人力資源離職面談紀要模板離職面談作為人力資源管理的關鍵環(huán)節(jié)，既是收集離職動因、優(yōu)化組織管理的重要窗口，也是維護雇主品牌、保留人才關系的有效途徑。一份專業(yè)的離職面談紀要，需兼顧信息完整性、分析深度與實操指導性，以下為經(jīng)實踐驗證的模板框架及使用建議。一、離職面談紀要模板（核心模塊）（一）面談基礎信息面談日期：____年____月____日面談時間：____時____分-____時____分面談地點：________________（如會議室/辦公室）面談人：____（HR/直屬上級/交叉面談人）離職員工信息：姓名：________部門：________崗位：________入職時間：____年____月____日離職申請日期：____年____月____日擬離職日期：____年____月____日（二）離職原因分析1.員工自述（開放式提問引導，避免誘導性表述）核心離職動機：（示例方向：職業(yè)發(fā)展瓶頸/薪資福利預期未達/工作氛圍與文化適配性/家庭或健康因素/外部機會吸引等，需記錄員工原話或核心訴求）對公司/團隊的評價：（含認可點與待改進建議，如流程效率、協(xié)作機制、培訓支持等）對直屬上級的反饋：（管理風格、授權(quán)方式、溝通模式等，需客觀呈現(xiàn)，避免主觀評判）2.HR/面談人分析（結(jié)合日常觀察與背景信息）表面原因與深層動因推測：（如員工稱“職業(yè)發(fā)展受限”，需結(jié)合其近2年績效、晉升路徑、崗位飽和度分析是否存在真實機會缺口）與歷史離職案例的關聯(lián)性：（如同部門/崗位近期離職是否存在共性問題，如薪資結(jié)構(gòu)、團隊變動等）（三）工作回顧與雙向反饋1.員工視角（價值沉淀與優(yōu)化建議）在職期間核心成就：（如主導的項目、流程優(yōu)化成果、團隊協(xié)作貢獻等，需具體可量化）工作中待改進的流程/機制：（如跨部門協(xié)作效率、審批流程、資源支持等，需明確場景與建議方向）2.公司/團隊視角（客觀評價與成長建議）員工在職表現(xiàn)評價：（含業(yè)績貢獻、團隊協(xié)作、文化契合度等，需具體事例支撐，如“在XX項目中主導需求調(diào)研，推動上線周期縮短X周”）對員工未來發(fā)展的建議：（如技能提升方向、職業(yè)路徑優(yōu)化、行業(yè)選擇建議等，體現(xiàn)人文關懷）（四）離職手續(xù)與后續(xù)安排工作交接進度：（已完成/進行中/待啟動，需明確交接對象、文檔/事項清單、關鍵節(jié)點）離職日期確認：（雙方協(xié)商后的最終離職日，需同步考勤、假期結(jié)算規(guī)則）薪資福利結(jié)算：（工資、獎金、社保公積金、未休年假等的結(jié)算方式與時間）離職證明與背調(diào)授權(quán)：（確認離職證明開具時間，詢問是否允許公司向未來雇主提供履職證明）（五）保密與競業(yè)協(xié)議（如適用）保密義務重申：（提醒員工對公司商業(yè)秘密、客戶信息、未公開制度的保密責任，引用協(xié)議條款編號）競業(yè)限制約定確認：（如員工簽署過競業(yè)協(xié)議，需明確限制期限、行業(yè)范圍、補償金發(fā)放方式）（六）面談總結(jié)與簽字確認核心結(jié)論：（總結(jié)離職主因、雙方共識、需跟進的改進點，如“員工因職業(yè)發(fā)展通道模糊離職，建議HR部門30日內(nèi)完成崗位序列梳理”）員工確認：本人確認上述面談內(nèi)容真實反映溝通情況，無異議。簽字：________日期：____年____月____日面談人確認：上述記錄客觀完整，后續(xù)將按公司制度跟進相關事項。簽字：________日期：____年____月____日二、模板使用進階建議（一）場景化調(diào)整策略基層員工面談：簡化“戰(zhàn)略級”分析，側(cè)重流程優(yōu)化建議（如“加班審批流程是否清晰”）與直接上級管理反饋。核心管理崗面談：增加“組織變革感知”“戰(zhàn)略落地障礙”等深度問題，如“您認為當前部門在XX戰(zhàn)略推進中最大的阻力是什么？”試用期離職面談：重點挖掘招聘匹配度問題（如崗位JD與實際工作偏差）、入職引導不足等，模板中需補充“招聘環(huán)節(jié)反思”模塊。（二）面談技巧與數(shù)據(jù)沉淀氛圍營造：開場用“感謝您這段時間的付出，今天的交流希望能幫我們變得更好”替代生硬提問，降低員工防御心理。追問邏輯：當員工提及“薪資低”時，追問“您參考的市場薪資范圍是？我們的結(jié)構(gòu)中哪部分與您的預期偏差最大？”（區(qū)分“真薪資問題”與“借口”）。數(shù)據(jù)化分析：每月匯總離職紀要，用“詞云圖”分析高頻離職原因（如“晉升”“加班”“直屬上級”），定位管理痛點。（三）后續(xù)行動閉環(huán)1個工作日內(nèi)：將紀要同步給HRBP與用人部門，明確改進責任人（如“由XX部門3日內(nèi)優(yōu)化加班審批流程”）。1周內(nèi)：向離職員工發(fā)送感謝郵件，附改進計劃（如“您反饋的培訓體系問題，我們已啟動需求調(diào)研，預計下