行政文件歸檔與保管流程指南第一章總則行政文件是單位日常運(yùn)營(yíng)、決策管理及歷史追溯的重要載體，規(guī)范文件的歸檔與保管工作，保證文件的完整性、安全性及可追溯性，對(duì)提升行政效率、防范管理風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。本指南旨在明確行政文件歸檔與保管的全流程操作規(guī)范，為各部門(mén)提供標(biāo)準(zhǔn)化操作依據(jù)。第二章適用范圍與情境本指南適用于單位各部門(mén)（含內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、直屬單位）在日常工作中形成或接收的各類(lèi)行政文件的歸檔與保管管理，具體包括但不限于以下情境：內(nèi)部管理文件：通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、管理制度、流程規(guī)范等；對(duì)外往來(lái)文件：函件、合作協(xié)議、備忘錄、公函、外部單位來(lái)文等；重要記錄文件：大事記、沿革資料、資質(zhì)證明、印章使用記錄、檔案交接記錄等；特殊載體文件：具有保存價(jià)值的電子文檔（含郵件、掃描件、系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)）、聲像資料（如錄音、錄像，需轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式保存）等。第三章歸檔操作流程第一節(jié)文件收集與分類(lèi)責(zé)任分工各部門(mén)指定專(zhuān)人（建議為*部門(mén)行政專(zhuān)員或綜合崗）作為本部門(mén)文件歸檔第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)形成文件的日常收集與初步整理。檔案管理部門(mén)（如辦公室、綜合管理部）每月5日前向各部門(mén)發(fā)出《文件歸檔提示單》，提醒上月應(yīng)歸檔文件范圍及截止日期。收集范圍凡反映本部門(mén)職責(zé)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均需納入收集范圍，包括正件與附件、打印件與電子稿（需同步收集）。特殊情況（如跨部門(mén)協(xié)作文件）由主辦部門(mén)牽頭收集，協(xié)辦部門(mén)配合提供相關(guān)副本。分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)按“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題”三級(jí)分類(lèi)法執(zhí)行：年度：以文件形成自然年度劃分，如“2024年”；機(jī)構(gòu)：按文件形成部門(mén)劃分，如“綜合管理部”“財(cái)務(wù)部”；問(wèn)題：按文件內(nèi)容性質(zhì)劃分，如“會(huì)議類(lèi)”“制度類(lèi)”“合同類(lèi)”。第二節(jié)文件整理與排序文件檢查對(duì)收集的文件進(jìn)行檢查，保證文件要素齊全：標(biāo)題明確、文號(hào)規(guī)范（如有）、形成日期準(zhǔn)確、附件完整、字跡清晰（如有手寫(xiě)簽名需確認(rèn)可辨識(shí)）。對(duì)要素不全的文件，由形成部門(mén)補(bǔ)充完善。排序規(guī)則同一類(lèi)文件按“文號(hào)順序（如有）→形成日期先后”排列；無(wú)文號(hào)文件按“重要程度→日期先后”排列；在前，附件在后；正本在前，副本在后；不同文字版本的文件，中文本在前，外文本在后。裝訂要求紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，對(duì)超出A4規(guī)格的文件（如報(bào)表、圖紙）進(jìn)行折疊，折疊后文字、圖表均需向外，便于查閱；使用不銹鋼釘裝訂，避免使用金屬釘（易銹蝕）或膠水（易粘連），每份文件厚度不超過(guò)2cm，超厚文件分冊(cè)裝訂并標(biāo)注“共X冊(cè)第X冊(cè)”。第三節(jié)文件價(jià)值鑒定與歸檔范圍判定保管期限劃分根據(jù)文件價(jià)值分為三類(lèi)：永久保管：反映單位重大歷史事件、發(fā)展規(guī)劃、重要決策、資質(zhì)認(rèn)證、股權(quán)變更、核心合同等的文件；長(zhǎng)期保管：期限為10年（含）以上，如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、管理制度、對(duì)外函件等；短期保管：期限為10年以下，如日常通知、臨時(shí)性請(qǐng)示、事務(wù)性記錄等。鑒定流程每季度末，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案專(zhuān)員組成鑒定小組，對(duì)當(dāng)季收集的文件進(jìn)行價(jià)值鑒定；對(duì)難以判定保管期限的文件，提交單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后確定。第四節(jié)檔案編號(hào)與編目編號(hào)規(guī)則采用“年度-機(jī)構(gòu)代碼-問(wèn)題代碼-流水號(hào)”格式，示例：2024-ZH-01-001（2024年-綜合部-會(huì)議類(lèi)-001號(hào)）。機(jī)構(gòu)代碼：綜合部（ZH）、財(cái)務(wù)部（CW）、人事部（RS）、業(yè)務(wù)部（YW）等；問(wèn)題代碼：會(huì)議類(lèi)（01）、制度類(lèi)（02）、合同類(lèi)（03）、報(bào)告類(lèi)（04）等，具體代碼由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一制定。編目要求編制《歸檔文件目錄》，包含以下字段：序號(hào)文件名稱(chēng)文號(hào)/編號(hào)形成部門(mén)形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限檔案號(hào)存放位置12024年度工作計(jì)劃*辦發(fā)〔2024〕5號(hào)綜合管理部2024-01-108普通長(zhǎng)期2024-ZH-01-001檔案柜A-01-01第五節(jié)檔案入庫(kù)保管入庫(kù)登記檔案管理員核對(duì)《歸檔文件目錄》與實(shí)物文件一致后，在《檔案入庫(kù)登記表》中登記，雙方簽字確認(rèn)。存放要求紙質(zhì)檔案：存入專(zhuān)用檔案柜，柜體標(biāo)識(shí)清晰（標(biāo)注年度、部門(mén)、檔案號(hào)）；檔案庫(kù)房保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%），遠(yuǎn)離水源、火源及強(qiáng)磁場(chǎng)；電子檔案：存儲(chǔ)于單位專(zhuān)用服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤(pán)，定期（每季度）進(jìn)行備份，備份介質(zhì)需標(biāo)注檔案號(hào)及備份日期，與紙質(zhì)檔案分地存放。安全措施庫(kù)房配備消防器材（如二氧化碳滅火器）、防盜門(mén)窗、溫濕度計(jì)，每日記錄溫濕度；涉密文件（如未公開(kāi)的決策文件、合作協(xié)議）存入密碼保險(xiǎn)柜，由專(zhuān)人管理鑰匙及密碼。第六節(jié)檔案利用與借閱借閱流程借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱(chēng)、檔案號(hào)、借閱事由、借閱期限（原則上不超過(guò)5個(gè)工作日），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理部門(mén)備案；涉密檔案借需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同，借閱后當(dāng)場(chǎng)歸還。歸還與核銷(xiāo)借閱到期后，借閱人需及時(shí)歸還，檔案管理員核對(duì)檔案完整性無(wú)誤后，在《檔案借閱登記表》中標(biāo)記“已歸還”；如需續(xù)借，需提前1天重新申請(qǐng)。第七節(jié)檔案鑒定與銷(xiāo)毀鑒定周期對(duì)保管期限屆滿(mǎn)的檔案，由檔案管理部門(mén)每組織一次鑒定（一般在每年第四季度）。銷(xiāo)毀流程鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值后，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、檔案號(hào)、保管期限、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因；《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同審計(jì)部門(mén)、形成部門(mén)共同監(jiān)銷(xiāo)，銷(xiāo)毀時(shí)需拍照記錄，監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)；涉密檔案銷(xiāo)毀需使用碎紙機(jī)處理，保證無(wú)法恢復(fù)，銷(xiāo)毀記錄永久保存。第四章模板工具表4-1行政文件歸檔登記表（部門(mén)：_______歸檔年度：_______）序號(hào)文件名稱(chēng)文號(hào)/編號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)保管期限檔案號(hào)歸檔人歸檔日期備注12024年第一次辦公會(huì)議紀(jì)要*辦紀(jì)〔2024〕3號(hào)2024-03-155長(zhǎng)期2024-ZH-01-002張*2024-03-20含附件2份2員工考勤管理制度修訂稿*人辦〔2024〕8號(hào)2024-04-0212長(zhǎng)期2024-RS-02-005李*2024-04-05版本號(hào)V2.1表4-2檔案借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門(mén)聯(lián)系方式王*業(yè)務(wù)部借閱信息檔案名稱(chēng)檔案號(hào)借閱事由2023年度銷(xiāo)售總結(jié)2023-YW-04-018項(xiàng)目復(fù)盤(pán)參考審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：_______日期：_______檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：_______日期：_______表4-3檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)序號(hào)檔案名稱(chēng)檔案號(hào)保管期限數(shù)量（頁(yè)/份）銷(xiāo)毀原因備注12018年季度工作簡(jiǎn)報(bào)2018-ZH-04-*短期120保管期限屆滿(mǎn)已鑒定無(wú)保存價(jià)值2臨時(shí)活動(dòng)通知（2019年）2019-ZH-05-*短期85保管期限屆滿(mǎn)已鑒定無(wú)保存價(jià)值監(jiān)銷(xiāo)人：______________審批人：_______銷(xiāo)毀日期：_______第五章關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示歸檔及時(shí)性：各部門(mén)需在文件形成后15個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理并提交檔案管理部門(mén)，避免因拖延導(dǎo)致文件散失或損毀。規(guī)范性：文件標(biāo)題需準(zhǔn)確反映內(nèi)容，避免使用“通知1”“報(bào)告2”等模糊命名；歸檔材料需為最終版本，草稿、修改稿（除有特殊保存價(jià)值外）無(wú)需歸檔。安全性：電子檔案需定期進(jìn)行病毒查殺，嚴(yán)禁在個(gè)人電腦或非加密設(shè)備中存儲(chǔ)涉密文件；檔案庫(kù)房嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，每日下班前檢查電源、鎖具。完整性：跨部門(mén)協(xié)作文件需在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)由主辦部門(mén)完成歸檔，協(xié)辦部門(mén)提供副本支持；會(huì)議文件需包含會(huì)議通知、簽到表、議程、紀(jì)要、決議等全套材料?？?/p>