電子簽名管理規(guī)程范本一、目的為規(guī)范電子簽名的全生命周期管理，保障電子文檔簽署的法律效力、安全性與可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》《電子認證服務管理辦法》及企業(yè)數(shù)字化管理要求，結合實際業(yè)務場景制定本規(guī)程。二、適用范圍本規(guī)程適用于[單位名稱]及所屬機構在內部運營、對外合作中涉及的電子簽名生成、使用、存儲、銷毀等全流程管理，涵蓋但不限于電子合同、審批文件、業(yè)務單據(jù)、合規(guī)報告等電子文檔的簽署場景。三、職責分工（一）信息管理部門負責電子簽名系統(tǒng)的技術架構搭建、安全維護，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行；管理電子簽名密鑰的生成、加密存儲及定期更新，確保密鑰安全可控；對接第三方CA機構（電子認證服務機構），完成數(shù)字證書的申請、續(xù)期、注銷等操作。（二）法務合規(guī)部門審核電子簽名應用的合法性，確保簽署場景、流程符合《電子簽名法》及行業(yè)監(jiān)管要求；對電子簽名相關法律糾紛、風險事件進行評估與處置，提供合規(guī)指導。（三）行政綜合部門統(tǒng)籌電子簽名的日常管理，包括用戶權限分配、申請審批流程執(zhí)行；登記、發(fā)放電子簽名載體（如數(shù)字證書、簽名印章模板），建立管理臺賬；組織電子簽名安全培訓與合規(guī)宣導。（四）業(yè)務使用部門根據(jù)業(yè)務需求提交電子簽名使用申請，嚴格按規(guī)程操作電子簽名；妥善保管個人簽名密鑰或授權憑證，及時反饋使用中發(fā)現(xiàn)的異常問題；配合完成電子簽名文檔的歸檔、調閱等管理工作。四、管理流程（一）申請與審批1.個人用戶申請：需提交《電子簽名使用申請表》，注明使用場景、文檔類型，經部門負責人初審、行政部門復核后，由信息部門開通簽名權限。2.系統(tǒng)/機構對接申請：業(yè)務系統(tǒng)需接入電子簽名功能時，由系統(tǒng)負責人提交《對接需求書》（附系統(tǒng)安全評估報告），經法務、信息部門聯(lián)合審核，分管領導審批后實施對接。（二）制作與發(fā)放1.簽名樣式規(guī)范：個人電子簽名應與本人手寫簽名/印章樣式一致；機構電子印章需符合公章管理規(guī)范（如包含單位名稱、法定代表人姓名等要素），由行政部門統(tǒng)一設計、備案后，交信息部門嵌入簽名系統(tǒng)。2.密鑰與證書管理：信息部門采用國密算法（如SM2）生成公私鑰對，私鑰由用戶端加密存儲（支持硬件加密或動態(tài)密碼保護），公鑰同步至CA機構申請數(shù)字證書；證書有效期內每[X]年更新，更新流程同首次申請。（三）使用與維護1.簽名操作規(guī)范：用戶登錄系統(tǒng)后，在待簽署文檔指定區(qū)域點擊“簽名”按鈕，系統(tǒng)自動調用密鑰完成簽名，同時生成包含簽名時間、IP地址、文檔哈希值的簽錄日志。2.權限與追溯管理：行政部門按“最小必要”原則分配簽名權限，禁止越權簽署；業(yè)務系統(tǒng)對接時，需通過API接口校驗用戶身份（如手機號+驗證碼、U盾認證），確保簽名行為可追溯。3.異常處理機制：發(fā)現(xiàn)簽名被冒用、文檔篡改時，使用部門應立即凍結簽名權限，提交《異常報告》至信息、法務部門；聯(lián)合開展溯源調查，根據(jù)調查結果重新簽發(fā)簽名或追究責任。（四）存儲與備份1.簽名文檔存儲：電子簽名文檔需存儲于加密服務器，按業(yè)務類型分類歸檔，保存期限不短于紙質文檔法定保存期；重要文檔需異地備份（如云端/離線存儲），備份頻率不低于每周一次。2.簽錄日志管理：簽錄日志獨立存儲，與簽名文檔關聯(lián)綁定，日志內容不可篡改，保存期限同文檔，便于審計追溯。（五）銷毀與注銷1.主動注銷：用戶離職、業(yè)務終止時，由所在部門提交《注銷申請》，行政部門凍結簽名權限，信息部門銷毀私鑰、注銷數(shù)字證書，同步刪除關聯(lián)文檔（依法需留存的除外）。2.被動銷毀：簽名系統(tǒng)升級、密鑰泄露或證書過期且無法更新時，信息部門啟動應急銷毀流程，通知所有用戶更換簽名；舊簽名及文檔按合規(guī)要求移交檔案部門或銷毀。五、安全保障（一）技術防護措施采用SSL/TLS加密傳輸，部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）防范外部攻擊；簽名系統(tǒng)通過等保三級認證，定期開展?jié)B透測試，修復安全漏洞；對簽名文檔、密鑰、日志進行加密存儲（如AES算法），防止數(shù)據(jù)泄露。（二）人員管理要求新員工入職需簽署《電子簽名安全承諾書》，定期開展安全培訓（每年不少于1次）；密鑰保管人需通過雙因素認證（如密碼+動態(tài)令牌）登錄系統(tǒng)，禁止私自泄露密鑰信息。（三）應急處置機制制定《電子簽名系統(tǒng)應急預案》，明確故障響應時間（≤2小時）、恢復流程；發(fā)生密鑰泄露、系統(tǒng)癱瘓等安全事件時，立即啟動應急預案，同步向監(jiān)管部門報備（如需）。六、監(jiān)督檢查（一）定期審計行政部門每季度抽查電子簽名使用記錄，核查權限分配、簽名合規(guī)性；法務部門每年開展合規(guī)審計，檢查簽名文檔的法律效力、流程規(guī)范性，形成《審計報告》。（二）違規(guī)處理對違規(guī)使用電子簽名（如偽造簽名、越權簽署）的行為，視情節(jié)輕重給予警告、停職、解除勞動合同等處分；涉嫌違法的移交司法機關。（三）持續(xù)改進根據(jù)審計結果、業(yè)務需求變化，每年修訂本規(guī)程，優(yōu)化管理流程與安全措施，確保電子簽名管理符合最新法規(guī)與技術標準。七、附則1.本規(guī)程自發(fā)布之日起施行，由行政綜合部門負責解釋。2.未盡事宜，參照《中華人民共和國電子簽名法》《電子認證服務管理辦法》及單位相關制度執(zhí)行。附件