企業(yè)文件收發(fā)規(guī)范流程手冊一、引言在企業(yè)運(yùn)營管理中，文件作為信息傳遞、決策執(zhí)行及權(quán)責(zé)界定的核心載體，其收發(fā)流程的規(guī)范性直接影響組織運(yùn)轉(zhuǎn)效率與信息安全。為明確文件收發(fā)各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，保障文件流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確、高效、安全，特制定本規(guī)范流程手冊，供企業(yè)各部門及相關(guān)人員遵照執(zhí)行。二、文件接收流程（一）接收登記收到外部來文或內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件時(shí)，文件接收人需第一時(shí)間檢查文件外觀完整性（如信封破損、文件缺頁等），并在《收文登記簿》中逐項(xiàng)登記以下信息：來文單位（或內(nèi)部部門）、文號、文件標(biāo)題、份數(shù)、收文日期。登記過程中需核對文件實(shí)際份數(shù)與標(biāo)注份數(shù)是否一致，確保基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確無誤。（二）初審與分揀1.初審：接收人需對文件內(nèi)容格式進(jìn)行初步審核，包括文件是否加蓋有效印章（外部來文）、排版是否符合企業(yè)公文規(guī)范、附件是否齊全等。若發(fā)現(xiàn)文件存在瑕疵（如印章模糊、附件缺失），應(yīng)及時(shí)向來文方反饋并要求補(bǔ)正。2.分揀：根據(jù)文件性質(zhì)（如行政通知、業(yè)務(wù)報(bào)告、合同文本）、密級（公開、秘密、機(jī)密）及緊急程度（普通、加急、特急），將文件分揀至對應(yīng)處理區(qū)域。其中，密級文件需單獨(dú)存放于保密文件柜，由專人保管。（三）呈批與分發(fā)1.呈批：根據(jù)文件要求的閱辦層級（如“請總經(jīng)理批示”“請部門負(fù)責(zé)人閱處”），將文件呈送對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批。呈批過程中需同步登記呈批時(shí)間、呈批人及領(lǐng)導(dǎo)批示意見（若有）。2.分發(fā)：領(lǐng)導(dǎo)批示后，文件管理員需按批示要求或文件主送/抄送范圍，將文件分發(fā)至相關(guān)部門或人員。分發(fā)時(shí)需填寫《文件分發(fā)簽收單》，由接收人簽字確認(rèn)，確保文件流轉(zhuǎn)責(zé)任可追溯。（四）特殊文件處理加急文件：需在收文后1個(gè)工作日內(nèi)完成登記、呈批及分發(fā)，過程中需標(biāo)注“加急”字樣并優(yōu)先處理，確保緊急事項(xiàng)及時(shí)響應(yīng)。三、文件發(fā)送流程（一）擬稿與審核1.擬稿：發(fā)文部門需按企業(yè)《公文格式規(guī)范》擬寫文件，確保內(nèi)容完整、邏輯清晰、措辭準(zhǔn)確。涉及數(shù)據(jù)、政策引用的文件，需經(jīng)相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)、法務(wù)）復(fù)核。2.審核：文件擬稿完成后，先由部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容合規(guī)性與格式規(guī)范性；重要文件（如對外合同、重大決策通知）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或法務(wù)部門終審，審核通過后簽署意見。（二）編號與登記文件審核通過后，由發(fā)文管理員按企業(yè)《發(fā)文編號規(guī)則》（如“XX企發(fā)〔年份〕X號”）編制文號，并在《發(fā)文臺賬》中登記以下信息：文號、文件標(biāo)題、主送單位、發(fā)文日期、份數(shù)、附件清單。電子文件需同步上傳至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，確保紙質(zhì)與電子文件編號一致。（三）用印與封裝1.用?。簯{審核通過的《用印申請單》，在文件指定位置加蓋企業(yè)公章（或部門章），用印后需登記用印時(shí)間、文件編號及用印人。2.封裝：根據(jù)文件性質(zhì)選擇封裝方式：普通文件可裝入公文袋，密級文件需使用保密信封并標(biāo)注密級；多頁文件需加蓋騎縫章，附件需與正文一并封裝，確保文件完整性。（四）傳遞與跟蹤1.傳遞方式：內(nèi)部文件優(yōu)先通過企業(yè)OA系統(tǒng)或內(nèi)部郵件傳遞；外部文件根據(jù)緊急程度與保密性選擇：普通文件可通過快遞（需選擇合規(guī)快遞公司），加急/密級文件需專人送達(dá)或使用加密傳輸渠道。2.跟蹤反饋：發(fā)文后需跟蹤文件送達(dá)情況，要求接收方在3個(gè)工作日內(nèi)反饋簽收信息（如快遞回執(zhí)、簽收單掃描件），若超過時(shí)限未反饋，需主動(dòng)聯(lián)系確認(rèn)，確保文件“全程可追溯”。四、文件歸檔與保管（一）整理分類定期（每月/每季度）對收發(fā)文件進(jìn)行整理，按“年度—部門—類別—文號”順序歸檔：紙質(zhì)文件：去除金屬裝訂物，按類別裝訂成冊，封面標(biāo)注年度、部門、文件范圍；電子文件：在企業(yè)文檔管理系統(tǒng)中建立對應(yīng)文件夾，與紙質(zhì)文件編號、內(nèi)容一一對應(yīng)，確保檢索便捷。（二）保管要求紙質(zhì)文件：存放于專用檔案柜，柜內(nèi)配備除濕、防蟲設(shè)備，避免陽光直射與潮濕環(huán)境；密級文件需單獨(dú)存放于保密檔案柜，由專人管理并定期檢查。電子文件：采用“本地+云端”雙備份存儲，設(shè)置訪問權(quán)限（如僅管理員可刪除、修改），每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)完整性校驗(yàn)，防止文件丟失或篡改。（三）借閱與銷毀1.借閱：員工因工作需要借閱文件時(shí)，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理員處登記借閱信息（借閱時(shí)間、用途、歸還時(shí)間）。密級文件借閱需額外經(jīng)保密辦審批，且僅限在指定場所查閱。2.銷毀：對超過保管期限或無保存價(jià)值的文件，由檔案管理員編制《文件銷毀清冊》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按以下方式銷毀：紙質(zhì)文件：密級文件由2名以上專人監(jiān)銷，使用碎紙機(jī)銷毀；普通文件可集中焚燒或送指定回收機(jī)構(gòu)。電子文件：通過專業(yè)數(shù)據(jù)擦除工具徹底刪除，確保無法恢復(fù)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制企業(yè)行政部（或指定監(jiān)督部門）需定期（每季度）檢查文件收發(fā)流程執(zhí)行情況，重點(diǎn)核查：收文/發(fā)文登記臺賬的完整性、準(zhǔn)確性；文件分發(fā)、傳遞的簽收記錄是否齊全；密級文件、加急文件的處理時(shí)效是否合規(guī)。（二）考核與改進(jìn)1.考核：將文件收發(fā)工作納入部門績效考核，對流程執(zhí)行規(guī)范、無文件丟失/泄密的部門或個(gè)人予以表彰；對出現(xiàn)文件錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、泄密等違規(guī)行為的，視情節(jié)輕重扣減績效分或追究責(zé)任。2.改進(jìn)：每年度收集各部門對文件收發(fā)流程的反饋意見，結(jié)合