2026年新材料制造公司智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度流程，提升會(huì)議室資源利用效率，保障各類會(huì)議有序開展，結(jié)合公司智能辦公系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)際及會(huì)議管理需求，依據(jù)《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》《企業(yè)信息保密管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有智能會(huì)議室的預(yù)約、調(diào)度、使用、設(shè)備管理等全流程，公司全體員工（含試用期員工）、外部參會(huì)人員使用公司智能會(huì)議室均需遵守本制度相關(guān)要求。第三條智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度遵循“公平公正、按需預(yù)約、高效利用、安全規(guī)范”的核心原則：（一）公平公正：所有員工均享有平等的預(yù)約權(quán)限，會(huì)議室資源向公司各類合法合規(guī)的會(huì)議活動(dòng)開放，無(wú)特殊特權(quán)占用；（二）按需預(yù)約：根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)長(zhǎng)、功能需求選擇適配的智能會(huì)議室，禁止無(wú)實(shí)際需求的預(yù)約占用；（三）高效利用：合理規(guī)劃預(yù)約時(shí)長(zhǎng)，避免會(huì)議室空置浪費(fèi)，支持緊急會(huì)議的優(yōu)先調(diào)度；（四）安全規(guī)范：嚴(yán)格遵守智能設(shè)備操作規(guī)范和信息保密要求，保障會(huì)議室使用過(guò)程中的數(shù)據(jù)安全、設(shè)備安全。第四條公司行政部為智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)智能預(yù)約系統(tǒng)維護(hù)、會(huì)議室資源統(tǒng)籌調(diào)度、使用規(guī)范監(jiān)督、設(shè)備維保協(xié)調(diào)；各部門指定專人配合行政部做好本部門會(huì)議室預(yù)約審核、使用管理；會(huì)議室使用人對(duì)使用期間的設(shè)備完好、環(huán)境整潔、信息保密直接負(fù)責(zé)；公司信息化部門協(xié)助行政部做好智能設(shè)備技術(shù)支持。第二章預(yù)約管理規(guī)范第五條預(yù)約范圍與條件：（一）預(yù)約范圍涵蓋公司不同規(guī)格的智能會(huì)議室，包括適配小型研討、中型評(píng)審、大型會(huì)議的各類智能會(huì)議室，各會(huì)議室配套的音視頻、投屏、會(huì)議記錄等智能設(shè)備均納入管理范疇；（二）預(yù)約需以實(shí)際會(huì)議需求為前提，單次預(yù)約時(shí)長(zhǎng)原則上不超過(guò)4小時(shí)，確需延長(zhǎng)的需提前1小時(shí)在系統(tǒng)中提交延長(zhǎng)期限申請(qǐng)，經(jīng)行政部審核同意后方可生效；（三）同一部門或個(gè)人單日預(yù)約同一會(huì)議室不超過(guò)2次，避免長(zhǎng)期占用單一資源，確因核心業(yè)務(wù)需連續(xù)使用的，需向行政部書面說(shuō)明理由并獲批；（四）預(yù)約需提前進(jìn)行，常規(guī)會(huì)議提前1個(gè)工作日預(yù)約，緊急會(huì)議可提前2小時(shí)預(yù)約，行政部?jī)?yōu)先協(xié)調(diào)資源。第六條預(yù)約實(shí)施流程：（一）預(yù)約申請(qǐng)：?jiǎn)T工通過(guò)公司智能辦公系統(tǒng)的會(huì)議室預(yù)約模塊提交申請(qǐng)，填寫會(huì)議名稱、參會(huì)人數(shù)、預(yù)約時(shí)間段、所需設(shè)備、是否有外部人員參會(huì)等信息；（二）審核確認(rèn)：常規(guī)會(huì)議由部門指定專人審核，審核通過(guò)后系統(tǒng)自動(dòng)鎖定會(huì)議室資源；涉及外部人員參會(huì)、涉密內(nèi)容討論的會(huì)議，需額外經(jīng)行政部審核確認(rèn)；（三）預(yù)約生效：審核通過(guò)后，系統(tǒng)向預(yù)約人發(fā)送預(yù)約成功通知，明確會(huì)議室位置、設(shè)備使用注意事項(xiàng)；未通過(guò)審核的，系統(tǒng)反饋駁回理由，預(yù)約人可調(diào)整申請(qǐng)信息重新提交；（四）信息公示：預(yù)約成功的會(huì)議室使用信息在智能辦公系統(tǒng)公示，方便其他員工查詢資源占用情況。第七條預(yù)約變更與取消：（一）預(yù)約信息變更：預(yù)約人需變更會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息的，需提前至少1小時(shí)在系統(tǒng)中提交變更申請(qǐng)，審核通過(guò)后更新預(yù)約信息；（二）預(yù)約取消：會(huì)議取消的，預(yù)約人需提前至少1小時(shí)在系統(tǒng)中完成取消操作，未及時(shí)取消且未使用會(huì)議室的，視為無(wú)效預(yù)約，計(jì)入使用記錄；（三）無(wú)效預(yù)約處理：連續(xù)3次出現(xiàn)無(wú)效預(yù)約的，暫停該人員1周的預(yù)約權(quán)限，連續(xù)2次出現(xiàn)無(wú)效預(yù)約的部門，暫停該部門2天的預(yù)約權(quán)限。第三章調(diào)度管理要求第八條調(diào)度原則與權(quán)限：（一）調(diào)度遵循“核心業(yè)務(wù)優(yōu)先、緊急會(huì)議優(yōu)先、資源均衡利用”原則，行政部可根據(jù)公司重大項(xiàng)目評(píng)審、應(yīng)急處置等核心業(yè)務(wù)需求，對(duì)已預(yù)約的會(huì)議室進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)度；（二）行政部享有會(huì)議室調(diào)度權(quán)限，調(diào)度前需提前通知原預(yù)約人，說(shuō)明調(diào)度原因并協(xié)調(diào)替代資源，確保原預(yù)約會(huì)議正常開展；（三）跨部門會(huì)議室使用沖突時(shí)，由行政部牽頭協(xié)調(diào)，優(yōu)先保障涉及公司戰(zhàn)略落地、核心研發(fā)項(xiàng)目的會(huì)議需求，協(xié)調(diào)結(jié)果需書面告知相關(guān)部門。第九條沖突處理與緊急調(diào)度：（一）預(yù)約沖突處理：出現(xiàn)多人同時(shí)預(yù)約同一時(shí)間段同一會(huì)議室的，系統(tǒng)優(yōu)先匹配提交申請(qǐng)時(shí)間早的預(yù)約人，行政部可根據(jù)會(huì)議重要程度調(diào)整，調(diào)整結(jié)果需向相關(guān)人員說(shuō)明；（二）緊急調(diào)度：發(fā)生生產(chǎn)應(yīng)急、安全處置等緊急情況需使用會(huì)議室的，預(yù)約人可直接聯(lián)系行政部進(jìn)行緊急調(diào)度，行政部有權(quán)臨時(shí)調(diào)整已預(yù)約資源，優(yōu)先保障緊急會(huì)議需求；（三）調(diào)度記錄：所有調(diào)度操作均需在系統(tǒng)中留存記錄，包括調(diào)度原因、協(xié)調(diào)結(jié)果、涉及人員等信息，作為資源管理分析的依據(jù)。第四章會(huì)議室使用規(guī)范第十條使用前準(zhǔn)備：（一）預(yù)約人需提前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查智能設(shè)備（音視頻系統(tǒng)、投屏設(shè)備、會(huì)議麥克風(fēng)等）運(yùn)行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障立即聯(lián)系行政部或信息化部門處理；（二）有外部人員參會(huì)的，需提前在公司訪客系統(tǒng)完成登記，告知外部人員會(huì)議室使用規(guī)范及信息保密要求；（三）根據(jù)會(huì)議需求調(diào)整會(huì)議室布局，確保參會(huì)人員就座及設(shè)備使用便利。第十一條使用中要求：（一）嚴(yán)格按照智能設(shè)備操作指引使用各類設(shè)備，禁止違規(guī)插拔線路、修改設(shè)備設(shè)置，確需調(diào)整的需聯(lián)系技術(shù)人員操作；（二）保持會(huì)議秩序，禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食、大聲喧嘩，禁止使用會(huì)議室設(shè)備瀏覽與會(huì)議無(wú)關(guān)的內(nèi)容；（三）涉及公司研發(fā)數(shù)據(jù)、經(jīng)營(yíng)信息等涉密內(nèi)容的會(huì)議，需關(guān)閉設(shè)備的錄音、投屏共享等可能導(dǎo)致信息泄露的功能，安排專人做好保密管理；（四）會(huì)議期間如需臨時(shí)使用其他設(shè)備，需向行政部申請(qǐng)，禁止私自挪用會(huì)議室配套設(shè)備。第十二條使用后清理：（一）會(huì)議結(jié)束后，使用人需整理會(huì)議桌椅，清理桌面雜物、垃圾，保持會(huì)議室環(huán)境整潔；（二）關(guān)閉所有智能設(shè)備電源，恢復(fù)設(shè)備初始設(shè)置，檢查門窗、空調(diào)、照明等設(shè)施是否關(guān)閉；（三）在智能辦公系統(tǒng)中確認(rèn)會(huì)議室使用完畢，行政部定期核查使用后狀態(tài)，未按要求清理的計(jì)入使用記錄。第五章智能設(shè)備管理第十三條設(shè)備維護(hù)與報(bào)修：（一）行政部聯(lián)合信息化部門每周對(duì)會(huì)議室智能設(shè)備進(jìn)行一次巡檢，檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、清潔度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在故障；（二）每季度對(duì)智能設(shè)備進(jìn)行一次全面維保，包括系統(tǒng)升級(jí)、配件更換、性能調(diào)試，確保設(shè)備長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行；（三）使用人發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障的，需立即在系統(tǒng)中提交報(bào)修申請(qǐng)，說(shuō)明故障現(xiàn)象，信息化部門需在2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，緊急會(huì)議期間的故障需半小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)處理。第十四條設(shè)備操作與數(shù)據(jù)安全：（一）智能設(shè)備操作需由經(jīng)培訓(xùn)的人員或技術(shù)支持人員指導(dǎo)，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員拆解、改裝設(shè)備；（二）會(huì)議產(chǎn)生的音視頻、文字記錄等數(shù)據(jù)，需按公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定存儲(chǔ)，禁止私自導(dǎo)出、傳播，會(huì)議結(jié)束后按需清理臨時(shí)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；（三）智能設(shè)備的賬號(hào)、密碼由行政部統(tǒng)一管理，定期更換，禁止員工私自泄露或修改登錄信息。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十五條監(jiān)督檢查機(jī)制：（一）行政部每日抽查會(huì)議室預(yù)約使用記錄，核對(duì)預(yù)約信息與實(shí)際使用情況，每周統(tǒng)計(jì)會(huì)議室使用效率，分析資源閑置或過(guò)度占用問(wèn)題；（二）定期檢查智能設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)及使用規(guī)范執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)操作、環(huán)境臟亂等問(wèn)題拍照留證并要求限期整改；（三）設(shè)立投訴反饋渠道，接受員工對(duì)會(huì)議室預(yù)約不公、設(shè)備故障處理不及時(shí)等問(wèn)題的投訴，行政部需在24小時(shí)內(nèi)核查并反饋結(jié)果。第十六條責(zé)任追究規(guī)則：（一）員工違規(guī)預(yù)約、無(wú)故占用會(huì)議室或未按要求清理環(huán)境的，首次給予口頭警告，再次違規(guī)的取消當(dāng)月預(yù)約權(quán)限；（二）因違規(guī)操作導(dǎo)致智能設(shè)備損壞的，需承擔(dān)設(shè)備維修或更換費(fèi)用，情節(jié)嚴(yán)重的納入個(gè)人績(jī)效考核；（三）泄露會(huì)議室使用過(guò)程中的涉密信息、設(shè)備登錄信息的，按公司保密管理制度追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的移交相關(guān)部門處理；（四）行政部未按規(guī)定統(tǒng)籌調(diào)度資源、處理設(shè)備故障的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，限期整改并納入部門考核。第七章附則第十七條本制度所涉及的預(yù)約時(shí)長(zhǎng)、調(diào)度權(quán)限、設(shè)備維保周期等內(nèi)容，可根據(jù)公司智能辦公系統(tǒng)升級(jí)、會(huì)議室資源調(diào)整適時(shí)修訂，修