ICS03.080

CCSA12

64

寧夏回族自治區(qū)地方標準

DB64/T2159—2025

社會福利機構健康檔案管理規(guī)范

StandardforhealthrecordmanagementofsocialwelfareInstitutions

2025-09-12發(fā)布2025-11-11實施

寧夏回族自治區(qū)市場監(jiān)督管理廳發(fā)布

DB64/T2159—2025

目次

前言.................................................................................II

1范圍...............................................................................1

2規(guī)范性引用文件.....................................................................1

3術語和定義.........................................................................1

4基本原則...........................................................................1

5基本要求...........................................................................2

6組織與管理.........................................................................2

7電子數(shù)字化檔案管理.................................................................3

8檔案利用...........................................................................3

9檔案銷毀...........................................................................4

10質量與評價........................................................................4

附錄A（資料性）健康檔案首頁基本信息表.........................................5

附錄B（資料性）社會福利機構健康檔案移交表.....................................7

附錄C（資料性）社會福利機構健康檔案利用登記表.................................8

參考文獻..............................................................................9

I

DB64/T2159—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請注意本文件的某些內容可能涉及專利,本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。

本文件由寧夏回族自治區(qū)民政廳提出歸口并組織實施。

本文件起草單位：寧夏社會福利院、寧夏兒童福利院、銀川市黃河東路雙渠口社區(qū)服務中心、寧夏

大學。

本文件主要起草人：何曉艷、李艷玲、肖榮、馬曉紅、茹立君、常增印、黃麗娟、王巧妮、金晶、

汪媛媛、王麗、馬秀蓮、張越、高梅林、劉婷婷、戚秀格、高微露、郝燕。

II

DB64/T2159—2025

社會福利機構健康檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了社會福利機構健康檔案管理基本原則、基本要求、組織與管理、電子數(shù)字化管理、檔

案利用、檔案銷毀、質量與評價等內容。

本文件適用于提供集中住宿和照護服務的社會福利機構健康檔案管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T31-2017紙質檔案數(shù)字化規(guī)范

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

社會福利機構socialwelfareinstitutions

國家、社會組織和個人舉辦的，為老年人、殘疾人、孤兒和棄嬰等提供養(yǎng)護、康復、托管等服務的

機構。

3.2

健康檔案healthrecord

對社會福利機構提供集中住宿和照護服務的服務對象在日常就醫(yī)、護理、康復等活動中形成的文字、

符號、圖表及影像等資料的總和。

4基本原則

4.1統(tǒng)一領導

健康檔案管理工作實行法定代表人負責制，檔案管理部門（或專項工作組）組織實施。

4.2分級實施

按管理層級、專業(yè)分工和檔案密級分配管理權限和操作職責，實行權責匹配、高效協(xié)同。

4.3分類管理

按科室屬性、檔案類型、人員類別、使用頻率等對相關檔案進行分類管理。

1

DB64/T2159—2025

4.4集中保管

檔案的接收、歸檔、存儲、保管工作由檔案管理部門（或專項工作組）統(tǒng)一開展。

5基本要求

5.1管理要求

5.1.1應明確檔案管理的組織機構和部門。

5.1.2應有保護檔案及信息安全的保障機制。

5.1.3應建立檔案管理制度、規(guī)范及工作職責，包括但不限于：

——檔案室管理制度；

——檔案信息安全管理制度；

——檔案復印，借閱服務管理制度；

——檔案交接管理制度。

5.1.4電子健康檔案歸檔時應以紙質為載體保存。

5.1.5保護服務對象隱私，不得泄漏服務對象信息。

5.1.6建檔率應為100%，內容應完整，無缺失項，完整率應達到100%。

5.2人員要求

5.2.1能力要求：應遵守相關法律法規(guī)，管理人員具有與檔案管理工作相應的能力。

5.2.2人員培訓：檔案管理人員應按專業(yè)技術人員繼續(xù)教育要求完成相關培訓。

5.3設施要求

5.3.1有條件的機構應設立專用的健康檔案室、閱覽室和復印窗口。

5.3.2檔案存儲地方配置符合國家有關規(guī)定，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防

有害生物以及溫濕度調控等必要的設施設備。

5.3.3紙質檔案數(shù)字化管理基礎設施應符合DA/T31-2017第5章基礎設施要求。

5.4內容要求

5.4.1社會福利機構在開展健康服務過程中產(chǎn)生的醫(yī)療、護理、康復、心理等相關記錄。

5.4.2健康檔案記錄內容要求應符合第5章建檔內容5.1.2要求。

5.4.3服務對象在社會福利機構期間，產(chǎn)生的社會工作者個案服務記錄。

5.4.4服務對象在院外醫(yī)療機構就診的門診、住院病歷及檢查報告等內容。

5.4.5服務對象住院期間有保存價值的檢查、檢驗、體檢結果。

6組織與管理

6.1健康檔案的建立

6.1.1社會福利機構接收服務對象時，應建立健康檔案。

6.1.2記錄內容包括但不限于以下內容：

2

DB64/T2159—2025

——服務對象基本信息，包括姓名、性別、年齡、籍貫、身份證號碼、民族、婚姻、戶口地址、

原工作單位、原職業(yè)、聯(lián)系人等基本信息及入住機構時間、離開機構時間、住機構天數(shù)、入

住機構時身體狀況、離開機構身體狀況及原因等內容（參見附錄A）；

——健康評估機構應根據(jù)服務對象個體情況選擇適宜的評估表，包括但不限于：健康狀況、日常

生活能力、智力評估及沖動行為、自殺、自傷、外走、壓瘡等風險評估內容；

——健康體檢內容包括但不限于：姓名、性別、年齡、生活方式、體檢日期、常規(guī)檢查項目、現(xiàn)

存主要健康問題、健康評價、健康指導等；

——知情同意書內容包括但不限于：特殊治療及用藥、風險告知等內容，家屬或第三方機構應簽

名，留存聯(lián)系方式；

——其他醫(yī)療衛(wèi)生服務記錄，內容包括但不限于：醫(yī)療機構門診或住院病歷，特殊檢查記錄及報

告；

——輔助檢查報告單內容包括：姓名、性別、年齡、檢查日期、檢查結果等；

——入住機構期間與健康有關的治療、護理、康復等過程記錄。

6.2運行管理

6.2.1健康記錄未歸檔前由服務對象所在科室統(tǒng)一存放，工作人員不得隨意將資料帶離科室。

6.2.2醫(yī)務人員在使用服務對象健康資料教學、科研等活動時，應隱去服務對象的個人信息，不得隨

意破壞、篡改、銷毀健康記錄。

6.3終末管理

6.3.1機構宜根據(jù)提供服務周期情況，由服務對象所在科室對健康記錄進行階段性整理，限期移交檔

案室。

6.3.2服務對象離院或死亡等特殊情況終止服務，由服務對象所在科室整理記錄，限期移交檔案室。

6.3.3服務對象所在科室應將不同來源的資料按同類資料集中在一起，再分別按時間順序排列移交檔

案室。

6.3.4科室及時移交健康資料至檔案室，并履行交接手續(xù)，填寫《社會福利機構健康檔案移交表》（參

見附錄B）。

6.4歸檔管理

6.4.1建立歸檔記錄表，記錄內容包括但不限于：服務對象姓名、性別、年齡、檔案號、所在科室、

入庫時間、檔案交接人、入庫人員簽名。

6.4.2宜根據(jù)服務對象安全風險分級標識檔案盒顏色，服務對象死亡后用黑色檔案盒標識，檔案盒建

立檢索目錄，便于查找。

6.4.3宜通過第三方公司建立檔案追蹤系統(tǒng)，通過條碼查找檔案存放位置。

7電子數(shù)字化檔案管理

7.1電子檔案系統(tǒng)安全應符合GB/T18894-2016第5章內容。

7.2電子檔案的管理包括但不限于：存儲、備份、利用應符合GB/T18894-2016第9章內容。

7.3宜與有相關資質的第三方數(shù)字化掃描服務公司合作。

7.4健康檔案數(shù)字化掃描應符合DA/T31-2017第9章內容。

8檔案利用

3

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8.1健康檔案利用方式包括調閱、借閱，根據(jù)申請人需求提供數(shù)字化掃描件，掃描件需加蓋檔案室公

章方可有效。

8.2健康檔案利用申請人包括但不限于：服務對象本人、法定監(jiān)護人、代理人、司法機構、醫(yī)療機構

和醫(yī)療保險，填寫《社會福利機構健康檔案利用登記表》（參見附錄C）。

8.3注重保護服務對象隱私，嚴格執(zhí)行健康檔案利用審批程序：

——本人申請時需提供有效身份證件;

——未成年人、無行為能力或限制民事行為能力的成年人，需提供監(jiān)護人身份證明及關系證明;

——衛(wèi)生健康行政部門、司法機關用于公共衛(wèi)生管理、司法調查等調閱，需提交申請部門相關工

作證明及調函，檔案室管理部門審批后，填寫《檔案利用登記表》，予以辦理;

——科研、教學使用健康檔案時需脫敏數(shù)據(jù)，去除個人標識信息;

——緊急情況為保護生命健康，可未經(jīng)授權先行查閱，但需事后備案說明。

9檔案銷毀

9.1普通健康檔案參照《醫(yī)療機構病案管理規(guī)定》服務對象離開機構之日起保存不少于30年。

9.2檔案保存期滿且無法律糾紛，應提交銷毀審批表，進行審批。

9.3對銷毀內容備案留存。

9.4依據(jù)《中華人民共和國個人信息保護法》銷毀現(xiàn)場雙人監(jiān)督，全程錄像并留存錄像資料90日。

10質量與評價

10.1質量管理

10.1.1健康檔案文書記錄應遵循客觀、真實、準確、及時、完整、規(guī)范原則。

10.1.2歸檔的健康檔案資料應除醫(yī)療機構的住院病歷、服務對象及家屬身份證、醫(yī)?？閺陀〖?，

其他在社會福利機構產(chǎn)生的與健康有關的資料應為原件。

10.1.3歸檔健康檔案資料應經(jīng)過系統(tǒng)整理，無錯歸檔、漏歸檔等現(xiàn)象。

10.2評價改進

10.2.1評價內容包括但不限于：健康檔案符合性、適用性、有效性、工作效率、服務對象與社會滿意

度。

10.2.2評價指標包括但不限于：健康檔案完整性、準確性、及時性、安全性、訪問控制及可及性。

10.2.3定期與不定期評價，有效進行問題分析、提出改進措施，確保落實，形成閉環(huán)管理。

10.2.4宜結合檔案管理中存在的質量問題有針對性的加強人員教育與培訓。

4

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附錄A

（資料性）

健康檔案首頁基本信息表

表A給出了健康檔案首頁基本信息表的樣式。

表A健康檔案首頁基本信息表

健康檔案管理狀態(tài)：在管托管死亡

60歲及以上老年人低分險中風險高風險

高血壓糖尿病腦卒中冠心病腦血管病后遺癥慢性阻塞性肺疾病哮喘尿毒癥惡性腫瘤

慢性/重點疾病

個人健康失能失智先天畸形嚴重精神障礙

法定傳染病肺結核肝炎梅毒其他法定傳染?。ǎ?/p>

標識

體重管理低正常超重肥胖

血型ABO血型ABOABRH血型RH陰性RH陽性不詳

姓名性別男女出生日期年月日

證件類型證件號碼工作單位/學校

籍貫出生地民族

所在科室名稱科室電話

①姓名：與本人關系：電話：

緊急聯(lián)系人

②姓名：與本人關系：電話：

常住類型戶籍地址：現(xiàn)住址：

研究生大學本科大學?？茖？茖W校中等專業(yè)學校技工學校高中初中小學文盲或半文盲不詳

文化程度

職業(yè)企事業(yè)單位專業(yè)技術人員自由職業(yè)無業(yè)學生

婚姻狀況未婚已婚喪偶離異不詳

城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險醫(yī)療救助商業(yè)醫(yī)療保險工費自費其

醫(yī)療費用支付方式

他

憑證類型憑證簽發(fā)機構憑證簽發(fā)時間憑證有效期

個人健康服務憑證

過敏史無藥物過敏：（）食物過敏其他過敏

疾病

手術

既往史

外傷

輸血

家族史

遺傳病史無有：疾病名稱（）

5

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無殘疾視力殘疾聽力殘疾言語殘疾肢體殘疾智力殘疾精神殘疾其他殘疾

殘疾情況

（）

健康活動記錄服務時間服務機構服務類型健康和疾病問題醫(yī)學報告

6

DB64/T2159—2025

附錄B

（資料性）

社會福利機構健康檔案移交表

表B.1給出了社會福利機構健康檔案移交表的樣式。

表B.1社會福利機構健康檔案移交表

序號移交部門案卷題名服務對象姓名卷內文件數(shù)量頁數(shù)備注

附：

此表一式2份，移交部門和接收部門各保存1份。

移交部門（蓋章）：接收部門（蓋章）：

經(jīng)手人（簽名）：經(jīng)手人（簽名）：

負責人（簽名）：

移交日期：接收日期：

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附錄C

（資料性）

社會福利機構健康檔案利用登記表

表C.1給出了社會福利機構健康檔案利用登記表的樣式。

表C.1社會福利機構健康檔案利用登記表

編號：

利用人利用單位利用日期

利用內容