合同管理合規(guī)降低風(fēng)險工具指南一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于各類企業(yè)及組織在對外合作中需規(guī)范合同管理的場景，包括但不限于：企業(yè)采購原材料、設(shè)備或服務(wù)時與供應(yīng)商簽訂的買賣/服務(wù)合同；技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢等合作項目的技術(shù)類合同；委托加工、合作生產(chǎn)等業(yè)務(wù)模式下的委托合同；員工錄用、勞務(wù)外包等涉及人事服務(wù)的合同；租賃場地、設(shè)備等財產(chǎn)租賃合同。通過標(biāo)準(zhǔn)化模板與流程管理，可保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，有效規(guī)避履約糾紛、法律風(fēng)險及經(jīng)濟損失。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：合同需求梳理與立項操作要點：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求明確合同目的（如采購設(shè)備、技術(shù)服務(wù)等），梳理核心要素：合作方基本信息、合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量等）、價款及支付方式、履行期限（開始/結(jié)束時間）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、違約責(zé)任等。輸出成果：《合同需求確認單》（含業(yè)務(wù)部門負責(zé)人*經(jīng)理簽字、需求部門蓋章），作為合同起草依據(jù)。步驟2：合同文本起草操作要點：基于《合同需求確認單》，選擇對應(yīng)類型的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《采購合同模板》《技術(shù)服務(wù)合同模板》），填充核心條款：當(dāng)事人信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（需與營業(yè)執(zhí)照一致）；合同標(biāo)的：明確名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等，避免模糊描述（如“一批設(shè)備”需具體到型號、數(shù)量）；權(quán)利義務(wù)：雙方主要職責(zé)（如供方需提供合格產(chǎn)品并送貨上門，需方需按時付款）；違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格）及賠償標(biāo)準(zhǔn)（如按合同總額的日萬分之五支付違約金）；爭議解決：優(yōu)先約定由合同簽訂地人民法院訴訟解決，或選擇仲裁（需明確仲裁機構(gòu)名稱）。注意事項：禁止使用“一切責(zé)任由對方承擔(dān)”“最終解釋權(quán)歸我方所有”等不公平條款；涉及金額較大或復(fù)雜業(yè)務(wù)時，需法務(wù)部門提前介入指導(dǎo)。步驟3：內(nèi)部審核與修訂操作要點：業(yè)務(wù)部門初審：核對需求與條款一致性，保證標(biāo)的、金額、期限等關(guān)鍵信息無誤；法務(wù)部門審核：重點審查合法性（如是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）、合規(guī)性（如是否存在禁止性條款）、完整性（如是否缺少必備條款）；財務(wù)部門審核：確認付款方式、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、稅務(wù)責(zé)任等符合財務(wù)制度；涉及審批權(quán)限的合同（如金額超10萬元），需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批。輸出成果：《合同審核意見表》（各部門審核人簽字、修訂說明），根據(jù)意見修改文本直至通過。步驟4：合作方主體資格審查操作要點：在簽署前，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實合作方：是否為合法存續(xù)的企業(yè)（查看營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍）；有無失信記錄、涉訴信息或行政處罰；特殊行業(yè)需核查資質(zhì)證書（如食品供應(yīng)商需《食品經(jīng)營許可證》，技術(shù)服務(wù)商需相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）。風(fēng)險提示：若合作方為分支機構(gòu)，需提供總公司授權(quán)書；若為個人，需核實證件號碼信息及履約能力。步驟5：合同簽署與用印操作要點：雙方簽署：需由法定代表人或授權(quán)代表簽字，授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、期限）；用印管理：加蓋合同專用章（或公章），需履行用印審批流程（《用印申請表》含合同編號、簽署日期等信息），嚴(yán)禁在空白合同上蓋章；簽署形式：紙質(zhì)合同一式至少兩份（雙方各執(zhí)一份），電子合同需符合《電子簽名法》要求（使用可靠電子簽名）。步驟6：合同歸檔與履行跟蹤操作要點：歸檔：簽署后3個工作日內(nèi)，將合同原件、附件（如需求單、審核意見表）、授權(quán)委托書等整理歸檔，建立《合同管理臺賬》（模板見下文）；履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負責(zé)跟蹤合同履行進度（如交貨時間、驗收節(jié)點），及時記錄履行情況（如《合同履行記錄表》）；變更與解除：履行中需變更條款時，簽訂《補充協(xié)議》；需解除合同時協(xié)商一致并簽署《解除協(xié)議》，明確責(zé)任劃分及賠償事宜。三、合同管理臺賬模板合同編號合同名稱甲方信息（名稱/統(tǒng)一社會信用代碼）乙方信息（名稱/統(tǒng)一社會信用代碼）合同類型簽訂日期合同金額（元）履行期限關(guān)鍵條款摘要（如付款方式、違約責(zé)任）審核狀態(tài)（草稿/已審核/已簽署）歸檔日期備注（風(fēng)險提示/履行情況）CG-2024-001設(shè)備采購合同科技有限公司/91110108YY設(shè)備制造有限公司/91110209采購2024-03-01500,0002024-03-15至2024-06-15付款方式：預(yù)付30%，驗收合格后付70%；違約責(zé)任：逾期付款按日萬分之五支付違約金已簽署2024-03-02需跟蹤設(shè)備到貨驗收時間FW-2024-002技術(shù)服務(wù)合同AA科技有限公司/91110307BB信息技術(shù)研究院/91110406技術(shù)2024-03-10300,0002024-04-01至2024-09-30服務(wù)內(nèi)容：提供軟件開發(fā)及維護；知識產(chǎn)權(quán)：成果歸甲方所有已審核待簽署需確認乙方技術(shù)資質(zhì)有效期四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點主體資格風(fēng)險：嚴(yán)禁與無民事行為能力或超越權(quán)限的合作方簽約，簽約前務(wù)必核實營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件，留存復(fù)印件加蓋公章。條款完整性風(fēng)險：合同中需包含“當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式”等核心要素，避免因條款缺失導(dǎo)致糾紛。履約能力風(fēng)險：對大額或長期合作合同，可要求合作方提供履約保證金（5%-10%）或銀行保函，降低履約不能的風(fēng)險。保密與知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險：涉及技術(shù)秘密或商業(yè)信息的合同，需明保證密范圍、期限（如保密期限至合同終止后3年）及違約責(zé)任；知識產(chǎn)權(quán)歸屬需清晰約定（如“乙方在履行合同過程中產(chǎn)生的成果歸甲方所有”）。