企業(yè)人事變動與離職管理標準化模板一、適用場景與觸發(fā)條件新員工入職：通過標準化流程完成員工信息登記、崗位確認、入職引導等環(huán)節(jié)；內部崗位調動：因組織架構調整、員工職業(yè)發(fā)展等需要，進行跨部門/崗位的人員調動管理；職務變動：包括員工晉升、降職、平級調整等，明確新崗位職責與權限變更；離職管理：涵蓋員工主動辭職、企業(yè)解除勞動合同（如合同到期未續(xù)、協(xié)商一致解除等）、退休等場景，規(guī)范離職流程與后續(xù)交接。二、標準化操作流程詳解（一）人事變動通用流程發(fā)起申請：由員工本人（如離職、調動）或用人部門（如崗位調整）填寫《人事變動申請表》，明確變動類型、原因、生效日期等關鍵信息，提交至部門負責人審核。部門審批：部門負責人根據(jù)工作需要及員工表現(xiàn)，對申請的合理性進行評估，簽署審批意見并反饋至人力資源部。HR復核：人力資源部核對員工基本信息（如勞動合同狀態(tài)、在職表現(xiàn)、培訓記錄等），確認變動是否符合公司制度及勞動法規(guī)，必要時與法務部門協(xié)同審核。審批生效：經HR復核通過后，按權限報送分管領導或總經理審批（如高管晉升、大規(guī)模崗位調整需更高層級審批），審批通過后正式生效，同步更新員工信息檔案。（二）離職管理專項流程步驟1：離職申請與初步溝通主動離職：員工需提前30日（試用期提前3日）提交《離職申請表》，注明離職原因、期望離職日期，部門負責人需與員工進行面談，知曉離職真實原因，記錄《離職面談記錄表》，反饋至人力資源部。被動離職：企業(yè)因員工違反公司制度、崗位不勝任等原因解除勞動合同時由用人部門提交《解除勞動合同通知書》，說明解除依據(jù)及事實，經HR審核并報領導審批后，向員工送達書面通知。步驟2：工作交接與監(jiān)督指定交接人：員工離職前，部門負責人需指定工作交接人（通常為崗位繼任者或同崗位資深員工），明確交接范圍（工作內容、資料文件、客戶資源、資產設備、系統(tǒng)權限等）。填寫交接清單：交接雙方共同填寫《工作交接清單》，逐項核對交接內容，注明交接日期、物品數(shù)量、資料完整性，雙方簽字確認；部門負責人需對交接過程進行監(jiān)督，保證無遺漏。步驟3：薪資結算與費用核銷薪資核算：人力資源部根據(jù)員工考勤、績效、未結款項（如加班費、提成、報銷款等），核算離職當月應發(fā)薪資及代扣代繳項（社保、個稅等），填寫《離職薪資結算確認表》。費用核銷：員工需提交《費用報銷清理單》，經部門負責人及財務部審核確認未結清費用（如借款、備用金等），完成財務核銷手續(xù)。步驟4：離職證明與手續(xù)辦理開具離職證明：人力資源部在員工完成所有交接手續(xù)后，出具《離職證明》（注明員工姓名、證件號碼號、入職日期、離職日期、崗位名稱、勞動合同期限等信息，加蓋公司公章），交由員工簽字確認。資產與權限回收：員工歸還公司資產（如工牌、電腦、鑰匙等），人力資源部同步關閉其內部系統(tǒng)權限（如OA、郵箱、業(yè)務系統(tǒng)等），保證信息安全。步驟5：檔案轉遞與后續(xù)跟進檔案管理：人力資源部將員工離職材料（如離職申請表、交接清單、離職證明等）歸入員工檔案，按規(guī)定保存年限（至少2年）留存。離職反饋：HR可在員工離職后1-3個月內進行跟蹤回訪（如電話或問卷），知曉離職后職業(yè)發(fā)展情況，收集對公司管理的建議，作為優(yōu)化人事管理的參考。三、核心模板表格示例表1：人事變動申請表基本信息內容員工姓名*某所屬部門現(xiàn)任崗位入職日期勞動合同期限變動類型□入職□調動□晉升□降職□離職（請注明原因）變動原因期望生效日期部門負責人意見簽字：__________日期：__________人力資源部意見簽字：__________日期：__________分管領導審批簽字：__________日期：__________表2：工作交接清單交接項目交接內容說明數(shù)量/狀態(tài)接收人簽字交接人簽字日期文件資料項目文檔、客戶資料、合同等電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)賬號密碼、數(shù)據(jù)備份、工作文件等資產設備電腦、工牌、鑰匙、辦公用品等待辦事項未完成工作、跟進中的任務等其他事項（如客戶對接人、外部聯(lián)系人等）部門負責人確認簽字：__________日期：__________表3：離職薪資結算確認表員工信息姓名*某部門崗位結算項目金額（元）備注應發(fā)工資（截至離職日）按考勤及薪資標準核算加班費/未休年假補償按相關規(guī)定計算提成/獎金按業(yè)績考核結果確認報銷款/未發(fā)款項憑有效票據(jù)確認應發(fā)合計代扣社保/公積金個人部分代扣個稅按稅法規(guī)定計算實發(fā)金額員工確認簽字：__________日期：__________人力資源部簽字：__________日期：__________財務部簽字：__________日期：__________表4：離職證明離職證明茲證明*某（證件號碼號：____________________）系我公司______部門______崗位員工，于______年______月______日入職，勞動合同期限自______年______月______日至______年______月______日，因____________________原因，于______年______月______日與我公司解除/終止勞動合同。在職期間，該員工表現(xiàn)____________________（可選：優(yōu)秀/良好/合格）。本證明僅證明該員工在我公司的離職事實，不作為我公司對該員工任何形式的擔保文件。特此證明。公司（蓋章）：人力資源部（蓋章）：日期：______年______月______日四、使用要點與風險提示合規(guī)性優(yōu)先：所有人事變動操作需符合《勞動合同法》及公司內部制度，離職原因記錄需客觀、真實，避免主觀臆斷或歧視性表述；被動離職需保證解除事實清楚、依據(jù)充分，避免勞動糾紛。信息保密：員工個人信息（如證件號碼號、薪資等）需嚴格保密，《離職證明》內容僅包含法定必備信息，不隨意添加影響員工再就業(yè)的描述（如“不勝任工作”等）。交接完整性：工作交接清單需詳細列明所有交接項目，部門負責人需全程監(jiān)督，保證核心業(yè)務、客戶資源、敏感數(shù)據(jù)等無遺漏，避免因交接不清導致工作中斷或公司損失。薪資準確性：薪資結算需嚴格按照考勤、績效制度及財務流程核算，加班費、年假補償?shù)刃璺戏梢?guī)定，保證員工合法權益，減少薪資爭