2026年橡膠制品公司行業(yè)展會(huì)參展管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司行業(yè)展會(huì)參展管理工作，提升參展效率和效果，有效拓展市場(chǎng)渠道、推廣橡膠制品產(chǎn)品、維護(hù)客戶關(guān)系，結(jié)合橡膠制品行業(yè)展會(huì)特點(diǎn)及公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，制定本制度。第二條本制度所稱行業(yè)展會(huì)，指橡膠制品相關(guān)的專業(yè)展會(huì)（如橡塑工業(yè)展、密封件展、輸送帶展等）、工業(yè)制造類綜合展會(huì)及區(qū)域性行業(yè)展會(huì)；參展管理涵蓋展會(huì)篩選、籌備、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行、后續(xù)跟進(jìn)的全流程工作。第三條本制度適用于公司所有參與展會(huì)籌備、執(zhí)行、跟進(jìn)的人員，包括市場(chǎng)部門、銷售部門、技術(shù)部門、行政部門相關(guān)崗位人員。第四條展會(huì)參展遵循“戰(zhàn)略匹配、效益優(yōu)先、規(guī)范有序、品牌統(tǒng)一”的原則，確保參展目標(biāo)明確、資源投入合理、執(zhí)行過程規(guī)范、品牌形象統(tǒng)一。第五條公司市場(chǎng)部門為展會(huì)參展工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)展會(huì)篩選、參展計(jì)劃制定、整體統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；銷售部門負(fù)責(zé)客戶邀約、現(xiàn)場(chǎng)洽談及后續(xù)跟進(jìn)；技術(shù)部門負(fù)責(zé)展品技術(shù)講解、技術(shù)咨詢解答；行政部門負(fù)責(zé)參展物料采購(gòu)、行程安排、費(fèi)用核銷等后勤保障工作。第二章參展規(guī)劃與審批第六條參展計(jì)劃制定依據(jù)：（一）公司年度市場(chǎng)拓展戰(zhàn)略及銷售目標(biāo)；（二）展會(huì)的行業(yè)影響力、參展商及觀眾構(gòu)成（重點(diǎn)關(guān)注下游應(yīng)用企業(yè)如機(jī)械制造、礦山開采、汽車生產(chǎn)等領(lǐng)域客戶）；（三）往屆同類展會(huì)參展效果（客戶簽約量、品牌曝光度、新品推廣效果等）；（四）展會(huì)舉辦區(qū)域的市場(chǎng)潛力及公司客戶分布情況。第七條展會(huì)篩選標(biāo)準(zhǔn)：（一）優(yōu)先選擇行業(yè)內(nèi)權(quán)威、專業(yè)的展會(huì)，且展會(huì)舉辦方具備合法合規(guī)的辦展資質(zhì)；（二）展會(huì)觀眾需以橡膠制品下游采購(gòu)商、經(jīng)銷商、終端用戶為主，避免無明確目標(biāo)受眾的綜合類展會(huì)；（三）展會(huì)費(fèi)用預(yù)算與預(yù)期收益匹配，不盲目參加高成本但效益不明的展會(huì)。第八條參展審批流程：（一）市場(chǎng)部門于每年年初制定《年度展會(huì)參展計(jì)劃》，明確擬參展展會(huì)名稱、舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)算、參展目標(biāo)等內(nèi)容，報(bào)公司管理層審議；（二）臨時(shí)新增參展或調(diào)整參展計(jì)劃的，須由市場(chǎng)部門提交《展會(huì)參展申請(qǐng)單》，說明調(diào)整原因、預(yù)算及預(yù)期效果，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司管理層審批后執(zhí)行；（三）審批通過的參展計(jì)劃，由市場(chǎng)部門下發(fā)至各相關(guān)部門，明確各部門參展職責(zé)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。第三章參展籌備管理第九條展品準(zhǔn)備：（一）根據(jù)展會(huì)定位及目標(biāo)受眾，選擇代表性橡膠制品展品（如橡膠密封件、輸送帶、膠管、橡膠雜件等），優(yōu)先展示新品、高毛利產(chǎn)品及核心優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品；（二）展品須提前進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保無破損、無性能缺陷，配備完整的產(chǎn)品說明書（含技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用場(chǎng)景、質(zhì)保期限等）；（三）展品運(yùn)輸須選擇專業(yè)物流機(jī)構(gòu)，做好防震、防潮包裝，明確運(yùn)輸時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保展品按時(shí)抵達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。第十條物料準(zhǔn)備：（一）宣傳物料包括企業(yè)宣傳冊(cè)、產(chǎn)品手冊(cè)、名片、海報(bào)、展架等，須統(tǒng)一公司品牌視覺形象，內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，突出產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)及公司服務(wù)能力；（二）辦公物料包括洽談桌、座椅、合同范本、報(bào)價(jià)單、筆、筆記本等，按需準(zhǔn)備，確?，F(xiàn)場(chǎng)使用便捷；（三）所有物料須在展會(huì)開始前10個(gè)工作日準(zhǔn)備完畢，由行政部門統(tǒng)一清點(diǎn)、保管。第十一條人員安排：（一）參展人員須具備良好的溝通能力、熟悉公司產(chǎn)品知識(shí)及銷售政策，優(yōu)先選擇有展會(huì)參展經(jīng)驗(yàn)的銷售、技術(shù)人員；（二）明確參展人員分工，包括現(xiàn)場(chǎng)接待、產(chǎn)品講解、客戶洽談、數(shù)據(jù)記錄等，避免職責(zé)重疊或空缺；（三）參展前組織專項(xiàng)培訓(xùn)，內(nèi)容包括展會(huì)禮儀、產(chǎn)品知識(shí)、洽談技巧、應(yīng)急處理等，確保參展人員專業(yè)形象統(tǒng)一。第十二條展位搭建：（一）展位設(shè)計(jì)須符合公司品牌形象，布局合理，兼顧產(chǎn)品展示、客戶洽談、品牌宣傳等功能；（二）選擇具備資質(zhì)的搭建商，明確搭建要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，搭建完成后須現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，確保搭建質(zhì)量及安全；（三）展會(huì)開始前1天完成展位布置，包括展品擺放、物料陳列、設(shè)備調(diào)試（如燈光、音響、演示設(shè)備等）。第四章展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理第十三條人員行為規(guī)范：（一）參展人員須統(tǒng)一著裝，保持儀容整潔，遵守展會(huì)主辦方的各項(xiàng)規(guī)定，不得遲到、早退、擅自離崗；（二）接待客戶須主動(dòng)、熱情、耐心，使用規(guī)范的溝通用語，準(zhǔn)確解答客戶關(guān)于產(chǎn)品、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面的咨詢；（三）嚴(yán)禁在展位內(nèi)從事與參展無關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁與其他參展商發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，維護(hù)公司品牌形象。第十四條客戶接待與信息記錄：（一）對(duì)到訪客戶進(jìn)行分類登記，記錄客戶名稱、聯(lián)系方式、采購(gòu)需求、意向產(chǎn)品等信息，確保信息準(zhǔn)確完整；（二）現(xiàn)場(chǎng)可初步洽談合作意向，對(duì)有明確采購(gòu)需求的客戶，及時(shí)提供報(bào)價(jià)方案，約定后續(xù)跟進(jìn)時(shí)間；（三）每日展會(huì)結(jié)束后，參展人員須匯總當(dāng)日客戶信息及洽談情況，由市場(chǎng)部門統(tǒng)一整理歸檔。第十五條展品與物料管理：（一）安排專人看管展品及物料，避免丟失、損壞，展會(huì)期間每日清點(diǎn)展品數(shù)量，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理；（二）嚴(yán)禁擅自將展品贈(zèng)予他人或低價(jià)售賣，展會(huì)結(jié)束后，所有展品、剩余物料須統(tǒng)一回收、清點(diǎn)，按規(guī)定運(yùn)回公司。第十六條安全管理：（一）注意展位用電、消防安全，嚴(yán)禁私拉亂接電線，妥善保管個(gè)人及公司財(cái)物；（二）遇突發(fā)情況（如展品損壞、客戶投訴、現(xiàn)場(chǎng)沖突等），參展人員須及時(shí)向展會(huì)負(fù)責(zé)人報(bào)告，按預(yù)案妥善處理，避免事態(tài)擴(kuò)大。第五章展會(huì)后續(xù)工作第十七條客戶跟進(jìn)：（一）展會(huì)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，市場(chǎng)部門將客戶信息分類整理后下發(fā)至對(duì)應(yīng)銷售人員；（二）銷售人員須在7個(gè)工作日內(nèi)完成首次客戶回訪，了解客戶進(jìn)一步需求，推送詳細(xì)產(chǎn)品資料及合作方案；（三）建立客戶跟進(jìn)臺(tái)賬，記錄回訪情況、洽談進(jìn)展，持續(xù)跟進(jìn)意向客戶，直至達(dá)成合作或明確終止跟進(jìn)。第十八條參展效果評(píng)估：（一）市場(chǎng)部門于展會(huì)結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成參展效果評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括客戶到訪量、意向客戶數(shù)、簽約金額、品牌曝光度、投入產(chǎn)出比等；（二）總結(jié)參展過程中的優(yōu)勢(shì)與不足，形成《展會(huì)參展總結(jié)報(bào)告》，報(bào)公司管理層審閱，為后續(xù)參展計(jì)劃制定提供依據(jù)。第十九條費(fèi)用核銷：（一）行政部門整理參展過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用票據(jù)（如展位費(fèi)、物料制作費(fèi)、差旅費(fèi)、物流費(fèi)等），確保票據(jù)合法合規(guī)；（二）按公司費(fèi)用報(bào)銷流程提交核銷申請(qǐng)，附費(fèi)用明細(xì)及參展相關(guān)審批文件，經(jīng)審核通過后完成費(fèi)用核銷。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第二十條市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)對(duì)參展全流程進(jìn)行監(jiān)督，核查參展籌備進(jìn)度、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行情況、客戶跟進(jìn)效果等，確保參展工作按計(jì)劃執(zhí)行。第二十一條考核結(jié)果應(yīng)用：（一）對(duì)參展工作中表現(xiàn)突出、促成重要客戶簽約的人員，給予表彰或現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)；（二）對(duì)未按要求完成參展籌備工作、現(xiàn)場(chǎng)履職不到位、客戶跟進(jìn)不及時(shí)的人員，給予警告、通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的扣減績(jī)效獎(jiǎng)金。第二十二條有下列行為之一的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任：（一）虛報(bào)參展費(fèi)用、挪用參展經(jīng)費(fèi)的；（二）因個(gè)人失職導(dǎo)致展品丟失、損壞或造成公司品牌形象受損的；（三）未按要求記錄客戶信息或泄露客戶信息的；（四）擅自放棄參展或無故缺席