采購申請與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化管理模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景常規(guī)采購：如辦公文具、耗材、低值易耗品的定期補(bǔ)充；專項(xiàng)采購：如固定資產(chǎn)（電腦、儀器）、定制化服務(wù)（咨詢、設(shè)計(jì)）、大宗原材料（生產(chǎn)型企業(yè)）的采購；應(yīng)急采購：如突發(fā)故障維修所需備件、臨時性活動物資的緊急采購；跨部門采購：涉及多個部門協(xié)作的大型項(xiàng)目或綜合采購需求。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購需求合理、審批高效、責(zé)任明確，同時規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購申請與審批流程分為“需求發(fā)起—部門初審—預(yù)算核驗(yàn)—采購審核—分級審批—結(jié)果反饋—?dú)w檔管理”七個環(huán)節(jié)，具體操作1.需求發(fā)起：提交采購申請操作主體：采購需求部門申請人（如部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）；操作內(nèi)容：（1）申請人根據(jù)部門工作需要，填寫《采購申請表》（見模板一），詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、期望交付時間及供應(yīng)商建議（如有）；（2）附上相關(guān)支撐材料，如報(bào)價(jià)單（3家及以上比價(jià)記錄，若為獨(dú)家采購需說明原因）、技術(shù)參數(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；（3）檢查信息完整性后，提交至部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門初審：審核需求合理性操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管）；操作內(nèi)容：（1）核對采購需求是否符合部門年度工作計(jì)劃及實(shí)際工作需要，避免重復(fù)采購或過度采購；（2）審核采購物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量是否合理，是否存在更高性價(jià)比的替代方案；（3）初審?fù)ㄟ^后，在《采購申請表》“部門初審意見”欄簽字確認(rèn)，并流轉(zhuǎn)至預(yù)算管理部門；若不通過，需注明原因并退回申請人修改。3.預(yù)算核驗(yàn)：確認(rèn)預(yù)算匹配度操作主體：財(cái)務(wù)部門/預(yù)算管理部門專員；操作內(nèi)容：（1）對照單位年度預(yù)算及月度用款計(jì)劃，核驗(yàn)采購申請是否在預(yù)算額度內(nèi)；（2）若預(yù)算充足，在“預(yù)算核驗(yàn)意見”欄注明“預(yù)算已預(yù)留，同意采購”；若預(yù)算不足，需反饋申請人申請預(yù)算調(diào)整或暫緩采購；（3）涉及跨年度預(yù)算或超預(yù)算采購的，需同步啟動預(yù)算追加流程，審批通過后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。4.采購審核：評估采購可行性操作主體：采購管理部門（如行政部、采購部）專員；操作內(nèi)容：（1）根據(jù)采購物品/服務(wù)的類型（如通用類、定制類、服務(wù)類），確定采購方式（公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購等）；（2）審核供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、過往合作評價(jià)等），保證供應(yīng)商符合單位準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)；（3）對于需要招標(biāo)或詢價(jià)的采購項(xiàng)目，組織比選流程，形成《采購比選報(bào)告》，作為審批附件；（4）審核通過后，在“采購審核意見”欄簽字，并提交至分級審批環(huán)節(jié)。5.分級審批：按權(quán)限最終決策根據(jù)采購金額及重要性，實(shí)行分級審批制度（示例）：小額采購（≤5000元）：由采購管理部門負(fù)責(zé)人審批；中等金額采購（5000元-5萬元）：由分管副總/總監(jiān)審批；大額采購（≥5萬元）：由總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人審批，或提交單位決策委員會集體審議；特殊采購：如涉及國家安全、公共利益的項(xiàng)目，需按上級單位或監(jiān)管部門要求額外審批。審批人在《采購申請表》“分級審批意見”欄簽署“同意采購”“駁回并說明理由”或“補(bǔ)充材料后重審”意見。6.結(jié)果反饋：同步采購進(jìn)展操作主體：采購管理部門申請人；操作內(nèi)容：（1）審批通過后，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等；（2）申請人可通過采購管理系統(tǒng)或線下對接，實(shí)時跟蹤訂單進(jìn)度（如生產(chǎn)、發(fā)貨、物流）；（3）物品/服務(wù)交付后，申請人組織部門驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》（見模板二），確認(rèn)無誤后反饋至采購部門及財(cái)務(wù)部門；（4）若審批駁回，采購部門需及時將原因反饋給需求部門，協(xié)助整改后重新發(fā)起流程。7.歸檔管理：留存完整記錄操作主體：采購管理部門/檔案管理部門；操作內(nèi)容：（1）將《采購申請表》《采購比選報(bào)告》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等資料整理成冊，按“采購編號+日期”命名歸檔；（2）電子檔案備份至單位服務(wù)器或指定云端，保存期限不少于3年（重大采購項(xiàng)目保存期限不少于5年）；（3）定期對歸檔資料進(jìn)行復(fù)盤分析，優(yōu)化采購流程及供應(yīng)商管理策略。三、核心模板工具清單模板一：采購申請表采購基本信息采購編號（由采購部門按“年份-部門簡稱-流水號”規(guī)則填寫，如2024-XZ-001）申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日采購明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號供應(yīng)商建議（如有）名稱：_________；聯(lián)系人：_________；聯(lián)系方式：_________期望交付時間年月日前支撐材料清單□比價(jià)報(bào)價(jià)單（3家及以上）□技術(shù)參數(shù)要求□驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)□其他______審批流程部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________預(yù)算核驗(yàn)意見經(jīng)辦人簽字：_________負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________采購審核意見經(jīng)辦人簽字：_________負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________分級審批意見審批人簽字：_________職務(wù)：_________日期：_________模板二：采購驗(yàn)收單基本信息采購編號（與采購申請表一致）驗(yàn)收部門驗(yàn)收人員驗(yàn)收日期年月日驗(yàn)收明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號驗(yàn)收說明□質(zhì)量符合要求□數(shù)量無誤□交付時間及時□其他補(bǔ)充：_________問題反饋（如有）（若驗(yàn)收不合格，需注明具體問題及處理建議）簽字確認(rèn)需求部門確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________采購部門確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)部門確認(rèn)負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避需求真實(shí)性把控：申請人需對采購需求的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)需求；部門負(fù)責(zé)人需嚴(yán)格審核，避免“為采購而采購”。預(yù)算剛性約束：無預(yù)算或超預(yù)算采購需嚴(yán)格履行預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁“先采購后補(bǔ)預(yù)算”；財(cái)務(wù)部門需定期反饋預(yù)算執(zhí)行情況，預(yù)警超支風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇單位合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審查、背景調(diào)查；禁止與存在不良記錄（如行政處罰、失信）的供應(yīng)商合作。審批時效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可縮短至1個工作日），避免流程拖延；若遇審批人出差，需指定授權(quán)代理人代為審批。緊急采購特殊處理：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、應(yīng)急事件）需緊急采購的，可先通過電話/口頭請示單位負(fù)責(zé)人同意后啟動采購，但需在1個工作日內(nèi)補(bǔ)全《采購