商業(yè)合同審批及簽署工作流程指南一、適用范圍本流程適用于各類企業(yè)對外開展商業(yè)活動時，需簽訂的采購合同、銷售合同、服務合同、合作框架協(xié)議等商業(yè)性合同的審批及簽署環(huán)節(jié)（不適用于勞動合同、保密協(xié)議等專項人力資源協(xié)議，此類協(xié)議按公司專項制度執(zhí)行）。通過規(guī)范流程保證合同內容合法合規(guī)、權責清晰，有效降低商業(yè)風險，保障公司權益。二、操作流程詳解（一）合同發(fā)起發(fā)起條件業(yè)務需求明確（如采購需求已確認、服務內容已確定、合作方案已達成初步共識）；對方主體資質已完成初步審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證等基本資料齊全且有效）；涉及預算的合同，需已完成預算審批（或預算內明確列支）。發(fā)起人及材料準備由業(yè)務部門經辦人（如經理、專員）發(fā)起，通過公司OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)提交申請；需以下材料：合同草案（建議使用公司標準模板，無模板時可自行擬定但需標注“非標合同”）；對方主體資質文件（復印件加蓋公章，如營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明等）；與合同相關的附件（如技術規(guī)格書、報價單、會議紀要、需求說明等）；合同審批單（注明合同類型、金額、核心條款、涉及部門等基本信息）。（二）合同起草起草責任優(yōu)先使用公司已發(fā)布的標準合同模板（由法務部門統(tǒng)一制定），由業(yè)務部門經辦人根據(jù)合作細節(jié)填寫具體條款；無標準模板時，由業(yè)務部門牽頭，法務部門提供支持，共同擬定合同條款，保證核心要素完整。核心條款要求雙方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權代表姓名及職務）；合同標的（名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等，需清晰唯一）；權利義務（雙方主要權利、履行期限、地點、方式等）；質量標準（如國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的具體標準）；價款及支付方式（金額、幣種、支付條件、賬戶信息等，需明確是否含稅及稅率）；履約期限（開始及結束時間，關鍵節(jié)點可設置里程碑）；違約責任（違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等，需合理且可執(zhí)行）；爭議解決方式（優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟或仲裁，明確仲裁機構）；其他約定（如保密條款、知識產權、合同變更/解除條件等）。（三）部門審核合同草案需依次通過以下部門審核，各部門需在1-3個工作日內完成反饋（緊急合同可縮短時限，但需書面說明原因）：業(yè)務部門審核審核人：業(yè)務部門負責人（如*總監(jiān)）或指定資深經辦人；審核要點：合同內容是否符合業(yè)務需求、對方履約能力是否匹配、權利義務對等性、核心條款（如標的、價格、期限）是否準確。法務部門審核審核人：法務專員（如*律師）或法務負責人；審核要點：合同合法性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）、條款完整性（有無遺漏關鍵要素）、法律風險（如格式條款效力、違約責任是否顯失公平）、爭議解決方式是否明確。財務部門審核審核人：財務經理（如*經理）或指定財務人員；審核要點：價款及支付方式是否符合財務制度、預算是否充足、稅費計算是否正確、對方賬戶信息是否合規(guī)（如需提供賬戶開戶許可證等）。其他部門審核（如需）涉及技術、采購、人力資源等專項內容的，需對應技術部門、采購部門、人力資源部門審核，保證條款與公司專項制度一致（如技術規(guī)格符合生產要求、采購流程符合內控規(guī)定等）。（四）權限審批審核通過后，根據(jù)合同金額、類型及公司授權體系，提交相應權限人審批：合同類型金額區(qū)間審批人日常采購/銷售合同≤10萬元業(yè)務部門負責人日常采購/銷售合同10萬-50萬元分管副總（如*副總）日常采購/銷售合同＞50萬元總經理（如*總經理）戰(zhàn)略合作/重大投資合同任意金額董事長（如*董事長）審批要點：是否符合公司戰(zhàn)略方向、預算是否在可控范圍內、風險是否可承受、整體條款是否有利于公司利益；審批時限：1-2個工作日，重大合同可延長至3個工作日，但需反饋進度。（五）合同簽署簽署方式優(yōu)先使用電子簽署（通過公司指定的合法電子簽章平臺，如e簽寶、法大大等，保證電子簽章與手寫簽名、蓋章具有同等法律效力）；涉及重大或特殊要求的合同，可采用紙質簽署，需打印紙質文本（份數(shù)根據(jù)雙方及歸檔需求確定，一般一式三份：對方、我方、歸檔各一份）。簽署流程電子簽：審批完成后，系統(tǒng)自動發(fā)送簽署至我方簽署人及對方聯(lián)系人，簽署人需實名認證后完成簽署；紙質簽：由行政部或合同管理員根據(jù)審批通過的版本打印文本，按“先我方后對方”或“同時簽署”順序完成：我方簽署：由法定代表人或授權代表簽字并加蓋公司公章/合同章（授權需提供《授權委托書》，明確授權范圍、期限）；對方簽署：督促對方在規(guī)定時限內完成簽字蓋章，獲取對方簽署頁后及時回收。簽署人要求我方法定代表人：直接簽署；授權代表：需持有法定代表人簽字并加蓋公章的《授權委托書》，授權范圍需涵蓋合同簽署內容；對方簽署人：需核實其身份及授權權限，避免無權代理風險。（六）合同歸檔歸檔責任由行政部或檔案管理部門（指定專人如*檔案員）負責歸檔，業(yè)務部門配合提供相關材料。歸檔材料合同正本（電子版及紙質版，電子版需加密存儲，紙質版需加蓋騎縫章（如多頁））；合同審批單（含各部門審核意見、審批人簽字記錄）；對方主體資質文件（復印件加蓋公章）；《授權委托書》（如涉及授權簽署）；合同相關附件（如技術協(xié)議、補充協(xié)議、變更協(xié)議等）；簽署確認函（電子簽平臺的簽署記錄或紙質簽的簽收回執(zhí)）。歸檔要求時限：合同簽署完成后5個工作日內完成歸檔；編號：按公司合同編號規(guī)則編制唯一編號（如“HT-年份-部門-序號”），便于查詢；管理：建立電子臺賬，記錄合同編號、名稱、簽署方、金額、履行期限、歸檔日期等信息，定期備份電子檔案，紙質檔案存入專用檔案盒并標注索引。三、配套表單示例（一）商業(yè)合同審批申請表合同名稱合同編號合同類型□采購□銷售□服務□合作□其他簽署相對方合同金額（元）大寫：_________________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系方式附件清單1.合同草案2.對方資質3.______合同核心條款摘要標的：_________________________價款：_________________________支付方式：_________________________業(yè)務部門審核意見負責人簽字：_________日期：______法務部門審核意見審核人簽字：_________日期：______財務部門審核意見審核人簽字：_________日期：______其他部門審核意見（如技術部）審核人簽字：_________日期：______審批意見權限人簽字：_________日期：______（二）合同評審記錄表合同編號評審日期____年__月__日評審環(huán)節(jié)□業(yè)務審核□法務審核□財務審核□其他審核評審部門評審人職務評審意見優(yōu)點：_________________________問題：_________________________修改建議：_________________________評審結論□通過□修改后通過□不通過（說明原因：_______________________________________）備注（三）合同簽署確認表合同編號簽署日期____年__月__日簽署方式□電子簽□紙質簽歸檔編號我方信息簽署人：_________（姓名/職務）授權委托書編號：_________（如需）公章類型：□公章□合同章對方信息簽署人：_________（姓名/職務）單位：_________________________公章類型：□公章□合同章簽署頁份數(shù)我方留存：__份對方留存：__份歸檔：__份歸檔確認歸檔人簽字：_________日期：______審核人簽字：_________日期：______四、關鍵注意事項（一）主體資格審核簽約前必須核實對方主體資格：企業(yè)需提供最新營業(yè)執(zhí)照（副本復印件加蓋公章），自然人需提供證件號碼復印件，特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）需核實相關許可證；涉及授權簽署的，需確認授權委托書是否在有效期內，授權范圍是否涵蓋合同內容，避免因“無權代理”導致合同無效。（二）條款嚴謹性禁止使用“大概”“左右”“原則上”等模糊表述，涉及數(shù)量、金額、時間、質量標準等需明確具體數(shù)值或標準；違約責任條款需合理，避免“違約金過高”（一般不超過實際損失的30%）或“違約金過低”（起不到約束作用），爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院，避免異地維權成本增加。（三）審核時限控制各部門需在規(guī)定時限內完成審核，無正當理由不得拖延；若需補充材料或延長審核，需及時發(fā)起人說明情況，避免影響合同簽訂進度；緊急合同（如需即時履行的采購合同）可通過“綠色通道”簡化流程，但需經部門負責人及分管領導簽字確認，事后需補全審核手續(xù)。（四）保密與風險防控合同內容涉及商業(yè)秘密（如技術信息、客戶資料、定價策略）的，需在合同中明保證密條款，約定保密范圍、期限及違約責任；合同履行過程中，業(yè)