行政人事文件存檔規(guī)范通用格式模板一、適用范圍與歸檔契機(jī)歸檔契機(jī)：文件正式生效或辦理完成后3個(gè)工作日內(nèi)需完成歸檔，保證文件與業(yè)務(wù)進(jìn)程同步，避免資料遺漏或積壓。二、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔操作流程第一步：文件收集與初審明確收集范圍：根據(jù)文件類(lèi)型清單（如入職需提供證件號(hào)碼復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證、離職證明等），由責(zé)任人（如招聘專(zhuān)員、人事主管）向員工或相關(guān)部門(mén)收集原始文件。文件初審：檢查文件完整性（如關(guān)鍵信息是否填寫(xiě)完整、有無(wú)漏簽）、合規(guī)性（如勞動(dòng)合同條款是否符合最新法規(guī)），保證無(wú)缺頁(yè)、無(wú)涂改（涂改處需加蓋公章或責(zé)任人簽字確認(rèn)）。第二步：文件分類(lèi)與編號(hào)分類(lèi)規(guī)則：按“一級(jí)類(lèi)別+二級(jí)類(lèi)別”劃分，例如：一級(jí)類(lèi)別：入職檔案、在職檔案、離職檔案、制度文件；二級(jí)類(lèi)別：入職檔案下分“基本信息類(lèi)”“合同類(lèi)”“審批類(lèi)”，在職檔案下分“異動(dòng)類(lèi)”“培訓(xùn)類(lèi)”“考核類(lèi)”。編號(hào)規(guī)則：采用“部門(mén)縮寫(xiě)-年份-類(lèi)別代碼-流水號(hào)”格式，例如“HR-2024-RZ-001”（HR為部門(mén)縮寫(xiě)，2024為年份，RZ為入職檔案類(lèi)別代碼，001為流水號(hào)）。第三步：信息錄入與臺(tái)賬登記電子臺(tái)賬登記：將文件編號(hào)、名稱(chēng)、形成日期、涉及員工姓名（某）、責(zé)任人、存放位置等信息錄入《文件存檔信息登記表》（詳見(jiàn)模板），保證電子臺(tái)賬與紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)。標(biāo)簽制作：根據(jù)編號(hào)制作檔案標(biāo)簽，標(biāo)注文件名稱(chēng)、編號(hào)及日期，粘貼于檔案袋/文件夾右上角。第四步：物理存放與電子備份物理存放：按編號(hào)順序存入專(zhuān)用檔案柜，檔案柜標(biāo)注“一級(jí)類(lèi)別+年份”（如“入職檔案-2024”）；同一類(lèi)別的文件按“形成日期由近及遠(yuǎn)”排列，便于快速檢索。電子備份：將掃描件（PDF格式，清晰無(wú)遮擋）存入指定服務(wù)器文件夾，文件夾結(jié)構(gòu)與物理存放一致；電子文件命名規(guī)則與編號(hào)一致，如“HR-2024-RZ-001_勞動(dòng)合同_某某”。第五步：定期核查與動(dòng)態(tài)更新季度核查：每季度末核對(duì)電子臺(tái)賬與物理文件數(shù)量、信息是否一致，檢查檔案柜防潮、防火措施是否到位。動(dòng)態(tài)更新：涉及員工異動(dòng)（如晉升、調(diào)崗）時(shí)，需在1個(gè)工作日內(nèi)更新相關(guān)檔案內(nèi)容，補(bǔ)充新文件并重新編號(hào)登記。三、文件存檔信息登記表（模板）檔案類(lèi)別文件名稱(chēng)文件編號(hào)形成日期涉及員工責(zé)任人存放位置（柜號(hào)/文件夾）保管期限備注入職檔案勞動(dòng)合同HR-2024-RZ-0012024-03-15某張三入職檔案-2024/A1長(zhǎng)期含補(bǔ)充協(xié)議在職檔案崗位異動(dòng)審批表HR-2024-YD-0022024-05-20李李四在職檔案-2024/B210年晉升主管崗位離職檔案離職交接清單HR-2024-LZ-0032024-06-10王趙五離職檔案-2024/C310年已辦結(jié)社保停繳制度文件員工考勤管理辦法HR-2024-ZD-0012023-12-01-周六制度文件-2023/D1長(zhǎng)期2024年1月1日生效四、歸檔管理關(guān)鍵要點(diǎn)保密與權(quán)限管理：涉及員工隱私的文件（如薪資證明、健康報(bào)告）需單獨(dú)存放，檔案柜加鎖，僅人事部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理員可查閱；查閱檔案需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后由檔案管理員陪同查閱，查閱后記錄查閱人、日期及用途。及時(shí)性與完整性：新文件產(chǎn)生后嚴(yán)禁超過(guò)3個(gè)工作日未歸檔，特殊情況需提交書(shū)面說(shuō)明至人事部門(mén)負(fù)責(zé)人備案；員工補(bǔ)充提交的資料（如學(xué)歷更新、聯(lián)系方式變更）需在24小時(shí)內(nèi)更新至對(duì)應(yīng)檔案。電子與紙質(zhì)一致性：每月核對(duì)電子備份與紙質(zhì)文件，保證掃描件清晰、完整，關(guān)鍵頁(yè)（如簽字頁(yè)、蓋章頁(yè)）需單獨(dú)掃描；電子文件需定期（每季度）備份至移動(dòng)硬盤(pán)，異地存放以防服務(wù)器故障。到期檔案處理：保管期限屆滿(mǎn)的檔案（如離職檔案10年），由檔案管理員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)人事部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門(mén)審核后，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，由2人以上共同監(jiān)銷(xiāo)，銷(xiāo)毀記錄存檔備查。