采購(gòu)與供應(yīng)商管理協(xié)作工具使用指南一、適用場(chǎng)景與價(jià)值體現(xiàn)本工具適用于企業(yè)采購(gòu)全流程的規(guī)范化管理，尤其適合以下場(chǎng)景：需求部門提報(bào)采購(gòu)需求：當(dāng)生產(chǎn)、研發(fā)、行政等部門需要采購(gòu)物料、設(shè)備或服務(wù)時(shí)，通過工具提交標(biāo)準(zhǔn)化需求，明確規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等關(guān)鍵信息。采購(gòu)部門尋源與供應(yīng)商篩選：采購(gòu)專員根據(jù)需求信息，通過工具快速匹配合格供應(yīng)商，發(fā)起詢價(jià)、比價(jià)流程，保證采購(gòu)性價(jià)比?？绮块T協(xié)作跟蹤采購(gòu)進(jìn)度：需求部門、采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門實(shí)時(shí)查看訂單狀態(tài)（如“已審批”“已下單”“已發(fā)貨”“已驗(yàn)收”），減少信息差。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估與管理：通過工具記錄供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度等數(shù)據(jù)，定期績(jī)效報(bào)告，為后續(xù)合作提供依據(jù)。核心價(jià)值：實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程透明化、協(xié)作高效化、供應(yīng)商管理數(shù)據(jù)化，降低采購(gòu)成本，控制供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)。二、全流程操作指引（一）采購(gòu)需求發(fā)起與審批需求部門填寫需求信息登錄協(xié)作工具，進(jìn)入“采購(gòu)需求”模塊，“新建需求”。填寫基礎(chǔ)信息：需求部門（如“生產(chǎn)部”）、申請(qǐng)人（小王）、需求日期（如2024-05-20）、物料/服務(wù)名稱（如“A型號(hào)芯片”）、規(guī)格型號(hào)（如“8GBDDR43200MHz”）、單位（“個(gè)”）、需求數(shù)量（1000）、預(yù)算單價(jià)（50元）、預(yù)算總價(jià)（50000元）。附件：如技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文檔（可選）。填寫需求說明：“用于6月份新產(chǎn)品生產(chǎn)，需符合RoHS環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)”。需求審批流程提交后，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人（李經(jīng)理）審批，審批通過后推送至采購(gòu)部門。若審批不通過，系統(tǒng)自動(dòng)反饋修改意見，需求部門調(diào)整后重新提交。（二）供應(yīng)商尋源與篩選采購(gòu)部門接收需求并啟動(dòng)尋源采購(gòu)專員（**）在“待辦事項(xiàng)”中查看新需求，確認(rèn)采購(gòu)類型（“框架協(xié)議采購(gòu)/單次采購(gòu)”）。若為框架協(xié)議采購(gòu)，直接關(guān)聯(lián)已簽約供應(yīng)商；若為單次采購(gòu)，“供應(yīng)商尋源”。供應(yīng)商信息查詢與篩選在“供應(yīng)商庫(kù)”中，通過關(guān)鍵詞（如“A型號(hào)芯片供應(yīng)商”）篩選，或查看供應(yīng)商分類（如“電子元器件類”）。系統(tǒng)自動(dòng)顯示供應(yīng)商資質(zhì)信息（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、ISO認(rèn)證等）、歷史合作績(jī)效（近6個(gè)月交貨準(zhǔn)時(shí)率95%）、報(bào)價(jià)記錄（上次單價(jià)48元）。采購(gòu)專員可根據(jù)需求優(yōu)先級(jí)，選擇3-5家供應(yīng)商發(fā)起詢價(jià)。詢價(jià)、比價(jià)與議價(jià)向選定供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，明確需求數(shù)量、交貨期（如2024-06-10前）、付款方式（“月結(jié)30天”）。收到供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，在“比價(jià)分析”模塊錄入各家報(bào)價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)比價(jià)表，突出顯示最低價(jià)或最優(yōu)性價(jià)比供應(yīng)商。與候選供應(yīng)商（如“電子”）進(jìn)行議價(jià)，最終確認(rèn)單價(jià)49元、總價(jià)49000元。（三）采購(gòu)訂單執(zhí)行與跟蹤創(chuàng)建與審批采購(gòu)訂單采購(gòu)專員在“訂單管理”模塊“新建訂單”，關(guān)聯(lián)需求編號(hào)（如XQ20240520001）和供應(yīng)商信息（供應(yīng)商名稱：電子；聯(lián)系人：趙四；電話：*-）。填寫訂單明細(xì)：物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨地址（公司倉(cāng)庫(kù)）、交貨期。提交審批，采購(gòu)經(jīng)理（**）審核訂單條款，審批通過后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送訂單至供應(yīng)商。訂單進(jìn)度跟蹤供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，系統(tǒng)狀態(tài)更新為“已確認(rèn)”；供應(yīng)商發(fā)貨后，狀態(tài)更新為“已發(fā)貨”，并自動(dòng)推送物流單號(hào)至采購(gòu)專員。需求部門和財(cái)務(wù)部門可實(shí)時(shí)查看訂單狀態(tài)，如生產(chǎn)部可確認(rèn)“是否需調(diào)整交貨期”，財(cái)務(wù)部可確認(rèn)“是否安排預(yù)付款”。（四）交付驗(yàn)收與付款結(jié)算倉(cāng)庫(kù)收貨與質(zhì)量驗(yàn)收供應(yīng)商送貨至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)管員（老劉）在“到貨管理”模塊掃描物料二維碼，核對(duì)訂單信息（物料名稱、數(shù)量）。按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，合格則在系統(tǒng)中“驗(yàn)收通過”，不合格則選擇“不合格原因”（如“規(guī)格不符”），并觸發(fā)“退貨流程”。財(cái)務(wù)對(duì)賬與付款財(cái)務(wù)部門每月25日導(dǎo)出“已驗(yàn)收訂單匯總表”，與供應(yīng)商對(duì)賬，確認(rèn)應(yīng)付金額（如49000元）。在“付款管理”模塊提交付款申請(qǐng)，附驗(yàn)收單、發(fā)票掃描件，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后，安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬）。（五）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估數(shù)據(jù)收集與評(píng)分系統(tǒng)自動(dòng)記錄供應(yīng)商關(guān)鍵績(jī)效數(shù)據(jù)：交貨準(zhǔn)時(shí)率（如延遲2次，扣5分）、質(zhì)量合格率（如1批不合格，扣10分）、服務(wù)響應(yīng)速度（如24小時(shí)內(nèi)回復(fù)，得15分）。每季度末，采購(gòu)專員在“績(jī)效評(píng)估”模塊錄入主觀評(píng)分（如合作態(tài)度、溝通效率），總分100分。評(píng)估結(jié)果與應(yīng)用系統(tǒng)供應(yīng)商績(jī)效報(bào)告，分為A（≥90分）、B（80-89分）、C（70-79分）、D（＜70分）四個(gè)等級(jí)。A級(jí)供應(yīng)商：增加合作份額，優(yōu)先續(xù)簽框架協(xié)議；B級(jí)：維持合作；C級(jí)：發(fā)出改進(jìn)通知；D級(jí)：暫停合作。三、核心工具表單模板（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表字段名稱填寫說明示例需求編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)（XQ+年月日+流水號(hào)）XQ20240520001需求部門部門全稱生產(chǎn)部申請(qǐng)人員工姓名小王聯(lián)系方式內(nèi)部短號(hào)/企業(yè)8888需求日期提交需求的日期2024-05-20物料/服務(wù)名稱具體名稱A型號(hào)芯片規(guī)格型號(hào)技術(shù)參數(shù)8GBDDR43200MHz單位計(jì)量單位個(gè)需求數(shù)量申請(qǐng)采購(gòu)的數(shù)量1000預(yù)算單價(jià)（元）不含稅預(yù)估單價(jià)50預(yù)算總價(jià)（元）需求數(shù)量×預(yù)算單價(jià)50000交付日期要求到貨的最晚日期2024-06-10用途說明采購(gòu)原因及使用場(chǎng)景用于6月份新產(chǎn)品生產(chǎn)附件技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等《A芯片技術(shù)參數(shù)V1.2》審批狀態(tài)系統(tǒng)自動(dòng)顯示（待審批/已通過/已駁回）待審批（二）供應(yīng)商信息登記表字段名稱填寫說明示例供應(yīng)商編碼系統(tǒng)自動(dòng)（GY+年月日+流水號(hào)）GY20240315001供應(yīng)商名稱工商注冊(cè)全稱電子科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼91110108注冊(cè)地址企業(yè)注冊(cè)地址北京市海淀區(qū)路號(hào)聯(lián)系人主要對(duì)接人趙四聯(lián)系電話辦公電話（非手機(jī)號(hào)）*-經(jīng)營(yíng)范圍工商核準(zhǔn)范圍電子元器件銷售主營(yíng)產(chǎn)品核心供應(yīng)產(chǎn)品內(nèi)存芯片、閃存芯片資質(zhì)證書ISO9001、ROHS等（掃描件）ISO9001證書（有效期2027年）合作歷史合作次數(shù)、累計(jì)采購(gòu)金額近1年合作3次，累計(jì)采購(gòu)15萬元績(jī)效等級(jí)系統(tǒng)自動(dòng)更新（A/B/C/D）B級(jí)（三）采購(gòu)訂單跟蹤表字段名稱填寫說明示例訂單編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)（DD+年月日+流水號(hào)）DD20240520001需求編號(hào)關(guān)聯(lián)的采購(gòu)需求編號(hào)XQ20240520001供應(yīng)商名稱訂單供應(yīng)商電子科技有限公司物料名稱訂單物料A型號(hào)芯片規(guī)格型號(hào)物料技術(shù)參數(shù)8GBDDR43200MHz訂單數(shù)量本次采購(gòu)數(shù)量1000訂單單價(jià)（元）不含稅單價(jià)49訂單總價(jià)（元）不含稅總價(jià)49000訂單日期創(chuàng)建訂單日期2024-05-22交貨期要求到貨日期2024-06-10物流單號(hào)供應(yīng)商發(fā)貨后的物流單號(hào)SF0當(dāng)前狀態(tài)待確認(rèn)/已確認(rèn)/已發(fā)貨/已驗(yàn)收/已完成已發(fā)貨負(fù)責(zé)人采購(gòu)專員**（四）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表供應(yīng)商名稱電子科技有限公司評(píng)估周期2024年Q2評(píng)估指標(biāo)指標(biāo)說明權(quán)重（%）得分（0-100）交貨準(zhǔn)時(shí)率按時(shí)交貨批次/總批次×100%3090（延遲2次）質(zhì)量合格率合格批次/總批次×100%3080（1批不合格）價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力同類物料平均價(jià)/供應(yīng)商報(bào)價(jià)×100%2085（低于均價(jià)5%）服務(wù)響應(yīng)速度24小時(shí)內(nèi)回復(fù)率/問題解決及時(shí)性2085（響應(yīng)及時(shí)）總分—10085等級(jí)B級(jí)（80-89分）——改進(jìn)建議加強(qiáng)來料檢驗(yàn)流程，減少不合格批次——四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性要求需求部門需保證物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息與實(shí)際需求一致，避免因描述模糊導(dǎo)致采購(gòu)偏差；供應(yīng)商信息登記時(shí)，資質(zhì)證書需在有效期內(nèi)，聯(lián)系方式需實(shí)時(shí)更新。流程合規(guī)性控制嚴(yán)格執(zhí)行審批流程：需求需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，采購(gòu)訂單需經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核，大額采購(gòu)（如超過10萬元）需額外增加財(cái)務(wù)總監(jiān)審批環(huán)節(jié)，杜絕“先采購(gòu)后審批”。供應(yīng)商溝通時(shí)效詢價(jià)后供應(yīng)商需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋報(bào)價(jià)，訂單確認(rèn)后需在1個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)交貨期；若供應(yīng)商延遲響應(yīng)，采購(gòu)專員