企業(yè)會議室高效利用管理模板一、適用范圍二、標準化操作流程步驟1：會議需求提出與預(yù)約申請人：需召開會議的部門負責人或指定人員（如經(jīng)理、項目組長）。操作說明：提前1-3個工作日通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘、飛書）或《會議室預(yù)約申請表》提交需求，填寫會議主題、時間（起止精確至30分鐘）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板等）、特殊需求（茶歇、橫幅等）。若為臨時緊急會議（需2小時內(nèi)召開），可直接聯(lián)系行政人員協(xié)調(diào)資源，同步補錄預(yù)約信息。步驟2：預(yù)約審核與確認審核人：行政部專員（如行政助理）。操作說明：行政人員核對會議室空閑狀態(tài)（避免時間沖突、容量超限），優(yōu)先保障跨部門協(xié)作及重要客戶會議。審核通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送確認通知至申請人及參會人員；若沖突，需與申請人協(xié)商調(diào)整時間或更換會議室（如將大會議室改為小型討論室）。步驟3：會前準備與設(shè)備檢查責任方：行政部與申請人協(xié)同。操作說明：行政人員提前30分鐘開啟會議室電源、調(diào)試設(shè)備（保證投影、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)正常），根據(jù)需求擺放桌椅（U型/課桌式/圓桌式）、準備文具（白板筆、便簽紙）。申請人若需自帶設(shè)備（如筆記本電腦），需提前與行政人員確認接口兼容性，避免現(xiàn)場調(diào)試延誤。步驟4：會議進行中的規(guī)范使用參會人員：需遵守會議室使用公約。操作說明：準時入場，禁止攜帶食物（除茶歇外），保持會場安靜，手機調(diào)至靜音或震動模式。愛護設(shè)備：按規(guī)程操作投影儀、視頻會議系統(tǒng)，禁止隨意插拔接口；若設(shè)備故障，立即聯(lián)系行政人員處理，不得擅自拆卸。控制時長：如需延時，需提前1小時通過系統(tǒng)續(xù)約，避免影響后續(xù)會議。步驟5：會后清理與設(shè)備復(fù)位責任方：申請人（會議組織者）及最后離場人員。操作說明：整理桌椅歸位，關(guān)閉投影儀、燈光、空調(diào)及設(shè)備電源，清理垃圾（紙張、瓶罐等），保證桌面、地面無雜物。檢查設(shè)備完好性（如白板是否擦凈、麥克風(fēng)是否歸位），若發(fā)覺損壞或故障，在《會議室使用登記表》中詳細記錄并同步反饋至行政部。步驟6：反饋與歸檔責任方：行政部。操作說明：每周匯總會議室使用數(shù)據(jù)（使用率、沖突次數(shù)、設(shè)備故障率），分析資源利用情況，優(yōu)化會議室分配策略。將《會議室預(yù)約申請表》《使用登記表》按月歸檔，保存期限不少于1年，便于追溯與復(fù)盤。三、配套模板表格表1：會議室預(yù)約申請表申請部門申請人聯(lián)系方式會議主題會議時間年月日時分至?xí)r分參會人數(shù)所需會議室（大/中/小）所需設(shè)備□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□白板□麥克風(fēng)□其他：________特殊需求□茶歇□橫幅□桌型：________審核意見行政部簽字：________日期：________最終確認會議室編號：________狀態(tài)：已預(yù)約/已調(diào)整表2：會議室使用登記表日期使用時段會議主題申請人設(shè)備使用情況（正常/故障）衛(wèi)生狀況（優(yōu)/良/差）異常記錄確認簽字備注異常記錄需注明故障設(shè)備、損壞原因及處理建議表3：會議室設(shè)備維護記錄表設(shè)備名稱維護日期維護內(nèi)容（清潔/檢修/更換配件）維護人檢查結(jié)果（正常/待修）下次維護日期備注投影儀白板視頻會議系統(tǒng)四、管理要點與規(guī)范預(yù)約優(yōu)先級規(guī)則：重要客戶會議、全司級會議優(yōu)先于部門內(nèi)部會議；跨部門協(xié)作會議優(yōu)先于單部門例會。同一時間同一會議室僅支持1個會議預(yù)約，禁止“占而不用”（預(yù)約后1小時內(nèi)未使用且未提前說明，系統(tǒng)自動釋放資源）。設(shè)備使用與安全：高價值設(shè)備（如視頻會議終端）由行政部專人負責管理，定期每月檢修，使用前需簽署《設(shè)備責任確認書》。禁止在會議室吸煙、使用明火，嚴禁私自外借會議室鑰匙或設(shè)備。衛(wèi)生與應(yīng)急處理：會后務(wù)必清理垃圾，若因會議污染導(dǎo)致清潔困難（如油漬、顏料），需額外支付清潔費用（從部門活動經(jīng)費中扣除）。遇突發(fā)情況（如火災(zāi)、設(shè)備起火），立即按下緊急報警按鈕，疏散人員并聯(lián)系安保部門，不得擅自處理。違規(guī)處理機制：無預(yù)約占用會議室，首次口頭警告，第二次書面通報批評至部門負責人。因人為原因損壞設(shè)備或設(shè)施，需照價賠償并承擔維修費用