會(huì)計(jì)實(shí)操文庫(kù)1/1文書模板-文件銷毀申請(qǐng)書尊敬的[文件管理部門/保密管理部門名稱，如：XX單位辦公室/XX機(jī)關(guān)保密委員會(huì)]：您好！我是[申請(qǐng)部門名稱，如：XX單位財(cái)務(wù)科/XX項(xiàng)目組]的[申請(qǐng)人姓名]，職務(wù)為[職務(wù)名稱，如：財(cái)務(wù)主管/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人]，聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]。因[文件類型，如：“過(guò)期財(cái)務(wù)憑證、廢舊項(xiàng)目資料、失效行政公文”]已無(wú)保存價(jià)值且占用存儲(chǔ)空間，為規(guī)范文件管理、防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)根據(jù)《XX單位文件管理辦法》《保密工作規(guī)定》相關(guān)要求，申請(qǐng)對(duì)一批文件進(jìn)行集中銷毀，具體情況說(shuō)明如下：一、申請(qǐng)銷毀文件的基本情況本次申請(qǐng)銷毀的文件均為我部門在日常工作中形成或接收的，經(jīng)嚴(yán)格審核確認(rèn)無(wú)保存必要的材料，具體信息如下：（一）文件分類與內(nèi)容行政類文件：類型：2018-2020年度的“單位內(nèi)部通知、會(huì)議紀(jì)要（非涉密）、部門工作總結(jié)（非核心）、外部單位來(lái)函（已辦結(jié)且無(wú)后續(xù)關(guān)聯(lián)）”；數(shù)量：紙質(zhì)文件[X份，如：150份]，電子文件[X個(gè)，如：80個(gè)]（存儲(chǔ)于[存儲(chǔ)設(shè)備，如：“移動(dòng)硬盤（編號(hào)：FY2025001）”]）；內(nèi)容摘要：主要涉及“部門日?？记谕ㄖ⒎侵匾獣?huì)議記錄、已歸檔總結(jié)的初稿、無(wú)后續(xù)業(yè)務(wù)的外部溝通函件”，無(wú)涉密信息、敏感數(shù)據(jù)及未辦結(jié)事項(xiàng)關(guān)聯(lián)。業(yè)務(wù)類文件：類型：2019-2021年度的“項(xiàng)目可行性研究初稿（最終版已歸檔）、客戶基礎(chǔ)信息表（已終止合作且無(wú)留存必要）、業(yè)務(wù)合同復(fù)印件（原件已歸檔且合同期限屆滿）、財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證存根（已完成審計(jì)且超過(guò)保管期限）”；數(shù)量：紙質(zhì)文件[X冊(cè)/份，如：300份]，電子文件[X個(gè)，如：120個(gè)]（存儲(chǔ)于[存儲(chǔ)設(shè)備，如：“部門專用電腦（IP：192.168.1.105）”]）；內(nèi)容摘要：項(xiàng)目初稿僅為初步調(diào)研數(shù)據(jù)，無(wú)最終決策依據(jù)；客戶信息為已終止合作的普通客戶基礎(chǔ)資料（無(wú)身份證、銀行卡等敏感信息）；合同復(fù)印件與憑證存根均已超過(guò)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》規(guī)定的[X年，如：5年]保管期限，且原件已妥善歸檔。其他類文件：類型：“廢舊宣傳冊(cè)（改版前的單位介紹手冊(cè)）、錯(cuò)誤打印的公文初稿、損壞的文件存儲(chǔ)載體（如：無(wú)法修復(fù)的U盤、光盤）”；數(shù)量：紙質(zhì)宣傳冊(cè)[X冊(cè)，如：200冊(cè)]，錯(cuò)誤打印件[X份，如：50份]，損壞存儲(chǔ)載體[X個(gè)，如：10個(gè)]；說(shuō)明：宣傳冊(cè)已因單位業(yè)務(wù)調(diào)整改版，舊版無(wú)使用價(jià)值；錯(cuò)誤打印件存在格式錯(cuò)誤或內(nèi)容疏漏，無(wú)修正必要；存儲(chǔ)載體已損壞且無(wú)法讀取數(shù)據(jù)，無(wú)修復(fù)與留存意義。（二）文件形成與保管情況形成時(shí)間：本次申請(qǐng)銷毀的文件形成于[YYYY年-YYYY年，如：2018年-2021年]，均已超過(guò)對(duì)應(yīng)文件類型的法定或單位規(guī)定保管期限（附《文件保管期限對(duì)照表》）；保管狀態(tài)：紙質(zhì)文件均存放在部門檔案柜（編號(hào)：DA2023012），按“年度-類型”分類整理，無(wú)霉變、蟲蛀；電子文件存儲(chǔ)于加密存儲(chǔ)設(shè)備，未接入互聯(lián)網(wǎng)，無(wú)信息泄露記錄；審核情況：我部門已組織[X名，如：3名]工作人員（含部門負(fù)責(zé)人[姓名]）對(duì)擬銷毀文件進(jìn)行逐一審核，確認(rèn)所有文件均無(wú)“涉密信息、未辦結(jié)事項(xiàng)關(guān)聯(lián)、后續(xù)查考價(jià)值”，審核結(jié)果已記錄在《文件銷毀審核表》（附后）。二、申請(qǐng)文件銷毀的原因超過(guò)保管期限，無(wú)留存必要：根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，本次申請(qǐng)銷毀的“財(cái)務(wù)憑證存根、行政公文、業(yè)務(wù)合同復(fù)印件”等均已超過(guò)[X年，如：5年-10年]的保管期限，且無(wú)永久保存或延長(zhǎng)保管期限的法定情形，繼續(xù)留存不僅無(wú)實(shí)際意義，還會(huì)占用檔案存儲(chǔ)空間，影響當(dāng)前文件的規(guī)范管理。防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)：部分?jǐn)M銷毀文件（如：客戶基礎(chǔ)信息表、業(yè)務(wù)合同復(fù)印件）雖非涉密文件，但包含“客戶名稱、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄”等基礎(chǔ)信息，若長(zhǎng)期閑置保管，可能因“人員變動(dòng)、存儲(chǔ)設(shè)備老化”等導(dǎo)致信息泄露，給單位或客戶造成潛在風(fēng)險(xiǎn)。集中銷毀可徹底消除此類隱患，保障信息安全。優(yōu)化文件管理效率：目前部門檔案柜與電子存儲(chǔ)設(shè)備已處于飽和狀態(tài)，大量過(guò)期、廢舊文件的堆積，導(dǎo)致“當(dāng)前在用文件檢索困難、存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行效率下降”。銷毀無(wú)價(jià)值文件后，可釋放存儲(chǔ)空間，規(guī)范當(dāng)前文件的分類存儲(chǔ)與檢索，提升部門文件管理效率。三、文件銷毀方式與安全保障措施（一）擬采用的銷毀方式根據(jù)文件類型與安全要求，擬分類型采用以下合規(guī)銷毀方式：紙質(zhì)文件：委托[具備資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)名稱，如：XX保密文件銷毀有限公司/單位內(nèi)部指定銷毀部門]采用“機(jī)械粉碎+集中清運(yùn)”的方式銷毀，粉碎后的紙?jiān)鼘⒂射N毀機(jī)構(gòu)按環(huán)保要求進(jìn)行無(wú)害化處理（附銷毀機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明復(fù)印件，如為內(nèi)部銷毀則說(shuō)明內(nèi)部銷毀流程）；電子文件：存儲(chǔ)于電腦、移動(dòng)硬盤的電子文件，將通過(guò)“專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件（如：DBAN）”進(jìn)行多次覆寫刪除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)；損壞的U盤、光盤等存儲(chǔ)載體，將交由[銷毀機(jī)構(gòu)/單位設(shè)備管理部門]進(jìn)行“物理粉碎”處理，徹底破壞存儲(chǔ)介質(zhì)，防止數(shù)據(jù)被非法恢復(fù)；其他文件：廢舊宣傳冊(cè)、錯(cuò)誤打印件隨紙質(zhì)文件一同粉碎；損壞存儲(chǔ)載體按電子文件銷毀要求處理。（二）銷毀過(guò)程的安全保障措施為確保銷毀過(guò)程合法合規(guī)、無(wú)信息泄露，我部門將采取以下保障措施：銷毀前管控：安排專人（[姓名]，聯(lián)系電話：[電話]）負(fù)責(zé)擬銷毀文件的“清點(diǎn)、打包、押運(yùn)”，全程雙人陪同，防止文件在銷毀前丟失或被替換；紙質(zhì)文件打包后張貼“銷毀標(biāo)識(shí)”，標(biāo)注“文件類型、數(shù)量、申請(qǐng)部門、銷毀日期”；電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行編號(hào)登記，確保銷毀前后數(shù)量一致。銷毀過(guò)程監(jiān)督：銷毀時(shí)，我部門將派[X名，如：2名]工作人員（含部門保密員[姓名]）現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，記錄銷毀過(guò)程（拍攝照片或視頻），確保所有擬銷毀文件均已徹底銷毀，無(wú)遺漏或截留；若委托外部機(jī)構(gòu)銷毀，將要求銷毀機(jī)構(gòu)出具《文件銷毀確認(rèn)單》，詳細(xì)記錄銷毀文件的“類型、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式”，并由雙方監(jiān)督人員簽字確認(rèn)（附《文件銷毀監(jiān)督記錄表》模板）。銷毀后歸檔：銷毀完成后，將“《文件銷毀申請(qǐng)書》《文件銷毀審核表》《文件銷毀確認(rèn)單》《銷毀過(guò)程照片/視頻》”等材料整理歸檔，形成完整的銷毀記錄，以備后續(xù)核查。四、提交材料清單文件銷毀申請(qǐng)書（原件，申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章）；擬銷毀文件相關(guān)材料：《文件銷毀審核表》（含審核人員簽字、審核意見）；《文件保管期限對(duì)照表》（標(biāo)注擬銷毀文件對(duì)應(yīng)的保管期限規(guī)定）；擬銷毀文件清單（含“文件名稱、形成時(shí)間、數(shù)量、存儲(chǔ)位置、是否涉密”等信息）；銷毀方式相關(guān)材料：外部銷毀機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明復(fù)印件（如委托外部機(jī)構(gòu)）；《文件銷毀監(jiān)督記錄表》模板；其他說(shuō)明材料（如：文件存儲(chǔ)位置照片、損壞存儲(chǔ)載體清單）。我部門承諾：本次申請(qǐng)銷毀的文件均已通過(guò)嚴(yán)格審核，無(wú)涉密信息、未辦結(jié)事項(xiàng)關(guān)聯(lián)及后續(xù)查考價(jià)值；銷毀過(guò)程將嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)與單位文件管理、保密規(guī)定，確保無(wú)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。若因銷毀工作不當(dāng)導(dǎo)致信息泄露或其他問題，我部門將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。懇請(qǐng)文件管理/保密管理部門審核批準(zhǔn)本次文件銷毀申請(qǐng)。若需進(jìn)一步核查擬銷毀文件或補(bǔ)充材料，可隨時(shí)通過(guò)電話[聯(lián)系電話]與我部門聯(lián)系。感謝您的時(shí)間與支持！此致敬禮！申請(qǐng)