跑步俱樂部行政文件歸檔管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范跑步俱樂部行政文件管理流程，保障文件資料的完整性、準確性與可追溯性，提升俱樂部運營效率，強化內(nèi)部管理與風險防控能力，更好地服務(wù)會員及支持決策，結(jié)合俱樂部實際運營需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于俱樂部總部及各分支機構(gòu)（含賽事運營部、會員服務(wù)部、培訓部、財務(wù)部等）在日常運營、活動組織、會員服務(wù)、對外合作等工作中形成的各類行政文件的歸檔、保管、利用及銷毀管理。文件形式包括紙質(zhì)文件與電子文件（含掃描件、電子版文檔、數(shù)據(jù)庫記錄等）。第三條管理原則1.全面性原則：覆蓋文件全生命周期，確保應(yīng)歸盡歸，無遺漏、無散失；2.及時性原則：文件形成后按規(guī)定時限完成整理歸檔，避免積壓；3.規(guī)范性原則：統(tǒng)一分類標準、整理格式與操作流程，保障檔案管理標準化；4.安全性原則：嚴格保密要求，采取物理與電子雙重防護措施，防止文件損毀或泄露；5.實用性原則：優(yōu)化檔案利用流程，提升文件檢索效率，服務(wù)日常工作與決策支持。---第二章管理職責劃分第四條行政主管職責1.統(tǒng)籌制定、修訂本制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；2.審批重要文件歸檔范圍、銷毀清單及特殊檔案利用申請；3.協(xié)調(diào)跨部門文件歸檔工作，解決歸檔爭議；4.定期組織檔案管理工作考核，納入部門及員工績效考核體系。第五條檔案管理員職責（專職或兼職）1.負責文件接收、分類、整理、編號、裝訂及電子文件備份；2.維護檔案保管設(shè)施（如檔案柜、電子存儲設(shè)備），定期檢查檔案完整性；3.登記檔案利用記錄，監(jiān)督檔案使用過程合規(guī)性；4.組織檔案鑒定與銷毀工作，留存銷毀記錄；5.定期編制《檔案管理報告》，向行政主管匯報工作進展。第六條各部門負責人職責1.督促本部門員工按規(guī)定時限完成文件整理與移交；2.審核本部門擬歸檔文件的真實性、完整性；3.配合檔案管理員完成跨部門文件的協(xié)同歸檔（如賽事活動需同時歸檔會員服務(wù)部、運營部文件）；4.對本部門產(chǎn)生的涉密文件提出保密等級建議，明確利用權(quán)限。第七條文件形成責任人職責1.確保文件內(nèi)容準確、簽署完備（需簽字、蓋章的文件應(yīng)完成手續(xù)）；2.按《歸檔范圍清單》（見附件1）分類整理文件，附《文件移交清單》提交部門負責人審核；3.對電子文件同步完成命名、分類及元數(shù)據(jù)標注（如文件標題、形成日期、責任人等）。---第三章歸檔范圍與分類標準第八條歸檔文件范圍俱樂部行政文件按內(nèi)容性質(zhì)分為以下六類，具體包括但不限于：（一）會員管理類1.會員入會申請表、身份證明復(fù)印件、健康承諾書；2.會員服務(wù)協(xié)議（含會費繳納、活動參與條款）；3.會員積分記錄、等級變更文件；4.會員投訴處理記錄、滿意度調(diào)查問卷；5.會員退會申請及結(jié)算文件。（二）活動組織類1.賽事/活動策劃方案、審批文件（含政府備案材料）；2.活動通知、報名名單、簽到表；3.活動現(xiàn)場照片、視頻資料（含直播存檔）；4.活動總結(jié)報告、經(jīng)費結(jié)算單；5.合作方（如贊助商、場地提供方）協(xié)議及履約記錄。（三）財務(wù)管理類1.年度預(yù)算方案、月度財務(wù)報表；2.費用報銷單、發(fā)票存根、銀行轉(zhuǎn)賬憑證；3.固定資產(chǎn)登記冊、采購合同；4.稅務(wù)申報材料、審計報告；5.捐贈接收記錄（含物資與資金）。（四）人事管理類1.員工招聘簡歷、面試記錄、錄用通知書；2.勞動合同、崗位責任書、保密協(xié)議；3.績效考核表、獎懲決定書、培訓記錄；4.員工離職申請表、離職交接清單；5.志愿者招募文件、服務(wù)時長證明。（五）外部往來類1.與體育主管部門、行業(yè)協(xié)會的往來公函；2.戰(zhàn)略合作協(xié)議、技術(shù)服務(wù)合同；3.媒體報道剪報、宣傳文案原稿；4.法律糾紛處理文件（含律師函、調(diào)解書）。（六）綜合管理類1.俱樂部章程、內(nèi)部管理制度（含本制度修訂版本）；2.董事會/管理層會議紀要、決議文件；3.榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案的文字記錄（含獲獎名稱、時間、頒獎單位）；4.其他具有保存價值的臨時性文件（如應(yīng)急演練方案、安全檢查記錄）。第九條不歸檔文件范圍1.無參考價值的臨時性通知、便簽；2.重份文件（如同一文件的多份復(fù)印件，僅保留1份歸檔）；3.已失效的草稿、征求意見稿（最終定稿需歸檔）；4.非俱樂部責任主體產(chǎn)生的文件（如會員個人無關(guān)的私人信件）。第十條分類與編號規(guī)則1.分類代碼：采用“大類+子類”兩級編碼，如：-會員管理類（HY）、活動組織類（HD）、財務(wù)管理類（CW）、人事管理類（RS）、外部往來類（WB）、綜合管理類（ZH）；-子類按具體內(nèi)容細化，如HY-01（入會申請）、HD-02（活動總結(jié)）。2.年度編號：文件形成年份+順序號（如2024-HY-01-001，表示2024年會員管理類第1子類第1份文件）；3.電子文件編號：與紙質(zhì)文件編號一致，單獨標注存儲路徑（如“服務(wù)器/檔案庫/2024/HY/01/001”）。---第四章歸檔流程與操作規(guī)范第十一條文件收集與移交時限1.日常文件：按月歸檔，每月5日前完成上月文件移交；2.專項活動文件：活動結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成歸檔（如馬拉松賽事需在閉幕后10日內(nèi)移交全部資料）；3.人事文件：員工入職/離職手續(xù)完成后3個工作日內(nèi)歸檔；4.緊急文件：因突發(fā)事項（如安全事故處理）形成的文件，應(yīng)在事項閉環(huán)后2個工作日內(nèi)歸檔。第十二條文件整理要求1.紙質(zhì)文件：-去除金屬裝訂物，破損文件需修補；-按“文件正文+附件+簽批單”順序排列，左側(cè)裝訂（厚度超過200頁的分冊裝訂）；-編制《文件目錄》（含文件標題、編號、頁數(shù)、形成日期），置于卷首。2.電子文件：-采用PDF（掃描件）或Office（可編輯文檔）格式存儲，重要文件需雙格式備份；-元數(shù)據(jù)標注完整（見附件2《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》）；-同步上傳至俱樂部檔案管理系統(tǒng)（如無系統(tǒng)，需存儲于專用移動硬盤并加密）。第十三條歸檔驗收與登記1.檔案管理員接收文件時，需核對《文件移交清單》與實物/電子文件一致性，重點檢查：-文件簽署是否完備（如審批簽字、公章）；-分類編號是否符合規(guī)則；-電子文件是否可正常讀取；-涉密文件是否標注密級（見第五章）。2.驗收通過后，雙方在《文件移交清單》簽字確認，清單一式兩份（移交部門、檔案管理室各存1份）；3.檔案管理員登記《檔案總臺賬》（電子版），記錄文件編號、標題、密級、保管期限等信息。---第五章檔案保管與安全管理第十四條保管環(huán)境要求1.紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜（帶鎖），保管環(huán)境需滿足：溫度14-24℃，相對濕度45%-60%；配備防火、防潮、防蟲、防光設(shè)施（如滅火器、除濕機、防蟲劑、遮光窗簾）。2.電子檔案：存儲于俱樂部內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器（或加密云盤），實行“雙備份”（本地+異地）；重要文件每季度增量備份1次，每年全量備份1次；禁止將電子檔案存儲于個人移動設(shè)備。第十五條保密管理1.文件密級分為“絕密”“機密”“秘密”“公開”四級，由文件形成部門提出建議，行政主管審批確定；2.絕密文件僅限俱樂部負責人查閱，機密文件僅限部門負責人及以上層級，秘密文件僅限相關(guān)業(yè)務(wù)人員；3.涉密文件需單獨存放（紙質(zhì)文件加鎖專柜，電子文件設(shè)置訪問權(quán)限），查閱需填寫《涉密文件查閱申請表》（見附件3），經(jīng)行政主管審批；4.禁止在非保密場所談?wù)撋婷軆?nèi)容，禁止通過非加密渠道傳輸涉密電子文件。第十六條定期檢查與維護1.檔案管理員每半年對紙質(zhì)檔案進行1次全面檢查，記錄破損、蟲蛀、褪色等問題，及時修復(fù)或復(fù)制；2.每季度檢查電子檔案存儲設(shè)備運行狀態(tài)，測試文件讀取完整性；3.檢查結(jié)果形成《檔案保管檢查報告》，提交行政主管備案。---第六章檔案利用與服務(wù)第十七條利用權(quán)限1.內(nèi)部利用：俱樂部員工因工作需要可申請查閱檔案，權(quán)限根據(jù)崗位職責確定（如會員服務(wù)部可查閱會員管理類檔案）；2.會員利用：會員可申請查閱本人相關(guān)檔案（如入會協(xié)議、活動參與記錄），需提供身份證明并填寫《檔案查閱申請表》；3.外部利用：政府部門、合作單位因執(zhí)法或履約需要查閱檔案，需出具正式公函，經(jīng)俱樂部負責人審批。第十八條利用流程1.申請人填寫《檔案查閱申請表》（見附件4），注明查閱目的、文件編號/標題、使用方式（查閱/復(fù)制）；2.部門負責人/會員服務(wù)部（針對會員）初審，行政主管審批（涉密文件需俱樂部負責人審批）；3.檔案管理員按審批意見提供檔案，全程監(jiān)督查閱過程（紙質(zhì)文件不得帶離檔案管理室，電子文件僅限在線查閱）；4.復(fù)制檔案需經(jīng)審批，紙質(zhì)文件復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制專用章”，電子文件復(fù)制需刪除無關(guān)內(nèi)容并加密；5.利用結(jié)束后，檔案管理員登記《檔案利用記錄》（含申請人、時間、文件標題、使用結(jié)果）。第十九條利用禁止行為1.涂改、圈劃、批注檔案內(nèi)容；2.擅自翻拍、掃描檔案（經(jīng)審批的復(fù)制除外）；3.泄露檔案中涉及的會員隱私（如身份證號、健康狀況）；4.將檔案用于與申請目的無關(guān)的事項。---第七章檔案鑒定與銷毀第二十條鑒定周期與標準1.檔案保管期限分為“永久”“30年”“10年”三級（見附件5《檔案保管期限表》）；2.每5年組織1次檔案鑒定工作，由行政主管牽頭，聯(lián)合財務(wù)部、法律顧問組成鑒定小組；3.鑒定范圍：保管期滿的檔案、無繼續(xù)保存價值的臨時文件、已被替代的舊版制度文件。第二十一條銷毀流程1.鑒定小組提出《擬銷毀檔案清單》，注明文件編號、標題、數(shù)量、保管期限；2.《清單》經(jīng)俱樂部負責人審批后，由檔案管理員與監(jiān)銷人（行政主管或財務(wù)部代表）共同執(zhí)行銷毀；3.紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式（需在合規(guī)場所進行），電子檔案通過專業(yè)軟件徹底刪除（確保無法恢復(fù)）；4.銷毀完成后，填寫《檔案銷毀記錄表》，由檔案管理員、監(jiān)銷人簽字