學(xué)生電子檔案管理操作手冊(cè)一、手冊(cè)說(shuō)明本手冊(cè)旨在指導(dǎo)學(xué)校教務(wù)處、輔導(dǎo)員、檔案管理員及相關(guān)崗位人員規(guī)范操作學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)，確保學(xué)生檔案信息的準(zhǔn)確錄入、高效查詢(xún)與安全維護(hù)，提升檔案管理工作的規(guī)范性與便捷性。手冊(cè)適用于使用本校學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的所有授權(quán)用戶(hù)，操作前請(qǐng)確認(rèn)已獲得系統(tǒng)使用權(quán)限。二、系統(tǒng)概述學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)依托學(xué)校內(nèi)部辦公平臺(tái)搭建，通過(guò)賬號(hào)密碼驗(yàn)證登錄（賬號(hào)為工號(hào)/學(xué)號(hào)，初始密碼為統(tǒng)一設(shè)置的簡(jiǎn)單密碼，首次登錄需按提示修改密碼）。系統(tǒng)涵蓋學(xué)生學(xué)籍信息（姓名、性別、年級(jí)、專(zhuān)業(yè)、入學(xué)時(shí)間等）、學(xué)業(yè)成績(jī)（課程成績(jī)、學(xué)分、績(jī)點(diǎn)等）、獎(jiǎng)懲記錄（榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、違紀(jì)處分等）、體檢檔案（年度體檢報(bào)告、健康狀況等）、畢業(yè)相關(guān)（畢業(yè)去向、學(xué)位授予等）五大類(lèi)核心檔案，支持多維度檢索、批量操作與權(quán)限分級(jí)管理。三、核心操作流程（一）檔案錄入1.登錄與進(jìn)入模塊登錄學(xué)校內(nèi)部辦公平臺(tái)，在“應(yīng)用中心”找到“學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)”入口，輸入賬號(hào)密碼完成登錄。進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊左側(cè)功能欄“檔案管理”→“學(xué)生檔案錄入”，進(jìn)入錄入界面。2.信息填寫(xiě)與附件上傳在錄入表單中，依次填寫(xiě)學(xué)生的基礎(chǔ)信息（姓名、性別、年級(jí)、專(zhuān)業(yè)等）、學(xué)業(yè)信息（當(dāng)前學(xué)期課程、成績(jī)等，若為新生可暫不填寫(xiě)）、獎(jiǎng)懲信息（如有）等內(nèi)容。若需上傳附件（如學(xué)籍證明掃描件、成績(jī)單電子檔、獲獎(jiǎng)證書(shū)照片等），點(diǎn)擊“附件上傳”按鈕，選擇本地文件（支持PDF、JPG、PNG格式，單文件大小不超過(guò)規(guī)定值），確認(rèn)上傳成功。3.提交與審核信息填寫(xiě)完畢后，仔細(xì)核對(duì)確保無(wú)遺漏或錯(cuò)誤，點(diǎn)擊頁(yè)面底部“提交審核”按鈕。系統(tǒng)將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)管理員（如輔導(dǎo)員或教務(wù)處老師）的待辦任務(wù)中，待審核通過(guò)后，該學(xué)生檔案正式生效并可被查詢(xún)。（二）檔案查詢(xún)1.單條檔案查詢(xún)進(jìn)入“檔案管理”→“檔案查詢(xún)”模塊，在查詢(xún)界面選擇查詢(xún)維度（如“學(xué)號(hào)”“姓名”“年級(jí)+專(zhuān)業(yè)”），輸入關(guān)鍵詞后點(diǎn)擊“查詢(xún)”。系統(tǒng)將展示匹配的學(xué)生檔案列表，點(diǎn)擊學(xué)生姓名或?qū)W號(hào)即可查看詳細(xì)檔案信息（包括附件預(yù)覽）。2.批量檔案查詢(xún)（三）檔案修改1.權(quán)限與入口僅系統(tǒng)管理員、學(xué)生所屬輔導(dǎo)員或教務(wù)處指定人員可修改檔案。登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“檔案管理”→“檔案維護(hù)”，通過(guò)查詢(xún)找到需修改的學(xué)生檔案，點(diǎn)擊“修改”按鈕進(jìn)入編輯界面。2.修改與審核在編輯界面中，修改需更新的信息（如成績(jī)更正、獎(jiǎng)懲記錄補(bǔ)充等），若涉及附件更新，需先刪除原附件再重新上傳。修改完成后，點(diǎn)擊“提交審核”，流程同檔案錄入的審核環(huán)節(jié)，審核通過(guò)后檔案信息自動(dòng)更新。（四）檔案導(dǎo)出1.導(dǎo)出權(quán)限與范圍普通教師/輔導(dǎo)員僅可導(dǎo)出本人管理范圍內(nèi)的學(xué)生檔案，系統(tǒng)管理員可導(dǎo)出全校學(xué)生檔案。導(dǎo)出格式支持Excel（數(shù)據(jù)清單）、PDF（帶附件預(yù)覽）兩種。2.操作步驟（五）權(quán)限管理1.角色與權(quán)限說(shuō)明系統(tǒng)預(yù)設(shè)管理員（全校檔案管理、權(quán)限分配）、輔導(dǎo)員（所帶班級(jí)檔案管理、審核）、教師（所授課程學(xué)生成績(jī)查詢(xún)、錄入）、學(xué)生（個(gè)人檔案查詢(xún)、信息核對(duì)）四類(lèi)角色，權(quán)限由管理員統(tǒng)一分配。2.權(quán)限分配操作管理員登錄后，點(diǎn)擊左側(cè)“系統(tǒng)管理”→“權(quán)限設(shè)置”，在“用戶(hù)列表”中找到需分配權(quán)限的賬號(hào)，點(diǎn)擊“權(quán)限配置”。在權(quán)限樹(shù)中勾選該用戶(hù)可操作的模塊（如“檔案錄入”“檔案查詢(xún)”“權(quán)限管理”等），點(diǎn)擊“保存”即可完成權(quán)限分配。（六）安全維護(hù)1.數(shù)據(jù)備份2.賬號(hào)安全密碼修改：登錄后點(diǎn)擊右上角“個(gè)人中心”→“修改密碼”，輸入原密碼與新密碼（需包含字母、數(shù)字、特殊字符，長(zhǎng)度≥8位），確認(rèn)后保存。密碼找回：若忘記密碼，在登錄界面點(diǎn)擊“忘記密碼”，通過(guò)綁定的手機(jī)號(hào)/郵箱接收驗(yàn)證碼，重置密碼。賬號(hào)鎖定：連續(xù)5次密碼錯(cuò)誤將自動(dòng)鎖定賬號(hào)，1小時(shí)后自動(dòng)解鎖；管理員可在“系統(tǒng)管理”→“用戶(hù)管理”中手動(dòng)解鎖賬號(hào)。3.系統(tǒng)日志點(diǎn)擊“系統(tǒng)管理”→“操作日志”，可按時(shí)間、操作人、操作類(lèi)型（如“錄入”“修改”“導(dǎo)出”）篩選查看系統(tǒng)操作記錄，便于追溯問(wèn)題或?qū)徲?jì)。四、常見(jiàn)問(wèn)題解答1.登錄失敗怎么辦？若提示“賬號(hào)或密碼錯(cuò)誤”，請(qǐng)確認(rèn)賬號(hào)為工號(hào)/學(xué)號(hào)，密碼是否含空格或大小寫(xiě)錯(cuò)誤；若忘記密碼，通過(guò)“忘記密碼”功能重置。若提示“賬號(hào)已鎖定”，等待1小時(shí)后重試，或聯(lián)系管理員手動(dòng)解鎖。2.附件上傳失敗如何處理？檢查文件格式（僅支持PDF、JPG、PNG）與大?。▎挝募芤?guī)定值），若超出限制，可壓縮文件或轉(zhuǎn)換格式后重新上傳。若網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，嘗試切換網(wǎng)絡(luò)或稍后再傳。3.檔案審核不通過(guò)的原因？審核不通過(guò)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)反饋具體原因（如“信息填寫(xiě)不完整”“附件清晰度不足”），請(qǐng)根據(jù)提示修改后重新提交審核。五、注意事項(xiàng)1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：錄入、修改檔案時(shí)需仔細(xì)核對(duì)信息，確保與紙質(zhì)檔案或權(quán)威數(shù)據(jù)源一致，避免因錯(cuò)誤信息影響學(xué)生升學(xué)、就業(yè)等環(huán)節(jié)。2.信息保密性：嚴(yán)禁泄露學(xué)生檔案信息（如成績(jī)、獎(jiǎng)懲記錄、健康狀況等），導(dǎo)出的檔案文件需妥善保管，避免非授權(quán)人員接觸。3.操作規(guī)范性：定期備份數(shù)據(jù)，避免在公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下操作系統(tǒng)，離開(kāi)工