單位公文寫作規(guī)范與格式指南公文作為機關單位傳遞決策意圖、部署工作任務、溝通協(xié)調事務的法定載體，其寫作規(guī)范與格式嚴謹性直接關系到行政效能與權威形象。掌握規(guī)范的公文寫作方法，既是職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)，更是保障工作指令高效傳遞的基礎。本文結合黨政機關公文處理相關規(guī)定與實踐經驗，從公文種類、格式規(guī)范、寫作要求三個維度展開說明，為實務工作提供參考。一、公文種類及適用場景根據《黨政機關公文處理工作條例》，法定公文共15類，各類公文因功能定位不同，適用場景存在明確區(qū)分：（一）指揮性公文決定：用于對重要事項作出決策部署（如《關于調整績效考核辦法的決定》），具有較強約束力。命令（令）：適用于公布行政法規(guī)、嘉獎有關人員（如《關于授予XXX同志“先進工作者”稱號的命令》），權威性最高。通知：使用范圍最廣，可用于批轉文件、部署工作、告知事項（如《關于開展2024年檔案清查工作的通知》）。（二）報請性公文請示：向上級機關請求指示或批準，需一文一事（如《關于申請增配辦公設備的請示》），須標注簽發(fā)人。報告：向上級匯報工作、反映情況，不要求上級回復（如《2023年度工作總結報告》），與請示不可混用。（三）知照性公文公告：向國內外公布重要事項（如《關于XX項目招標結果的公告》），受眾范圍廣。通告：在一定范圍內公布應當遵守的事項（如《關于園區(qū)道路施工期間交通管制的通告》），針對性較強。通報：用于表彰先進、批評錯誤（如《關于對XX部門工作失誤的通報》），兼具教育與警示作用。（四）商洽性公文函：平行機關或不相隸屬機關之間商洽工作、詢問答復（如《關于商請協(xié)助開展調研的函》），格式靈活但需正式。議案：各級政府向同級人大提請審議事項（如《關于提請審議XX條例修訂草案的議案》），適用范圍較窄。（五）記錄性公文紀要：記載會議主要情況和議定事項（如《XX辦公會議紀要》），需準確反映決策過程。決議：經會議討論通過的重大決策（如《關于深化改革的決議》），效力層級高。二、公文格式規(guī)范公文格式分為版頭、主體、版記三部分，各要素需嚴格遵循《黨政機關公文格式》（GB/T____）要求：（一）版頭（首頁紅色分隔線以上部分）1.份號：涉密公文需標注，用6位阿拉伯數字頂格編排在版心左上角第1行（如“____”）。2.密級和保密期限：涉密公文標注，如“秘密★1年”，頂格編排在版心左上角第2行。3.緊急程度：標注“特急”“加急”，頂格編排在版心左上角（無特殊情況不標注“平急”）。4.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如“XX市人民政府文件”），居中排布，紅色小標宋體字。5.發(fā)文字號：機關代字+年份+發(fā)文順序號（如“XX發(fā)〔2024〕5號”），年份用六角括號，居中編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。6.簽發(fā)人：上行文（請示、報告）需標注，居右空一字，編排在發(fā)文字號同一行。（二）主體（首頁紅色分隔線以下、版記以上部分）1.標題：由發(fā)文機關+事由+文種組成（如《XX局關于報送年度預算的請示》），一般用2號小標宋體字，居中排布，回行時詞意完整。2.主送機關：公文的受理機關，頂格編排在標題下空一行位置，用3號仿宋體字，多個機關用頓號或逗號分隔（如“XX部、XX廳：”）。3.正文：公文核心內容，用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字，結構層次序數依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”。4.附件說明：標注附件名稱，格式為“附件：1.XXX2.XXX”（附件名稱后不加標點），編排在正文下空一行左空二字位置。5.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，居右空四字編排，成文日期右空四字。6.成文日期：用阿拉伯數字標注（如“2024年5月10日”），聯(lián)合行文時以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準。7.印章：成文日期上居中下壓發(fā)文機關署名，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。8.附注：標注公文的傳達范圍或聯(lián)系人信息（如“（此件公開發(fā)布）”“聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXX”），居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。9.附件：附件應另面編排，“附件”二字及順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第1行，附件內容格式同正文。（三）版記（末頁紅色分隔線以下部分）1.抄送機關：除主送機關外需執(zhí)行或知曉公文的機關，用4號仿宋體字，居左空一字，最后一個機關后標句號。2.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關為公文印制部門，印發(fā)日期用阿拉伯數字，編排在末頁下端，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字。三、公文寫作核心要求（一）內容準確，有據可依公文內容需嚴格遵循法律法規(guī)、政策文件，事實性表述需核查數據來源（如“截至2023年底，我單位累計完成項目X個”），政策引用需標注文號（如“根據《XX辦法》（XX發(fā)〔2023〕X號）要求”）。（二）結構嚴謹，邏輯清晰開頭：簡要說明行文背景或目的（如“為貫徹落實XX會議精神，現(xiàn)就做好XX工作通知如下：”）。主體：采用“總分式”或“遞進式”結構，分點論述時用序號清晰呈現(xiàn)（如“一、工作目標（一）短期目標：……1.具體任務：……”）。結尾：根據文種選擇結語，如請示用“妥否，請批示”，通知用“請認真貫徹執(zhí)行”，函用“盼復”“特此函達”。（三）語言規(guī)范，簡潔莊重用詞正式：使用公文專用語（如“擬”“悉”“鑒于”“業(yè)經”），避免口語化表述（如將“我們打算”改為“我單位擬”）。表述簡潔：刪除冗余修飾（如“非常重要的工作”簡化為“重要工作”），多用短句（如“現(xiàn)予批復”比“現(xiàn)在給予批復”更簡潔）。避免歧義：數量詞、時間詞需明確（如“5個工作日內”而非“盡快”，“2024年6月30日前”而非“月底前”）。四、常見問題及優(yōu)化建議（一）標題不規(guī)范問題：事由冗長（如《關于申請解決辦公場地及人員編制等問題的請示》），文種誤用（如“請示”與“報告”混用）。優(yōu)化：精簡事由（如《關于申請辦公場地及人員編制的請示》），明確文種適用場景（請求批復用請示，匯報情況用報告）。（二）正文邏輯混亂問題：內容堆砌，缺乏層次（如將工作要求與背景混排）。優(yōu)化：用序號分層，先總述目的，再分點列措施、提要求（如“一、總體要求（一）指導思想：……二、重點任務1.任務一：……”）。（三）格式細節(jié)失誤問題：發(fā)文字號用圓括號（如“XX發(fā)（2024）5號”），成文日期用漢字（如“二〇二四年五月十日”