2026年橡膠制品公司采購(gòu)合同履約跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)合同履約跟蹤工作，保障采購(gòu)物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付，防范供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，降低采購(gòu)成本損失，確保橡膠制品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序開展，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律法規(guī)要求，結(jié)合橡膠制品行業(yè)采購(gòu)物資種類多（生膠、助劑、骨架材料等）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)、交付時(shí)效要求高的特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度所稱采購(gòu)合同履約跟蹤，是指對(duì)公司與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同從生效到履行完畢全流程的監(jiān)控管理，包括訂單進(jìn)度跟蹤、物流運(yùn)輸跟蹤、到貨驗(yàn)收跟蹤、價(jià)款支付跟蹤、質(zhì)保期履約跟蹤等環(huán)節(jié)；采購(gòu)合同涵蓋橡膠原材料、生產(chǎn)輔料、設(shè)備配件、包裝材料等各類物資采購(gòu)協(xié)議。第三條采購(gòu)合同履約跟蹤遵循“全程監(jiān)控、及時(shí)預(yù)警、快速處置、權(quán)責(zé)明確、風(fēng)險(xiǎn)可控”的核心原則，跟蹤過程需兼顧合同約定與橡膠制品生產(chǎn)實(shí)際需求，確保供應(yīng)商履約行為符合合同條款，保障公司生產(chǎn)用料穩(wěn)定供應(yīng)。第四條本制度適用于公司所有采購(gòu)合同的履約跟蹤管理，涉及采購(gòu)部門、倉儲(chǔ)部門、質(zhì)檢部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門等所有參與采購(gòu)履約環(huán)節(jié)的部門及員工。第五條公司采購(gòu)部門是采購(gòu)合同履約跟蹤的責(zé)任主體，統(tǒng)籌跟蹤計(jì)劃制定、供應(yīng)商對(duì)接、履約異常預(yù)警、處置方案協(xié)調(diào)等工作；倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)到貨接收及數(shù)量核對(duì)，質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)物資質(zhì)量驗(yàn)收，生產(chǎn)部門反饋物資使用情況，財(cái)務(wù)部門配合價(jià)款支付審核，形成全流程履約跟蹤管控機(jī)制。第二章職責(zé)分工第六條采購(gòu)部門職責(zé)：制定并修訂采購(gòu)合同履約跟蹤標(biāo)準(zhǔn)，明確不同類型采購(gòu)合同的跟蹤節(jié)點(diǎn)及要求；建立合同履約跟蹤臺(tái)賬，記錄合同編號(hào)、供應(yīng)商信息、物資規(guī)格、交付期限、履約進(jìn)度、異常情況等內(nèi)容；負(fù)責(zé)與供應(yīng)商日常對(duì)接，跟蹤訂單生產(chǎn)進(jìn)度、物流發(fā)貨狀態(tài)；及時(shí)發(fā)現(xiàn)履約異常并發(fā)出預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商制定整改措施；整理履約跟蹤記錄，每月分析供應(yīng)商履約率，評(píng)估供應(yīng)商信用等級(jí)；負(fù)責(zé)質(zhì)保期內(nèi)履約問題的對(duì)接處理，如退換貨、質(zhì)量索賠等；開展履約跟蹤培訓(xùn)，提升員工跟蹤能力及風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別意識(shí)。第七條倉儲(chǔ)部門職責(zé)：按合同約定核對(duì)到貨物資的數(shù)量、包裝、規(guī)格等信息，做好到貨記錄；發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、包裝破損等問題時(shí)，第一時(shí)間反饋采購(gòu)部門；配合質(zhì)檢部門開展到貨驗(yàn)收工作，妥善保管待檢及合格物資；按規(guī)定辦理不合格物資的暫存、退回手續(xù)，記錄物資出入庫信息，為履約跟蹤提供數(shù)據(jù)支撐。第八條質(zhì)檢部門職責(zé)：依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及橡膠制品行業(yè)規(guī)范，對(duì)到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)；出具質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告，明確物資是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量不合格時(shí)，及時(shí)反饋采購(gòu)部門并留存檢測(cè)證據(jù)；參與履約異常處置，協(xié)助判定質(zhì)量違約責(zé)任，提出整改或索賠建議。第九條生產(chǎn)部門職責(zé)：反饋采購(gòu)物資在生產(chǎn)使用過程中的質(zhì)量問題，如原材料性能不達(dá)標(biāo)、配件適配性差等；配合采購(gòu)部門核實(shí)因物資質(zhì)量問題導(dǎo)致的生產(chǎn)損失；提出物資交付時(shí)效的需求建議，確保采購(gòu)物資供應(yīng)匹配生產(chǎn)計(jì)劃。第十條財(cái)務(wù)部門職責(zé)：審核采購(gòu)合同價(jià)款支付條款，按履約進(jìn)度辦理付款手續(xù)；核實(shí)供應(yīng)商發(fā)票開具是否符合合同約定及稅務(wù)規(guī)定；配合采購(gòu)部門處理履約異常涉及的價(jià)款調(diào)整、索賠扣款等事宜；記錄價(jià)款支付信息，為履約跟蹤提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。第十一條公司管理層職責(zé)：審批采購(gòu)合同履約跟蹤制度及重大修訂方案；審批大額采購(gòu)合同履約異常處置方案；保障履約跟蹤所需的人員、經(jīng)費(fèi)等資源；監(jiān)督制度執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)跨部門履約跟蹤中的重大問題；審批供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)結(jié)果及獎(jiǎng)懲方案。第三章跟蹤范圍與基本要求第十二條履約跟蹤范圍：（一）原材料采購(gòu)合同：包括天然橡膠、合成橡膠、硫化劑、促進(jìn)劑、骨架材料等橡膠制品生產(chǎn)核心原材料的采購(gòu)合同；（二）輔助物資采購(gòu)合同：包括生產(chǎn)用模具、包裝材料、勞保用品、檢測(cè)試劑等輔助物資的采購(gòu)合同；（三）設(shè)備配件采購(gòu)合同：包括生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備的配件、易損件采購(gòu)合同；（四）外協(xié)加工合同：涉及橡膠制品外協(xié)加工、定制件生產(chǎn)的相關(guān)合同。第十三條履約跟蹤基本要求：（一）全程可追溯：所有履約跟蹤環(huán)節(jié)需做好書面或電子記錄，確保從訂單下達(dá)至質(zhì)保期滿的全流程信息可查；（二）節(jié)點(diǎn)全覆蓋：跟蹤節(jié)點(diǎn)需覆蓋合同生效、訂單排產(chǎn)、發(fā)貨通知、物流運(yùn)輸、到貨驗(yàn)收、價(jià)款支付、質(zhì)保期履約等關(guān)鍵環(huán)節(jié)；（三）預(yù)警及時(shí)：發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商履約進(jìn)度滯后、質(zhì)量異常等問題時(shí)，需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出預(yù)警并對(duì)接供應(yīng)商；（四）處置高效：針對(duì)履約異常問題，需在3個(gè)工作日內(nèi)制定初步處置方案，避免損失擴(kuò)大；（五）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：履約跟蹤臺(tái)賬信息需與合同約定、實(shí)際履約情況一致，不得篡改、遺漏關(guān)鍵信息。第四章全流程履約跟蹤規(guī)范第十四條合同生效后跟蹤：采購(gòu)部門在合同生效當(dāng)日錄入履約跟蹤臺(tái)賬，明確各跟蹤節(jié)點(diǎn)的時(shí)間要求；1個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商確認(rèn)訂單排產(chǎn)計(jì)劃，明確生產(chǎn)周期及預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間；每周至少1次對(duì)接供應(yīng)商，核實(shí)排產(chǎn)進(jìn)度，確保符合交付期限要求。第十五條發(fā)貨與物流跟蹤：供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨后，采購(gòu)部門及時(shí)獲取物流單號(hào)、發(fā)貨數(shù)量、運(yùn)輸方式等信息，每日跟蹤物流軌跡；對(duì)于長(zhǎng)途運(yùn)輸或特殊物資（如易受潮橡膠原材料），重點(diǎn)跟蹤運(yùn)輸環(huán)境、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，遇物流延誤及時(shí)協(xié)調(diào)承運(yùn)方及供應(yīng)商。第十六條到貨驗(yàn)收跟蹤：物資到貨后，采購(gòu)部門督促倉儲(chǔ)部門24小時(shí)內(nèi)完成數(shù)量核對(duì)，質(zhì)檢部門48小時(shí)內(nèi)完成質(zhì)量檢測(cè)；驗(yàn)收合格的，及時(shí)更新履約臺(tái)賬為“驗(yàn)收完成”；驗(yàn)收不合格的，立即標(biāo)注異常類型（數(shù)量短缺、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、包裝破損等），并向供應(yīng)商發(fā)出整改通知。第十七條價(jià)款支付跟蹤：財(cái)務(wù)部門按合同約定的付款條件，核對(duì)履約進(jìn)度（如到貨驗(yàn)收合格、質(zhì)保期滿等），確認(rèn)符合付款條件后5個(gè)工作日內(nèi)完成付款；采購(gòu)部門跟蹤付款進(jìn)度，向供應(yīng)商反饋付款情況，避免因付款爭(zhēng)議影響后續(xù)履約。第十八條質(zhì)保期履約跟蹤：質(zhì)保期內(nèi)，采購(gòu)部門每半個(gè)月收集生產(chǎn)部門、質(zhì)檢部門的物資使用反饋；發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，及時(shí)對(duì)接供應(yīng)商，要求其按合同約定履行退換貨、維修、賠償?shù)攘x務(wù)；質(zhì)保期滿后，確認(rèn)無履約問題的，完成履約臺(tái)賬閉環(huán)。第五章異常處置規(guī)范第十九條履約異常類型：（一）交付異常：供應(yīng)商未按合同約定時(shí)間發(fā)貨、到貨，或分批交付的物資進(jìn)度滯后；（二）數(shù)量異常：到貨物資數(shù)量與合同約定不符，存在短缺、溢貨等情況；（三）質(zhì)量異常：物資質(zhì)量檢測(cè)不符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)，或使用過程中出現(xiàn)性能不達(dá)標(biāo)等問題；（四）配合異常：供應(yīng)商未按要求提供檢測(cè)報(bào)告、合格證等資料，或拒不配合履約問題整改。第二十條異常處置流程：采購(gòu)部門發(fā)現(xiàn)履約異常后，立即向供應(yīng)商發(fā)出書面《履約異常整改通知》，明確異常問題、整改要求及期限；供應(yīng)商逾期未整改的，視情況采取暫停后續(xù)訂單、扣減質(zhì)保金、索賠損失等措施；涉及大額損失或重大質(zhì)量問題的，上報(bào)管理層審批后，可按合同約定解除合同并追究違約責(zé)任；所有異常處置過程需做好記錄，留存溝通記錄、檢測(cè)報(bào)告、整改通知等證據(jù)。第六章監(jiān)督與違規(guī)處理第二十一條日常監(jiān)督：采購(gòu)部門每月抽查履約跟蹤臺(tái)賬，核查跟蹤記錄的完整性、準(zhǔn)確性；每季度開展供應(yīng)商履約率統(tǒng)計(jì)，評(píng)估跟蹤工作成效；管理層每半年開展制度執(zhí)行情況檢查，糾正跟蹤不及時(shí)、處置不到位等問題。第二十二條違規(guī)情形認(rèn)定：（一）未按本制度開展履約跟蹤，導(dǎo)致供應(yīng)商違約未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，造成公司損失的；（二）故意隱瞞履約異常情況，拖延處置導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大的；（三）篡改履約跟蹤臺(tái)賬信息，或未按要求留存履約證據(jù)的；（四）與供應(yīng)商串通，縱容違約行為，損害公司利益的；（五）未按規(guī)定辦理不合格物資處置，導(dǎo)致公司重復(fù)損失的。第二十三條違規(guī)處理：對(duì)違規(guī)部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重采取相應(yīng)處理措施；情節(jié)較輕的，給予口頭警告、限期整改、履約跟蹤再培訓(xùn)；情節(jié)較重的，給予通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金；情節(jié)嚴(yán)重的（如因違規(guī)導(dǎo)致大額經(jīng)濟(jì)損失、生產(chǎn)中斷），給予調(diào)崗、降職、解除勞動(dòng)合同等處分；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理；因違規(guī)造成公司損失的，依法追究賠