ICS03.080.01

CCSA14

13

河北省地方標準

DB13/T6150—2025

社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范

2025-08-11發(fā)布2025-09-11實施

河北省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB13/T6150—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

本文件由河北省司法廳提出并歸口。

請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。

本文件起草單位：河北省司法廳、石家莊市新華區(qū)鴻河社會工作服務中心、河北政法職業(yè)學院、

河北司法警官職業(yè)學院、中央司法警官學院、石家莊市司法局、衡水市司法局、河北鵬業(yè)律師事務

所、河北青年管理干部學院、涿州市司法局、石家莊金鵬教育管理咨詢有限公司、杭州創(chuàng)盾科技有

限公司。

本文件主要起草人：王淑光、吳艷華、崔素琴、次江華、黃冬冬、邵麗、張均廣、張凱、趙紅

星、張琳、王元元、高旭冉、張冬偉、張麗霞、韓嘯、董廣川、田珊、張凱利、張蕊、段光華。

I

DB13/T6150—2025

社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了檔案管理的基本原則、內容結構、建立流程、日常管理、安全保密等要求。

本文件適用于社區(qū)矯正檔案管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用

文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）

適用于本文件。

SF/T0055-2019社區(qū)矯正術語

3術語和定義

SF/T0055-2019界定的術語和定義適用于本文件。

4基本原則

合法性原則

檔案管理活動必須在法律框架內進行，遵循相關法律法規(guī)及政策文件。

安全性原則

確保檔案安全的措施包括：

a)物理安全：確保檔案存放在安全的物理環(huán)境中，采取防火、防盜、防潮、防塵等措施；

b)技術安全：電子檔案使用密碼保護和加密技術，防止未授權訪問和篡改；

c)網絡安全：檔案信息系統(tǒng)部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網絡攻擊和病毒感染；

d)訪問控制：實行權限管理，確保只有授權人員才能訪問檔案信息；

e)信息披露：對外披露檔案信息前，應進行審批，并記錄披露的事項和范圍；

f)應急響應：制定檔案信息安全事件的應急響應預案，明確事件報告、評估、處理和恢復的

流程；

g)教育培訓：定期對檔案管理人員進行信息安全教育和培訓，提高其安全意識和技能。

保密性原則

檔案管理中的保密性原則包括：

a)保密責任：檔案管理人員對檔案中的敏感信息負有保密責任；

b)信息分類：根據信息的敏感程度進行分類，并采取相應的保密措施；

c)最小化訪問：實行最小化訪問原則，限制對敏感信息的訪問；

d)脫敏處理：對外提供檔案信息時，進行必要的脫敏處理；

e)保密協議：與檔案管理人員和參與社區(qū)矯正的社會組織、志愿者等簽訂保密協議。

完整性原則

確保檔案信息的完整性涉及的環(huán)節(jié)包括：

a)信息收集：全面收集檔案中的信息，確保不遺漏重要內容；

b)信息記錄：詳細記錄檔案中的信息，包括時間、地點、人物、事件等要素；

c)信息更新：定期更新檔案中的信息，反映矯正對象的最新情況；

d)信息審查：定期進行信息審查，發(fā)現錯誤或遺漏及時糾正；

e)信息歸檔：按照規(guī)定的格式和要求進行歸檔，保持整潔、有序。

1

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可追溯性原則

確保檔案管理的可追溯性宜注意：

a)記錄日志：記錄檔案管理的每個環(huán)節(jié)，包括操作的時間、人員、內容等；

b)版本控制：保留修改前的版本，并記錄修改的原因和內容；

c)審計跟蹤：建立審計跟蹤機制，對檔案的訪問、修改、披露等操作進行記錄和分析；

d)責任追溯：根據日志和審計記錄，追溯違規(guī)操作的相關責任人；

e)時間戳：對重要操作使用時間戳進行標記，確保時間戳的準確性和不可篡改性。

5檔案內容與結構

基本信息

檔案中的基本信息應包括但不限于：

a)個人身份信息：全名、曾用名、別名、性別、出生日期、身份證件號碼、民族、戶籍地、居

住地等；

b)照片：矯正對象的近期免冠照片，用于檔案識別和核對；

c)犯罪記錄：詳細記錄犯罪事實、判決結果、服刑情況，以及是否有前科等；

d)健康狀況：記錄基本健康狀況，有無既往病史等；

e)教育背景：包括學歷、專業(yè)、畢業(yè)院校等；

f)職業(yè)技能：掌握的專業(yè)技能和職業(yè)資格證書；

g)家庭情況：家庭成員構成、婚姻狀況等；

h)社會關系：主要社會交往對象。

矯正方案

矯正方案應包括但不限于：

a)矯正目標：明確矯正的階段性目標及最終目標；

b)矯正措施：列出實現矯正目標所采取的具體措施；

c)效果評估：對矯正措施的實施效果進行評估。

矯正活動記錄

矯正活動記錄應包括但不限于：

a)活動名稱：記錄矯正活動的名稱；

b)活動時間：記錄矯正活動的時間；

c)活動地點：記錄矯正活動的舉辦地點；

d)活動內容：記錄矯正活動的具體內容。

檔案類別

5.4.1調查評估檔案

調查評估檔案應包括但不限于以下內容。

a)接受委托材料包括：

1)委托調查函；

2)相關法律文書。

b)調查材料包括但不一定同時存在：

1)被調查人相關證明（身份證明、戶籍證明、固定居所證明）；

2)被調查人的監(jiān)護人、保證人等相關證明（身份證明、戶籍證明等）；

3)調查筆錄（犯罪嫌疑人/被告人/罪犯）；

4)調查筆錄（監(jiān)護人/保證人/家庭成員等）；

5)調查筆錄[村（居）委會等]；

6)犯罪記錄證明（居住地/戶籍地派出所）；

7)社會調查表；

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8)調查評估報告。

c)調查評估意見書。

5.4.2社區(qū)矯正執(zhí)行檔案

社區(qū)矯正執(zhí)行檔案包括但不限于以下內容。

a)接收材料包括：

1)社區(qū)矯正對象基本信息表；

2)起訴書或自訴狀副本；

3)刑事判決書（含刑事附帶民事判決書、刑事附帶民事公益訴訟判決書）；

4)刑事裁定書；

5)執(zhí)行通知書；

6)假釋裁定書、出監(jiān)鑒定表、原刑事判決書、減刑裁定書等相關材料；

7)具保書、暫予監(jiān)外執(zhí)行決定書、疾病證明書或者病殘鑒定書、妊娠檢查書、生活不能

自理鑒別表、罪犯移送證明書等相關材料；

8)結案登記表；

9)社區(qū)矯正法律文書補齊通知書；

10)社區(qū)矯正告知書；

11)接受社區(qū)矯正保證書；

12)執(zhí)行地變更遷入材料；

13)其他應當歸檔的材料。

b)監(jiān)督管理材料包括：

1)社區(qū)矯正對象報到告知書；

2)法定不批準出國（境）人員告知書；

3)法定不準出境人員報備表；

4)不準出境社區(qū)矯正對象基本信息備案表（邊控）；

5)社區(qū)矯正對象管理等級調整審批表（刑期大于3個月）；

6)社區(qū)矯正對象進入特定區(qū)域場所（會客、外出、經常性跨市縣活動、執(zhí)行地變更、暫

予監(jiān)外執(zhí)行事項）審批表、社區(qū)矯正審批事項告知書；

7)執(zhí)行地變更遷出材料；

8)社區(qū)矯正表揚（訓誡、警告、使用電子定位裝置）審批表、決定書；

9)對社區(qū)矯正對象使用電子定位裝置告知書；

10)提請治安管理處罰（撤銷緩刑、撤銷假釋、收監(jiān)執(zhí)行、減刑、逮捕）審核表及相關證

明材料；

11)治安管理處罰（撤銷緩刑、撤銷假釋、收監(jiān)執(zhí)行）建議書；

12)社區(qū)矯正對象逮捕建議書；

13)社區(qū)矯正對象減刑建議書；

14)治安管理處罰決定書；

15)撤銷緩刑、撤銷假釋、減刑裁定書；

16)收監(jiān)執(zhí)行、逮捕決定書；

17)協助查找社區(qū)矯正對象通知書及相關證明材料；

18)其他應當歸檔的材料。

c)教育幫扶材料包括：

1)社區(qū)矯正對象免除公益活動、集中教育審批表；

2)其他應當歸檔的材料。

d)解除和終止材料包括：

1)社區(qū)矯正期滿鑒定表；

2)解除社區(qū)矯正證明書；

3)解除社區(qū)矯正通知書；

4)解除社區(qū)矯正轉入安置幫教通知書；

5)終止社區(qū)矯正通知書；

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6)死亡證明/火化證明等相關材料；

7)其他應當歸檔的材料。

5.4.3社區(qū)矯正工作檔案

社區(qū)矯正工作檔案包括但不限于以下內容。

a)接收材料包括：

1)社區(qū)矯正對象基本信息表；

2)起訴書或自訴狀副本；

3)刑事判決書（含刑事附帶民事判決書、刑事附帶民事公益訴訟判決書）；

4)刑事裁定書；

5)執(zhí)行通知書；

6)假釋類社區(qū)矯正對象假釋裁定書、出監(jiān)鑒定表、原刑事判決書、減刑裁定書等相關材

料；

7)暫予監(jiān)外執(zhí)行類決定書、具保書、疾病證明書或者病殘鑒定書、妊娠檢查書、生活不

能自理鑒別表、罪犯移送證明書等相關材料；

8)結案登記表；

9)執(zhí)行地變更遷入材料；

10)其他應當歸檔的材料；

b)監(jiān)督管理材料包括：

1)社區(qū)矯正對象報到告知書；

2)社區(qū)矯正責任書；

3)社區(qū)矯正宣告書；

4)接受信息化核查管理告知書；

5)遵守信息化核查管理承諾書；

6)社區(qū)矯正權利義務告知書；

7)社區(qū)矯正對象首次談話筆錄；

8)社區(qū)矯正對象矯正方案；

9)社區(qū)矯正對象心理測評材料；

10)社區(qū)矯正對象管理等級調整審批表（刑期大于3個月）、告知書；

11)社區(qū)矯正對象月度考核表；

12)社區(qū)矯正對象每月思想匯報；

13)定期/不定期走訪記錄；

14)暫予監(jiān)外執(zhí)行病情復查/孕檢/生活不能自理相關材料；

15)社區(qū)矯正對象進入特定區(qū)域場所（會客、外出、經常性跨市縣活動、執(zhí)行地變更、暫

予監(jiān)外執(zhí)行事項）申請書、審批表、社區(qū)矯正事項審批告知書；

16)社區(qū)矯正表揚（訓誡、警告、使用電子定位裝置）審批表、決定書和對社區(qū)矯正對象

使用電子定位裝置告知書；

17)提請治安管理處罰（撤銷緩刑、撤銷假釋、收監(jiān)執(zhí)行、減刑、逮捕）審核表；

18)治安管理處罰決定書；

19)撤銷緩刑、撤銷假釋、減刑裁定書；

20)收監(jiān)執(zhí)行、逮捕決定書；

21)其他應當歸檔的材料。

c)教育幫扶材料包括：

1)社區(qū)矯正對象免除公益活動、集中教育申請書、審批表、告知書；

2)社區(qū)矯正對象談話教育記錄；

3)社區(qū)矯正對象心理矯正材料；

4)其他應當歸檔的材料。

d)解除和終止材料包括：

1)社區(qū)矯正對象期滿總結；

2)社區(qū)矯正期滿鑒定表；

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3)解除社區(qū)矯正宣告書；

4)解除社區(qū)矯正證明書；

5)解除社區(qū)矯正通知書；

6)解除社區(qū)矯正轉入安置幫教通知書；

7)終止社區(qū)矯正通知書；

8)死亡證明/火化證明等相關材料；

9)其他應當歸檔的材料。

檔案結構

檔案的結構應包括但不限于：

a)模塊化：將檔案內容劃分為不同的模塊，便于管理和查詢；

b)標準化：制定檔案內容的標準化規(guī)范，提高檔案的一致性和可比性；

c)電子化：推進檔案管理的電子化，建立電子檔案系統(tǒng)，提高檔案的存儲和檢索效率。

檔案更新

檔案的更新是保證檔案信息時效性和準確性的重要措施，應根據實際情況實時更新。

6檔案建立

建立流程

檔案的建立流程為：

a)調查評估：調查評估開始時，應即刻啟動調查評估檔案建立流程；

b)接收矯正對象：社區(qū)矯正機構在接收矯正對象時，應即刻啟動矯正檔案建立流程；

c)信息采集：收集矯正對象的詳細個人信息和犯罪記錄，要求全面準確、及時規(guī)范；

d)制定矯正方案：根據矯正對象的具體情況，明確矯正目標、措施等；

e)檔案錄入：將收集到的信息和矯正方案錄入檔案管理系統(tǒng)，確保信息的準確性和完整性；

f)審核建檔：由檔案管理人員對錄入的信息進行審核，檢查信息的一致性和邏輯性，正式建

立檔案。

檔案組卷

檔案組卷包括但不限于以下內容。

a)檔案號編制規(guī)則為：

1)唯一性：每個檔案的編號應具有唯一性，不得重復；

2)規(guī)則性：檔案編號應遵循一定的規(guī)則，如按照時間順序、矯正機構代碼等；

3)可讀性：檔案編號應具有一定的可讀性，便于人工識別和記憶；

4)穩(wěn)定性：一旦確定，檔案編號應保持穩(wěn)定，不得隨意更改。

b)檔案卷內文件材料排列、編號、裝盒，以及編制卷內文件目錄、備考表。

c)明確填寫檔案盒封面、盒激具體要求。

d)對存儲圖片、音像資料等特色載體歸檔作出規(guī)定。

檔案數字化

檔案數字化包括但不限于：

a)電子化錄入：通過電子設備將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)；

b)數字化存儲：采用可靠的存儲介質，對電子檔案進行保存；

c)電子化轉換：將紙質檔案轉換為電子檔案，使用掃描、拍照等方式進行數字化，確保轉換

過程中信息的準確無誤；

d)數據格式：選擇通用、穩(wěn)定的數據格式進行存儲，如PDF、JPEG等，以保證檔案信息的長

期可讀性；

e)存儲結構：建立合理的電子檔案存儲結構，便于檔案的檢索和管理，同時確保數據的邏輯

性和一致性；

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DB13/T6150—2025

f)網絡安全：加強檔案信息系統(tǒng)的網絡安全防護，防止數據泄露和篡改；

g)訪問控制：實施嚴格的訪問控制措施，確保只有授權人員才能訪問檔案信息；

h)安全升級:檔案管理系統(tǒng)應定期進行安全升級，以應對新的安全威脅；

i)數據備份：建立檔案數據的備份與恢復機制，定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失或

損壞。

7檔案管理

檔案保管

檔案保管應遵循以下要求。

a)保管場所：選擇適宜的場所保管檔案，如專門的檔案室、文件柜、專用電腦等；

b)保管條件：保持檔案保管場所的適宜溫濕度，避免日光直射，遠離水源，防火防潮，防塵

防蟲等。在檔案存儲區(qū)域安裝門禁系統(tǒng)和監(jiān)控攝像頭，限制非授權人員進入，實時監(jiān)控檔

案的安全狀況；

c)保管期限：根據法律法規(guī)和實際需要，確定檔案的保管期限；

d)保管責任：明確檔案保管及依法移交后的責任單位和責任人，定期對檔案存儲區(qū)域進行巡

查，檢查檔案的存放情況和存儲環(huán)境是否符合要求；

e)災難恢復計劃：制定檔案數據的災難恢復計劃，以應對可能的災難事件；

f)風險評估：評估可能對檔案數據造成損害的災難事件，如火災、洪水、地震等，并制定相

應的預防措施；

g)恢復流程：制定災難發(fā)生后的檔案數據恢復流程，包括數據恢復、系統(tǒng)重建等步驟；

h)備用設備：準備備用的存儲設備和服務器，以備災難發(fā)生后快速恢復檔案系統(tǒng)。

責任主體

檔案的日常維護工作應明確責任分工，確保每項任務都有專人負責，具體責任如下:

a)檔案管理人員：負責檔案的日常維護，包括信息更新、安全檢查、檔案查詢等；

b)社區(qū)矯正工作人員：負責提供矯正對象的最新動態(tài)信息，協助檔案的更新工作；

c)技術維護人員：負責檔案管理系統(tǒng)的技術維護，包括系統(tǒng)升級、數據備份等。

信息更新

檔案中的信息需要根據社區(qū)矯正對象的矯正情況及時進行更新，以反映社區(qū)矯正對象的最新情

況。具體要求如下：

a)更新內容：明確需要及時更新的信息內容，如矯正對象的健康狀況、家庭情況等；

b)更新流程：制定檔案更新的流程。

安全檢查

為確保檔案的安全，應定期進行安全檢查，具體措施如下：

a)物理安全檢查：定期檢查檔案存放的物理環(huán)境，如溫濕度、防火、防盜等；

b)技術安全檢查：定期檢查檔案管理系統(tǒng)的技術安全，如防火墻、防病毒、數據備份等；

c)網絡安全檢查：定期檢查檔案信息系統(tǒng)的網絡安全，防止網絡攻擊和數據泄露。

檔案查詢

檔案查詢工作，具體要求如下：

a)查詢權限：明確查詢用戶的資質和對檔案的查詢權限，用戶在查詢檔案信息系統(tǒng)時，應進

行身份驗證；

b)查詢流程：制定檔案查詢的流程，包括查詢申請、審批、執(zhí)行等；

c)查詢記錄：記錄每次查詢的詳細情況，包括查詢人員、查詢時間、查詢內容等；

d)查詢反饋：建立查詢反饋機制，及時處理查詢中發(fā)現的問題。

檔案統(tǒng)計

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