人力資源管理通用：員工入職登記表一、適用場景與背景說明本模板適用于企業(yè)各類新員工入職信息登記，包括但不限于：社會招聘應屆生入職、內(nèi)部崗位調(diào)動員工入職、實習生入職、返聘人員入職等場景。通過標準化信息采集，幫助企業(yè)快速完成員工入職手續(xù)辦理，建立完整的人事檔案基礎(chǔ)信息，同時保證員工個人信息、背景信息、崗位信息等關(guān)鍵數(shù)據(jù)的準確性與規(guī)范性，為后續(xù)勞動合同簽訂、社保公積金繳納、薪酬核算、培訓發(fā)展等工作提供數(shù)據(jù)支撐。二、標準化操作流程指南（一）入職準備階段HR部門提前準備：員工入職前1個工作日，HR需確認入職員工的基本信息（姓名、入職日期、崗位、部門等），打印本模板一式兩份（一份交員工本人，一份由HR存檔），并準備好員工需提交的配套材料清單（身份證復印件、學歷學位證書復印件、離職證明、體檢報告等）。部門對接：HR提前與入職部門負責人溝通，確認員工入職后的直屬領(lǐng)導、工位安排、辦公設(shè)備需求等，保證員工入職后能順利開展工作。（二）信息填寫與材料提交員工填寫登記表：員工入職當日，在HR指導下逐項填寫《員工入職登記表》，要求字跡清晰、信息真實，不得漏填或涂改。重點字段包括：個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、緊急聯(lián)系人、入職信息等（詳見模板表格部分）。提交配套材料：員工需同步提交以下材料原件及復印件（原件核對后退還，復印件由HR存檔）：身份證正反面復印件；學歷學位證書復印件（應屆生提供就業(yè)推薦表）；離職證明（社會招聘員工適用，需加蓋原單位公章）；近期體檢報告（半年內(nèi)有效，常規(guī)項目含肝功能、胸透等）；一寸免冠照片2張（底色按企業(yè)要求）。（三）信息審核與確認HR初審：HR對員工填寫的登記表內(nèi)容及提交的材料進行完整性、規(guī)范性審核，重點檢查：身份證號、學歷信息是否與材料一致；工作經(jīng)歷有無斷檔，離職原因是否合理；緊急聯(lián)系人信息是否有效（需提供聯(lián)系人姓名、關(guān)系、電話）。若發(fā)覺問題，需當場與員工核實并更正，保證信息準確無誤。部門負責人確認：登記表填寫完成后，需由入職部門負責人簽字確認，明確員工的崗位職責、匯報關(guān)系及試用期考核要求（若有）。（四）信息錄入與檔案建立HR系統(tǒng)錄入：HR將審核通過的信息錄入企業(yè)人事管理系統(tǒng)（如OA、釘釘HR、北森等），保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與登記表信息一致，同步員工工號（按企業(yè)規(guī)則編制）。檔案歸檔：將《員工入職登記表》（部門負責人簽字版）、員工提交的材料復印件按員工工號分類存入員工人事檔案袋，檔案袋需標注“員工姓名+工號+入職日期”，存放于企業(yè)檔案室（或指定檔案柜），保證防火、防潮、防蟲。（五）入職引導與后續(xù)跟進入職引導：HR帶領(lǐng)員工熟悉企業(yè)環(huán)境（辦公區(qū)域、會議室、茶水間等）、講解公司規(guī)章制度（考勤、請假、薪酬福利等），并引導員工與部門同事、直屬領(lǐng)導認識，協(xié)助辦理工牌、郵箱、企業(yè)等賬號開通。試用期跟進：員工入職后1周內(nèi)，HR需與員工進行首次溝通，知曉入職適應情況；入職滿1個月時，再次溝通并反饋部門負責人對員工初期表現(xiàn)的評估，保證員工順利度過試用期。三、模板結(jié)構(gòu)與填寫說明員工入職登記表基本信息姓名*某某（需與身份證一致）性別□男□女民族出生年月______年_月_日（格式：YYYY-MM）身份證號________________________（18位，核對無誤）政治面貌□群眾□員□共青團員□其他_________婚姻狀況□未婚□已婚□離異□喪偶現(xiàn)居住地址___________________________________________________________（需詳細到門牌號）聯(lián)系電話________________________（11位有效手機號）電子郵箱________________________（常用郵箱，用于接收企業(yè)通知）緊急聯(lián)系人姓名：______________________關(guān)系：______________________緊急聯(lián)系人電話________________________（11位手機號）教育背景起止時間畢業(yè)院校/機構(gòu)專業(yè)學歷學位證明人及電話最高學歷______年__月-__年__月______________________________□本科□?？啤跗渌鯇W士□其他_________________學歷（如有）______年__月-__年__月______________________________□碩士□博士□碩士□博士_________________學歷（如有）______年__月-__年__月______________________________□高中□中專_________________工作經(jīng)歷起止時間公司名稱所在部門職位離職原因證明人及電話最近一份工作______年__月-__年__月_________________________________________□個人發(fā)展□薪資□其他_________________上份工作（如有）______年__月-__年__月_____________________________________________________________________上份工作（如有）______年__月-__年__月_____________________________________________________________________入職信息入職日期______年_月_日（以勞動合同簽訂日期為準）所屬部門________________________（按組織架構(gòu)填寫）崗位名稱________________________（與OfferOffer一致）匯報對象姓名：______________________職位：______________________勞動合同期限□固定期限（____年）□無固定期限□以完成一定工作任務為期限試用期□1個月□2個月□3個月□6個月（按勞動合同法約定）期望薪資月薪：______________________元（稅前/稅后：_________）社保公積金繳納地□企業(yè)注冊地□勞動合同履行地□其他_________（按當?shù)卣咛顚懀┢渌畔⒓寄芴亻L___________________________________________________________（如語言、證書、軟件操作等）健康狀況□良好□慢性病□過敏史（如有，請說明：______________________）是否涉密□是□否（如“是”，需單獨簽訂保密協(xié)議）員工簽字_________________（需手寫簽名）日期______年_月_日審核意見部門負責人簽字_________________日期______年_月_日HR審核意見□通過□需補充材料：______________________HR簽字_________________日期______年_月_日四、使用規(guī)范與風險提示（一）信息真實性管理員工需對《員工入職登記表》中填寫的信息及提交材料的真實性負責，如有虛假或隱瞞，企業(yè)有權(quán)依據(jù)《勞動合同法》第26條解除勞動合同，且無需支付經(jīng)濟補償。HR需通過“學信網(wǎng)”“社保系統(tǒng)”等渠道對員工學歷、工作經(jīng)歷進行背景核實（關(guān)鍵崗位建議委托第三方背調(diào)），核實結(jié)果需記錄在案，存入員工檔案。（二）填寫完整性要求標記“*”為必填項（如姓名、身份證號、入職日期等），不得遺漏；非必填項（如政治面貌、緊急聯(lián)系人電話）建議員工完整填寫，以便后續(xù)緊急情況聯(lián)系?！半x職原因”需客觀填寫，避免使用“薪資太低”“領(lǐng)導不好”等主觀負面表述，可統(tǒng)一為“個人職業(yè)發(fā)展”“尋求新機會”等中性詞匯。（三）保密與數(shù)據(jù)安全《員工入職登記表》及員工個人信息屬于企業(yè)機密，HR及接觸信息的員工需遵守《保密協(xié)議》，不得泄露給無關(guān)第三方（如獵頭、競爭對手等），違者將按企業(yè)制度追責。員工人事檔案存放需設(shè)置專用檔案柜，由HR專人管理，查閱檔案需經(jīng)部門負責人及以上領(lǐng)導批準，并記錄查閱人、查閱時間、查閱事由。（四）特殊情況處理異地入職：員工無法到場提交紙質(zhì)材料的，可先通過企業(yè)郵箱或OA系統(tǒng)發(fā)送掃描件（需員工簽字頁手寫簽名并拍照），入