合同終止通知函撰寫規(guī)范合同終止通知函作為明確合同權(quán)利義務終止的法律文書，其撰寫質(zhì)量直接影響合同終止的合法性、有效性，甚至關乎后續(xù)糾紛的解決走向。一份規(guī)范的通知函需兼顧法律合規(guī)性與實務操作性，以下從基本原則、核心要素、格式規(guī)范、注意事項等維度展開詳細指引。一、撰寫的基本原則（一）合法性原則通知函的終止事由必須嚴格依據(jù)合同約定或法律規(guī)定。例如，若合同約定“乙方逾期交貨超15日，甲方有權(quán)解除合同”，則需在函件中明確引用該條款；若因不可抗力（如自然災害導致合同目的無法實現(xiàn)）終止，需援引《民法典》第五百六十三條關于法定解除的規(guī)定，并附具不可抗力的初步證明材料（如政府公告、權(quán)威機構(gòu)證明）。（二）明確性原則函件內(nèi)容需清晰無歧義，避免模糊表述。例如，“多次違約”應具體說明違約行為的次數(shù)、時間及對應合同條款；“合理期限”需明確具體天數(shù)（如“自本通知送達之日起10日內(nèi)”），而非籠統(tǒng)表述為“盡快處理”。（三）規(guī)范性原則格式與用語需符合商事文書的嚴謹性要求。避免使用口語化表達（如“你方老拖著不付款，我們不跟你玩了”），應采用“貴方”“我方”“鑒于”“依據(jù)”等正式表述；結(jié)構(gòu)上需層次分明，邏輯連貫。（四）時效性原則需嚴格遵守合同約定或法律規(guī)定的通知期限。例如，租賃合同約定“提前30日通知終止”，則函件送達時間需距終止日至少30日；若法律規(guī)定“解除權(quán)行使期限為1年”，則需在期限內(nèi)發(fā)送通知，逾期將喪失解除權(quán)。二、核心要素的規(guī)范撰寫（一）標題與編號標題：需明確文書性質(zhì)，如“合同終止通知函”“關于終止《XX合同》的通知”，避免歧義。編號：建議采用“HTZ-年份-序號”格式（如HTZ-____），便于文件管理與后續(xù)舉證。（二）致送對象需準確填寫對方的全稱（公司需與營業(yè)執(zhí)照一致，個人需與身份證姓名一致），并注明其地址（合同約定的送達地址優(yōu)先，無約定則以注冊地址或經(jīng)常居住地為準）。例如：“致：XX科技有限公司（地址：XX市XX區(qū)XX路XX號）”。（三）引言部分簡要說明合同背景，包括簽訂時間、合同名稱、合同編號及核心權(quán)利義務。例如：“鑒于貴我雙方于2023年X月X日簽訂《XX服務合同》（編號：HT-____），約定由貴方為我方提供XX服務，服務期限自2023年X月X日至2024年X月X日……”（四）終止事由需區(qū)分約定事由與法定事由，并逐項說明：約定事由：引用合同具體條款，結(jié)合對方違約事實。例如：“依據(jù)合同第5.2條‘甲方逾期付款超10日，乙方有權(quán)解除合同’之約定，貴方截至2024年X月X日已累計逾期付款3次，逾期金額合計XX元，且經(jīng)我方2次書面催告后仍未履行付款義務……”法定事由：援引《民法典》等法律條文，說明事由的合法性。例如：“因XX地區(qū)突發(fā)疫情（附XX政府防疫公告），導致合同約定的貨物無法運輸，合同目的無法實現(xiàn)，依據(jù)《民法典》第五百六十三條‘因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的’之規(guī)定……”（五）終止時間需明確具體日期，且需符合通知期限要求。例如：“自本通知函送達之日起15日（即2024年X月X日），《XX合同》正式終止”；若合同約定“通知送達后30日終止”，則需計算送達時間與終止日的間隔。（六）后續(xù)安排需明確合同終止后的附隨義務，避免糾紛：款項清算：“請貴方于終止后5日內(nèi)，結(jié)清截至2024年X月X日的服務費XX元（扣除我方已墊付的XX費用后，實際應付XX元）”。資料/物品返還：“請于3日內(nèi)返還我方提供的《XX技術(shù)手冊》《XX客戶名單》（清單見附件），并確保所有電子文件已刪除”。保密義務：“合同終止后，貴方仍需對知悉的我方商業(yè)秘密承擔保密義務，期限至2026年X月X日”。（七）通知方信息需包含蓋章（公司）或簽字（個人）、日期、聯(lián)系方式：公司需加蓋公章，個人需親筆簽字；日期需與實際發(fā)送日一致；聯(lián)系方式建議留郵箱、固定電話（避免手機號），便于對方反饋。三、格式與語言規(guī)范（一）結(jié)構(gòu)層次標題：居中，字體加粗（如“合同終止通知函”）。正文：首行縮進2字符，段落間空一行；分條列項時，可用“1.”“（1）”等層級符號，避免混亂。結(jié)尾：以“特此通知”“順頌商祺”（商務函件）等結(jié)語收尾，簡潔正式。（二）語言風格避免情緒化表述（如“貴方嚴重違約，我方忍無可忍”），保持客觀中立；慎用模糊性詞匯（如“大概”“可能”），改用“截至”“合計”“務必”等精準表述；必要時使用法言法語（如“解除權(quán)”“抗辯權(quán)”“附隨義務”），但需結(jié)合語境解釋，避免晦澀。四、實務注意事項（一）送達方式書面送達：優(yōu)先選擇EMS快遞，在快遞單“內(nèi)件品名”欄注明“《XX合同終止通知函》”，并留存回執(zhí)（拍照或復?。?；電子送達：需符合合同約定的送達方式（如指定郵箱、企業(yè)微信），發(fā)送后需確認對方已查收（保留郵件已讀回執(zhí)、聊天記錄截圖）；當面送達：需對方簽字確認，注明“收到日期”。（二）證據(jù)留存留存函件的原件（紙質(zhì)或電子檔）、送達憑證（快遞底單、郵件記錄）；若對方提出異議，需及時固定證據(jù)（如對方的回函、溝通記錄），為后續(xù)仲裁或訴訟做準備。（三）法律風險防范若對終止事由的合法性存疑，建議咨詢律師，避免因“違法解除”承擔違約責任；函件發(fā)送前，需再次核對合同條款（如解除權(quán)行使條件、通知期限），確保無遺漏。五、常見誤區(qū)與避坑指南（一）事由表述模糊錯誤示例：“貴方多次違約，我方?jīng)Q定終止合同?！闭_示例：“貴方于2024年X月X日、X月X日、X月X日三次未按合同第3.1條約定提供合格產(chǎn)品，經(jīng)我方2024年X月X日、X月X日兩次書面催告后，仍未整改，依據(jù)合同第7.2條……”（二）未留合理期限錯誤示例：“自本通知發(fā)出之日起，合同立即終止?！闭_示例：“自本通知送達之日起15日內(nèi)，貴方需完成款項結(jié)算與資料返還，15日期滿后，合同正式終止。”（除法定或約定“立即終止”外，需給對方必要的善后時間）（三）忽視附隨義務錯誤示例：“合同終止后，雙方無其他義務?！闭_示例：“合同終止后，貴方仍需履行保密義務（見合同第9.1條），且不得使用我方客戶信息開展同類業(yè)務?！绷⑹纠齾⒖迹０澹┖贤K止通知函（編號：HTZ-____）致：XX貿(mào)易有限公司地址：XX市XX區(qū)XX路XX號鑒于：貴我雙方于2023年X月X日簽訂《XX貨物買賣合同》（編號：HT-____），約定貴方向我方供應XX貨物，交貨期限為2023年X月X日至2024年X月X日，付款方式為貨到驗收后3日內(nèi)付清全款。現(xiàn)因：貴方于2024年X月X日、X月X日兩次交付的貨物經(jīng)我方驗收，不符合合同第2.1條“產(chǎn)品質(zhì)量需符合XX國家標準”之約定，且經(jīng)我方2024年X月X日、X月X日兩次書面催告后，仍未提供合格貨物。依據(jù)合同第6.3條“乙方兩次交貨不合格，甲方有權(quán)解除合同”之約定，我方現(xiàn)通知如下：1.自本通知函送達之日起10日（即2024年X月X日），《XX貨物買賣合同》（編號：HT-____）終止。2.請貴方于2024年X月X日前完成以下事項：（1）退還我方已支付的貨款XX元（收款賬戶：XX銀行XX支行，賬號：XXXXXXX）；（2）自行取回貴方交付的不合格貨物（地址：XX市XX區(qū)XX倉庫）；（3）繼續(xù)對我方提供的產(chǎn)品設計方案承擔保密義務（期限至2025年X月X日）。特此通知。通知方（蓋章）：XX科技有限公