機(jī)關(guān)單位合同管理流程模板一、合同管理的重要性與基本原則機(jī)關(guān)單位合同管理是規(guī)范權(quán)力運(yùn)行、防范法律風(fēng)險、保障公共利益的核心環(huán)節(jié)，需遵循依法合規(guī)、權(quán)責(zé)明晰、全程管控、風(fēng)險防范原則，實現(xiàn)“簽約有依據(jù)、履約有監(jiān)督、糾紛有處置、檔案有管理”的閉環(huán)管理，確保合同全生命周期合規(guī)可控。二、合同發(fā)起環(huán)節(jié)（一）發(fā)起條件與主體合同發(fā)起需以明確的工作需求為前提（如政府采購、服務(wù)外包、合作共建等事項），且已完成項目立項審批（或黨組/辦公會決策）、預(yù)算指標(biāo)下達(dá)（或資金來源明確）。發(fā)起主體為具體業(yè)務(wù)部門（如辦公室、財務(wù)處、項目主管科室等），由部門指定專人作為“合同經(jīng)辦人”，統(tǒng)籌后續(xù)流程。（二）前期準(zhǔn)備1.需求梳理：經(jīng)辦人需明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、預(yù)算金額等核心要素，形成《合同需求說明書》。2.對方主體篩查：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“事業(yè)單位在線”等平臺核查對方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、信用記錄），涉密項目需額外審查對方保密資質(zhì)。3.預(yù)算匹配：財務(wù)部門同步確認(rèn)預(yù)算額度及支付方式（如財政直接支付、授權(quán)支付），出具《預(yù)算符合性說明》。三、合同起草環(huán)節(jié)（一）起草主體與模板使用原則上由業(yè)務(wù)部門牽頭起草，優(yōu)先使用機(jī)關(guān)單位制發(fā)的《合同示范文本》（如政府采購合同、租賃合同模板）；無示范文本的，可參考行業(yè)主管部門發(fā)布的示范文本，或結(jié)合《民法典》合同編自行擬定。（二）條款核心要求1.合法性條款：明確合同主體資格（機(jī)關(guān)單位需注明法定名稱、統(tǒng)一社會信用代碼），標(biāo)的合規(guī)（如采購貨物需符合政府采購目錄），履行方式符合政策要求（如工程建設(shè)需招標(biāo)的依法招標(biāo)）。2.權(quán)責(zé)對等條款：清晰約定雙方權(quán)利義務(wù)，避免“霸王條款”（如單方面免責(zé)、加重對方責(zé)任）。違約責(zé)任需量化（如逾期交付按日支付違約金，比例不超過合同總額的合理范圍）。3.特殊條款補(bǔ)充：涉密合同需增加“保密條款”（明確密級、保密期限、違約責(zé)任）；長期合同需約定“調(diào)價機(jī)制”（如每年按CPI漲幅調(diào)整服務(wù)費(fèi)）；涉及知識產(chǎn)權(quán)的，需明確歸屬與使用范圍。四、合同審核環(huán)節(jié)（一）部門聯(lián)審機(jī)制合同需經(jīng)業(yè)務(wù)部門初審→法務(wù)部門合規(guī)審核→財務(wù)部門預(yù)算審核三級把關(guān)，重大合同（如金額較高、涉及公共利益）需提交黨組會/辦公會集體審議。1.業(yè)務(wù)部門初審：重點核查“需求匹配度”（合同條款是否與《需求說明書》一致）、“對方履約能力”（如供應(yīng)商近3年類似項目業(yè)績），出具《初審意見表》。2.法務(wù)部門合規(guī)審核：審查合同主體合法性（如對方是否具備簽約資格）、條款合法性（如是否違反《政府采購法》）、爭議解決條款合理性（優(yōu)先選擇仲裁或法院管轄），出具《法律意見書》。3.財務(wù)部門預(yù)算審核：確認(rèn)預(yù)算額度、支付節(jié)點（如“驗收合格后30日內(nèi)付款”）、發(fā)票類型（增值稅專票/普票）、資金支付方式（對公賬戶轉(zhuǎn)賬，禁止現(xiàn)金交易），出具《預(yù)算審核表》。（二）集體審議要求重大合同需提前3個工作日提交審議材料（含合同草案、需求說明、對方資質(zhì)、聯(lián)審意見），會議需形成《審議紀(jì)要》，明確“同意簽約”“修改后簽約”或“不予簽約”的結(jié)論。五、合同簽署環(huán)節(jié)（一）簽署權(quán)限管理機(jī)關(guān)單位法定代表人（或主要負(fù)責(zé)人）為簽約主體，確需授權(quán)他人簽署的，需出具《授權(quán)委托書》（注明授權(quán)范圍、期限、被授權(quán)人身份信息），授權(quán)書需存檔備查。（二）簽署前最終核對經(jīng)辦人需核對合同文本與“聯(lián)審意見”“審議紀(jì)要”的修改內(nèi)容是否完全落實，對方簽約代表身份（如法定代表人身份證明、授權(quán)委托書），并在合同騎縫處加蓋公章（多頁合同需逐頁小簽）。（三）用印與編號登記合同用印需通過機(jī)關(guān)“用印審批系統(tǒng)”，提交《用印申請表》（含合同草案、審核意見），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任審批后，由專人在指定位置加蓋公章。同時，按“年份-部門-類型-序號”規(guī)則編號（如2024-辦-采-001），建立《合同臺賬》（含編號、名稱、對方、金額、簽署日期、履行狀態(tài)）。六、合同履行環(huán)節(jié)（一）履約動態(tài)管理業(yè)務(wù)部門為履約責(zé)任部門，需建立《履約跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如貨物交付、服務(wù)驗收、款項支付）。財務(wù)部門根據(jù)合同約定的支付條件（如“驗收合格且收到發(fā)票后付款”）審核付款申請，禁止提前/超額支付。（二）變更與解除1.變更條件：因政策調(diào)整、不可抗力等需變更合同的，需與對方協(xié)商一致，簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》（流程同原合同審核），明確變更內(nèi)容、責(zé)任承擔(dān)、效力范圍。2.解除情形：對方嚴(yán)重違約（如逾期交付超30日、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或發(fā)生“情勢變更”（如疫情導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)），由業(yè)務(wù)部門提出解除申請，經(jīng)法務(wù)、財務(wù)審核后，以書面形式通知對方，留存送達(dá)憑證。（三）糾紛處置機(jī)制合同履行中發(fā)生爭議，業(yè)務(wù)部門需24小時內(nèi)向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，啟動“內(nèi)部評估-協(xié)商調(diào)解-法律維權(quán)”流程：內(nèi)部評估：法務(wù)部門出具《糾紛分析報告》，評估我方責(zé)任與維權(quán)路徑；協(xié)商調(diào)解：優(yōu)先通過函件、面談協(xié)商解決，留存溝通記錄；法律維權(quán)：協(xié)商無果的，在訴訟/仲裁時效內(nèi)，委托律師提起訴訟或申請仲裁，同步報同級財政、審計部門備案。七、合同歸檔環(huán)節(jié)（一）歸檔范圍與要求合同履行完畢（或終止）后，業(yè)務(wù)部門需整理全流程資料：合同草案、審核意見、簽署文本、履約記錄、變更/解除協(xié)議、糾紛處置材料等，紙質(zhì)版與電子版同步歸檔（電子版需為PDF或不可編輯格式，防止篡改）。（二）分類保管與期限1.分類規(guī)則：按“合同類型”（如采購類、服務(wù)類、工程類）+“年份”分類，編制《檔案目錄》。2.保管期限：一般合同保管10年，涉及重大公共利益、涉密內(nèi)容的合同永久保管（參考《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》）。（三）利用與查詢內(nèi)部人員借閱合同檔案需填寫《借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；外部單位（如審計、紀(jì)檢）調(diào)閱需出具公函，由辦公室統(tǒng)籌安排，嚴(yán)禁泄露涉密信息。八、風(fēng)險防控與優(yōu)化建議（一）審核要點強(qiáng)化警惕“陰陽合同”（實際履行與簽約文本不一致），要求對方出具《承諾函》，承諾“僅以簽約文本為準(zhǔn)履行義務(wù)”；重點審查“格式條款”（如對方提供的模板），對免責(zé)、限責(zé)條款要求對方加粗提示，避免被認(rèn)定為“未履行提示義務(wù)”。（二）履約監(jiān)控升級建立“紅黃綠燈”預(yù)警機(jī)制：履約進(jìn)度滯后30%為“黃燈”（業(yè)務(wù)部門發(fā)函催告），滯后50%為“紅燈”（分管領(lǐng)導(dǎo)約談對方）；涉密合同履約需全程“雙人監(jiān)督”，禁止對方人員接觸核心涉密信息。（三）檔案管理細(xì)化電子檔案需定期備份（至少每年1次），存儲于機(jī)關(guān)專用服務(wù)器，禁止存儲于個人設(shè)備；合同臺賬每季度與財務(wù)“應(yīng)付賬款”“預(yù)付賬款”科目核對，避免“賬實不符”。附則本流程模板適用于XX級機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)