V1V1點(diǎn)擊此處，寫上您公司的名稱會(huì)議為什么低效如何提高會(huì)議效能會(huì)議概述會(huì)議為什么低效如何提高會(huì)議效能會(huì)議概述過渡頁第一章第一章會(huì)議概述第第4頁會(huì)議概述會(huì)議概述學(xué)聚會(huì)、見面、集會(huì)會(huì)學(xué)聚會(huì)、見面、集會(huì)會(huì)什么是會(huì)議會(huì)議會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。什么是會(huì)議會(huì)議議討論、商議議會(huì)議起源會(huì)議起源會(huì)議概述會(huì)議概述人類開會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國(guó)的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國(guó)的財(cái)政問題。據(jù)說，會(huì)稽山原名茅山，因召開此會(huì)而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國(guó)，在北杏會(huì)盟人類開會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國(guó)的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國(guó)的財(cái)政問題。據(jù)說，會(huì)稽山原名茅山，因召開此會(huì)而更名?！拔纳綍?huì)海”的祖師爺。什么是會(huì)議什么是會(huì)議會(huì)議概述中國(guó)的會(huì)有多少會(huì)議概述中國(guó)的會(huì)有多少整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。中國(guó)的會(huì)有多少？從中央到地方一年要開多少會(huì)？這是一個(gè)無法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字。什么是會(huì)議《現(xiàn)代快報(bào)》2005年7月9日?qǐng)?bào)道了來自會(huì)議市場(chǎng)上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國(guó)首個(gè)《中國(guó)會(huì)議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國(guó)每年舉辦的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬個(gè)，年均增長(zhǎng)20%。什么是會(huì)議會(huì)議概述具體而言，57.4％的人每星期平均開會(huì)2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，30％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義會(huì)議概述具體而言，57.4％的人每星期平均開會(huì)2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，30％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會(huì)，甚至有人為此變成職場(chǎng)“恐會(huì)族”。2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過多。什么是會(huì)議什么是會(huì)議正文.第一章第8頁會(huì)議概述融合意見達(dá)成共識(shí)會(huì)議概述融合意見達(dá)成共識(shí)聽取匯報(bào)分配任務(wù)會(huì)議有什么作用問題討論資訊分享政策宣傳集思廣益頭腦風(fēng)暴產(chǎn)生決策會(huì)議有什么作用問題討論資訊分享政策宣傳集思廣益頭腦風(fēng)暴產(chǎn)生決策表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣 第二節(jié)第9頁第9頁會(huì)議概述啥時(shí)該開會(huì)？會(huì)議概述啥時(shí)該開會(huì)？啥時(shí)不需要開會(huì)？1發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇2發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問題或制定決策；會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇3領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；4問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；5有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；6領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。正文.第一章第10頁會(huì)議概述會(huì)議概述會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒有什么事情要討論；會(huì)議成本太大，或還有比開會(huì)更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對(duì)要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對(duì)情緒濃，開會(huì)前需要時(shí)間平靜。會(huì)議概述會(huì)議有哪些成本？會(huì)議概述會(huì)議的成本分析會(huì)議的成本分析會(huì)議概述一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請(qǐng)看，“文山會(huì)?！钡某杀臼牵簳?huì)議概述會(huì)議的成本分析會(huì)議的成本分析正文.第一章會(huì)議概述時(shí)間時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)會(huì)議概述成本者的旅行時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。會(huì)議的成本分析會(huì)議的成本分析而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會(huì)時(shí)間的工作效率。正文.第一章會(huì)議概述金錢成本金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資+場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。會(huì)議概述金錢成本會(huì)議的成本分析會(huì)議的成本分析會(huì)議概述效益成本效益成本＝參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可會(huì)議概述效益成本會(huì)議的成本分析會(huì)議的成本分析正文.第一章會(huì)議概述機(jī)會(huì)成本機(jī)會(huì)成本＝開會(huì)過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶+不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。會(huì)議概述機(jī)會(huì)成本會(huì)議的成本分析會(huì)議的成本分析日本的會(huì)議管理日本太陽工業(yè)公司每次開會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的日本的會(huì)議管理日本太陽工業(yè)公司每次開會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。會(huì)議的成本分析正文.第一章正文.第一章過渡頁第二章第二章會(huì)議為什么低效正文.第二章會(huì)議為什么低效會(huì)議為什么低效？會(huì)議為什么低效《哈佛商業(yè)評(píng)論》05年第7期中第20頁正文.第二章第20頁沒有核心主題沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。主題議程參會(huì)人主持人記錄地點(diǎn)會(huì)議為什么低效會(huì)議為什么低效從會(huì)議要素的角度來分析沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則從會(huì)議要素的角度來分析沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。參加人數(shù)眾多參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會(huì)議未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時(shí)，精神未能及時(shí)傳達(dá)。時(shí)間選擇不恰當(dāng)時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。地點(diǎn)選擇不合適地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。第21頁正文第21頁會(huì)議為什么低效會(huì)議為什么低效從會(huì)議過程的角度來分析1從會(huì)議過程的角度來分析1會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議第22頁正文.第二章第22頁會(huì)議為什么低效2會(huì)議為什么低效2會(huì)議中缺乏控制從會(huì)議過程的角度來分析從會(huì)議過程的角度來分析未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行1452314523與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。第23頁正文第23頁會(huì)議為什么低效3會(huì)議為什么低效3會(huì)議后缺乏跟蹤從會(huì)議過程的角度來分析從會(huì)議過程的角度來分析會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義過渡頁第24頁第三章第三章如何提高會(huì)議效能第25頁正文第25頁日本的會(huì)議革命日本的會(huì)議革命如何提高會(huì)議效能日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會(huì)議革命”，強(qiáng)化自身競(jìng)爭(zhēng)力，以期由此帶來利潤(rùn)。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實(shí)際實(shí)際行動(dòng)”。在日產(chǎn)被稱為“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門會(huì)議，不請(qǐng)部長(zhǎng)出席。因?yàn)椴块L(zhǎng)是做最后決定的人，如果與會(huì)，可能影響討論方向的內(nèi)容。如何提高會(huì)議效能呢該如何提高會(huì)議效能呢第26第26頁正文.第三章正文.第三章第27頁正文第27頁11從會(huì)議要素的角度來提升如何提高會(huì)議效能一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。從會(huì)議要素的角度來提升如何提高會(huì)議效能議題明確議題明確第28頁正文第28頁22要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，如何提高會(huì)議效能從會(huì)議要素的角度來提升確保會(huì)議高效。注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。如何提高會(huì)議效能從會(huì)議要素的角度來提升議程清晰議程清晰第29頁正文第29頁33如何提高會(huì)議效能從會(huì)議要素的角度來提升會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。如何提高會(huì)議效能從會(huì)議要素的角度來提升精選參與人精選參與人正文.第三章第30頁從會(huì)議要素的角度來提升如何提高會(huì)議效能無論是何種形式的會(huì)議從會(huì)議要素的角度來提升如何提高會(huì)議效能無論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。4指定主持人指定主持人第31頁正文.第三章第31頁55從會(huì)議要素的角度來提升如何提高會(huì)議效能參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來，必須要做好會(huì)議記錄。從會(huì)議要素的角度來提升如何提高會(huì)議效能做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件）等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。第第32頁員工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家，這時(shí)會(huì)議往往會(huì)事倍功半。最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益、頭腦風(fēng)最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。時(shí)代光華的研究如下：上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。時(shí)代光華的研究如下：心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。不太合適開會(huì)。員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。合適的時(shí)間66從會(huì)議要素的角度來提升正文.第三章正文.第三章第33頁正文.第三章第33頁33要選擇安靜的會(huì)要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。22桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求。比如采用U型、圓形的會(huì)議桌擺放方式。11會(huì)議室大小要適當(dāng)。會(huì)議室過大，人相對(duì)較少，氣氛容易變僵，會(huì)議難以活躍。相反，如果會(huì)議室過于狹小，就會(huì)令人煩悶、不舒服，無法營(yíng)造良好的氣氛。合適的地點(diǎn)77從會(huì)議要素的角度來提升如何提高會(huì)議效能第34頁正文.第三章第34頁會(huì)議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。如何提高會(huì)議效能如何提高會(huì)議效能從會(huì)議過程的角度來提升從會(huì)議過程的角度來提升提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光會(huì)議簽到表等。提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光會(huì)議簽到表等。提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等； 注意，會(huì)議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知 第35頁正文.第三章第35頁會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。如何提高會(huì)議效能如何提高會(huì)議效能從會(huì)議過程的角度來提升從會(huì)議過程的角度來提升1.確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；2.嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；3.營(yíng)造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。4.保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。5.控制會(huì)議秩序，避免過度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6.對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)