yīng)商按期交貨。若供應(yīng)商可能延期，需提前3個(gè)工作日通知采購(gòu)部門(mén)，協(xié)商解決方案（如調(diào)整交貨期、分批交付等）。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（訂單下達(dá)）、采購(gòu)專(zhuān)員（跟蹤）、供應(yīng)商（進(jìn)度反饋）輸出成果：《采購(gòu)訂單》《訂單履約跟蹤表》步驟7：到貨驗(yàn)收與質(zhì)量確認(rèn)操作內(nèi)容：供應(yīng)商按《采購(gòu)訂單》約定時(shí)間送貨至指定地點(diǎn)，收貨部門(mén)（如倉(cāng)庫(kù)、需求部門(mén)）核對(duì)送貨清單與訂單信息（物料名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外包裝完好性等），確認(rèn)無(wú)誤后簽收《送貨單》。組織聯(lián)合驗(yàn)收小組（由倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)量部門(mén)、需求部門(mén)組成）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量驗(yàn)收：依據(jù)《采購(gòu)合同》約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或技術(shù)協(xié)議）進(jìn)行檢測(cè)，必要時(shí)送第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》；技術(shù)驗(yàn)收：技術(shù)部門(mén)確認(rèn)物料技術(shù)參數(shù)是否符合需求。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《到貨驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收小組全體成員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需當(dāng)場(chǎng)拍照留證，出具《不合格品報(bào)告》，并通知采購(gòu)部門(mén)啟動(dòng)退/換貨流程。責(zé)任部門(mén)/人：收貨部門(mén)（初步核對(duì)）、質(zhì)量部門(mén)（質(zhì)量驗(yàn)收）、技術(shù)部門(mén)（技術(shù)驗(yàn)收）、*主管（驗(yàn)收審批）輸出成果：《送貨單》《到貨驗(yàn)收單》《不合格品報(bào)告》（不合格時(shí)適用）步驟8：收貨確認(rèn)與入庫(kù)結(jié)算操作內(nèi)容：倉(cāng)庫(kù)根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》辦理入庫(kù)手續(xù)，更新庫(kù)存臺(tái)賬，保證賬實(shí)一致。采購(gòu)部門(mén)收集《到貨驗(yàn)收單》《入庫(kù)單》《采購(gòu)合同》《發(fā)票（結(jié)算憑證）》等資料，提交財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)付款。財(cái)務(wù)部門(mén)審核資料無(wú)誤后，按合同約定付款方式（如電匯、承兌匯票等）向供應(yīng)商支付款項(xiàng)，完成本次采購(gòu)閉環(huán)。責(zé)任部門(mén)/人：倉(cāng)庫(kù)（入庫(kù)）、采購(gòu)部門(mén)（資料提交）、財(cái)務(wù)部門(mén)（審核付款）輸出成果：《入庫(kù)單》《付款審批單》步驟9：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估與關(guān)系維護(hù)操作內(nèi)容：每季度/每半年，采購(gòu)部門(mén)組織對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，評(píng)估維度包括：質(zhì)量表現(xiàn)：驗(yàn)收合格率、質(zhì)量問(wèn)題整改及時(shí)性；交貨表現(xiàn)：準(zhǔn)時(shí)交貨率、訂單滿(mǎn)足率；服務(wù)表現(xiàn)：售后響應(yīng)速度、問(wèn)題解決效率；成本表現(xiàn)：價(jià)格穩(wěn)定性、成本優(yōu)化貢獻(xiàn)。填寫(xiě)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)（A級(jí)優(yōu)秀、B級(jí)良好、C級(jí)合格、D級(jí)不合格），并制定后續(xù)合作策略：A級(jí)：優(yōu)先加大合作份額，納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商”名單；B級(jí)：維持合作，針對(duì)弱項(xiàng)提出改進(jìn)要求；C級(jí)：限期整改，連續(xù)兩次評(píng)為C級(jí)降級(jí)為D級(jí)；D級(jí)：終止合作，啟動(dòng)新供應(yīng)商開(kāi)發(fā)。定期與核心供應(yīng)商召開(kāi)溝通會(huì)，反饋合作問(wèn)題，探討優(yōu)化方案，維護(hù)長(zhǎng)期穩(wěn)定合作關(guān)系。責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)（組織評(píng)估）、需求部門(mén)/質(zhì)量部門(mén)（提供數(shù)據(jù)）、*總監(jiān)（審批評(píng)估結(jié)果）輸出成果：《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》《供應(yīng)商分級(jí)管理清單》三、配套工具表格模板1.采購(gòu)需求申請(qǐng)表序號(hào)物料/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量期望交貨期質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算金額（元）需求部門(mén)申請(qǐng)人日期1X原材料-20241000kg2024–國(guó)標(biāo)GB/T50,000生產(chǎn)部*工審核意見(jiàn)：采購(gòu)負(fù)責(zé)人經(jīng)理：技術(shù)部門(mén)主管：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人*總監(jiān)：2.投標(biāo)文件評(píng)審表供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)審維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）得分（滿(mǎn)分100）備注公司技術(shù)方案（40分）技術(shù)參數(shù)匹配度（20分）、方案可行性（15分）、服務(wù)保障（5分）35提供第三方檢測(cè)報(bào)告價(jià)格（30分）報(bào)價(jià)合理性（15分）、成本明細(xì)（15分）28低于均價(jià)5%資質(zhì)與業(yè)績(jī)（20分）營(yíng)業(yè)資質(zhì)（10分）、同類(lèi)業(yè)績(jī)（10分）18近3年5個(gè)類(lèi)似項(xiàng)目服務(wù)承諾（10分）交貨期（5分）、售后響應(yīng)（5分）9承諾24小時(shí)響應(yīng)總分--90推薦為中標(biāo)供應(yīng)商評(píng)審小組意見(jiàn)：采購(gòu)負(fù)責(zé)人經(jīng)理：技術(shù)專(zhuān)家工程師：財(cái)務(wù)代表*會(huì)計(jì)：3.到貨驗(yàn)收單訂單號(hào)物料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（□合格□不合格）驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)PO-2024001X零部件YY-301500件500件□合格2024–1號(hào)倉(cāng)庫(kù)不合格原因描述（如有）：□外觀劃傷□尺寸偏差□功能不達(dá)標(biāo)（具體：_________）驗(yàn)收小組成員簽字：倉(cāng)庫(kù)管理員：質(zhì)量檢驗(yàn)員：技術(shù)工程師：需求部門(mén)代表：4.供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)估周期評(píng)估維度指標(biāo)（示例）目標(biāo)值實(shí)際值得分（滿(mǎn)分100）等級(jí)公司2024年Q1-Q2質(zhì)量表現(xiàn)（30分）驗(yàn)收合格率（30分）≥98%97%29B級(jí)交貨表現(xiàn)（25分）準(zhǔn)時(shí)交貨率（25分）≥95%96%24--服務(wù)表現(xiàn)（25分）售后響應(yīng)及時(shí)性（15分）、問(wèn)題解決率（10分）24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)、100%解決24小時(shí)響應(yīng)、100%解決25--成本表現(xiàn)（20分）價(jià)格穩(wěn)定性（20分）無(wú)漲價(jià)無(wú)漲價(jià)20--綜合得分-----98B級(jí)改進(jìn)建議：提升原材料驗(yàn)收合格率，加強(qiáng)來(lái)料檢驗(yàn)5.訂單履約跟蹤表訂單號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)訂單金額（元）訂單日期計(jì)劃交貨期最新進(jìn)度（□生產(chǎn)中□已發(fā)貨□已到貨）跟蹤人跟蹤日期風(fēng)險(xiǎn)提示（如有）PO-2024002YY公司80,0002024–2024–□生產(chǎn)中（完成80%）*專(zhuān)員2024–預(yù)計(jì)延期2天四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)提示合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)：招標(biāo)過(guò)程需嚴(yán)格遵循《_________招標(biāo)投標(biāo)法》及公司內(nèi)部采購(gòu)管理制度，禁止設(shè)置傾向性、排他性條款；合同簽訂前必須經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核，避免條款漏洞導(dǎo)致法律糾紛。信息準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)需求、技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息需需求部門(mén)與技術(shù)部門(mén)共同確認(rèn)，避免因信息模糊導(dǎo)致供應(yīng)商理解偏差；投標(biāo)文件評(píng)審需留存書(shū)面記錄，評(píng)分過(guò)程需客觀公正，保證結(jié)果可追溯。履約過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)：訂單下達(dá)后需定期跟蹤供應(yīng)商履約進(jìn)度，對(duì)潛在延期風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)警，避免影響生產(chǎn)/銷(xiāo)售計(jì)劃；到貨驗(yàn)收需嚴(yán)格執(zhí)行