企業(yè)內(nèi)部文件格式與排版規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍為統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部文件呈現(xiàn)形式，提升文件專業(yè)性與可讀性，保證信息傳遞準(zhǔn)確、高效，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門(mén)編制的各類正式文件，包括但不限于工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、管理制度、項(xiàng)目方案、通知公告、總結(jié)匯報(bào)等。日常辦公中的跨部門(mén)協(xié)作文件、存檔管理文件、對(duì)外報(bào)送文件均需嚴(yán)格遵循本規(guī)范，保證文件格式一致、排版規(guī)范，避免因格式差異導(dǎo)致的理解偏差或管理混亂。二、規(guī)范執(zhí)行操作流程（一）文件創(chuàng)建與基礎(chǔ)設(shè)置文檔類型選擇：根據(jù)文件用途選擇合適的文檔類型，正式文件優(yōu)先使用Word（.docx格式），避免使用臨時(shí)性格式（如.txt、.rtf）。頁(yè)面基礎(chǔ)設(shè)置：頁(yè)面邊距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合標(biāo)準(zhǔn)A4紙打印要求）；頁(yè)面方向：一般采用縱向，如需橫向（含寬表格），需在文件首頁(yè)備注“本文件部分內(nèi)容為橫向排版”；紙張大?。航y(tǒng)一使用A4（210mm×297mm）。（二）字體與格式規(guī)范字體選擇：微軟雅黑（或黑體），不加下劃線，不使用藝術(shù)字體；內(nèi)容：宋體（或仿宋），英文及數(shù)字使用TimesNewRoman；表格內(nèi)文字：根據(jù)內(nèi)容調(diào)整，一般與一致，表頭可加粗。字號(hào)與行距：一級(jí)標(biāo)題（如“第一章總則”）：二號(hào)，加粗，居中，段前段后間距1行；二級(jí)標(biāo)題（如“1.1目的”）：三號(hào)，加粗，左對(duì)齊，段前段后間距0.5行；三級(jí)標(biāo)題（如“（1）具體內(nèi)容”）：四號(hào)，加粗，左對(duì)齊，段前段后間距0.3行；內(nèi)容：小四號(hào)（12pt），行距固定值18磅（或1.5倍行距），首行縮進(jìn)2字符；頁(yè)眉頁(yè)腳：小五號(hào)，宋體，頁(yè)眉頁(yè)腳線為單實(shí)線，線寬0.75磅。（三）內(nèi)容結(jié)構(gòu)編排文件位于首頁(yè)首行，居中，二號(hào)加粗，如“公司2024年度部門(mén)績(jī)效考核方案”；標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，不超過(guò)30字，如需補(bǔ)充說(shuō)明，可使用副標(biāo)題（破折號(hào)分隔，四號(hào)宋體）。文件基本信息：位于標(biāo)題下方，居中，三號(hào)宋體，內(nèi)容包括：文件編號(hào)（如“辦發(fā)〔2024〕5號(hào)”）、版本號(hào)（如“V1.0”）、密級(jí)（如“內(nèi)部公開(kāi)”“秘密”）、發(fā)文部門(mén)、日期（格式“YYYY年MM月DD日”）；多項(xiàng)信息用空格分隔，密級(jí)根據(jù)企業(yè)保密制度標(biāo)注，非涉密文件默認(rèn)“內(nèi)部公開(kāi)”。結(jié)構(gòu)：引言：說(shuō)明文件編制目的、適用范圍及背景，二級(jí)標(biāo)題“一、引言”；主體內(nèi)容：分章節(jié)闡述，一級(jí)標(biāo)題按“第一章、第二章……”編號(hào)，二級(jí)標(biāo)題按“1.1、1.2……”編號(hào)，三級(jí)標(biāo)題按“（1）、（2）……”編號(hào)，編號(hào)后不跟頓號(hào)；結(jié)論/要求：總結(jié)核心內(nèi)容或提出執(zhí)行要求，二級(jí)標(biāo)題“二、結(jié)論”或“三、執(zhí)行要求”。附件編排：如有附件，在結(jié)束后另起一行，左對(duì)齊寫(xiě)“附件：”，附件名稱為“附件1：X”“附件2：X”，四號(hào)宋體，加粗；附件內(nèi)容需單獨(dú)編制頁(yè)碼，在頁(yè)碼后標(biāo)注（如“-1”“-2”）。（四）頁(yè)眉頁(yè)腳與頁(yè)碼設(shè)置頁(yè)眉：奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉為文件標(biāo)題（如“公司2024年度部門(mén)績(jī)效考核方案”），偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉為章節(jié)標(biāo)題（如“第一章總則”）；頁(yè)眉距頁(yè)邊距1.5cm，頁(yè)眉文字居中。頁(yè)腳：頁(yè)碼位置：頁(yè)面底端，居中；頁(yè)碼格式：部分為“-1-”“-2-”（“-”為半角字符），附件部分為“附件1-1”“附件1-2”；頁(yè)碼距頁(yè)邊距1.25cm，五號(hào)宋體。（五）編號(hào)與標(biāo)識(shí)管理文件編號(hào)規(guī)則：由“部門(mén)簡(jiǎn)稱+發(fā)文類型+年份+序號(hào)”組成，如“辦發(fā)〔2024〕5號(hào)”（辦為行政部門(mén)，發(fā)為發(fā)文類型，〔2024〕為年份，5為序號(hào)）；序號(hào)按年度從“1”開(kāi)始連續(xù)編排，跨年重新編號(hào)。版本標(biāo)識(shí)：初版為V1.0，修訂后依次為V1.1、V2.0，版本號(hào)位于文件編號(hào)右側(cè)，用空格分隔；每次修訂需在文件末尾附“修訂說(shuō)明”，注明修訂內(nèi)容、修訂人、修訂日期。（六）審核與發(fā)布流程擬稿：由文件內(nèi)容編制人完成初稿，保證內(nèi)容完整、格式符合本規(guī)范；部門(mén)審核：初稿提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容準(zhǔn)確性、部門(mén)職責(zé)匹配性；會(huì)簽：涉及多部門(mén)協(xié)作的文件，需相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽（在審批表中簽字）；批準(zhǔn)：根據(jù)文件密級(jí)及重要性，提交至對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（如部門(mén)文件由部門(mén)總監(jiān)批準(zhǔn)，公司級(jí)文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)）；發(fā)布：審核批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)、存檔，并通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA）發(fā)布，紙質(zhì)版文件需加蓋公章。三、文件格式與排版模板示例（一）首頁(yè)模板（以“通知”為例）位置內(nèi)容格式文件標(biāo)題關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知（二號(hào)微軟雅黑，加粗，居中）基本信息安辦發(fā)〔2024〕12號(hào)V1.0內(nèi)部公開(kāi)安全管理部2024年5月10日（三號(hào)宋體，居中，信息間用空格分隔）主送機(jī)關(guān)各部門(mén)、各子公司：（三號(hào)宋體，頂格，后加冒號(hào)）引言為貫徹落實(shí)國(guó)家安全生產(chǎn)法規(guī)要求，排查企業(yè)安全隱患，保障員工生命財(cái)產(chǎn)安全，經(jīng)研究決定，開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)大檢查?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知（小四宋體，1.5倍行距，首行縮進(jìn)2字符）主體（示例）一、檢查時(shí)間2024年5月20日至6月20日。二、檢查內(nèi)容（一）安全生產(chǎn)責(zé)任制落實(shí)情況；（二）設(shè)備設(shè)施安全運(yùn)行狀況；（三）員工安全培訓(xùn)記錄。（一級(jí)標(biāo)題三號(hào)加粗，二級(jí)標(biāo)題四號(hào)加粗，小四宋體）結(jié)尾請(qǐng)各部門(mén)高度重視，認(rèn)真準(zhǔn)備相關(guān)材料，并于5月18日前將檢查計(jì)劃報(bào)送安全管理部李處。（聯(lián)系人：李，聯(lián)系方式：內(nèi)線8888）（小四宋體）落款公司安全管理部2024年5月10日（三號(hào)宋體，右對(duì)齊，部門(mén)名稱在上，日期在下，間距1行）公章位置落款下方，居中，加蓋企業(yè)公章（公章清晰，不覆蓋文字）（二）附件模板（以“檢查表”為例）附件1：2024年度安全生產(chǎn)檢查表（四號(hào)宋體，加粗，居中）檢查部門(mén)：____________檢查日期：2024年_月日檢查人：_________（小四宋體）檢查項(xiàng)目——————–安全生產(chǎn)責(zé)任制設(shè)備設(shè)施安全員工安全培訓(xùn)檢查人簽字：____________部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：____________（小四宋體，右對(duì)齊）四、常見(jiàn)問(wèn)題與執(zhí)行要點(diǎn)（一）格式統(tǒng)一性管理問(wèn)題：不同文件中同類標(biāo)題格式不統(tǒng)一（如一級(jí)標(biāo)題有時(shí)用“第一章”有時(shí)用“一”）；要點(diǎn)：嚴(yán)格按本規(guī)范編號(hào)規(guī)則執(zhí)行，一級(jí)標(biāo)題用“第一章、第二章……”，二級(jí)用“1.1、1.2……”，三級(jí)用“（1）、（2）……”，避免混用；使用Word“樣式”功能設(shè)置標(biāo)題格式，保證同類標(biāo)題格式一致。（二）編號(hào)與版本控制問(wèn)題：文件編號(hào)重復(fù)或版本號(hào)混亂；要點(diǎn)：文件編號(hào)由行政部門(mén)統(tǒng)一分配，各部門(mén)不得自行編號(hào)；版本號(hào)按修訂規(guī)則遞增，每次修訂需更新版本號(hào)并記錄修訂說(shuō)明，避免使用“最新版”“最終版”等模糊表述。（三）附件與頁(yè)碼處理問(wèn)題：附件未單獨(dú)編號(hào)，與附件頁(yè)碼連續(xù)；要點(diǎn)：附件需在末尾明確列出，單獨(dú)編制頁(yè)碼（如“附件1-1”），頁(yè)碼格式與區(qū)分；附件內(nèi)容應(yīng)與引用一致，避免“詳見(jiàn)附件”但附件缺失的情況。（四）審核流程執(zhí)行問(wèn)題：跨部門(mén)文件會(huì)簽遺漏，或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自發(fā)布；要點(diǎn)：涉及多部門(mén)的文件，需所有相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后方可提交批準(zhǔn)；發(fā)布前必須經(jīng)對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，紙質(zhì)版文件需加蓋公章，電子版文件通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布，保證流程可追溯。（五）特殊情況處理歷史文件格式轉(zhuǎn)換：對(duì)于歷史文件，如需按本規(guī)范重新排版，需保留原文件內(nèi)容，僅調(diào)整格式，并在修訂說(shuō)明中注明“歷史文件格式轉(zhuǎn)換”；外部文件整合：引