2026年醫(yī)藥制造公司采購(gòu)合同履約跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)合同履約跟蹤管理工作，確保采購(gòu)物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物料穩(wěn)定供應(yīng)，防范合同履約風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典（合同編）》《醫(yī)藥采購(gòu)合規(guī)管理規(guī)范》《企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制指引》等相關(guān)法律法規(guī)及公司采購(gòu)管理體系要求，結(jié)合醫(yī)藥制造采購(gòu)涉及高價(jià)值原料藥、冷鏈物料、?；份o料、合規(guī)性要求高的核心特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有采購(gòu)合同的履約跟蹤管理，包括原料采購(gòu)合同、輔料采購(gòu)合同、?；凡少?gòu)合同、冷鏈物料采購(gòu)合同、包裝材料采購(gòu)合同等，涉及采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)等相關(guān)部門及采購(gòu)專員、履約跟蹤員、質(zhì)量驗(yàn)收員、倉(cāng)儲(chǔ)管理員等崗位人員。第三條采購(gòu)合同履約跟蹤管理遵循以下基本原則：堅(jiān)持全程跟蹤，覆蓋合同簽訂至履約完成全環(huán)節(jié)，無(wú)跟蹤盲區(qū)；堅(jiān)持及時(shí)預(yù)警，發(fā)現(xiàn)履約異常第一時(shí)間識(shí)別并處置，降低風(fēng)險(xiǎn)影響；堅(jiān)持合規(guī)優(yōu)先，履約跟蹤需符合醫(yī)藥采購(gòu)合規(guī)要求，確保物料資質(zhì)齊全；堅(jiān)持權(quán)責(zé)明確，各崗位按職責(zé)開(kāi)展跟蹤工作，閉環(huán)處置履約問(wèn)題；堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)可溯，所有跟蹤記錄、異常處置過(guò)程完整留存，可核查可追溯。第四條采購(gòu)合同履約跟蹤管理的核心目標(biāo)：履約跟蹤覆蓋率100%，所有采購(gòu)合同均納入跟蹤范圍；異常預(yù)警及時(shí)率100%，發(fā)現(xiàn)履約異常立即啟動(dòng)預(yù)警流程；履約問(wèn)題閉環(huán)率100%，所有異常問(wèn)題均有處置結(jié)果；合規(guī)資料齊全率100%，履約物料相關(guān)合規(guī)證明完整；通過(guò)規(guī)范跟蹤管理，將合同履約違約率控制在行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，保障物料供應(yīng)穩(wěn)定。第二章組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司成立采購(gòu)合同履約跟蹤管理小組（以下簡(jiǎn)稱“管理小組”），作為采購(gòu)合同履約跟蹤管理工作的責(zé)任主體。管理小組組長(zhǎng)由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，副組長(zhǎng)由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，成員包括采購(gòu)專員、履約跟蹤員、質(zhì)量驗(yàn)收員、財(cái)務(wù)專員、倉(cāng)儲(chǔ)管理員，所有成員需熟悉醫(yī)藥采購(gòu)業(yè)務(wù)和合同履約規(guī)范。第六條管理小組主要職責(zé)：制定并更新采購(gòu)合同履約跟蹤標(biāo)準(zhǔn)、異常處置流程及預(yù)警閾值；審核大額、特殊品類采購(gòu)合同的履約跟蹤方案；監(jiān)督履約跟蹤全流程，核查跟蹤記錄真實(shí)性和異常處置合規(guī)性；組織履約違約事件復(fù)盤，評(píng)估制度執(zhí)行效果；配合公司合規(guī)審計(jì)工作，提供合同履約相關(guān)資料；定期開(kāi)展履約跟蹤培訓(xùn)，提升崗位人員風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和處置能力。第七條各部門核心職責(zé)：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)簽訂采購(gòu)合同并備案，制定履約跟蹤計(jì)劃，開(kāi)展日常履約跟蹤，對(duì)接供應(yīng)商處置履約異常；法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同履約條款，提供違約處置法律建議，協(xié)助處理合同糾紛；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同付款節(jié)點(diǎn)，核驗(yàn)發(fā)票合規(guī)性，反饋付款異常情況；質(zhì)量部門負(fù)責(zé)核驗(yàn)到貨物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合規(guī)證明，反饋質(zhì)量不符問(wèn)題；倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)核對(duì)到貨物料數(shù)量、規(guī)格，反饋到貨異常，配合物料驗(yàn)收工作。第八條崗位人員職責(zé)：履約跟蹤員負(fù)責(zé)按計(jì)劃跟蹤合同履約進(jìn)度，記錄跟蹤情況，識(shí)別履約異常并及時(shí)上報(bào)；采購(gòu)專員負(fù)責(zé)對(duì)接供應(yīng)商，傳達(dá)履約要求，推動(dòng)異常問(wèn)題整改；質(zhì)量驗(yàn)收員負(fù)責(zé)到貨物料質(zhì)量核驗(yàn)，出具質(zhì)量驗(yàn)收意見(jiàn)，記錄質(zhì)量異常；倉(cāng)儲(chǔ)管理員負(fù)責(zé)到貨物料數(shù)量核對(duì)，記錄到貨時(shí)間、規(guī)格偏差等情況，反饋倉(cāng)儲(chǔ)驗(yàn)收問(wèn)題；財(cái)務(wù)專員負(fù)責(zé)核對(duì)合同付款條件，核驗(yàn)發(fā)票信息，反饋付款環(huán)節(jié)異常。第三章管理范圍與核心標(biāo)準(zhǔn)第九條管理核心范圍：合同覆蓋范圍，包括所有品類采購(gòu)合同，重點(diǎn)覆蓋高價(jià)值、冷鏈、?；返忍厥馕锪喜少?gòu)合同；跟蹤環(huán)節(jié)范圍，涵蓋合同簽訂備案、交貨計(jì)劃確認(rèn)、到貨進(jìn)度跟蹤、質(zhì)量核驗(yàn)、合規(guī)證明收集、發(fā)票開(kāi)具、款項(xiàng)支付、售后履約等全環(huán)節(jié)；異常類型范圍，包括延期交貨、數(shù)量不符、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、合規(guī)證明缺失、發(fā)票異常、付款違約等所有履約異常；資料管理范圍，包括合同文本、跟蹤記錄、異常處置記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合規(guī)證明等全流程資料。第十條核心管理標(biāo)準(zhǔn)：跟蹤頻次標(biāo)準(zhǔn)需根據(jù)合同品類設(shè)定，特殊物料采購(gòu)合同需提高跟蹤頻次，常規(guī)物料按周期跟蹤；預(yù)警閾值標(biāo)準(zhǔn)需明確延期交貨、質(zhì)量偏差等異常的預(yù)警節(jié)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)異常立即啟動(dòng)處置流程；資料留存標(biāo)準(zhǔn)需確保所有跟蹤記錄、驗(yàn)收文件、溝通記錄完整留存，無(wú)信息遺漏；處置時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)需明確不同類型異常的處置時(shí)限，確保問(wèn)題及時(shí)閉環(huán)；合規(guī)核驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)需確保到貨物料的藥檢報(bào)告、批次證明、冷鏈運(yùn)輸記錄等合規(guī)文件齊全有效。第十一條管理基準(zhǔn)要求：采購(gòu)合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)完成備案并制定履約跟蹤計(jì)劃；履約跟蹤記錄需每日更新，特殊節(jié)點(diǎn)（如交貨前、付款前）需專項(xiàng)核查；異常處置需在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后24小時(shí)內(nèi)對(duì)接供應(yīng)商，明確整改要求；所有履約相關(guān)資料需分類歸檔，電子資料同步備份；禁止隱瞞履約異常情況，禁止擅自調(diào)整跟蹤標(biāo)準(zhǔn)或簡(jiǎn)化核驗(yàn)流程。第四章全流程管理規(guī)范第十二條合同備案與計(jì)劃制定：采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)專員需將合同文本、交貨計(jì)劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息備案至管理小組；履約跟蹤員根據(jù)合同條款制定履約跟蹤計(jì)劃，明確跟蹤節(jié)點(diǎn)、頻次和核心核查項(xiàng)，報(bào)采購(gòu)負(fù)責(zé)人審核。第十三條日常履約跟蹤：履約跟蹤員按計(jì)劃跟蹤供應(yīng)商交貨進(jìn)度，核對(duì)交貨計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)度差異，重點(diǎn)跟蹤冷鏈、?；肺锪系倪\(yùn)輸軌跡和溫控記錄；每周匯總履約跟蹤情況，記錄供應(yīng)商履約狀態(tài)，無(wú)異常的按周期持續(xù)跟蹤，發(fā)現(xiàn)異常立即標(biāo)記并上報(bào)。第十四條到貨核驗(yàn)與合規(guī)核查：倉(cāng)儲(chǔ)管理員核對(duì)到貨物料的數(shù)量、規(guī)格、批次，記錄到貨時(shí)間，反饋數(shù)量不符、延期到貨等問(wèn)題；質(zhì)量驗(yàn)收員核驗(yàn)物料質(zhì)量指標(biāo)和合規(guī)證明（如藥檢報(bào)告、生產(chǎn)資質(zhì)等），出具驗(yàn)收意見(jiàn)，反饋質(zhì)量或合規(guī)異常。第十五條發(fā)票與付款跟蹤：財(cái)務(wù)專員核對(duì)供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票信息，確保發(fā)票內(nèi)容與合同條款一致，反饋發(fā)票開(kāi)具延遲、信息錯(cuò)誤等異常；按合同付款條件審核付款申請(qǐng)，跟蹤付款進(jìn)度，確保付款節(jié)點(diǎn)符合合同約定，無(wú)提前或違規(guī)付款情況。第五章異常處置與資料管理第十六條異常處置規(guī)范：發(fā)現(xiàn)延期交貨的，履約跟蹤員立即對(duì)接供應(yīng)商核實(shí)原因，明確新的交貨時(shí)間，重要物料需要求供應(yīng)商提供應(yīng)急保障方案；發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符的，質(zhì)量部門出具書面驗(yàn)收意見(jiàn)，采購(gòu)部門對(duì)接供應(yīng)商啟動(dòng)退換貨或整改流程，留存質(zhì)量異常證據(jù)；發(fā)現(xiàn)合規(guī)證明缺失的，要求供應(yīng)商限期補(bǔ)充，未補(bǔ)充完成的暫緩入庫(kù)和付款；發(fā)生違約糾紛的，法務(wù)部門介入，按合同條款提出處置方案，必要時(shí)啟動(dòng)法律維權(quán)程序。第十七條資料管理要求：采購(gòu)合同履約相關(guān)資料（合同文本、跟蹤記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、異常處置記錄、合規(guī)證明等）需分類歸檔，電子資料同步備份至專用服務(wù)器；資料查閱需履行審批手續(xù)，僅限授權(quán)人員查閱，查閱后記錄查閱信息；公司審計(jì)、合規(guī)檢查需調(diào)取資料時(shí)，由采購(gòu)部門統(tǒng)一對(duì)接，確保資料完整、真實(shí)提供；履約資料保存期限不少于合同履約完成后3年，禁止擅自銷毀相關(guān)記錄。第十八條成本管控要求：管理小組每年評(píng)估履約跟蹤成本，優(yōu)化跟蹤頻次和人員配置，降低無(wú)效跟蹤支出；通過(guò)及時(shí)處置履約異常，減少物料短缺導(dǎo)致的生產(chǎn)損失和違約賠償支出；平衡跟蹤成本與風(fēng)險(xiǎn)防控，重點(diǎn)管控高風(fēng)險(xiǎn)品類合同，避免過(guò)度跟蹤增加管理成本。第六章監(jiān)督優(yōu)化與違規(guī)處理第十九條監(jiān)督機(jī)制：管理小組組長(zhǎng)每月核查履約跟蹤記錄和異常處置結(jié)果，每季度組織履約跟蹤專項(xiàng)核查；采購(gòu)部門每周抽查特殊物料合同的跟蹤情況，核驗(yàn)跟蹤數(shù)據(jù)真實(shí)性；公司管理層每半年審閱采購(gòu)合同履約管理報(bào)告，監(jiān)督制度執(zhí)行效果；設(shè)立履約跟蹤監(jiān)督反饋渠道，接受員工對(duì)隱瞞異常、跟蹤不到位等行為的舉報(bào)，核實(shí)后按規(guī)定處理。第二十條體系優(yōu)化：管理小組每半年評(píng)估本制度的有效性，收集團(tuán)隊(duì)和各部門的改進(jìn)建議；根據(jù)民法典相關(guān)條款、醫(yī)藥采購(gòu)合規(guī)規(guī)范調(diào)整，及時(shí)更新跟蹤標(biāo)準(zhǔn)和處置流程；引入數(shù)字化跟蹤手段，提升履約進(jìn)度監(jiān)控和異常預(yù)警效率；每年底總結(jié)履約跟蹤管理經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化異常處置流程，降低履約違約率。第二十一條違規(guī)處理：履約跟蹤員未按計(jì)劃跟蹤導(dǎo)致異常未及時(shí)發(fā)現(xiàn)的，視情節(jié)給予約談提醒、績(jī)效考核扣分，情節(jié)嚴(yán)重的暫停崗位工作；采購(gòu)專員隱瞞履約異常導(dǎo)致物料供應(yīng)中斷的，追究跟蹤失職責(zé)任；質(zhì)量驗(yàn)收員未核驗(yàn)合規(guī)證明導(dǎo)致不合規(guī)物料入庫(kù)的，給予約談提醒，多次違規(guī)的調(diào)整崗位；崗位人員虛報(bào)跟蹤記錄、違規(guī)審批付款的，