合同管理審批流程與標(biāo)準(zhǔn)化模板工具指南一、適用業(yè)務(wù)場景與價(jià)值體現(xiàn)本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，涵蓋采購合同、服務(wù)合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等多種類型。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與模板，可有效解決合同管理中常見的條款不規(guī)范、審批效率低、權(quán)責(zé)不清晰、風(fēng)險(xiǎn)難控制等問題，降低合同糾紛概率，保證合同簽訂與履行合法合規(guī)，同時(shí)提升跨部門協(xié)作效率，為企業(yè)運(yùn)營管理提供堅(jiān)實(shí)的制度保障。二、合同管理全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如采購物料、外包服務(wù)、合作開發(fā)等），填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、合同主要內(nèi)容（標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限等）、立項(xiàng)理由及預(yù)期效益，部門負(fù)責(zé)人*審核簽字后提交至法務(wù)部門或合同管理部門。立項(xiàng)評(píng)審法務(wù)部門/合同管理部門聯(lián)合財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審，重點(diǎn)評(píng)估合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可、信用記錄等）、合同必要性與可行性、預(yù)算合規(guī)性，形成《立項(xiàng)評(píng)審意見表》。評(píng)審?fù)ㄟ^后，正式立項(xiàng)，啟動(dòng)合同起草工作。（二）合同起草與初步審核合同起草由業(yè)務(wù)部門指定專人*根據(jù)立項(xiàng)評(píng)審意見，使用標(biāo)準(zhǔn)化合同模板起草合同文本。內(nèi)容需包括：合同主體信息（雙方名稱、地址、法定代表人/負(fù)責(zé)人）、合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等）、權(quán)利義務(wù)條款（雙方責(zé)任、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式）、商務(wù)條款（金額、付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)）、違約責(zé)任（違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)）、爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）、保密條款、合同生效條件及附件清單等。部門內(nèi)部審核起草完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對(duì)合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)真實(shí)性、條款完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核對(duì)需求與合同內(nèi)容是否一致，金額是否符合預(yù)算，確認(rèn)無誤后提交至法務(wù)部門。（三）法務(wù)審核與財(cái)務(wù)會(huì)簽法務(wù)審核法務(wù)部門*對(duì)合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)性審核，重點(diǎn)檢查：主體資格：合作方是否具備簽約主體資格（如企業(yè)是否存續(xù)、自然人是否具備完全民事行為能力）；條款合法性：是否存在違反法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范的條款（如“霸王條款”）；權(quán)責(zé)對(duì)等：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，違約責(zé)任是否合理；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：識(shí)別潛在法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力界定、爭議解決效率等），并提出修改意見。法務(wù)審核后出具《法務(wù)審核意見書》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論，對(duì)需修改的條款詳細(xì)說明修改理由。財(cái)務(wù)會(huì)簽財(cái)務(wù)部門*對(duì)合同中的商務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：金額準(zhǔn)確性：合同總價(jià)、分階段付款金額是否符合預(yù)算審批流程；付款方式：支付條件是否清晰（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付款”），是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)；稅費(fèi)承擔(dān)：稅費(fèi)約定是否符合稅法規(guī)定，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）是否明確；履約保函/保證金：是否約定履約擔(dān)保措施，比例是否合理。財(cái)務(wù)會(huì)簽后出具《財(cái)務(wù)審核意見書》，與法務(wù)意見匯總后反饋至業(yè)務(wù)部門。（四）審批決策與簽署授權(quán)分級(jí)審批根據(jù)合同金額、類型及重要性，實(shí)行分級(jí)審批制度（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*→法務(wù)部門*→分管副總*；5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*→法務(wù)部門*→財(cái)務(wù)部門*→分管副總*→總經(jīng)理*；金額＞50萬元或重大合同（如戰(zhàn)略合作、并購重組）：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*→法務(wù)部門*→財(cái)務(wù)部門*→分管副總*→總經(jīng)理*→董事會(huì)/決策委員會(huì)*。各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，逾期未反饋視為默認(rèn)通過。審批通過后，形成《合同審批流轉(zhuǎn)表》，記錄各環(huán)節(jié)審核意見及審批結(jié)果。簽署授權(quán)審批通過后，由法定代表人/授權(quán)代表人*（需附《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限）代表企業(yè)簽署合同。簽署時(shí)需核對(duì)合同文本與審批版本是否一致，雙方簽字/蓋章處需清晰、完整，騎縫章（如需）加蓋齊全。（五）合同履行與過程跟蹤履行交底合同簽署后，業(yè)務(wù)部門*向相關(guān)部門（如倉儲(chǔ)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)等）進(jìn)行合同履行交底，明確交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、付款節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息，保證各部門協(xié)同配合。進(jìn)度跟蹤業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》，實(shí)時(shí)記錄合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果、付款情況等），對(duì)延遲履行或異常情況（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及時(shí)預(yù)警，并與合作方溝通解決，必要時(shí)啟動(dòng)違約責(zé)任條款。驗(yàn)收與結(jié)算合同標(biāo)的交付后，由業(yè)務(wù)部門聯(lián)合質(zhì)檢、使用部門等進(jìn)行驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）。驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門*根據(jù)合同約定付款方式辦理結(jié)算，支付款項(xiàng)時(shí)需核對(duì)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料是否齊全。（六）合同歸檔與后續(xù)管理歸檔整理合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門*將合同文本（含附件、審批表、法務(wù)意見書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等全套資料）整理成冊(cè)，提交至檔案管理部門。歸檔時(shí)需填寫《合同歸檔清單》，注明合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、歸檔日期、保管期限等信息，保證資料完整、有序。電子化管理檔案管理部門將合同信息錄入合同管理系統(tǒng)，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)合同信息的快速查詢、統(tǒng)計(jì)分析及動(dòng)態(tài)更新，便于后續(xù)審計(jì)、復(fù)盤及風(fēng)險(xiǎn)追溯。評(píng)估與優(yōu)化每年度末，法務(wù)部門*聯(lián)合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門對(duì)合同管理流程及模板進(jìn)行復(fù)盤評(píng)估，分析常見問題（如條款爭議、審批延遲等），結(jié)合法律法規(guī)變化及業(yè)務(wù)需求，優(yōu)化流程與模板，持續(xù)提升管理水平。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板工具包（一）合同審批流程表流程步驟責(zé)任崗位操作說明輸出材料需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，提交部門負(fù)責(zé)人審核《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》立項(xiàng)評(píng)審法務(wù)/合同管理部門*組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門評(píng)審，出具評(píng)審意見《立項(xiàng)評(píng)審意見表》合同起草業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*使用標(biāo)準(zhǔn)模板起草合同，部門負(fù)責(zé)人審核合同草案法務(wù)審核法務(wù)專員*審核合法性、合規(guī)性，出具修改意見《法務(wù)審核意見書》財(cái)務(wù)會(huì)簽財(cái)務(wù)專員*審核商務(wù)條款，出具審核意見《財(cái)務(wù)審核意見書》分級(jí)審批各級(jí)審批人*按金額分級(jí)審批，記錄審批意見《合同審批流轉(zhuǎn)表》合同簽署法定代表人/授權(quán)代表*核對(duì)無誤后簽署，加蓋公章正式合同文本履行跟蹤業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*記錄履行進(jìn)度，處理異常情況《合同履行跟蹤表》合同歸檔檔案管理員*整理全套資料，錄入系統(tǒng)《合同歸檔清單》、電子檔案（二）合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期甲方信息（名稱、地址、法定代表人）乙方信息（名稱、地址、法定代表人）合同類型（采購/服務(wù)/銷售等）合同金額（大寫/小寫）履行期限付款方式驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)附件清單示例：CG2024001辦公設(shè)備采購合同2024–科技有限公司，市區(qū)路號(hào)，*辦公設(shè)備有限公司，市區(qū)路號(hào)，*采購合同人民幣壹拾萬元整（￥100,000）2024–至2024–驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付清按附件1技術(shù)參數(shù)執(zhí)行附件1：技術(shù)參數(shù)表；附件2：報(bào)價(jià)單（三）合同變更申請(qǐng)表合同編號(hào)原合同名稱變更原因（如需求調(diào)整、條款修改等）變更內(nèi)容（具體條款及修改前后對(duì)比）合作方確認(rèn)（雙方簽字/蓋章）法務(wù)審核意見財(cái)務(wù)審核意見審批意見變更后合同生效日期示例：CG2024001辦公設(shè)備采購合同增加采購打印機(jī)5臺(tái)，因業(yè)務(wù)擴(kuò)容需求原合同第3條“采購設(shè)備：電腦10臺(tái)”修改為“采購電腦10臺(tái)、打印機(jī)5臺(tái)”；總價(jià)調(diào)整為人民幣壹拾叁萬元整（￥130,000）乙方確認(rèn)：（簽字）甲方確認(rèn)：（簽字）同意變更同意調(diào)整預(yù)算總經(jīng)理批準(zhǔn)：*2024–四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合同條款審核要點(diǎn)主體資格：簽約前務(wù)必核實(shí)合作方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如由代理人簽署）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證），保證對(duì)方具備履約能力，避免與“皮包公司”或無資質(zhì)主體簽約。核心條款：標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款必須明確具體，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)，避免爭議。違約責(zé)任：違約責(zé)任條款需與權(quán)利義務(wù)對(duì)等，賠償金額應(yīng)合理可計(jì)算，避免“天價(jià)違約金”或違約責(zé)任不對(duì)等的情況；明確違約情形的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)及處理流程。爭議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地或合同履行地有管轄權(quán)的法院訴訟，或明確、可執(zhí)行的仲裁機(jī)構(gòu)（如“仲裁委員會(huì)”），避免約定“由甲方所在地法院管轄”等可能被認(rèn)定為不公平的條款。（二）審批時(shí)效與責(zé)任追溯審批時(shí)限：明確各環(huán)節(jié)審批時(shí)限（如法務(wù)審核3個(gè)工作日、財(cái)務(wù)會(huì)簽2個(gè)工作日），避免因?qū)徟涎訉?dǎo)致合同簽訂錯(cuò)過最佳時(shí)機(jī)；緊急合同可啟動(dòng)“綠色通道”，但需事后補(bǔ)全審批手續(xù)。責(zé)任劃分：各環(huán)節(jié)審核人需對(duì)審核意見負(fù)責(zé)，如因?qū)徍耸杪?dǎo)致合同糾紛（如未發(fā)覺明顯違法條款），將根據(jù)企業(yè)制度追究審核人責(zé)任；業(yè)務(wù)部門對(duì)合同內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)首要責(zé)任。（三）印章管理與簽署規(guī)范印章使用：合同公章需由企業(yè)指定的印章保管人*專人保管，使用時(shí)需履行《印章使用登記》手續(xù)，記錄合同編號(hào)、使用事由、經(jīng)辦人等信息，嚴(yán)禁私自攜帶印章外出或違規(guī)使用。簽署規(guī)范：簽署合同需法定代表人或授權(quán)代表人親自簽字，授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、期限，并加蓋企業(yè)公章；簽字需清晰可辨，蓋章需保證文字完整，騎縫章需覆蓋合同連接處，防止單頁抽換。（四）歸檔與電子化管理歸檔完整性：合同歸檔需包含“合同文本+審批流程+審核意見+履行記錄”全套資料，缺一不可；對(duì)于補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議，需與原合同一并歸檔，保證合同歷史完整。電子備份：重要合同需同時(shí)保存紙質(zhì)版與電子版，電子版需加密存儲(chǔ)，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；電子合同需符合《電子簽名法》要求，使用可靠的電子簽名（如CA認(rèn)證），保證法律效力。（五）