采購需求分析及市場詢價工作流程通用工具模板一、適用工作情境本流程適用于企業(yè)各類采購業(yè)務場景，包括但不限于：生產(chǎn)原材料采購、辦公設備/耗材采購、服務類項目采購（如咨詢、運維）、固定資產(chǎn)采購等。當業(yè)務部門因新增業(yè)務、替換舊物資、補充庫存等產(chǎn)生采購需求時，可通過本流程完成需求分析、市場調研、供應商比選及初步報價確認，保證采購活動合規(guī)、高效、經(jīng)濟。特別適用于需跨部門協(xié)作（如使用部門、采購部、財務部、技術部）的中小型企業(yè)或規(guī)范化管理需求較強的組織。二、流程步驟詳解步驟1：采購需求發(fā)起與初步確認責任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務目標（如新項目啟動、設備故障維修、庫存不足等），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、需求數(shù)量、期望到貨日期、預算金額（如有）、用途說明及附件（如技術圖紙、樣品要求等）。需求部門負責人對需求的必要性、合理性進行初審，重點核查“是否為必需采購”“是否存在可替代方案（如租賃、內部調配）”等，簽字確認后提交至采購部。關鍵輸出：《采購需求申請表》（含部門負責人簽字）步驟2：采購需求分析與合規(guī)性審查責任主體：采購部（牽頭）、財務部、技術部（如涉及技術參數(shù)）操作說明：采購部：接收需求后，1個工作日內完成需求完整性核查（如是否明確規(guī)格、數(shù)量、預算），對模糊信息（如“高功能電腦”未明確配置要求）與需求部門溝通補充；同步審查需求是否符合公司采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否需招標）。財務部：對需求部門提出的預算金額進行合理性評估，參考歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格波動趨勢，確認預算是否在部門年度預算額度內，超預算需求需提交財務負責人審批。技術部（如涉及復雜設備/服務）：對技術參數(shù)的可行性、先進性進行審核，避免參數(shù)過高導致成本浪費或過低影響使用，必要時組織技術論證會。三部門聯(lián)合確認后，輸出《采購需求分析報告》，明確采購方式建議（如詢價、比價、招標）、優(yōu)先供應商范圍（如合格供應商名錄內企業(yè)）、特殊要求（如環(huán)保認證、交貨期）。關鍵輸出：《采購需求分析報告》（含采購、財務、技術部會簽意見）步驟3：制定市場詢價方案責任主體：采購部操作說明：根據(jù)需求分析結果，確定詢價范圍：若為標準化產(chǎn)品（如辦公用品、通用設備），優(yōu)先從公司《合格供應商名錄》中篩選3家及以上供應商；若為定制化產(chǎn)品/服務（如非標設備、軟件開發(fā)），需通過行業(yè)展會、專業(yè)平臺（如1688）、行業(yè)協(xié)會等拓展?jié)撛诠?，保證至少3家有效報價方。編制《詢價通知書》，內容包括：供應商資質要求（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質）、報價截止時間、報價要求（需注明含稅/不含稅、運費、安裝費等明細）、技術響應要求（如需提供樣品或方案演示）、保密條款等。詢價通知書需經(jīng)采購部負責人審批后，通過郵件、采購平臺或書面形式發(fā)送至供應商。關鍵輸出：《詢價通知書》（含審批記錄）、《供應商詢價名單》步驟4：市場詢價執(zhí)行與信息收集責任主體：采購部操作說明：在報價截止時間前2個工作日，向供應商發(fā)送詢價提醒，保證供應商及時響應；對未回復的供應商進行電話跟進，必要時調整詢價策略（如延長截止時間或補充供應商）。收集供應商報價資料后，重點核對：報價單是否按要求填寫完整（含產(chǎn)品型號、數(shù)量、單價、總價、付款條件、交貨期等）；供應商資質文件是否齊全（如營業(yè)執(zhí)照副本復印件、相關認證證書）；技術方案是否符合需求參數(shù)（如定制化產(chǎn)品需提供詳細配置說明）。對報價異常（如遠低于/高于市場均價）的供應商，要求其補充說明原因（如成本構成、品牌差異），避免惡意報價或信息遺漏。關鍵輸出：《供應商報價匯總表》（含報價單、資質文件復印件、異常情況說明）步驟5：詢價結果評估與供應商比選責任主體：采購部（牽頭）、需求部門、財務部操作說明：組織詢價評估小組（成員包括采購專員、需求部門代表、財務專員），采用“綜合評分法”進行比選，評分維度及權重參考：價格（40%-60%）：符合預算前提下，最低價優(yōu)先，或計算“性價比”（功能得分/價格）；資質與信譽（20%-30%）：供應商行業(yè)口碑、合作案例、履約記錄（如過往交貨及時率、質量合格率）；服務能力（10%-20%）：售后響應時間、質保期限、配送安裝服務、技術支持等；其他（如交貨期、環(huán)保要求等，5%-10%）。評估小組填寫《供應商評估表》，明確各供應商得分及排名，形成《詢價結果報告》，推薦1-2家候選供應商及備選方案（如第一供應商因故無法合作時，第二供應商的承接能力）。關鍵輸出：《供應商評估表》、《詢價結果報告》（含評估小組簽字）步驟6：采購結果審批與訂單下達責任主體：采購部、審批領導（如采購總監(jiān)、總經(jīng)理）操作說明：采購部將《詢價結果報告》《采購需求分析報告》《供應商報價單》等材料提交至審批領導，按公司權限分級審批（如金額≤5萬元由采購總監(jiān)審批，＞5萬元由總經(jīng)理審批）。審批通過后，采購部與候選供應商簽訂《采購合同/訂單》，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、驗收標準、違約責任等條款；合同需經(jīng)法務部門（如設）審核，保證合規(guī)性。審批未通過時，采購部需根據(jù)審批意見調整方案（如重新詢價、降低預算、修改技術參數(shù)），重復上述步驟直至獲批。關鍵輸出：《采購訂單/合同》（含審批簽字記錄）步驟7：結果反饋與資料歸檔責任主體：采購部操作說明：采購部將最終采購結果（供應商信息、成交價格、訂單號等）反饋至需求部門，同步告知預計交貨時間及后續(xù)驗收流程。整理本次采購全流程資料，包括《采購需求申請表》《需求分析報告》《詢價通知書》《供應商報價單》《評估表》《審批文件》《合同》等，按“一采購一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于3年（涉密資料按公司保密規(guī)定執(zhí)行）。關鍵輸出：采購檔案袋（含全套流程資料）三、配套工具表單表1：采購需求申請表序號物品/服務名稱規(guī)格型號/技術參數(shù)需求數(shù)量期望到貨日期預算金額（元）用途說明附件名稱需求部門簽字日期1表2：采購需求分析報告分析項內容說明審核意見（采購/財務/技術部）需求必要性（如：生產(chǎn)急需替換故障設備，無替代方案）預算合理性（如：參考歷史數(shù)據(jù)，當前預算在合理區(qū)間±5%內）采購方式建議（如：采用公開詢價，3家及以上供應商）特殊要求（如：需提供3C認證，交貨期≤7天）結論（如：需求合規(guī)，建議按詢價流程執(zhí)行）表3：供應商報價匯總表序號供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價日期報價總金額（元）單價明細（元）交貨期付款條件資質文件備注（如異常說明）12表4：供應商評估表供應商名稱評分維度（權重）得分（100分制）加權得分評估意見（如：資質齊全、交貨期符合）價格（50%）資質信譽（30%）服務能力（20%）總分--排名：第____名四、關鍵控制要點需求準確性：需求部門需提供清晰、可量化的采購參數(shù)，避免“模糊需求”（如“質量好”“性價比高”），技術參數(shù)需經(jīng)技術部審核，防止因參數(shù)偏差導致采購物品不適用。詢價公平性：保證詢價過程公開透明，同等條件下對所有供應商一視同仁，不得向特定供應商透露報價信息，避免“量身定制”條款。評估客觀性：評估小組需基于既定評分標準打分，主觀判斷需有依據(jù)（如“過往合作交貨及時率95%”），不得因個人偏好影響結果。預算剛性：財務部需嚴格審核預